电子政务一卡通的应用研究

浅谈档案工作与电子政务建设02级档案一班刘悦[摘要]：Internet的广泛应用、网络时代的到来，不仅推进了我国电子政务的构建和电子政务的发展，也为档案工作提供了新的机遇。但机遇往往与挑战并存，随着政府上网工程的全面启动和信息技术的广泛应用，我国电子政务建设目前正面临着一些亟待解决且需认真思考的问题，同时我们也应充分认识到现代信息技术条件下档案工作面临的重大挑战。如何适应电子政务的发展需要、有针对性地做好档案行政管理和服务等工作，是当前档案部门迫切需要解决的重要课题。[关键词]档案工作电子政务建设影响对策现代信息技术的迅速发展与广泛应用，为我们构建电子政府、推进电子政务发展提供了难得的机遇，同时也对新时期的档案工作提供了更大的发展空间。但机遇往往与挑战并存，我国我国电子政务建设目前正面临着一些亟待解决且需认真思考的问题，档案工作也正经受着现代信息技术带来的冲击。新时期的电子政务如何发展，档案工作如何适应新的变化是值得探讨和研究的问题。电子政务是政府活动的一种新形态，是一个政府部门使用信息网络技术向公民、企事业单位以及其他政府机构提供公务信息和服务的动态过程。①2002年7月3日，国家信息话小组第二次会议审计通过了《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》（简称《意见》）。随后，中共中央办公厅、国务院办公厅以17号文件转发了这一《意见》。该文件对我国电子政务建设的指导思想、发展原则、目标和重点任务等方面提出了明确要求。如何适应电子政务发展要求，有针对性有针对性地做好档案行政管理和服务等工作，是当前档案部门迫切需要解决的重要课题。一、电子政务的发展给政府部门提出新要求实践证明，电子政务的实施，在给政府部门搭建一个履行职能、实施管理、提供服务的新平台的同时，也向政府部门的传统管理提出了挑战。我认为，在电子政务环境下政府部门面对的最主要的现实问题，集中表现在以下三个方面②：⑴重组政府部门的业务流程，提高工作效率⑵改变政府部门的组织结构，提高政府的组织效能和监管能力⑶转变政府的管理方式，提高工作人员的综合业务能力和学习能力二、电子政务的发展给档案行政管理部门提出了新问题由于电子政务的发展改变了政府部门所有的业务流程和工作方式，因此，作为真实记录政务活动全过程的文件、档案的内容、形式及形成程序等也必然发生相应的变化。这就给档案管理部门提出了新的课题。（一）档案行政管理部门管理对象的变化在电子政务环境下档案行政管理部门管理对象的变化，主要表现在以下三方面：⑴档案本身拓展到其形成前身——现行文件的生成背景环境及整个过程；⑵从档案部门渗透到与档案管理职能密切相关的信息部门和软件设计开发公司；⑶从针对一个个单位的档案部门到政府机构改革后出现的机关联合稳当管理部门。③（二）档案行政管理部门管理方式的变化在电子环境下，档案行政管理部门管理方式的变化表主要现在：⑴从面对面的直接管理、服务拓展到利用网络信息技术的间接管理、服务；⑵从独立管理拓展到协同有关部门共同管理；⑶从强制式的管理拓展到建议式的管理。鉴于以上的现状，我对电子政务的发展建设以及档案管理部门的应对措施进行了认真思考，总结如下：一、关于完善电子政务系统的思路与建议电子政务的实质是借助成熟的电子计算机和信息技术为主要手段,建成一个覆盖党政机构各部门和相关企业的应用系统,为领导决策和机关办公提供服务,实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化,提高办公效率和管理水平。④能否完善电子政务系统建设框架，在很大程度上取决于能否全员参与、全程管理、全方位确立新的工作思路，并使之付诸实践。档案界出于自身的职业敏感，最先意识到这一问题的严重性与解决问题的迫切性，也必将责无旁贷地成为电子时代管理机构核心信息资源的主力军和排头兵。建议档案界应针对各级政府电子政务系统的建设疏漏迅速发出尽快开展“补漏工程”的呼吁，积极介入到电子政务系统的开发与建设之中。既然漏洞涉及诸多方面，“补漏工程”也必须迅速从各方面全方位推进。