第4章Excel工作表

第四章电子表格软件Excel2003第一节Excel2003概述第二节工作簿的基本操作第三节创建与编辑工作表第四节编辑单元格第五节格式化工作表第六节公式与函数第七节分析和管理数据第八节图表与宏第九节打印工作簿第十节实例应用——产品生产记录表习题四Excel2003是Excel2002的升级版，它既保留了Excel2002原有的功能与特点，并增加了一些新的功能，使其功能更加完善。一、Excel2003的功能Excel2003的功能不只是绘制表格，更重要的是其强大的数据管理、统计和分析功能。Excel2003的功能主要包括以下几方面：（1）制作各种形式的表格。（2）使用公式和函数对数据进行各种计算。第一节Excel2003概述（3）在表格中插入各种图形、图片等对象。（4）制作图表。（5）分析和管理数据。二、Excel2003窗口简介在桌面上双击Excel2003应用程序的快捷方式图标，即可启动该软件，打开其工作窗口，如图4.1.1所示。由图4.1.1可以看出，Excel2003的工作窗口与Word2003类似，由标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、编辑栏、工作表、工作表标签、状态栏和任务窗格等组成。图4.1.1Excel2003的工作窗口该窗口中各组成部分的功能与Word2003类似，下面只介绍该窗口中新增的选项，即编辑区和工作表区的使用方法。1．编辑区编辑区位于格式工具栏的下方，由名称框、工具按钮和数据框组成。（1）名称框位于编辑区的最左侧，用户可在该框中给一个或一组单元格命名。（2）工具按钮。位于编辑区的中间，当用户在右侧的数据框中输入数据时，即会出现3个工具按钮，分别为“取消”按钮、“输入”按钮和“插入函数”按钮。1）“取消”按钮：单击该按钮，可取消单元格中数据的输入操作。2）“输入”按钮：单击该按钮，可确认单元格中数据的输入操作。3）“插入函数”按钮：单击该按钮，可在单元格中快速插入函数。（3）数据框。数据框位于编辑区的最右侧，选中单元格后，用户可以在数据框中输入单元格中的内容。2．工作表区Excel2003工作窗口中间最大的空白区域就是工作表区，它是用来放置工作表中数据的区域。工作表中水平方向显示工作表的列号，从A开始，依次向后编号；左侧显示行号，从1开始，依次向后编号；右侧是垂直滚动条，可拖动它上下移动显示工作表中的内容。工作表区下方由工作表标签和水平滚动条组成。工作表标签用于显示工作簿中工作表的名称。单击某个标签，即可打开相应的工作表。用户也可以通过单击工作表标签左侧的标签滚动按钮，在工作表之间进行切换。三、Excel2003中的基本概念在学习如何创建、编辑工作表之前，首先应了解有关工作簿、工作表及单元格的基本概念以及它们之间的相互关系。1．工作簿工作簿是Excel用来计算和存储数据的文件，其扩展名为.xls。通常将一个Excel文档称为一个工作簿，工作簿中可以包含多个工作表，一个工作簿中最多可以创建255个工作表。2．工作表工作表是工作簿的一部分，是Excel中用来存储和处理数据的表格。Excel2003的每个工作表中最多允许有65536行和256列数据。默认情况下，一个新的工作簿包括3个工作表，分别为Sheet1，Sheet2和Sheet3，用户可以根据工作需要创建合适的工作表。3．单元格工作表中的行线和列线将整个工作表划分为单个小格子，工作表中的文字、数据等内容就存放在其中，它是工作表中存储数据的基本单位。在工作表中，如果某个单元格四周被黑色的粗线包围，即表示该单元格是当前正在编辑操作的对象，将其称之为活动单元格。单元格可以根据它在工作表中的位置来标识，通常使用“列号行号”的形式标识单元格，例如，位于D列4行的单元格可以标识为D4。如果要标识一个单元格区域，可以用“第一个单元格：最后一个单元格”的形式来标识，例如A3：E12就表示从单元格A3到E12的单元格区域。使用Excel2003处理工作簿中的数据之前，首先要学会工作簿的基本操作，包括新建工作簿、保存工作簿、打开工作簿等，下面将详细介绍工作簿的基本操作。