甘肃省《归档文件整理规则》实施细则

甘肃省《归档文件整理规则》实施细则第一条为适应档案管理现代化需要，规范机关单位归档文件整理方法，提高工作效率，依据《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22——2000）结合我省实际，制定本《细则》。第二条本《细则》适用于全省各级党政机关、人民团体和其他社会组织在其职能活动中形成并已办理完毕，作为文书档案保存的纸质文件材料的整理。第三条本细则规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列具体整理方法。第四条归档文件的整理单位（一）归档文件以“件”为单位进行整理，一般以一份文件为一件；（二）文件的正本与定稿合为一件；（三）正文与附件合为一件；（四）原件与复印件合为一件；（五）转发文与被转发文合为一件；（六）同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各合为一件，跨年度的各为一件；（七）文件处理单与相关文件合为一件；（八）报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。第五条归档文件的装订（一）凡归档文件统一按“件”进行装订。2（二）装文件之前，应先检查其是否齐全完整。有缺张少页或附件等到不齐全的应设法补齐，有破损的应予修整，有字迹模糊或易褪变的应予恢复或复制，重要的传真件必须复制，装订边太窄的应适当加宽，纸张大于Ａ４标准的应按Ａ４标准进行折叠或裁切，纸张小于１６Ｋ标准的应按Ａ４标准进行背贴。在进行上述工作的同时，要注意剔除多余的重份文件和不必要的复制件。（三）一份文件由几部分组成，装订时按下列方法排序：１、正本在前，定稿在后；２、正文在前，附件在后；３、原件在前，复制件在后；４、转发件在前，被转发件在后；５、请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后；６、不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后；汉文文本在前，少数民族文字文本在后；原文本在前，译文本在后；７、文书处理单需保留的，置于相关文件之前，按文件首页对待。（四）装订文件时尽量把四边都取齐，至少把左边与下边分别对齐。（五）列为短期保存的文件及本来已装订成册的刊物、书籍、会议记录、介绍信存根、报表、名册等，可以保持原貌，不再拆开重新装订。（六）列为永久和长期保存的文件，采用不锈钢夹或线绳进行装订。使用不锈钢夹装订时，为减少厚度，单号文件（指3在盒内的排列顺序号）在左上侧２厘米处装订，双号文件在左上侧４厘米处装订，一份文件使用一个钢夹；使用线绳装订时，统一采用“三孔法”在距左侧边沿１.２厘米处装订，中孔取纸张的中点，上下孔各距中孔７厘米。文件太薄，如不便于使用钢夹或线绳装订时，可使用少量胶水按“三孔法”装订的位置逐页粘贴；文件过厚不便于使用钢夹时，可采用“三孔法”进行装订。第六条归档文件的分类（一）一个单位归档文件的分类，可视具体情况采取下列两种方法中的一种：１、“保管期限一年度一机构”分类法此法适用于内部机构较多、分工较细、文件量大的单位，其具体操作方法是：第一步，把归档文件按保管期限分开；第二步，把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度；第三步，把同一保管期限内各年度的文件按单位的内部机构分开。具体如附件一所示。２、“保管期限一年度一问题”分类法此法适用于内部机构较少、分工较粗、文件量小的单位。其具体操作方法是：第一步，把归档文件按保管期限分开；第二步，把同一保管期限内的归档文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度；第三步，把同一保管期限内各年度的文件材料按问题分开。具体按附件二4所示。（二）一个单位的归档文件在整理时，须先制定出分类方案。分类方案确定之后，在单位无大变化的情况下，应保持相对稳定，不宜大动。第七条归档文件的排列编号（一）归档文件在分类方案的最低一级类目内进行排列。（二）一般按照文件的形成时间或文号的先后顺序排列。（三）同一事由、同一事件或同一问题的文件按形成的时间顺序或重要程度进行排列。（四）不同事由、不同事件、不同问题的文件材料，按事由、事件或问题结束的时间顺序、共同属性或重要程度进行排列。（五）会议文件、统计报表等成套性文件材应分别集中排列在一起。（六）因故在整理时未能及时归档的文件，归档后可将其排列在相应类别的最后，并在备考表中加以说明。（七）所有文件按要求装订、分类、排列完毕之后，即应进行编号，以固定分类、排列次序。1、编页号：正面编在右上角，背面有文字图表的编在左上角，每份文件均从“1”开始编写页号。2、编件号：按照归档文件的分类体系和排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内。具体编法参见附件一、二。3、加盖并填写归档章：在每份文件首页上端靠右的空白处加盖归档章并填写各项目（确有特殊情况可酌情处理）。归档章的规格、栏目设置和栏目的填写方法，参见附件三。5第八条编制归档文件目录（一）凡归档文件在装订、分类、排列、编号完毕后，即应根据相应的分类体系和排列编号顺序逐件编制归档文件目录。（二）采用第一、二种分类方法的单位，根据其机构或问题类别的排序，按永久、长期、短期各一个流水号，分别编制归档文件目录（参见附件一、二）。（三）无论采用哪一种分类方法，编制归档文件目录时，遇到不同的机构、问题类别或年度时，均新起一页再连续编写。遇到不同的机构、问题类别或年度起新页时，应在“题名”栏第一行正中显著地标出机构名称、问题类名或具体年度；“如人事教育处”、“行政管理类”、“2002年”等。（四）凡不进馆档案编制归档文件目录一式两套，一套作为备查，一套作为日常查档使用。如系进馆档案，则再增加一套，以备日后向档案馆移交档案时使用。