第一章如何建立你的健身中心管理体系

第一章如何建立您的健身中心管理体系1．会所组织架构的建立一个好的组织架构图，应该能清楚告诉员工：A:他应该向谁负责B:谁向他负责一个好的组织架构图，可以节省所有员工的时间，并且避免员工在解决问题的过程中受到不必要的困扰和阻碍。下面是一个典型的健身会所的组织架构图。您可以利用后面所列的表格，建立属于您的组织架构图。组织架构的小秘诀在于不要让组织过于复杂，而一个主管所管理的员工最好不要超过三到五个人，而如果主管所管理的员工超过三到五人时，您必须考虑设置小主管或副主管，来减轻主管管理工作的负担和使得管理工作可以容易上轨道。会所组织架构图会所所有人（董事长）┃总经理TONY┃┃┃┃┃MIKETOMKENTKATHYMARKVINCEMARLINBRYANRONIRENEMARLINBELTY┃┃┃┃销售与行销部门会员服务部门设备管理部门财务与行政部门销售人员人事会员保有清洁工资媒体服务方案库存财务报表销售训练前台采购催收账款销售成果与跟进会员沟通保养、维护财务计划销售管理会员调查工程内部控管文件建立会员意见收集行政统计餐饮服务预算与执行公共关系专卖店会员规范会员课程规划┃┃┃┃新会员保持会员的满意度清洁、营运事项档案管理、现金管理收款及财务报表２．会所营业计划的建立什么是营业计划书?营业计划书是描述有关在一定期间内（一年、二年或三年或甚至更长的时间）执行会所营运中各个方面的计划、行动以及方向，一个好的营业计划书会让你的会所营运可以遵循着一定的方向来发展。会所营业计划书的要素１．年度目标目标的设定应该是计划执行之后的结果。２．评估您的目前的优势、劣势和机会。３．预想下一年度的可能影响。４．提出各种可能的行动方案。５．提出所采取的行动方案的计划。６．实际实施的计划：行动的内容财务预测时间表组织变动７．计划内容的评估和改善改变与增长比率竞争的处理会所流程会籍的增长硬体设施发展计划会员沟通年度员工需要员工发展计划营业计划书概要下面的项目是一个完整的应包括的内容。１、首页A、会所名称B、计划期间C、准备日期２、目录A、计划纲要B、销售与行销计划C、会员服务计划D、行政与一般管理E、组织计划F、维修计划G、财务计划３、计划纲要A、目标１.财务目标２.非财务目标B、策略１、销售与行销２、会员服务的发展３、设施的发展４、成本控制５、组织变更６、财务因素７、日常营运４、销售与行销计划A、市场分析B、竞争C、会所区位D、销售人员E、广告及促销F、价格变动５、会员服务A、会员服务方案B、专卖店C、照护医疗D、饮食服务６、行政与一般管理A、费用计划与成本控制B、电子化营运C、服务水平７、组织计划A、组织结构１、组织表２、管理方式８、维修计划A、清洁１、日常检查２、卫生９、财务计划A、营运及财务概要B、各部门计划表１、网球２、会员部３、健身部４、专卖店５、饮食服务６、其他C、现金流量预算D、投资资本计划完成营业计划书的20个问题回答下面的20个问题评估您会所目前的市场定位和营业目标问题表问题内容：问题回答１、详细定义您会所的形态和您所提供的商品。２、您的会所有什么特点和独特的服务种类？３、您的会所在市场中的定位？４、描述您的市场。５、会员状况的统计。６、会员如何看待您的会所？７、您的会所在市场上的形象。８、您想要如何变更会所的形象？９、您希望可以达成多少的会员人数？１０、用多长时间达成上述的会员人数？１１、什么是要改变的首要项目？会员服务？设施？还是其他的部分？１２、哪方面的主要变化可以使我们的会员满意？１３、哪一个改变可以让我们吸引新会员的加入？１４、我们最大的六个优势是什么？１５、我们最大的六个劣势是什么？１６、利润目标是什么？１７、您期待您的会所在3—5年内成为什么样的会所？１８、共需多少资本支出？１９、如何筹集这些资本？２０、有那些行动方案是达成这些目标所必须采取的？完成营业计划书所需要的表格和文件下面我们提供了一些表格和文件帮助您完成您的会所营业计划，这些表格或文件会因为您的会所组织内的部门或工作团队的不同，而需要稍微的调整。