第9章报表

第7章报表的基本操作本章主要考察的内容是：1：报表的定义与组成；（1）报表的视图；设计视图、打印预览视图、版面预览（2）报表的组成：包括报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚、组页脚、组页眉2．报表的分类：（1）纵栏式报表；（2）表格式报表（3）标签包表（4）图表报表3、报表的创建（1）自动报表功能创建（2）使用向导功能创建（3）设计视图创建4报表的编辑（1）报表格式设置。报表格式设置包括了对各控件位置的确定、报表中广西格式的修改等等。报表中可以使用预定义的报表格式，使报表的总体格式符合一定的规则。（2）添加背景图案。在报表中添加背景图案以增加显示。（3）添加日期和时间。在报表“设计”视图下为报表插入日期和时间，也可以在报表上添加文本框，然后通过设置“控件源”，使文本框显示日期和时间。（4）插入分页符和页码。可以插入分页符和页码。在插入分页符时，如果要将报表中的每个记录或一记录组都另起一页，可以通过设置组标头、组注脚或主体节的“强制分页”属性来实现。（5）报表的节的操作。对报表的节或者控件定义颜色，改变节的大小，添加或者删除报表页眉、报表页脚和页面页眉、页面页脚。（6）绘制线条和矩形。使用线条或者矩形来修饰版面。添加线条时，如果要微调线条的长度或者角度，可选择线条，然后同时按下Shift键和方向键中的任意一个即可；如果要微调线条的位置，同时按下Ctrl键或方向键中的一个即可。3、表和控件的属性报表和控件也都有自己的忏悔，报表的“设计”视图中，可以在属性对话框中完成对属性的设置。属性设置对话框有“格式”、“数据”、“事件”、“其他”、“全部”5个选项卡。4、报表排序和分组在报表设计时，可以通过“排序与分组”对话框设置排序和分组。报表中最多可以按10个字段或表达式进行排序，第1行的字段或表达式具有最高排序优先级（最大的设置），第2行则具有次高的排充优先级，依此类推。分组是指报表设计时按照一个或者几个字段值是否相等而将记录分成组的过程。在一个报表中，可以在10个字段或表达式上进行分组。在多个字段或者表达式进行分组时，Access按照组级别对组进行嵌套。对其进行分组的第1个字段或表达式是第1个或最高级别；第2个字段或表达式是下一个级别;依次类推。在报表分组操作设置字段的“分组形式”属性时，属性值的选择是由分组字段的数据类型决定的。历年的全国计算机等级考试的笔试中，“报表的基本操作部分的分值约占10-15%，本章历年的考题分布情况如表7-1所示：“报表的基本操作”考题分析表表考点内容2004.092005.042005.092006.042006.09小计报表结构224报表数据源22报表结构224报表修饰448报表分组426计算426合计14464230关键考点■报表的定义与组成■报表编辑■报表的分组7.1关键考点破解与真题演练7.1.1报表分类考点破解1报表定义与组成报表是以打印的格式显示数据的有效方式。用户可以控制报表上每个对象的大小和外观，所以报表可以按照所需的方式显示及查看信息。报表中大多数信息来自基础的表、查询或SQL语句（它们是报表数据的来源）。其他信息存储在报表的设计中。Access为报表操作提供了“设计”视图、“打印预览”视图、“版面预览”视图3种视图形式。视图将报表中的住处颁在不同的节中，每个节在页面上和报表中具有特定的并按照预期次序打印。2、带区在“设计”视图中，节表现为带区形式，并且报表包含的每个节只体现一次。在已打印的报表中，某些节可以重复多次打印。通过放置控件（如标签和文本框）可以确定每个节中住处的显示位置，报表的各节说明如下。报表页眉：在一个报表中，报表页眉只出现一次，报表页眉打印在报表第一页页面页眉的前面。一般使用标签控件在报表页面中显示报表标题。页面页眉：出现在每页报表的顶部，主要显示列标题。一般使用标签控件作为页面页眉中的列标题。主体节：包含了报表数据的主体部分，对于报表基础记录来源的每条记录来说，本节是重复出现的。