一、新建工作簿当用户启动Excel2003时，系统会自动创建一个新的空白工作簿。如果要创建其他新的工作簿，可通过以下两种方法进行操作。第二节工作簿的基本操作（1）单击常用工具栏中的“新建”按钮，即可新建一个空白工作簿。（2）选择“文件”→“新建”命令，弹出“新建工作簿”任务窗格，如图4.2.1所示。1）在新建选项区中选择“空白工作簿”选项，即可创建一个新的空白工作簿；选择“根据现有工作簿”选项，弹出“根据现有工作簿新建”对话框，用户可在该对话框中选择现有的Excel文件，则系统会以该文件为基础新建工作簿。图4.2.1“新建工作簿”任务窗格图4.2.2“模板”对话框2）在模板选项区中选择“本机上的模板”选项，弹出“模板”对话框，如图4.2.2所示。用户可在该对话框中选择合适的模板，单击“确定”按钮，即可依照选择的模板创建一个具有该模板样式的新的空白工作簿。二、保存工作簿将工作簿文件创建完成后，需要将其保存到磁盘上，以保存工作簿中的数据。用户可以使用以下3种方法保存工作簿。（1）如果是首次保存工作簿，选择“文件”→“保存”命令，会弹出“另存为”对话框，用户可在该对话框中输入文件名及保存路径，单击“保存”按钮即可。（2）如果用户已保存了工作簿，单击常用工具栏中的“保存”按钮，可保存工作簿中所做的修改工作。（3）如果用户要为当前工作簿创建副本，可选择“文件”→“另存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中输入副本的文件名及保存路径，单击“保存”按钮即可。三、打开工作簿如果要对保存的工作簿进行修改，必须先打开该工作簿，打开工作簿的具体操作如下：（1）单击常用工具栏中的“打开”按钮，弹出“打开”对话框。（2）在“查找范围”下拉列表中选择工作簿所在的文件夹，在“文件名”下拉列表框中输入工作簿的名称，单击“打开”按钮即可。在工作簿中，用户可根据需要对工作簿中的工作表进行切换、添加、删除、命名、移动、复制等操作。一、新建工作表默认情况下，一个新的工作簿中包含3个工作表，分别为Sheet1，Sheet2和Sheet3。但在实际工作中，3个工作表有时不能满足需要，因此，用户可在工作簿中创建新的工作表，以满足实际需要，新建工作表的具体操作如下：第三节创建与编辑工作表（1）选中一个工作表作为当前工作表。（2）选择“插入”→“工作表”命令，即可在当前工作表前面插入一个工作表，且插入的工作表会成为当前工作表。（3）按住“Shift”键的同时，选中多个工作表，选择“插入”→“工作表”命令，即可创建与选中工作表数量相同的工作表。二、命名工作表通常，在Excel2003中新建工作表时，所有的工作表都是以Sheet1，Sheet2，Sheet3…等来命名，这在实际工作中很不方便记忆和管理。因此，用户可通过改变这些工作表的名称，有效地管理工作表，具体操作如下：（1）选中要重命名的工作表。（2）选择“格式”→“工作表”→“重命名”命令，此时，工作表标签上的名字以反白显示。（3）输入新的工作表名称，按回车键即可。除此之外，用户也可以直接在工作表标签上双击，待工作表标签上的文字以反白显示时，即可输入新的工作表名称，按回车键即可。三、切换工作表一个工作簿通常都包含多个工作表，但在一个工作簿窗口中只能显示一个工作表，因此，常常需要在多个工作表之间切换，才能转到相应的工作表中。用户可以使用以下3种方法切换工作表，具体方法如下：（1）在工作表区下方单击工作表标签，即可快速切换到相应的工作表中。（2）按“Ctrl+PageUp”或“Ctrl+PageDown”组合键，即可切换到当前工作表的前一个或后一个工作表中。（3）用鼠标右键单击工作表标签左侧的标签滚动按钮，从弹出的快捷菜单中选中要切换工作表的名称，即可切换到该工作表中。四、选中工作表对工作表进行复制、移动等操作之前，必须先将目标工作表选中。用户可以使用以下4种方法选中工作表，具体方法如下：（1）单击工作表标签，即可选中该工作表。（2）单击第一个工作表的标签，按住“Shift”键的同时单击另一个工作表标签，可选中这两个工作表标签之间的所有工作表。