第三章账务处理系统

第三章账务处理系统通过本章的学习，使学生理解会计软件中总账系统的基本功能，熟练掌握总账系统的初始化、日常会计处理、出纳管理、账簿管理及期末处理的各项操作。基本内容框架第一节总账系统功能概述用友ERP－U8总账系统适用于各种企事业单位。主要提供凭证处理、账簿处理、出纳管理和期末转账等基本核算功能，并提供个人、部门、客户、供应商、项目核算和备查簿等辅助管理功能。用友ERP－U8总账系统功能模块划分为：系统设置、凭证处理、出纳管理、账表管理、期末处理等模块。1.系统设置通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差以及查看科目最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。3.账簿管理提供按多种条件查询总账、日记账、明细账等，具有总账、明细账和凭证联查功能，月末可打印出正式账簿。5.期末处理自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇总损益、期间损益结转等业务。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。二、总账系统的操作流程使用总账系统的基本操作流程包括初始设置、日常处理和期末处理三部分。对于第一次使用总账系统的用户来说，由于账套内还没有数据，因此新用户需要从零开始；而对于已有上年数据的老用户来说，只需要在上年数据的基础上进行操作即可。总账系统初始设置包括会计科目、外币设置、凭证类别、结算方式、期初余额、分类定义、编码档案等。除了系统参数、期初余额录入设置需要在总账系统内进行设置外，其他如会计科目设置、外币及汇率设置、凭证类别、结算方式、编码档案、数据权限设置、金额权限设置等内容既可以在总账系统内进行设置，也可以在“企业门户”的“基础信息”中进行设置。一、总账系统启用用友ERP－U8财务软件包含多个子系统，在使用每一个子系统之前，都要首先启用该系统。系统的启用既可以在新建账套时启用，也可以在企业门户中“基础信息/基本信息/系统启用”中启用。示例3-1：启用北京宏远科技有限公司总账系统启用日期为2006年1月1日。操作要点：以账套主管的身份注册进入企业门户，单击“基础信息”，选择“基本信息/系统启用”，进入“系统启用”界面。在需要启用的总账系统前打“√”，系统弹出日历选择界面，选择2006年1月1日后单击〖确定〗按钮。系统弹出提示信息：确实要启用当前系统吗？选择“是”，完成总账系统启用的操作。如图3-3所示。友情提示：1．如果企业在新建账套时就已经启用了总账系统，则可以略过此步操作。但如果新建账套后需要对启用日期进行修改，则可以在企业门户中对系统启用的日期进行修改。2．只有系统管理员（admin）和账套主管才有权限进行系统的启用。系统管理员启用系统是指在新建账套时启用系统，账套主管启用系统是指在企业门户中启用系统。1．制单序时控制：控制系统保存凭证的顺序，可以按凭证号顺序也可以按日期顺序排列。选择此项制单时，凭证编号必须按日期顺序排列。2.支票控制：3.允许修改、作废他人填制的凭证：若选择了此项，在制单时可修改或作废别人填制的凭证，否则由哪个操作员填制的凭证只能有哪个操作员来进行修改，其他操作员不可以进行修改。4.制单权限控制到科目：若选择此项，则在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目进行制单，其他科目该操作员不能进行制单。但要注意，要使该设置生效，首先必须要在¡°数据权限设置¡±中设置科目的操作权限。例如：在¡°数据权限设置¡±中，设置操作员何相红的科目操作权限为¡°1001现金¡±科目，则在输入记账凭证时，何相红只能对¡°1001现金¡±科目进行制单，其他科目则不可以。5.制单权限控制到凭证类别：选择此项，则在制单时，只显示此操作员有权限的凭证类别。但要注意，要使该设置生效，首先必须要在“数据权限设置”中设置凭证类别权限。例如：在“数据权限设置”中，设置操作员何相红凭证操作权限为：收款凭证，则何相红只能对收款凭证进行制单，其他类型的凭证则不可以。6.操作员进行金额权限控制：选择此项，可以在制单时对操作员进行输入金额大小的控制。但要注意，要使该设置生效，首先必须要在¡°数据权限设置¡±中设置金额权限。例如：在¡°数据权限设置¡±中，设置操作员何相红¡°1001现金¡±科目金额级别为500元，则在制单时，何相红只能输入¡°1001现金¡±科目金额不超过500元的单据。7.可以使用应收（应付、存货）受控科目：选择此项，则在制单时可以录入受应收（应付、存货）系统控制的科目。否则，无权录入该科目相关的凭证。例如：¡°1131应收账款¡±科目为应收系统控制的科目，如果选择可以使用应收受控上，则在录入凭证时可以录入应收账款的凭证，否则，应收账款的凭证只能由应收系统生成，而不能在总账系统中录入。8.自动填补凭证断号：如果选择凭证编号方式为系统编号，则在新增凭证时，系统按凭证类别自动查询本月的第一个断号默认为本次新增凭证的凭证号。如无则断号则为新号。9.现金流量科目必须录入现金流量项目：选择此项后，在输入凭证时如果使用现金流量科目，则必须输入现金流量项目及金额。此功能的作用在于方便编制现金流量表。示例3-2：设置北京宏远公司111账套总账系统凭证控制选项为：制单序时控制、支票控制、资金及往来科目赤字控制、制单权限控制到科目、不允许修改或作废他人填制的凭证、操作员进行金额权限控制、可以使用应收受控科目、可以使用应付受控科目、凭证编号方式为系统编号、出纳凭证必须经由出纳签字、凭证必须经由会计主管签字、可查询他人凭证、自动填补凭证断号、外币核算为固定汇率，其他采用系统默认设置。操作步骤：1.以账套主管的身份注册进入总账系统，选择窗口左方“系统菜单/设置/选项”，弹出总账系统参数设置“选项”窗口。如图3-4所示。2.在“选项”窗口中，单击窗口上方“凭证”标签，进入“凭证参数”设置界面。单击〖编辑〗按钮，在需要设置的参数前打“√”后，单击〖确定〗按钮，保存设置。三、数据权限分配数据权限分配包括记录级权限分配和字段级权限分配两种。用友ERP－U8财务软件中的权限管理分为功能级权限管理、数据级权限管理和金额级权限管理。其中功能级权限管理在系统管理的¡°权限¡±中进行分配，而数据级权限管理及金额级权限管理既可以在企业门户的¡°基础信息/数据权限¡±中进行分配，也可以在总账系统中的¡°系统菜单/设置¡±中进行分配。