第三章ACCESS数据表的操作

18第三章ACCESS数据表操作数据表是Access数据库中存储数据的对象，是数据库的基本操作对象。3.1数据表的组成Access的数据表是一个关系型的二维表，数据表由多条记录组成，一条记录由多个字段组成。创建数据表时主要包括以下两个方面：(1)确定数据表的表名，表名用于标识数据库中某一个具体的数据表。(2)定义数据表的表结构，数据表的表结构主要包括字段名称、数据类型、字段大小、主键和索引等字段属性。本章将创建xsda.mdb数据库中的９个数据表，分别为“学生档案表XA01、系部编码表TB06、学生班级编码表TB03、专业编码表TB04、毕业标志编码表TC04、性别编码表GC01、地区编码表GC02和民族编码表GC03、政治面貌编码表GC04。1．字段名称字段名称必须能直接、明确地反映数据内容，字段名称要符合Access有关字段名的规定。字段名命名的规定如下：(1)长度不能超过64个字节。(2)可以是包含字母、数字、空格及其他字符的任意组合，但不能包含句号、感叹号、方括号、重音符号及控制字符(ASCII值为0～31)等特殊字符，且不能以空格开头。(3)不能与Access中已有的属性及其他元素的名称相同。Access为大多数属性提供了默认设置，一般能够满足用户的需要，用户也可以根据需要自行设置。２．数据类型(1)字段大小可由用户设置的数据类型有：文本型、数字型和自动编号型。文本型字段的大小属性可以设置为1～255之间的任何整数，其默认值为50。数字型字段的大小属性的可选项提供了字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID和小数。各个选项所占用的存储空间不同，默认值为长整型。自动编号型字段的大小属性的可选项提供了长整型和同步复制型，其默认值为长整型。(2)索引为字段建立索引可以迅速地在表中定位记录，提高管理效率。(3)格式使用“格式”属性可规定字段的数据显示格式。除了OLE对象以外，其他的数据类型字段均可设置格式，Access为自动编号、数字、货币、日期/时间和是/否等数据类型提供了预定义格式，可从列表中选择。例如，出生日期的格式可以设置为“1986-06-19”的形式。(4)字段有效性规则字段有效性规则用来控制数据输入的正确性和有效性。一旦输入字段的数据违反了有效性规则，Access将显示一个信息告诉用户哪些是允许的输入内容。例如：设置“性别”字段的有效性规则为“='男'Or='女'”，如果输入的字段值不是“男”或“女”，就会显示提示信息对话框。(5)标题19标题是表或查询在数据表视图中字段的列标题，可以与字段名称相同，也可以与字段名称不相同。例如“学号”的标题可以设置为“学生编号”。(6)默认值使用此属性可以指定在添加新记录时自动输入的值，如果表中记录的某字段值大部分相同，则为该字段设置一个默认值可以简化输入。添加新记录时可以接受默认值，也可以重新输入新值覆盖默认值。例如，性别字段的默认值可先输入“男”或者“女”。(7)小数位数当字段类型为数字或货币类型时，才可以设置小数位数。Access提供了自动和0～15位的多种选项，其默认值为自动。(8)查阅属性查阅属性是指可以使用“组合框”或“列表框”代替“文本框”来显示或输入表中的数据，从而方便用户的输入，以防止字段中出现无效的数据，因为系统只能接收组合框或列表框中的值。在列表框中只能选择列表中的选项，而组合框中，不仅可以选择列表的值，也可以输入新的值，比列表框更为灵活。3．字段的说明字段说明是指对每个字段的简要性说明文字，用来说明该字段所表示的具体信息，以及设计字段时的注释。3.2数据表的视图视图是Access数据库对象的外观表现形式。Access的数据表有4种视图：设计视图、数据表视图、数据透视表视图和数据透视图视图。1．设计视图数据表的设计视图用于设计数据表的结构，在数据表的设计视图中，既可以创建数据表的结构，也可以添加、删除或修改表中原有的字段。