一是对信息化、电子政务的主管部门，强调电子文件是电子政务活动的主要工具和真实记录，是政府机构最重要的信息资源，是机构可持续发展的信息支持和信息保障。二是对电子政务标准制定机构，强调文件、档案管理标准的制定与贯彻已引起全球的普遍重视。国家档案局也应参与其间，为电子政务系统建设嵌入档案管理功能。三是对系统设计和软件开发部门，强调作为机构的核心信息资源，文件、档案管理具有特殊性与特殊要求。随着现代化进程的不断加速，这种要求也在不断变化，必须根据网络应用引起的机构组织方式和管理模式的变革。四是对文件、档案管理部门，强调面对新的工作环境、面对IT技术的飞速发展和普及应用，必须促使机构承担起保管电子文件的职责、制定制度、划分权责、规范方法；档案人员必须从幕后走向前台、从“后端”走向“前端”、从纸质环境走向电子环境、从信息管理走向知识管理……为此，必须更新知识，加强研究，探讨“前端控制”、元数据管理等，通过理论和实践的互动寻找应对举措。上述研究虽已取得一系列丰硕的成果，但仅仅是开始，而且远未得到国家和政府机构应有的重视！二、关于电子政务建设与发展对档案工作的影响电子政务建设与发展对档案工作的影响不只是档案载体上的变化,关键是以纸张为载体形成的关于档案工作的传统观念、理论体系、工作模式及标准规范等就要随之改变,这就给档案工作带来了多方面的影响。一、电子政务对档案工作的积极影响⑤（一）对档案业务工作的影响政务文件是“电子政务”主要的内部管理对象之一,贯穿于“电子政务”运作的全过程,政务文件的运转、传递和利用方式都区别于纸质文件,它的收集、整理、鉴定、保管方式也不同传统的纸质档案。１．从收集方面看,档案的收集工作在瞬间完成。２．从整理方面看,电子政务环境下档案的整理工作可以高效率、多途径。传统的纸质文件时代,整理是档案管理工作的核心部分。３．从鉴定方面看,政务文件在归档的同时也需要进行鉴定。４．从保管方面看,政府部门电子档案的保管模式得以根本改观。（二）对档案信息处理方式的影响在政府办公室自动化技术运用以前,政务文件泛滥成灾,办公室、机关档案室等部门都承受着保存文件和档案新型的读写方式和载体介质等压力,而电子政务办公自动化技术的出现,给政府办公自动化信息处理带来了一系列的改变:１．存储方式随着科学技术的进一步发展,政府在办公过程中产生的各类政务文件,逐步与计算机办公自动化技术融合为一体。２．检索方式政务实现办公自动化后,信息用户只需在相关的操作界面上按动键钮,就可以通过网络传输,迅速在任何一个信息库中,准确地查到用户所需的案卷、条目、信息,乃至全部文件内容,范围更广,检索更快捷、更方便,还可随意打印用户所需的内容。３．集成方式作为计算机技术的伴生物,政务文件的形成中糅合了多种信息媒体技术。４．文档一体化政务部门文件的管理将文书、档案的管理融入到一个系统之中,这既符合文件档案的自身特点,又给文书档案工作人员和用户提供了方便。二、电子政务对档案工作的消极影响政务文件作为办公自动化的伴生物,在公务、科技、商务等活动中的作用日益重要。但由于政务部门在办公自动化过程的意识、管理、安全、技术等方面存在不足,也对档案工作产生了众多的负面影响。1．意识问题：电子政务的发展不是一朝一夕的,而在其环境下的档案管理信息化也不单纯是一个工程项目,它是档案管理不断创新的过程,不能一蹴而就。所以,在电子政务环境下的档案管理工作仍面临着诸多困难和挑战。档案部门要正确认识，端正态度，准确把握。2．管理问题：即对管理方式的影响：对传统的纸质档案,大多采取了集中统一管理的方式,而对电子档案来说,其管理方式还没有完全确立,尽管目前我们在此项工作中做了一些研究和探索性的工作,但离实际需要还相差甚远,使管理者无章可循,无法规、标准可依。3．法律问题：档案在法律的凭证作用基于它的原始性,没有原始性,也就没有证据可言。电子文件的可更改性、信息和载体的可分离性,使电子文件在生成和传输过程中存在着被改动的可能,这就给电子文件的原始界定带来一定的难度,同时也引起人们对电子文件的法律凭证作用产生怀疑。4．