三种权限的关系可用说明：第一步，在系统管理“权限”中设置操作员何相红具有总账系统下“填制凭证”和“明细账查询”权限，也就是说明操作员何相红可以填制所有会计科目的凭证及查询所有明细会计科目的会计账簿资料；第二步，在数据权限设置中设定操作员何相红具有对“1001现金”科目下“100101人民币”和“100102美元户”明细科目的查询权限，也就是说明操作员何相红只可以查询“1001现金”科目下的两个明细账簿资料；第三步，在金额级权限设置中设定操作员何相红科目金额级别为800元，也就是说操作员何相红只能录入金额不超过800元的会计科目相关的单据。四、期初余额录入为了保证会计数据连续完整，并与手工账簿数据衔接，账务系统第一次投入使用前还需要将各种基础数据录入系统。这些基础数据主要是各明细科目的年初余额和系统启用前各月的发生额。其上级科目的余额和发生额由系统自动进行汇总。在输入期初数据时，如果某一科目设置了辅助核算类别，还应输入辅助核算类别的有关初始余额。（一）录入基本科目余额在开始使用总账系统时，应先将各账户启用月份的月初余额和年初到该月的借贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。如果是年初建账，可以直接录入年初余额；如果是在年中建账，则可录入启用当月（如4月）的期初余额及年初未用的月份（即1月至3月）的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额。注意：（1）如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量、外币余额。（2）非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入，其数据栏为黄色。（3）出现红字余额用负号输入。（4）修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击¡°刷新¡±按钮进行刷新。（5）凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。（二）录入个人往来科目余额如果某科目涉及个人往来辅助核算，则需在系统打开的¡°个人往来期初¡±对话框中输入相关信息。（三）录入项目科目余额如果某科目涉及项目辅助核算，则需在系统打开的¡°项目参照¡±对话框中输入相关的信息。（四）录入单位往来科目余额如果某科目涉及客户供应商辅助核算，则需在系统打开的¡°客户往来期初¡±或¡°供应商往来期初¡±对话框中输入相关的信息。示例3-7：录入应收账款科目期初余额。该科目为客户往来科目，2005年12月28日销售给客户博大贸易商品127500元，货款未收，记账凭证号为36。操作步骤：1.在期初余额录入界面，选择会计科目“1131应收账款”，双击其后的“期初余额”栏，系统弹出“客户往来期初”录入界面。如图3-11所示。2.在“客户往来期初”界面，单击上方〖增加〗按钮，输入日期“2005-12-28”，凭证号“记-36”，摘要栏输入“销货款”，方向为“借”，金额栏输入金额“127500”。3.点击〖退出〗按钮返回期初余额录入界面，系统将应收账款余额127500元带入应收账款科目的期初余额栏中。（五）调整余额方向在录入会计科目余额时，系统提供了调整余额方向的功能，即在还未录入会计科目余额时如果发现会计科目的余额方向与系统设置的方向不一致时可以将期初方向调整。（六）试算平衡期初余额及累计发生额输入完成后，必须依据¡°资产=负债+所有者权益+收入-成本费用¡±的原则进行试算平衡。校验工作由计算机自动完成。示例3-9：对北京宏远科技有限公司111账套期初余额录入结果进行试算平衡，并查看试算平衡结果。操作要点：在期初余额录入界面，单击上方〖试算〗按钮，弹出期初试算平衡表窗口，当显示“试算结果平衡”时，表明期初数据录入基本正确，否则需要进一步核对期初数据，如图3-13所示。友情提示：1．期初余额试算不平衡，不能记账，但可以填制凭证。2．已经记过账，则不能再录入或修改期初余额。第三节日常账务处理在总账管理系统中，当初始化设置完成后，就可以开始进行日常账务处理了。本章以一般的会计业务流程为线索，结合具体业务介绍日常会计业务处理的各项基本操作。日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账凭证、审核凭证、记账，查询和打印输出各种凭证、日记账、明细账和总分类账，进行月末对账和结账，最终生成和输出各种常用报表等。一、填制凭证记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据源，填制凭证也是最基础和频繁的工作。在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而在实际工作中，必须确保准确完整地输入记账凭证。产生记账凭证的途径有三种：一是根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证；二是先由人工编制记账凭证，再输入计算机；三是计算机自动生成的机制凭证。凭证输入采用键盘输入、软盘引入、网络传输和自动生成机制凭证四种方式，键盘输入是最常用的形式。（一）增加凭证记账凭证一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、科目、借贷方向和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。1、输入凭证头部分填制记账凭证时，应先完成凭证头部分的录入。此项操作对于录入各种类型的凭证，其操作步骤都是类似的。（1）由于系统默认凭证保存时，不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列，如不按序时制单将出现¡°凭证假丢失¡±现象。如有特殊需要可将其改为不按序时制单，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列。（2）在¡°附单据数¡±处可以按Enter键通过，也可以输入单据数量。（3）凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。2、输入凭证正文部分