主体节中可以使用广西杠或者其他控件来显示数据。页面页脚：在报表每页的底部出现，用来显示本页的汇总说明。数据一般在广西杠或者其他控件中显示。报表页脚：只在报表结尾处出现一次。用来显示整份报表的汇总说明。一般使用文本框或者其他类型控件显示分组字段等数据信息。组页脚：组页脚用来在记录组的结尾放置信息，例如组名称或组总计数。组页脚步节内可以使用文本框或者其他控件显示分组统计数据。2.报表的分数报表可以分为如下四类：纵栏式\表格式\图表报表和标签报表4类真题演练例7.1（2004年9月选择题第25题）在报表每一页的底部都输出信息，需要设置的区域是。（A）报表页眉（B）报表页脚（C）页面页眉（D）页面页脚【解析】参照本章考点破解1中的相关信息。【答案】D例7.2（2005年4月选择题第26题）要实现报表的分组统计，其操作区域是_______。（A）报表页眉或报表页脚区域（B）页面页眉或页面页脚区域（C）主题区域（D）组页眉或页脚区域【解析】在Access中，对报表进行分组统计并输出，则统计计算控件应该布置在“组页眉/组页脚”节区内相应位置，然后使用统计函数设置控件源。【答案】D例7.3（2005年9月选择题第29题）在关于报表数据源设置的叙述中，以下正确的是______。（A）可以是任意对象（B）只能是表对象（C）只能是查询对象（D）可以是表对象或查询对象【解析】对照本章考点破解1中的相关信息【答案】D例7.4（2006年4月选择题第24题）在使用报表设计器设计报表时，如果要统计报表中某个字段的全部数据，应将计算表达式放在______。（A）组页眉/组页脚（B）页面页眉/页面页脚（C）报表页眉/报表面页脚（D）主体【答案】B自测题可用“7.2笔试过关精练”中的选择题第1-8题进行自测。7．1．2报表的创建和编辑考点破解2报表的创建和编辑1．报表的创建在Access中，可以使用以下3种方式创建报表。（1）使用“自动报表”功能。使用“自动报表”可以选择记录源和纵栏式版面或表格式版面；“自动报表”使用了来自记录源中的所有字段并应用用户最近使用报表的自动格式。（2）使用向导创建报表。向导将提示输入有关记录源、字段、版面以及所需格式，并根据用户的回答来创建报表。（3）自定义报表。使用报表的“设计”视图自定义报表。3、报表的编辑（1）报表格式设置。报表格式设置包括了对各控件位置的确定、报表中广西格式的修改等等。报表中可以使用预定义的报表格式，使报表的总体格式符合一定的规则。（2）添加背景图案。在报表中添加背景图案以增加显示。（3）添加日期和时间。在报表“设计”视图下为报表插入日期和时间，也可以在报表上添加文本框，然后通过设置“控件源”，使文本框显示日期和时间。（4）插入分页符和页码。可以插入分页符和页码。在插入分页符时，如果要将报表中的每个记录或一记录组都另起一页，可以通过设置组标头、组注脚或主体节的“强制分页”属性来实现。（5）报表的节的操作。对报表的节或者控件定义颜色，改变节的大小，添加或者删除报表页眉、报表页脚和页面页眉、页面页脚。（6）绘制线条和矩形。使用线条或者矩形来修饰版面。添加线条时，如果要微调线条的长度或者角度，可选择线条，然后同时按下Shift键和方向键中的任意一个即可；如果要微调线条的位置，同时按下Ctrl键或方向键中的一个即可。4、报表和控件的属性报表和控件也都有自己的忏悔，报表的“设计”视图中，可以在属性对话框中完成对属性的设置。属性设置对话框有“格式”、“数据”、“事件”、“其他”、“全部”5个选项卡。真题演练例7．5（2005年9月选择题第30题）在报表设计的的栏中，用于修饰版面以达到更好显示效果的控件是______。（A）直线和矩形（B）直线和圆形（C）直线和多边形（D）矩形和圆形【解析】在报表设计中，可以通过报表设计的工具栏添加相应的控件，如图7.4所示。根据7.4可知，在报表设计的工具栏中，修饰版面添加的显示效果的控件中没有多边形、圆形。