（3）按住“Ctrl”键的同时单击多个工作表，可选中多个不连续的工作表。（4）在某个工作表标签上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令，可将工作簿中的所有工作表全部选中。当用户选中多个工作表后，当前工作表标题栏中文件名右侧出现“工作组”字样，表示这几个工作表已经成为一个整体，如果对其中任意一个执行某种操作，则该组中的其他工作表也会跟着发生相同的变化。如果要取消该工作组，可按住“Ctrl”键单击选中的工作表标签，即可取消选中该工作表，也可以用鼠标右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“取消成组工作表”命令，即可取消该工作组。五、移动、复制工作表在使用Excel2003的过程中，用户既可以在同一个工作簿内移动和复制工作表，也可以在不同工作簿之间移动和复制工作表。1．在同一工作簿内移动和复制工作表在同一工作簿内移动和复制工作表的具体操作如下：（1）选中要移动的工作表，沿工作表标签行拖动选中的工作表标签，到达目的位置后松开鼠标，即可完成工作表的移动。（2）如果在移动工作表的过程中按住“Ctrl”键，即可在移动的同时完成工作表的复制。除此之外，用户还可以选择“编辑”→“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框，如图4.3.1所示。在该对话框中选中“建立副本”复选框，单击“确定”按钮，即可完成工作表的复制。2．在不同工作簿之间移动和复制工作表在不同工作簿之间移动和复制工作表的具体操作如下：（1）选中要移动和复制的工作表，选择“编辑”→“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框，如图4.3.1所示。（2）在“工作簿”下拉列表框中选择目标工作簿，同时选中“建立副本”复选框，单击“确定”按钮即可。图4.3.1“移动或复制工作表”对话框六、删除工作表用户可以将工作簿中不需要的任意一个工作表删除，其具体操作如下：（1）单击要删除工作表的标签。（2）选择“编辑”→“删除工作表”命令，如果该工作表内包含数据，则会弹出一个提示框，提醒用户是否真的要删除该工作表。（3）如果用户确认要删除该工作表，单击“删除”按钮即可。七、新建窗口默认情况下，一个工作簿只有一个工作窗口，用户可以在工作簿中多创建几个窗口，将多个工作表同时显示在不同的窗口中。新建窗口的具体操作如下：（1）选择“窗口”→“新建窗口”命令，此时，Excel会以“book1:1”、“book1:2”……依次给同一个工作簿中的多个窗口进行命名，冒号前为工作簿名称，冒号后为窗口序号。（2）当工作窗口中有多个工作簿子窗口时，这些窗口的名称会按顺序排列在“窗口”菜单中，用户可单击窗口名称，在各个子窗口中进行切换。八、拆分、冻结工作表窗口Excel2003提供了拆分和冻结工作表的功能。用户可以使用该功能将工作表按水平或垂直方向分割或冻结，以便同时观察或编辑一张较大的表格的不同部分。1．拆分工作表窗口查看工作表时，如果工作表比较大而不能全屏幕显示，用户可以将表格拆分为几个不同的部分，分别进行查看或编辑。拆分工作表窗口的具体操作如下：（1）选中某个工作表，在工作表中选中一个单元格作为拆分的中心，选择“窗口”→“拆分”命令，此时，整个窗口就被分成4个部分，并且出现两个水平和垂直滚动条。（2）拖动相应窗口中的滚动条，即可查看该窗口中的数据。将鼠标指针置于窗口中间的分隔线上，指针会变成形状，单击并拖动鼠标，即可改变分隔线的位置。如果要取消分隔线，只需将指针移至分隔线上，当指针变成形状时，双击鼠标左键即可取消分隔。2．冻结工作表窗口如果用户要查看特定行或列中的数据，可将它们冻结起来，这样，该行或列中的数据就不会随着其他单元格的移动而移动，其具体操作如下：（1）如果要冻结行标题，应先选中该行标题的下一行，然后选择“窗口”→“冻结窗格”命令即可。（2）如果要冻结列标题，应先选