第二章物业部-公寓楼组制度岗位职责

第二章物业部－公寓楼组制度及岗位职责一、概述物业部公寓楼组主要负责公寓楼第1座（简称西公寓）及第2座（简称东公寓）日常之管理及服务工作，此外在节假日、夜间等非正常办公时间负责写字楼、商场、车场等其他分部之紧急处理工作。公寓楼组工作人员由副物业经理、物业主任、物业助理、楼层主管、楼层领班、文员兼仓管员、及楼层服务员组成。其中副物业经理负责整个公寓楼组之所有运作，物业主任负责协助副物业经理做好管理及监督工作；物业主任主要负责公寓楼整体之大厦管理工作，楼层主管则侧重于西公寓单元之筹备、保养及清洁等之监督工作；文员兼仓管员负责办公室事务、办公用品及西公寓布草、清洁用品、额外增购物品之进出仓、保养等控制工作，以及传真、代客购物、代客收送洗衣及代客领取包裹等服务工作。由于公寓楼实行二十四小时管理，公寓楼组人员中物业助理、楼层主管及楼层服务员均需轮班。二、岗位职责1、副物业经理直属上司：物业经理职责范围：1.1负责全面制定整个部门的人员架构、工作职责和具体运作程序等方面的工作。1.2统筹和策划较重要的工作项目，拟定重要的工作计划、预算、建议等方案上报直属上司。1.3定期召集属下负责人参加内部工作会议，协调内部各项工作及详细检查会议需跟进之工作完成状况。1.4处理有关客户提出之相关严重的投诉、意见及重大事件等，以书面形式详细请示或上报直属上司。1.5负责由直属上司指示的工作落实情况并及时上报。1.6审批部门所有人员的工作编排表。1.7根据实际工作情况拟定建议性改革建议呈报直属上司。1.8审核部内各种物品、机械的使用和各项费用的合理支出、合理估计未来部内费用支出之预算。1.9审核、签批各员工的有关评估、晋升、过失、解雇等详细报告，保持对员工工作表现中的公正立场。2.物业主任直属上司：副物业经理职责范围：2.1协助直属上司统筹部门之内部运作，督促检查各项章程的执行情况。2.2负责安排物业助理及楼层主管之工作，检查工作进展情况。2.3巡查部门各岗位人员之工作、纪律情况，发现总是并敦促有关人员迅速检讨改进。2.4处理有关住户提出之较为严重或重要的投诉，意见和建议并及时呈报直属上司。2.5负责草拟通告、客信等并呈直属上司审批。2.6对各项工作进行统计、回顾、总结，根据实际情况在工作广场面提供一定参考意见及建议。2.7负责三个月更换一次公寓楼地下大堂密码锁。3.物业助理直属上司：物业主任职责范围：3.1负责东公寓购买单元或西公寓租住单元之收楼工作。3.2全面记录和妥善保存住户的详细资料，并严格保守资料内容不外涉。3.3跟进住户单元维修工程。3.4每日巡查大厦公众区域兼提交巡楼报告，跟进公众区域之维修工程及清洁卫生。3.5对住户提出之任何投诉、意见和建议，作出相应之解释及解决，必要时以书面报告上司有关跟进这过程及结束，与住户保持良好的关系。3.6必要时草拟通告及负责派发。3.7每月查抄住户单元水表和煤气表读数。3.8查询统计西公寓单元电话费。3.9发展商后补，后加工工程，有否对周围环境产生影响。3.10接受东公寓业主之装修申请，办理装修工人出入证。3.11办理公寓楼业户住户证。4.楼层主管直属上司：物业主任职责范围：4.1负责安排属下人员的日常工作。4.2召集各班次人员进行班前后的会议。4.3巡查属下各岗人员的工作情况，发现问题作出相应处理。4.4接到突发事件如水浸、电梯故障等，按事件之严重程序报告直属上司并与有关人员配合共同跟进。4.5编排和检查属下人员的工作时间、考察情况、日常工作表现、专业操守等并适时作出评估上报直属上司。4.6负责培训司下人员正确使用器械，清洁用品及用量等专业操作并检查考核司下人员的掌握状态。4.7负责安排属下人员按规定时间抄空房水、煤气表。4.8负责每月将有偿清洁安排表、清洁工作表呈交上司。4.9负责已入住单元签有偿清洁协议之卫生检查工作。4.10负责安排属下人员按计划开启已装修未清洁单元之空调。4.11负责物品中购领用的控制工作。5.