要显示数据表的设计视图，最简单的方法是先在数据库窗口中选中数据表，然后单击数据库窗口中工具栏上的【设计】按钮即可。也可以先选择数据表，然后右击打开快捷菜单，选择快捷菜单中的【设计视图】命令。2．数据表视图数据表视图以行列格式显示数据表，用于添加、修改和删除数据记录。要显示数据表视图，可以在数据库窗口中直接双击数据表的表名；也可以先在数据库窗口中选择数据表，然后单击数据库窗口中工具栏上的【打开】按钮。3．数据透视表视图和数据透视图视图数据透视表视图和数据透视图视图是用所选格式和计算方法，汇总大量数据的表或图，多用于查询或窗体中。显示数据表的设计视图或数据表视图后，Access主窗口的工具栏和【视图】菜单会有所变化，工具栏最左边会出现一个切换视图的按钮，【视图】菜单中也会出现切换视图的菜单项。可以利用这些按钮直接切换视图，以满足操作的需要。3.3创建Access数据表的方法创建Access数据表的常用方法有如下4种：１）利用数据表的“设计视图”创建表。２）利用“表向导”创建表。３）利用“通过输入数据创建表”的方法创建表。４）利用“导入表”的方法创建表。20１．利用数据表的“设计视图”创建表。数据表的设计视图是一个功能强大的工具，利用它不仅可以修改数据表的结构，还可以自行设计数据表。本节将使用表的“设计视图”创建一个数据表，该数据表的名称为：系部编码表TB06，具体表结构如表3.1、3.2所示。表3.1系部编码表TB06的表结构序号字段名含义类型宽度小数主键1TB0601系部编码Text10Y2TB0602系部名称Text203TB0603系部拼音码Text104TB0604系主任Text10表3.2.系部编码表TB06数据TB0601TB0602TB0603TB060400基础部JCB张明忠10机械系JXX孙明华20电气系DQX郭明权30计算机系JSJX刘明强40管理系GLX蒋明华50机电系JDX倪明寿步骤如下：1)打开xsda.mdb数据库.打开数据库xsda.mdb，数据库窗口如图3.1所示。打开数据库时自动选取第一个数据库的对象：表，并且数据库窗口列出了3种建立数据表的方法：“使用设计器创建表”、“使用向导创建表”和“通过输入数据创建表”。图3.1xsda.mdb数据库窗口2）定义“系部编码”数据表的表结构21（１）打开数据表的“设计视图”在如图3.1`所示的xsda.mdb数据库窗口中，选择【表】对象。然后双击【使用设计器创建表】选项，即可弹出表的“设计视图”，如图3.2所示。图3.2表设计视图3)定义表中的每个字段的字段属性“系部编码表TB06”表中包含以下字段：tb0601(系部编码)、tb0602(系部名称)、tb0603(系部拼音码)、tb0604(系主任)。(1)输入字段名在“设计视图”的第一行，【字段名称】列中单击，输入“tb0601”，作为“系部编码”表的第一个字段。(2)选择数据类型在【数据类型】列中，保留默认值(文本)；或者单击【数据类型】列右端的向下箭头，根据需要为各个字段选择合适的数据类型。(3)输入字段的说明信息在【说明】列中输入有关字段的说明信息，例如“tb0601”字段的说明信息可以输入“系部编码”。说明信息不是必须输入的，如果没有说明信息，可以为空。(4)设置字段的其他属性根据实际需要，在窗口下半部的【常规】和【查阅】选项卡中，分别对各个字段的属性进行设置。例如，系部编码的字段大小设计为10，系部名称的字段大小设计为20。(5)为字段设置索引为了控制数据表中记录的有序化，提高查询速度，可以根据需要为字段设置索引，例如，系部编码设置为“有(无重复)”，其他字段设置为“无”。用同样的方法，对“系部编码表TB06”表的其他字段逐一作出定义，创建一个完整的表结构如图3.3所示。22图3.3TB06表设计视图4)．定义主键主键是表中唯一标识一条记录的字段，通过主键可以快速准确地在各个数据表中收集和查找数据。设置主键的方法是：选择将要定义为主键的一个或多个字段。例如“系部编码表TB06”表中的“系部编码”。