科技期刊编辑应建立自己的编辑电子手册编辑学报

*通讯作者科技期刊编辑应建立自己的编辑电子手册武建虎郭青岳建华李小萍*《武警医学》编辑部，100039，北京摘要笔者结合工作实践，探讨了科技期刊编辑建立编辑电子手册的必要性，并就手册的主要内容、建立、维护、使用，以及主要作用进行了阐述。指出，建立编辑电子手册是一个非常好的手段，一方面可以提高工作效率和质量，另一方面可以不断提高自己的个人素质。关键词科技期刊；电子手册；编辑工作；编辑人员；规范化Scientificjournaleditorsshouldmakeowneditortechnicalmanual//WUJianhu,GUOQing,YUEJianhua,LIXiaopingAbstractThispapercombinetheworkfulfillmentdiscussedthenecessityofsettingupowneditortechnicalmanualforscientificjournaleditors,andexpoundedprimarycontent,establishing,maintaining,using,mainfunctionofmanual.Itispointedoutthatsettingupowneditortechnicalmanualisarecognizedfavoritemeans,notonlytoenhanceworkefficiencyandquality,butalsotoimproveeditor’sownabilityandquality.Keywordsscientificjournal;technicalmanual;editor-ship;editor;standardizationAuthors’addressEditorialBoardofMedicalJournaloftheChinesePeople’sArmedPoliceForces,100039,Beijing,China手册就是各行各业、不同地域、不同职业的人在进行某种行为时所需要的一种了解相关信息的材料。通常按类进行编排，便于查找。编辑电子手册就是能够给编辑工作和学习带来帮助的，存储于电脑里面的手册。笔者结合工作实践，认为科技期刊编辑建立自己的编辑电子手册，对知识点进行积累，是一个非常好的手段，一方面可以提高工作效率和质量，另一方面可以不断提高自己的个人素质，为更好地工作和学习提供帮助。1建立编辑电子手册的必要性目前国内科技期刊编辑多数不是科班出身[1]，而是由从事相关专业的人员改行的，尽管在改行的初期阶段，都经历过编辑出版知识的强化与培训，但其理论水平、业务技能和工作经验都很欠缺，实践中仍需要不断地学习和总结。笔者2008年改行从事医学期刊编辑，初期系统地学习了编辑教程，并在2010年通过了全国统一的出版专业技术人员职业中级资格考试，但在工作中深深地体会到，反映编辑这个职业特殊性要求的科学专业素质的养成和编辑业务技能的培养尤为重要[2]。再者，随着计算机和互联网技术的不断发展，编辑利用电脑办公的时间越来越多，传统的查阅纸质资料和文件的形式逐步被淘汰，取而代之的是对各种各样电子文件的查找、复制与黏贴。建立一个自己的电子手册，对于编辑更好地学习和工作，显得非常有必要。2主要内容编辑电子手册形式上只是一个Word文档。手册主要包括5个部分：（1）标准和规范，从效力上讲具*通讯作者体又分国家、军队和编辑部内部规定等，如出版物中标点符号的用法、军队医学期刊编排规范、编辑部《关于版面费收取规定》，只要是编辑工作中涉及的各类标准、规范及规定等都应包含在内；（2）各类模板和实例，包括规范的各类型图表、摘要、方法和结果、讨论、参考文献等；（3）各类实用查询，如中国图书分类号、关键词、单位或科室的英文拼写、规范的医学名词、缩略语、医学检验项目及正常值范围等；（4）典型错误及改正，原稿中发现的，很有代表性的、典型的错误，可以作为备用资料贮存；（5）一些灵感或想法，类似于工作日记，随时记下，过后再整理。3建立与维护3.1建立编辑在工作和学习的过程中，可以将手册始终处于打开状态，一旦发现有价值的信息和知识，马上存入手册中。实践中，对于Word、Excel文件和PDF文档，可以直接复制黏贴，再对格式稍加调整即可，不能直接复制的可采用截图的形式；对于那些书面资料可扫描或拍照为图片形式插入手册中，然后对图片进行说明，主要是标注一些关键词，便于使用时查找。建立手册的过程,既是对编辑学深化认识的过程,也是对编辑工作的规范化、标准化再学习的过程[3]。3.2维护每隔一段时间（一般一周或半个月）要对手册进行整理，主要是对新收集的知识点进行归类，设置各级标题，最后自动生成目录；对于小的知识点，可以加入一些关键词和相关说明。