第五章会计电算化软件教案(教案)

第2章:系统管理与基础档案第一节:系统管理概念:是会计信息系统在财务业务一体化管理应用模式下,系统为各个功能模块运行提供的一个公共管理平台.系统管理的功能:1、统一管理账套，如账套的建立、修改、引入、输出和备份2、统一管理操作员功能权限，设立统一安全机制。3、统一管理年度账，包括：年度账的建立、引入、输出、结转上年数据和清空年度数据功能启动系统管理：用友T3系统只允许以两种身份注册进入系统管理，一是以系统管理员身份，二是以账套主管身份，系统管理员账套主管操作员及其权限设置账套主管、增加或注销操作员，修改操作员权限改变操作员权限账套建立、引入和输出账套，不能修改账套的信息拥有所管辖账套的所有模块操作权限年度账无清空、引入和输出年度账第一次进入系统管理，此时系统内未有任何账套数据，只能使用系统管理员身份注册进入。建立账套数据后，可以用账套主管身份注册进入系统管理。用友T3提供的系统管理员名称为：admin,该名称不能被修改或删除，初始密码为空，应该及时更改系统管理员的密码。操作流程一、双击“系统管理”-----系统-----注册-----输入用户名“admin”,密码为空，确定二、设置操作员：指有权登录并使用用友T3进行操作的人员。用友系统每次登录都要对操作员身份进行合法性检查，只有合法的用户才能登录系统。操作员的增加、修改和删除例1：为金羽公司新增如下用户。01，办公室，主任，刘达02，财务部、财务主管，王强03，财务部、财力会计、于仁青04，操作员、刘涛新增用户：权限------操作员----操作员管理----增加三、创建账套：在使用用友T3之前首先需要创建账套,其本质就是为每个独立核算单位准备一套数据库文件以便记录经济活的各种数据.建立账套之后才可启用各个功能模块,进行该账套相关业务处理账套名称天津市金羽商贸有限公司单位简称金羽账套号001企业类型商业行业性质2007年新会计准则本位币人民币(代码:账套启用日期2009年1月1日账套主管王强创建账套的操作方法:1、系统管理----admin身份注册----账套----建立-----创建账套2、在账套号----输入账套名称----账套路径----启用会计期----下一步3、单位信息----单位名称----单位简称-----下一步4、核算类型----本币代码------本币名称------企业类型----行业性质----账套主管5、基础信息----勾选---存货是否分类---客户是否分类---供应商是否分类-----有无外币核算----下一步6、业务流程信息设置----采购流程-----销售流程----标准流程----完成7、确定编码方案-----可以创建账套了么----分类编码方案----确认8、确定数据精度-----数据精度定义-----确认----创建账套----确定9、系统启用----是否产即启用账套-----是修改账套：例2：以账套主管“02王强”身份登录001账套，将单位地址改为“天津经济技术开发区第十四大街1号”1、打开“系统管理”-----系统----注册----以001账套账套主管“02王强”身份登录。2、账套----修改----修改账套-----完成账套信息修改账套的备份与导入：账套备份：为了防止因外界原因（如操作错误、病毒、火灾和盗窃等）使软件失效，将企业相关财务数据备份保存到不同介质的防护措施，备份数据可使企业的损失降到最小。例：将001账套备份到D盘的“001账套备份数据”文件夹中。1、打开账套备份打开“系统管理”-----用“admin”身份注册----账套----备份-----账套输出----选择需要备份的001账套----确认-----系统出现正在备份进度条提示。2、选择目标文件夹，完成备份“选择备份目标”-----选择目标文件夹“D：\001账套备份数据----确认----硬盘备份完毕-----确定例：将备份好的“001账套备份数据“重新导入用友T3系统中系统管理-----用admin身份注册----账套-----恢复----系统弹出是否杀毒提示窗口----关闭----选择需要恢复的账套数据“D：\001账套备份数据、UF2KAct.Lst,----打开----系统将完成数据恢复设置操作员权限：根据企业会计电算化工作的要求，不同人员有不同的分工与职责，在不同的岗位上发挥不同作用。操作员的权限设置功能十分重要，使用时应严格按照会计电算化岗位划分及会计电算化是度的要求进行设置，遵守各操作员间的相互牵制原则，防止计算机舞弊的可能性。用友T3软件的使用过程中，在操作员设置完成新账套建立之后，需为操作员设置具体权限。例：按下列要求，为各操作员赋予如下权限。01，刘达，赋予（001）账套2009年度账套主管权限02，于仁青：赋予9001）账套2009年度账务会计权限04刘涛赋予（001）账套2009年度出纳权限，负责有关现金和银行存款的收支工作操作员权限的方法：系统管理----以“admin“身份注册-------权限-----操作员权限1、账套主管权限设置：单击选中操作员”01“----选择001账套，选择2009-----账套主管----系统弹出设置确认提示框----是---完成赋予“01”操作员001账套2009年度账套主管权限的设置2、增加权限的设置：单击选中操作员“03”----增加-----增加权限-----产品分类选择（选择为该操作员赋予权限的系统----双击“授权”（列使其变为蓝色）------明细权限选择----选择明细权限----双击“授权”列使其变为蓝色，赋予该操作员所需明细权限第二节设置基础信息在用友T3系统中，每一个账套都是由若干子系统构成的，所有子系统共用基础信息，因此，在启用新账套之后，应根据企业实际情，事先设置基础信息。设置基础信息之前，首先要登录账套，1、打开用友T3会计信息化软件窗口：用友T3会计信息化软件--------用户名----输入02-----选择：001天津市金羽商贸有限公司“----操作日期：2009-01-01----确定----完成注册2、打开期初档案录入：首次进入，系统会打开“期初档案录入-----如果下次登录不需要再提示录入期初档案---则不勾选下次登记录时，显示本页面。