然后单击工具栏上的【主键】按钮。这时，“系部编码”前面的行选定器上也会出现标识，如图3.3所示。5)．保存表在【文件】菜单中选择【保存】命令或单击工具栏上的【保存】按钮，出现【另存为】对话框，然后为表输入一个唯一的名称“TB06”，单击【确定】按钮，一个按要求设计的表便建成了。6)．输入记录图3.4TB06表记录232使用向导创建表Access提供了“表向导”创建表的方法，利用表向导不仅可以快速地创建数据表，而且可以帮助初学者掌握表的设计过程。这里只简单介绍一下。1)打开数据库打开已创建的数据库(例如xsda数据库)，或者创建一个空数据库。2)创建数据表的表结构(1)．启动表向导在如图3.1所示的xsda数据库窗口中，单击【表】对象。然后双击【使用向导创建表】选项，即可启动“表向导”。选择【表】对象后，单击【数据库】窗口工具栏上的【新建】按钮，会弹出【新建表】对话框，在该对话框中选取【表向导】选项，然后单击【确定】按钮，也会启动“表向导”。(2)．选择所需字段(3)．重命名字段名称若要修改表中字段的名称，可在【新表中的字段】框中选中需修改的字段，例如选择【名字】，然后单击【重命名字段…】按钮，在弹出的【重命名字段】对话框输入新的字段名称“姓名”，单击【确定】按钮即可。(4)．指定表的名称、设置主键。3)输入或修改字段值３．通过输入数据创建表通过“输入数据创建表”的方法可以一次性完成数据表的创建和数据的输入。1）．打开数据库先打开已创建的数据库，例如，xsda数据库，或者新建一个数据库。2）．打开数据表视图在xsda数据库窗口中，单击【表】对象。然后双击“通过输入数据创建表”选项，则弹出数据表视图。３）．输入数据在各字段中按顺序输入数据。４）．保存表单击工具栏中的【保存】按钮，在弹出的【另存为】对话框中输入表名称，然后单击【确定】按钮即可保存数据表。５）．定义主键保存数据表时，系统自动弹出“是否创建主键”提示信息对话框。４．导入数据表Access提供了数据导入功能，可以从另外一个Access数据库或其他程序建立的数据文件中导入数据，从而生成表并将数据导入到数据表中。Access可以导入的数据源有多种，常用的有MicrosoftOfficeAccess、MicrosoftExcel、HTML文档、文本文件和ODBC数据库等。1）导入数据表(1)打开xsda数据库。(2)选择主窗口的【文件】|【获取外部数据】|【导入】命令，打开【导入】对话框，从【文件类型】下拉列表框中选择导入的文件类型“MicrosoftExcel(*.xls)”，从【查找范围】下拉列表框中选择要导入的Excel表：xsda.xls。24(3)单击【导入】按钮，弹出“选择合适的工作表或区域”对话框，选择需要导入的数据表。(4)单击【下一步】按钮，弹出“确定指定的第一行是否包含列标题”对话框，默认情况下，【第一行包含列标题】复选框已被选中，保持该复选框的选中状态。(5)单击【下一步】按钮，弹出“选择数据的保存位置”对话框，选择数据的保存位置在“新表中”。(6)单击【下一步】按钮，弹出“指定有关正在导入的每一字段的信息”对话框，根据需要可以在字段选项框中对字段信息进行必要的更改。(７)单击【完成】按钮，弹出提示信息对话框，单击【确定】按钮，完成从MicrosoftExcel工作表导入MicrosoftAccess数据表的过程。3.４修改数据表中的记录(1)插入记录先选中整条记录，然后右击打开快捷菜单，选择【新记录】命令，则会在所选择的记录之前插入一条新记录。(2)删除记录先选中整条记录，然后右击并选择【删除记录】命令，系统弹出一个提示信息对话框加以确认，在该提示信息对话框单击【是】按钮，则会删除该记录。3.5设置数据表的显示效果首先打开“系部编码表”的“数据表视图”，然后完成以下操作。1．改变字体、字号和颜色选择【格式】|【字体】命令，弹出【字体】对话框，在【字体】对话框中选择合适的“字体”、“字形”、“字号”和“特殊效果”，