同时，对于一些已经熟练掌握了的、无保留价值的知识删去，以确保手册实用而不冗余。4使用手册使用的效率大小，不仅取决于手册建立的好差，还在于编辑使用意识和熟练程度。笔者最初的手册只包含了一些标准、规范，以及一些实用查询，使用起来也比较局限，随着手册的不断建立和完善，笔者发现对手册的使用越来越广，几乎应用于编辑工作的各个环节中。如退修稿件时，针对原稿中出现的不规范的、错误的表达方式，要写出修改意见，有了手册就可以直接复制类似内容，稍加修改即可。如有的作者摘要写的不好，编辑可以直接提供作者一个关于类似文章的规范摘要，供作者参考，同时结合文章稍加修改，提出要求。原稿中统计表的错误比较多，可以针对作者的资料类型，提供一个合适的统计表模板，作者只需填入数字即可，编辑无需多言，同时也为后续的编辑加工节省了时间。另外，在加工稿件时，经常会替作者补充一些遗漏的内容，如关键词、中图号、单位及科室的英文拼写，以及一些常用的公式、符号等，借助手册，编辑可以轻松补充。5主要作用5.1提高工作效率编辑工作有时是重复性的，经常需要对不同的作者讲述一个相同的写作问题。经常重复这些机械动作,容易厌倦、疲惫,影响创造性的发挥[4]。利用手册，我们第一次可以精心准备并形成模板，指出存在什么问题、怎么解决、相关示例等等，以后再有类似问题时，可以直接采用手册中的相关模板稍加修改即可，可节省大量的时间和精力。笔者在实践中体会，对模板和示例的熟练使用，可以极大地提高*通讯作者编辑退修和加工稿件的效率。此外，有了手册，也节省了很多查阅资料的时间，因为Word文档之间的切换远比上网搜索和查阅书本方便的多。5.2提高工作质量存入手册的知识一是查找方便，二是准确。编辑在加工稿件时，经常会涉及到各类标准、规范，对于不熟悉的或较少用的内容，可以随时查阅手册，以保证有据可依，减少出现错误的概率。手册中的各类模板和实例，可为作者修改稿件时提供参考，有助于作者提高写作水平和稿件的质量，这也是落实“编辑为作者服务”[5,6]的有效举措。作者写作水平的提高，也间接促进了编辑工作质量的提高。5.3提高了编辑的个人素质编辑在对编辑手册维护、整理和使用的过程中，反复接触知识点，可以起到促进记忆的作用，有助于进一步掌握知识点，进而提高编辑的能力素质。笔者在未制作手册之前，感觉学到的东西杂、乱，不系统，有些知识点似曾相识但却无法查找。而现在，只要是有价值的知识点，手册中就会收录，有助于在学习-实践-学习的过程中提高编辑能力[7]。此外，编辑可以根据工作的需要，对手册中的知识点进行整理时，标记为了解、掌握、熟悉、参考等不同要求，这样在以后学习或涉及到该知识点时，可以投入不同的时间，有的放矢。5.4有助于科研文章的撰写作为科技期刊的编辑，具有一定的科研能力能更好地提高编辑对科技信息的价值判断，提高专业嗅觉[8]。而手册同时也是一本工作日记，可以随时记录编辑工作或学习中的一些灵感和体会，在合适的时机，对他们进行整理，有助于撰写科研文章。笔者在审阅、退修、加工稿件的不同阶段，以及编辑之间的交叉审读中，一旦发现有价值的资料，就及时存入手册中，以备后用。笔者撰写的科研论文《科技期刊编辑应提高对错误数据的敏感性》、《六步法审核科技论文中统计表》等中涉及的素材全部来自于以往的积累。6结语编辑工作不是简单的重复劳动，而是一种艰苦细致的创造性劳动[9]。编辑要在选题、组稿、审稿、加工整理、整体设计等编辑实践中总结探索它的规律性，并以此指导实践活动。如此循环往复，逐步建立和完善编辑手段，才能使编辑工作不致成为盲目的实践，而成为自觉的创造性劳动。7参考文献[1]高森，颜廷梅，刘瑾，等.科技期刊青年编辑成长与培养新模式探讨[J].编辑学报，2010,22(1):80-82[2]接雅俐，郭立锦.学报编辑培养策略研究----明确职业定位，提升专业发展[J].中国科技期刊研究，2011,22（6）：956-958[3]刘杲.尊重规律开拓创新——《科技图书编辑手册》序[J].科技与出版,2004,3:43[4]张瑞霞.期刊编辑使用Word模板的可行性分析[J].科技与出版,2009,4:45-48[5]卢全，宁田海，游苏宁．新时期医学期刊编辑应强化的主体意识［J］．编辑学报，2010，22(4):283-285[6]陶范．基于读者与作者互动的办刊策略［J］．编辑学报，2010，22(4):286-288*通讯作者[7]杨道富.科技期刊编辑能力探讨［J］.中国科技期刊研究，2002,13（5）：381-383[8]李磊.加强科技期刊青年编辑素质的培养[J].编辑学报，2011,23(s1):137-138[9]中国科学技术期刊编辑学会.科学技术期刊编辑教程[M].2版.北京：人民军医出版社，2007:27联系方式电话：5797643613439068236；E-mail:[e-mail]地址:北京市永定路69号，武警医学编辑部，100039