请在复印使用这些表格后，将原本保留在本会所营运指南中，以便于将来的使用。这些文件包括：会所任务（ClubMissionStatement）您和您的员工必须对于为什么投入到这个行业有明确的认识，以及你们希望能达成什么目标。在任务中，您必须清楚会所希望达成的目标或愿望，并能描述出来。外在影响因素用来分析会影响到会所营运的外在因素，以及分析可能原影响和解决方案。内在影响和产业因素用来分析影响会所经营的内在因素或产业发展因素，并分析可能的影响和行动方案。这些因素可能是好的影响或坏的影响，例如：高会员退会比率、高员工流动率、产业成长比例等等。竞争分析表您必须指派一名员工长期的追踪部分状况。这样会有助于所有的员工知道在您的会所周边的其它会所发生了什么事情、他们正在进行什么活动、他们提供给会员什么服务以及他们的收费标准等等竞争信息。CMS市场分析检查表这是一个很好的销售工具，可以让您的销售部门来完成这一工作。只要照着我们所提供的指示，您可以得到一个关于您会所现有会员和潜在会员的完整的地图、图表以及邮寄名单。会所值班表会所的每一个部门都应该填写这样的记录每一个员工的工作时间。员工薪资记录表这个用来记录每一个员工的薪资，需要的时候可以加以变更。这个表格是使用在采用时薪制的员工，例如前台接待、清洁人员等。税率部分指的是薪资个人所得税的部分。每周薪资报表每一个部门每周都应该填写这一个表格，财务部门加以保管，尤其像是销售部门等采用时薪制的情形下，更应该由销售主管记录清楚。这个表格可以让会所的财务部门或所有人清楚的知道每一个部门的员工工作时数以及每个部门的薪资费用。会所营运计划表这些表格是为会所的各个部门要进行的计划项目设计的，记载这些项目的开始时间、实施时间以及完成时间。这是一个好的记录您的会所营运目标并让您可以达成目标管理。会所营运计划补充表这是会所营运计划表的补充表格，用来针对营运计划表内每一个项目的详细计划做详细的填写记载。行销计划表这是使用在行销部门用来规划填写下一个年度的外部及内部行销计划。填写这项表格以确保行销活动成功的诀窍在于与其他部门的合作，以确认行销计划可以顺利进行。（例如您需要在会所进行[免费开放参观日]的活动，同时提供免费的网球教练或指导员，而同时网球部门正在办理一个大型的比赛，行销人员必须和场地管理部门确认有场地可以进行这样的免费指导活动）。预算表这张表格是让各个部门去填写他们的一年营运所需的费用。预算表补充表这张表格是预算表的补充表格，用来进一步说明预算表中所列出的预算费用项目。计划备注这是一个通用的表格，用来作为计划费用的补充表，也可以用来作为填写计划项目的补充表。预算更新表格这是用来比较各部门在计划执行完成后所实际花费的费用与预算费用之间的差异的表格，以作为预算更新的基础。每一个部门主管都应该保留自己部门的预算更新表格来作为下一年预算的基础。会所设施检查表这个检查表可以让您记载您会所现在所有的设施，并且看看哪些是将来预计扩张的设施项目，并且在您新增设施的同时可以把新增的设施填写在新设施字段中。会所财务报告卡这个卡是计划完成后使用的财务部门，让您可以知道依据会所的预算您可以赚钱或赔钱。（会所财务报告卡的补充说明：这部分是用来说明使用会所财务报告卡的方式，以及每一项所代表的意义，每一家会所的会籍收入和各种附属设施或服务所可能产生的收入比例都不相同，您可以依据实际的情形加以调整。）会所部门营运计划表此表是用来让每一个会所部门记载他们一年内所要进行的行动方案会所部门营运计划表附表这个附表是用来补充会所营运计划表，各部门在完成营运计划表后应使用些表格记载每一个项目进行工作的详细内容。会所目标管理表这是用来作为目标管理的表格。会所可以依据所目标，记载所应该采取的行动方案，并且设定完成的日期，做好目标管理。P/L损益报表这是一个P/L损益表的范例供您参考，修正或设定您的会计报表，如果您现在有一个妥善而且使用顺利的损益表，建议您继续使用而不要变更。资产负债表如同P/L损益报表一样，这是一个资产负债表的范例，只是供您参考。