楼层领班直属上司：楼层主管职责范围：5.1安排并跟进属下人员的日常工作。5.2检查各已入住单元清洁情况，发现问题即时汇报直属上司和作出处理。5.3负责检查当天清洁所用布草数量并安排送布草房换洗。5.4协助主管对西公寓将入住作家私、配套物品的准备。5.5检查及协助培训属下人员正确使用清洁器械及各种清洁用品。5.6必要时编排楼层服务员更期表及各项工作安排表。5.7提出属下员工的工作表现状况协助直属上司作出正确之评估。5.8协助召集属下员工对工作中发现问题作会议讨论及改正。5.9遇突发事件如水浸等，配合上司安排属下人员作现场处理跟进。6.文员兼仓管员直属上司：副物业经理或物业主任职责范围：6.1负责完成由直属上司安排之任何工作。6.2负责办公室文件之电脑打字、内部文件之复印及发送等工作。6.3负责部内所有人员的考勤记录，办理员工各项假期的申请手续。6.4负责由直属上司主持的各项工作会议记录。6.5负责部内工作（不包括客人资料）的所有资料存档。6.6控制所有部内办公室文具、用品的合理使用，发现使用量不当，立刻汇报直属上司。6.7每日定时送工程单。6.8负责日常锁匙之借还工作。6.9详细记录仓内所有物品、物件之存量数目，并严格按需月量进行发放。6.10协助物品、物件入仓和出仓时之搬卸工作同时避免物品、物因碰撞而损坏。6.11必要时清点物品、物件，每月进行一次仓内所有物品、物件的耗用及存量盘点，并将有关记录上呈副物业经理。6.12留意仓内物品之耗用量是否合理并向直属上司提供相应的意见。6.13严格执行仓库的有关规定及制度。注意防火，禁止无关人员进入仓库房内。6.14除本职工作外，如有需要应听从直属上司安排其他工作。6.15除非经直属上司同意，否则不可离开岗位。7.楼层服务员直属上司：楼层领班职责范围：7.1负责所有直属上司安排的卫生清洁工作。7.2听从安排搬运住户单元的行李及物品。7.3正确使用各种清洁用品、器具和机械，并于工作完成后清洁使用机械等用具及放回指定之地点。7.4报告和上交任何在公众区域内拾到的失物。7.5工作中发现任何异常须向直属上司汇报。7.6参加每天日常工作前后的例行会议并仅记自己的工作内容。7.7必要时需听从直属上司安排完成其他工作。7.8负责已入住单元的一切清洁协议内容之卫生工作。7.9检查、清洁开荒未入住的空房单元。7.10按计划开启公寓已装修未开荒单元的空调工作。7.11负责每月按规定时间抄空房内水、电、煤气表。7.12除非经直属上司同意，否则不可离开岗位。三、运作程序大厦管理工作程序1、西公寓（1座）入住/退房程序1.1办理CHEHKIN工作1.1.1CHEHKIN前：接售楼部生发出之租户入住通知上的要求准备房间，需另外购买之物品，填写申购单交行政人事部采购，采购价钱由生确认后费用入富财国际数。1.1.2CHEHKIN手续：包括签收单元锁匙，租户资料登记，抄水、电煤气读数，签收配置之物品，如需清洁服务，签署锁匙托管承诺书，办理住户证等。1.1.3CHEHKIN后：向财务部/工程部/保安部/会所发出租户入住通知。1.2办理CHEHKOUT工作1.2.1CHEHKOUT手续：与楼层主管、工程部人员一同前往该单元清点配置物品，检查单元房况，退住户证及会员证，收回单元锁匙，抄水、电、煤气读数，清租户在退房表格上签名确认。1.2.2CHEHKOUT后：向财务部/工程部/保安部/会所发出租户搬离通知。2、公寓楼第2座收楼程序2.1收楼前准备工作当接到香港律师楼FAX过来之入伙通知书副本，或收到业主之预约收楼电话后，必须进行以下工作：2.1.1将收楼单元及预约时间写在白板上。2.1.2检查该单元锁匙是否备齐，之后检查该单元房况，及时向上司报告及跟进有关问题。2.1.3准备所有收楼时需用之表格（附件一）填收楼单元之建筑面积，将该单元挂FILE放在预约收楼位置。2.2收楼工作2.2.1业主提交文件1）香港买家a.由律师行盖印签署之收款证明正本。b.买方身份证或护照（影印2份留底）c.买方持有之房地产买卖合同。