设置部门档案：部门是指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元，不一定与企业实际的职能部门相对应，部门档案用于设置部门相关信息，包括部门编码、名称、负责人和部门属性等例：按表在001账套设置金羽公司的部门档案：部门代码部门名称上级部门代码上级部门名称1总部无无100总部管理层1总部101总经理办公室1总部102投资管理部1总部103财务部1总部104人力资源部1总部2营销部门无无201营销一部2营销部门202营销二部2营销部门营销部门基础设置----机构设置----部门档案---增加------部门编码----输入“100“---总部管理理层-----保存设置职员档案：职员档案用于设置职员相关信息，包括职员编码、职员名称、所属部门及职员属性等到。这里的职员指的是企业的各人职能部门中参与企业的业务活动且需要对其进行核算和业绩考核的人员，设置职员档案之前，必须先设置部门档案职员档案职员编号姓名部门职务001张铮总部管理层总经理002李广鹏总部管理层副总经理003刘达总经理办公室主任004刘A总经理办公室工作人员005王强财务部科长006于仁青财务科副科长007刘涛财务科工作人员008王钊人力资源科科长009王A人力资源科工作人员010马长亮营销一部部门经理011马A营销一部工作人员012张树春营销二部部门经理013张A营销二部工作人员基础设置-----机构设置-----职员档案设置分类休系：用户可按照客户，供应商、地区和存货的某种属性或某种特征，将其信息进行分类管理，设置分类体系的目的，在于可以通过分类更加准确而详细地记录企业的各种信息，以便于对业务数据的统计，分析。1、客户分类：为了方便企业对客户进行分类管理，可将客户按行业，地区等标准进行划分。如果建账时未勾选“客户是否分类“则不能使用此功能01：天津市客户01001：和平区客户01002：南开区客户01003：河西区客户02：北京市客户02001：海淀区客户02002：朝阳区客户2、供应商分类：为了方便企业对供应商进行分类管理，企业可按照供应商所属行业、地区等进行划分、建立供应商分类体系。01：营销一部供应商02：营销二部供应商3、地区分类：指企业可以根据实际需要按照省、市、县进行分类，建立地区分类可以有效的管理客户、供应商、便于收集、提取与分析各业务数据。在用友T3软件中，采购，销售以及库存管理等模块中都要使用地区分类。01：国内01001：华北01002：华南01003：华东01004：西南02：国外02001：美国02002：欧洲02003：东南亚3、存货分类：企业可以按照存货在生产经营中的状态分类为商品，产成品，在制品以及各种材料，包装物，低值易耗品等，也可以按照存货所属部门，存放地点不同等情况进行分类。存货分类最多8级，编码长度最长为30位，如果建账进未勾选“存货分类“则不能使用本功能。01：营销一部商品02：营销二部商品设置付款条件：付款条件也叫现金折扣，是提企业为了鼓励客户尽快偿还货款而允诺在一定期限内给其的折扣优惠付款条件：3/102/20n/30基础设置------收付结算----付款条件----付款编码：1、信用天数：30、优惠天数：3优惠天数2：20优惠率2：2设置客户和供应商档案：客户档案客户代码客户名称客户简称上级客户代码0001和平区AK商城AK商城010010002和平区BK电器城BK电器城010010003和平区CK百货商场CK百货商场010010004和平区DK办公设备有限公司DK办公设备有限公司010010005南开区EK电器有限公司EK电器有限公司010020006南开区FK商厦FK商厦010020007河西区GK办公用品有限公司GK办公用品有限公司010030008河西区HK购物广告HK购物广告010030009海淀区IK家电城IK家电城020010010海淀区JK办公设备有限公司JK办公设备有限公司020010011朝阳区KK百货商厦KK百货商厦020020012朝阳区LK商场LK商场基础设置----往来款项----客户档案（单击格式---可以勾选需要查询的字段信息）供应商档案：供应商代码供应商名称供应商简称上级供应商代码1001山东AX集团AX集团11002河南BX电器有限公司BX电器有限公司11003江苏CX集团CX集团11004安微DX有限公司DX有限公司11005上海EX电器有限公司EX电器有限公司11006福建FX电子有限公司FX电子有限公司11007四川GX电器公司GX电器公司12001北京AY办公设备有限公司AY办公设备有限公司22002北京BY办公设备有限公司BY办公设备有限公司22003广东CY实业集团CY实业集团22004上海DY办公用品有限公司DY办公用品有限公司22005上海EY办公设备有限公司EY办公设备有限公司22006浙江FY实业集团FY实业集团2存货档案存货编号存货名称上级存货代码上级存货名称规格型号存货属性计量单位‘01001A010101营销一部商品’01销售、外购台‘01002A020101营销一部商品’02销售、外购台‘01003A030101营销一部商品’03销售、外购台‘01004B010102营销一部商品‘01销售、外购台‘01005B020102营销一部商品‘02销售、外购台‘01006B030102营销一部商品‘03销售、外购台‘01007C010103营销一部商品’01销售、外购台‘01008C020103营销一部商品’02销售、外购台‘01009C030103营销一部商品’03销售、外购台’02001D010201营销二部商品‘01销售、外购台’02002D020201营销二部商品‘02销售、外购台’02003E010202营销二部商品’01销售、外购台’