如果您的会所目前有使用中的资产负债表，建议您继续使用。如果您要使用这个范例建议您必须和您的会计师或财务人员讨论并且加以修改为可以使用于您会所的资产负债。财务报告卡这张卡可以让您容易的知道一年来您的会所所共费用、收入和销售金额。内在与外在影响因素表（样本）外在因素外在因素对会所的影响行动方案1．控制范围的开支(例如：保险费)2．利息费用3．员工招聘4．物价指数的波动5．税率6．市场成长趋势和减缓趋势7．竞争的变化8．9．内在因素内在因素对会所的影响行动方案1．退会比率2．员工流动率3．4．外在影响因素外在因素对会所的影响行动方案1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、17、18、19、内在影响因素内在因素对会所的影响行动方案1、2、3.4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、17、18、19、竞争分析表竞争对手设施及服务价格结构竞争优势竞争弱点行动方案１、什么是必须采取的有竞争的行动方案？２、什么是必须加入到今年的营业计划中以维持竞争优势的？员工薪资记录表会所名称：日期：员工姓名：部门职称负责事项日期工时工资税率总额备注每周薪资报表部门月日至月日时薪员工姓名日一二三四五六总工时备注预定工时实际工时薪资总额月薪月薪总额本周薪资总额会所营运计划表S-开始部门：F-完成细节确认姓名：I-实施中页数：日期(月份)九十十一十二一二三四五六七八1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、17、18、19、会所营运计划补充表部门：姓名：页数：日期：支援项目内容行销计划表(月份)九十十一十二一二三四五六七八外部会员行销计划诱因外部行销主题对内行销主题内部会员推荐诱因行销收尾活动其他特别促销活动及附注预算表会计编码#(预算以百元为计算单位，例如RMB6.524以6.5表示)会计/部门董事前一年度预算本年度预算前一年度实际支出本年度实际支出差异项目(月份)九十十一十二一二三四五六七八1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、总金额项目内容(上述项目细项，请标示上述书项目号码)预算表补充表部门：人员：页数：日期：支援项目内容计划备注：预算更新表格预算：负责人：会计编码：科目：(月份)九十十一十二一二三四五六七八总额实际支出(月)预算(月)差异实际支出(年)预算(年)差异实际支出(月)预算(月)差异实际支出(年)预算(年)差异实际支出(月)预算(月)差异实际支出(年)预算(年)差异实际支出(月)预算(月)差异实际支出(年)预算(年)差异实际支出(月)预算(月)差异实际支出(年)预算(年)差异实际支出(月)预算(月)差异实际支出(年)预算(年)差异会所设施检查表会所名称：日期：新设扩张/更新现有新设扩张/更新现有健身设施女性专用区男性专用区混合使用区自由重量区心肺功能区体适能测试有氧器械区少年儿童专区环形训练区混合器械区行政管理销售办公室经理办公室财务办公室网球人员休息室员工休息室运动设施举重设施体操设施操房室内滑雪场复合式操房跆拳道瑜珈室内跑道保龄球道直排轮场室内足球场水设施室内游泳池会所设施检查表(续)新设扩张/更新现有新设扩张/更新现有会员服务接待区/前台物理治疗会议室休息室水吧餐厅护理站专卖店日晒区按摩快速餐饮区儿童区健康食品停车场场地运动壁球手球网球羽毛球更衣室储物柜按摩池湿蒸房干蒸房更衣区儿童专用更衣室冷水池植物温室出租储物柜放松治疗区购物区销售办公室日晒中心美发沙龙旅游服务餐厅减肥中心花店会所设施检查表(续)新设扩张/更新现有新设扩张/更新现有室外设施休息亭游泳池儿童池潜水池浅水池儿童游戏场排球场篮球场网球场手球场足球场跑道水吧烤肉区会所财务报告卡会所名称：日期：实收金额%收入目标差异１、扣除直接成本后收入会费收入其