2）境外及内地买家a.发展商盖印签署之收款证明书正本。b.买方身份证或护照（影印2份留底）c.买方持有之房地产买卖合同。3）公司买家以公司名义购房之人士，除提交上述文件外，还需提交：a.董事会指派授权人代表公司办理收楼手续之会议记录正本。b.公司印鉴。2.2.2入伙收费根据＜酒店式公寓管理收费表＞（附件二）及＜公寓楼各项收费一览表＞（附件三）填写＜业主入伙收费通知书＞（收楼表格一）业主凭表格一前往财务室缴费后，发票影印本及财务部盖章之表格一由物业部留存于该单元挂FILE中（注：香港买家若已在香港律师楼缴付过管理费按金、基金及首期，则不需再缴付。）2.2.3签署业主公约安排境外及内地买家签署一式一份业主公约（香港买家一般已在香港律师楼签署，不需再签），请业主在第二业主栏签名。2.2.4业主填写资料业主/租户资料登记表（收楼表格二）2.2.5委托办理电话业务1）向主楼物业部索取拿电话号码。2）填写电讯业务委托书。3）在电信局电话业务登记卡上盖章、签名。4）知会业主办理电话开通需约20个工作日。2.2.6向业主派发＜公寓楼条2座业户指南＞内容包括地下大堂密码、防火避难层/走火通道、单元报警装置、外籍人士登记、单元电话费查抄水电煤气表时间表、管理费、住户证、大厦通邮地址及信件收集箱、意见箱、穿梭巴士服务及时间表、管理处地点及24小时热线电话等，方便新业主了解本大厦。2.2.7移交单元锁匙正式将单元所有锁匙移交给业主，请业主在公寓楼锁匙签收确认表＜收楼表格九＞上签名，盖章加以确认。2.2.8陪同业主前往现场验收。1）抄下该单元水、电、煤气表读数，填写在公寓楼验收楼交接书上＜收楼表格四＞，并请业主签名盖章确认。2）点收发展商附送之电器数量，填写在公寓楼电器验收表＜收楼表格七＞，并请业主签名盖章确认。3）请业主填写公寓楼遗漏工程记录表＜收楼表格五＞，无论有无遗漏工程，业主都必须在该表上签名盖章加以确认。告之业主执漏工程将由发展商在21个工作日内完成。2.2.9安装灯饰、搬入家具及清洁告之业主可向管理处预约安装灯饰，搬入家具及单元首次免费清洁时间。2.2.10托管门匙若有遗漏工程或需安装灯饰，入家私及清洁等，建议业主托管门匙一条，并签署公寓楼锁匙托管承诺书＜收楼表格六＞，谨记提醒业主先行妥善安置好收楼所签收之物件。2.3收楼后跟进工作2.3.1将单元电讯业务委托书，电信局电话业务登记卡正本及业主身份证影印本一份交主楼物业部办理电话转名及开通手续。主楼物业部通知我处电话已开通后，我处再联络业主试机（约20个工作日内）2.3.2在单元遗漏工程记录表填上工作单号（专门设有一本薄），影印本送工程部及熊谷签收，约21个工作日时查询有关执漏工程进度。2.3.3将托管门匙挂在匙箱，并在托管锁匙记录本上登记。2.3.4将已签署之业主公约交给物业经理（交秘书签收）。2.3.5按业主预约时间安排装灯、入家私（请业主在收楼表格八家私表上签收签名盖章确认）等工作，通知第建安排单元清洁工作。2.3.6所有收楼时文件按顺序放入文件夹。并则放在东公寓新收楼单元文件架上，等执漏工作、电话开通、入家私、装灯及清洁等完成后再放入四门文件柜与其它已完成上述工作单元一起集中摆放。2.3.7业主需了解装修情况，可联络工程部朱文兵解答有关问题。2.3.8备注：1）收楼同事负责整理收楼资料确保齐全及跟进收楼后之执漏工程、装灯、入家私及清洁等工作。2）收楼资料交物业主任审核。3.单元维修工程程序3.1东公寓3.1.1接住户报维修电话后，物业助理前往现场查看情况。3.1.2视情况出单至工程部。3.1.3由工程部按预约时间前往单元维修。3.2西公寓3.2.1通知工程部前来维修。3.2.2维修过程必须由物业助理在场协助跟进。4.查抄单元水表/煤气表程序4.1由物业助理于每月15－19日查抄入住单元表读数。4.2若到访不遇，物业助理则入留言纸通知住户与管理处再另约抄表时间。4.3所有抄表数据交由物业主任作统计报表经副物业经理审核后交财务部。4.4公寓