【答案】A例7.6（2005年9月填空题第10题）在报表设计中，可以通过添加______控件来控制另起一页输出显示。【解析】在报表中，可以在某一节中使用分页控制符来樗要另起一页的位置。【参考答案】分页控制符或分页符自测题可用“7.2笔试过关精练“中的选择题第9-14题、填空题第1题进行自测。7．1．3在报表中计算和汇总考点破解3报表排序和分组在报表设计时，可以通过“排序与分组”对话框设置排序和分组。报表中最多可以按10个字段或表达式进行排序，第1行的字段或表达式具有最高排序优先级（最大的设置），第2行则具有次高的排充优先级，依此类推。分组是指报表设计时按照一个或者几个字段值是否相等而将记录分成组的过程。在一个报表中，可以在10个字段或表达式上进行分组。在多个字段或者表达式进行分组时，Access按照组级别对组进行嵌套。对其进行分组的第1个字段或表达式是第1个或最高级别；第2个字段或表达式是下一个级别;依次类推。在报表分组操作设置字段的“分组形式”属性时，属性值的选择是由分组字段的数据类型决定的。具体如表7.2所示。表7.2分组字段说明分组字段数据类型选项记录分组形式文本每一个值包含字段或表达式中相同的值间隔包含与字段或表达式中前n个字符相同的记录数字、货币和Yes/No每一个值字段或表达式中的相同值间隔指定间隔值内的记录时期/时间每一个值字段或表达式中的相同值年同一历法年中的日期季同一历法季度中的日期月同一月份中的日期周同一周中的日期日同一天的日期时同一小时中的时间分同一分钟中的时间真题演练例7.7（2005年4月选择题第25题）图7.6是某个报表的设计视图。根据视图内容，可以断出分组字段是______。（A）编号和姓名（B）编号（C）姓名（D）无分组字段【解析】在图7.6中，组页眉和组页脚分别使用“编号页眉”和“编号页脚”来标识，因此可以肯定该报表使用“编号”字段作为分组字段。【答案】B例7.8（2005年4月填空题第8题）报表设计中，可以通过在组页眉和组页脚中创建______来显示记录的分组汇总数据。【解析】报表设计中，可以通过在组页眉和组页脚中创建文本框或计算控件来显示记录的分组汇总数据。【答案】文本框或计算控件自测题可用“7.2笔试过关精练中的选择题第15题、填空题第3-4题进行自测”。考点破解4报表统计计算和计算控件计算控件是窗体、报表或数据访问页上的一个控件，它显示一个表达式的结果而不显示所存储的数据。每当表达式中的某个值更改时，该值都重新计算。在报表中设计页码输出、分组统计数据输出、插入页码等都需要使用计算控件完成。文本框是最常用的计算控件。当使用文本框作为计算控件时，通过设置该控件的“控件源”来决定具体的显示信息。当使用计算控件对记录的字段值进行求和或者求平均计算时，只要设置控件的控件源为包含字段的计算表达式即可。在报表设计时，可以根据不同的要求将计算控件放在不同的区域，一般遵循下列规则。（1）对报表所有记录作为整体进行计算时，应该将计算控件添加到报表页眉或报表页脚中。（2）对报表中每条记录的若干字段值进行求和或者求平均值的计算时，可在主体节添加计算控件。（3）对某些字段的一组记录进行统计计算时，可将计算控件放在页组眉/页组脚中。（4）计算控件的控件来源表达式常常会用到的函数有sum、count、avg等。真题演练例7.9（2004年9月选择题第24题）要显示格式为“页码/总页数”的页码，应当设置文本杠控件的控件来源属性为______。（A）[page]/[pages]（B）=[page]/[pages]（C）[page]&[pages]（D）=[page]&”/”&[pages]【解析】在窗体“设计”视图或报表“设计”视图中可以使用页码表达式，页码表达式使用[page]表示当前页码，使用[pages]表示总页数。常用的页码表达式示例心脏在其他视图中可以见到的结果如表7.3所示。表达式结果=[page]页码，例如1、2、3=”共“&page第page”“共n页，第n页”（例如：共5页，第1页；共5页，第2页）=[cou