技术问题：纸质档案只要保证载体安全,信息的可读性不成问题。而电子文件却不同,外表看来保存完好的介质,由于环境(软、硬件、编码和加密等)的变化,信息却不可读。由于电子文件的特殊性，认定其原始性是个技术问题。5．人才问题：现有的档案工作者,大多数是长期从事纸质档案的管理,其知识结构还不适应电子档案管理的要求。随着电子政务的建设与发展,档案工作中的新问题、新技术将会曾出不穷,因而对档案工作者的要求也会越来越高。6．安全问题：电子政务涉及的安全问题是多方面的。从已发现的问题来看,一方面许多人员未意识到电子政务系统的易受攻击性,盲目使用国外的加密软件,这样的系统一旦受到攻击将十分脆弱,政务文件会得不到应有的保护;另一方面电子政务系统安全管理体制尚不健全,并存在可攻击点多、病毒干扰等问题。鉴于以上几方面分析,传统纸质档案的管理有其存在的必要性。然而,随着电子政务建设的不断发展,政府机关和企事业单位网络的建立,网络环境中电子文件的急增,档案计算机管理的主要对象将趋向电子文件。档案可从网上收集;计算机根据档案全文进行著录标引;档案的鉴定可由计算机完成;档案可保存在计算机的存储器上,至此,档案在计算机上进行检索和利用将成为必然,从而实现档案的全自动化和网络化管理。三、电子政务时代全面发展档案事业的对策随着政府上网工程的全面启动和信息技术在机关、团体、企事业单位业务管理与行政管理中的广泛应用，传统的档案管理方法与技术面临着前所未有的挑战。在电子政务已渗透到社会生活方方面面的今天，档案工作与电子政务相互融和档案工作融入电子政务建设在电子政务中，党政机关在网络上形成的公文是否要作为档案管理，是档案部门必须考虑的。档案工作该充分利用电子政务平台，促进档案工作发展。首先，让我们来研究一下档案行政管理部门的应对措施：《中华人民共和国档案法》赋予档案行政管理部门具有对所管范围的档案事业实行“统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导”的职责。在电子政务环境下，档案行政管理部门依法履行职责，主要应做好以下工作：（一）明确领导，建立组织保障机构；（二）统筹规划，落实部门分布实施；（三）主动沟通，促进协调有序发展；（四）加强培训，提高人员整体素质。⑥其次，档案事业部门要做好以下几方面工作：第一、对立档单位的电子文件的形成、运转和信息发布进行监督管理。社会信息环境发生巨大变化，档案和档案管理活动也发生变化，电子文件日益增多，文件管理与业务活动的联系更加密切，其真实性保障更加复杂，电子文件管理需要同时满足行政管理、生产管理、业务管理等管理活动过程控制和永久保管真实记忆的双重要求。电子文件的易更改、易复制、易删除性和其对软硬件的依赖性，要求我们必须对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期实行全程管理。第二、对电子档案的形成实现“超前”控制。为了确保具有保存价值的电子文件真实可靠且适合保存，有关保存和归档的要求应该在电子文件生命周期的开始阶段，即设计阶段作出，随后一切相应的措施也应在电子文件形成和使用阶段采取。这种前端控制是确定电子文件真实可靠、完整安全、长期可读、优化管理功能的前提和保证。⑦为此，档案部门要积极介入本地各部门电子文件的形成过程，加强对电子文件的形成、流转、处置、积累、著录、归档等环节的监督、指导，确保档案信息的完整性、真实性，发挥数字档案馆作为电子政务数据资源库的作用。第三、促进档案信息化建设，应对信息时代的挑战。档案信息化建设的核心在于全面应用现代信息技术对档案信息资源进行处理加工、科学管理，实现档案信息资源的社会共享。同时加强与信息规划部门的沟通、协调与配合，搞好档案信息化建设。第四、档案的命运在很大程度上取决于档案工作者的水平与责任心。因此，档案工作者必须尊重档案科学中的理论和原则，并根据档案工作对象的发展变化不断丰富和发展档案学理论和原则，用于指导档案工作实践。面对电子政务建设的推进，档案工作人员应加强对电子技术、网络技术的学习，加强档案信息化建设，并注