（五）归档文件目录为竖式，具体样式与规格如附件四所示，各项目的填写方法如下：1、件号：填写归档章内的“室编件号”；2、责任者：填写制发文件的机关或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准，机关应填写全称或通用简称；3、文号：填写文件的发文字号，包括代字、年度和文件发出的顺序编号，一般不得省略其中的某一部分；4、题名：照录文件标题，不得省略或变更。无标题或标题不能揭示文件内容的文件，要自拟题目填写，外加“[]”以示自拟。65、日期：填写文件的形成时间，一般以落款为准，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2001年5月2日、2001年11月8日分别标注为20010502和20011108。6、页数：填写每份文件的总页数，总页数以每份文件的最后一个页号为准。7、备注：必要时简要注释文件需要说明的某一特殊情况，需要说明的内容较多时应填写在备考表内。（六）归档文件目录编制好后，应按套分别装成册。1、每本目录均应自“1”开始统一编写页码，以便于查索。2、每本目录的厚度不超过2厘米。3、每本目录装订时均要使用统一样式的归档文件目录封面（参见附件五），封面各项目填写的方法要求如下：A、全宗名称：填写立归单位的全称或通用简称；B、年度：填写本目录所登录文件的形成年度，如：“2001”、“2001——2003”等；C、保管期限：根据目录中所登文件的保管期限，直接填写永久、长期或短期。D、“机构（问题）”：采用本《细则》分类编号方法整理归档文件，此栏不填写。第九条归档文件装盒（一）采用第一、二种分类方法排列、编号、编目的单位，按照永久、长期、短期三个编号顺序分别装盒，装满为止。一个机构或问题的归档文件比较多，可以按排列顺序单独装一盒或几盒；几个机构或类别的归档文件都比较少，可以按排列顺序合装一盒，但同一个机构或类别的文件一般不跨盒存放（除7非量很大），不同保管期限的文件不得混合装盒。（二）一盒文件装好后，即应在文件后面放置备考表。备考表的规格、式样参见附件六，所设各项目的填写方法如下：1、盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件的齐全完整程度、损坏情况以及整理归档后修改、补充、移出、销毁的情况等。2、整理人：填写整理归档文件人员的姓名。3、检查人：填写检查归档文件整理质量的人员的姓名。4、日期：填写归档文件整理完毕的日期。（三）档案盒封面样式及规格参见附件七、八、九。如果档案盒立式存放，盒脊采用附件八所示式样及规格；如果档案盒卧式存放，盒底采用附件九式样规格。（四）档案盒封面和盒脊（底）各项目的填写方法如下：1、全宗名称：填写立档单位的全称或通用简称。2、全宗号：按同级国家综合档案馆给定的全宗号填写，未给全宗号的暂时空置。3、年度：填写盒内归档文件的形成年度。4、保管期限：填写盒内归档文件的所属保管期限，用汉字全称书写，即“永久”、“长期”或“短期”。5、机构（问题）：如本单位每个内部机构或问题类别的文件比较多，可以单独装满盒，此项则填写；如本单位每个内部机构或问题类别的文件比较少，多数盒都装了若干个内部机构或问题类别的文件，则此项不填写。6、起止件号：在室编栏填写盒内归档文件排列最前和最后的文件件号，其间用“一”号连接，馆编栏空置。87、盒号：在档案移交进馆时按进馆要求编制。第十条工业企业、科技事业单位的文书档案，可以延续原分类方法，也可采用本《细则》的分类方法，但装订、排列、编号、编目、装盒等具体整理方法应与本《细则》相一致。第十一条凡归档文件整理所用的各种材料，均应符合国家有关档案保护的规定，整理过程中应最大限度地维护归档文件的原貌，不使其受到损坏。第十二条本《细则》未及事项以《归档文件整理规则》为准。第十三条本〈细则〉自２００２年１月１日起施行，由甘肃省档案局负责解释。附件：１、“保管期限——年度——机构”分类法示意图；２、“保管期限——年度——问题”分类法示意图；３、归档章规格、项目设置及各项目填写示意图；４、归档文件目录表格式样及规格示意图；５、归档文件目录封面式样及规格示意图；６、备考表式样及规格示意图；７、档案盒封面式样及规格示意图；８、立式放档案盒盒脊式样及规格示意图；９、卧式放档案盒盒底式样及规格示意图。二００二年二月9附件一：“保管期限——年度——机构”分类法示意图办公室12……222001年人教科2324……55…………102永久办公室103104……1402002年人事科141142……168…………169…………办公室12…….302001年人事科3132……49……50……125长期办公室126127……1582002年人事科159160……170…………177…………办公室12……442001年人事科4546……62……63……85办公室8687……110短期2002年人事科111112……139…………140…………(注:1、内部机构的排列顺序应与有关规定性文件或约定俗成的顺序吻合；2、按此体系分别从“1”开始编写永久、长期、短期三个顺序号，其中三种保管期限文件数量年均超过1000件的单位，一年一断号；年均在500——1000件之间的单位，五年一断号；年均在500件以下的单位十年一断号。)10附件二：“保管期限——年度——问题”分类法示意图党群工作类12……252001年行政管理类2627……40……4142……80永久党群工作类8182…….1052002年行政管理类106107……140…………141….……党群工作类12……302001年行政管理类3132……68……6970……115长期党群工作类116117……1392002年行政管理类140141……158……159160……180……党群工作类12……282001年行政管理类2930……45……4647……92短期党群工作类9394……1252002年行政管理类126127……138……139140……160……(注：1、所设类目的名称要简明确切，相互之间不交叉重复，且排列应与约定俗成的顺序吻合；2、按此体系分别从“1”开始编写永久、长期、短期三个顺序号，其中三种保管期限文件数量年均超过1000件的单位，一年一断号；年均在500——1000件之间的单位，五年一断号；年均在500件以下的单位，十年一断号。)11附件三：归档章规格、项目设置及各项目填写示意图“全宗号”项：填写档“年度”项：用四位阿“室编件