第三章—文书拟写与处理

1第三章文书拟写与处理第一节文书拟写一、通告（告晓性公文）1、概念：通告是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文。2、与公告的区别：（1）使用范围不同（公告大于通告）、（2）宣布事项不同（公告重于通告）、（3）制发者不同（公告往往是国家行政或权利机关）3、类型：制约性通告与告知性通告两种4、拟写要点：标题+正文+落款+成文日期（1）标题——发文机关+事由+文种/发文机关+文种/事由+文种/文种（2）正文——发文缘由+通告事项+尾语（3）落款（4）成文日期5、注意事项：注意通告与公告的发文机关的区别二、通报1、概念：通报是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文。2、性质：（1）属于奖励与告诫性公文（2）属于传达和告晓性公文（3）通报的发布范围一般是在一个机关或一个系统内部使用3、类型：表彰通报、批评通报、传达通报4、拟写要点：标题+主送机关+正文+（附件）+落款+成文日期（1）标题——发文机关+事由+文种/事由+文种（2）主送机关——应为下级单位，一个或多个皆可（3）正文——发文缘由+通报事项+分析+（决定）+号召要求5、注意事项：掌握通知与通报的区；掌握传达通报正文的写法三、决定（指令性下行文）1、概念：决定是对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。2、特点：决策性与制约性3、类型：指挥性决定和知照性决定4、拟写要点：标题+主送机关+正文+（附件）+落款+成文日期（1）标题——发文机关+事由+文种/事由+文种（2）主送机关——应为下级单位，有时可以免写（3）正文——发文缘由+决定事项+要求（4）附件（5）落款（6）成文日期：属领导机关的决定通常置于落款下方，也可加括号后居中置于标题下25、注意事项：不可用“文种”作标题，慎用“决定”四、请批、批答函1、概念：请批、批答函是请批函与批答函的合称，是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文。2、类型：（1）请批函：是向有关主管部门请求批准的函（2）批答函：是有关主管部门批答请批事项的函3、拟写要点：标题+主送机关+正文+落款+成文日期（1）标题：发文机关+事由+文种/事由+文种/发文机关+事由+去（复）函机关+文种（2）正文：发文缘由+函事项+要求4、注意事项：准确选择文种并把握用语分寸五、计划1、概念：计划是各级机关、企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。2、特点：针对性和预见性3、类型：按内容分、按范围分、按时间分、按性质和作用分4、拟写要点：计划的结构分为文章式和表格式文章式计划的结构：标题+正文+文种（1）标题：单位名称+时间+事由+文种/时间+事由+文种/单位名称+事由+文种/事由+文种/文种（2）正文：前言+主体+结尾（其中主体包括目的和任务、措施和步骤、其他注意事项）（3）结尾（4）尾部（包括落款和成文日期）5、注意事项：要注意深入领会党和国家的有关方针、政策和法律、精神，注意从本部门的实际情况出发不脱离现实，语言简介明了、朴实自然六、总结1、概念：总结是各级机关、企事业单位、社会团体和个人通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训，得出一些规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书。2、类型：综合性总结和专题性总结3、拟写要点：标题+正文+尾部（1）标题：公文式标题单位名称+时间+事由+文种非公文式标题（可为双行式标题）（2）正文：前言+主体+结尾（3）尾部：包括落款和成文日期4、注意事项：（1）正确的知道思想（2）坚持实事求是（3）总结出规律性的东西3（4）分清主次、突出重点（5）语言简明、准确七、述职报告1、概念：述职报告是各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理工作人员，向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告。2、特点：个人性、真实性、通俗性3、拟写要点：标题+称谓+正文+落款+成文日期（1）标题：述职人+时限+文种/述职人+文种/正副标题/直接用文体做标题（2）称谓：报告的对象或呈送的部门（如“各位领导”“董事会”）（3）正文：开头+主体（履行基本情况、取得的成绩和经验、问题与方向）+结尾4、注意事项：实事求是、突出特点、语言简洁八、讲话稿1、概念：讲话稿是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿2、特点：内容针对性强、语言平易通俗、交流具有互动性3、分类：按场合分、按讲话者的身份分、按讲话的目的分、按讲话的内容分4、拟写要点：开头+主体+结尾5、注意事项：以声音充当媒介、内容要有针对性、观点鲜明主题明确、语言要通俗、生动。九、市场调查报告1、概念：市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料进行整理，得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告2、特点：针对性、真实性、典型性、时效性3、分类：按范围和方式分有综合性和专题性，按目的作用内容分有情况、事件、经验和问题）4、拟写要点：标题+前言+正文+尾部（1）标题：单标题和正副题（2）前言：调查的目的，对象和范围，经过和方法（3）正文：情况部分、预测部分、建议部分（4）尾部：重申论点，加深认识5、注意事项：深入调查，充分占有材料并实事求是。十、招标书（告知性文书）1、概念：招标书又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书2、特点：明确性、竞争性、具体性、规范性3、类型：按性质和内容分，类型多样4、拟写要点：标题+正文+尾部（1）标题：招标项目名称+文种/招标单位名称+文种（2）正文：前言（单位基本情况与招标目的）+主体（文件编号及具体招标的名称、范围、4时限等等）+结尾（招标单位的名称、地址、电话等）（3）尾部：附件名称、落款、成文日期、附件原文5、注意事项：（1）做好市场研究，掌握市场信息，制定的预算、评估款项要科学合理（2）语言简洁、用词精确，文字、数据、图标均要要求准确无误十一、投标书1、概念：投标书也称“标函”，是指投标人为了中标而按照招标人的要求，具体的像招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本。2、特点：针对性、求实性、合约性3、拟写要点：标题+正文+尾部（1）标题：投标项目名称+文种/投标单位名称+文种（2）正文：送达单位（顶格书写）+引言（投标的依据、目的和指导思想）+主体（根据招标书的要求填写的内容）＋结尾（投标单位的名称、地址、电话等）（3）尾部：附件名称、落款、成文日期、附件原文4、注意事项：明确招标要求，实事求是，不可弄虚作假，语言简洁，语气谦和第二节收发文处理一、文书的审核（一）相关知识1、文书审核的含义。是对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。2、文书审核的要求：（1）审核中发现的问题必须逐一纠正。（2）一般性问题可以直接修改。（3）需做较大的改动，可附上具体修改意见，退回拟稿人或承办部门共同协商。（二）示例分析（三）工作程序1、明确审核范围。2、确定是否行文。3、审核文书内容4、检查文字表达。5、检查文件体式。6、检查文书在处理程序上是否妥善完备。（四）注意事项（五）相关链接复审即在文书正式印制之前，可以对文稿进行再次审核，以保证文件的质量。5二、文书的拟办（一）相关知识1、文书拟办的含义。是对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。2、文书拟办的要求：（1）熟悉有关政策和规定。（2）熟悉本单位各部门的职责范围及业务情况。（3）熟悉办文程序和有关规定。（4）拟办意见要符合政策规定和实际情况。（5）拟办意见力求准确、及时、简洁。（二）示例分析（三）工作程序1、明确拟办范围2、阅读文书内容3、提出拟办意见（四）注意事项1、拟办意见要明确具体。2、应写明要对文书进行阅示的领导或文书承办部门。3、写清承办的时限和要求。4、写明发送范围和阅读范围。三、文书的承办（一）相关知识1、文书承办的含义。是按照文件要求或领导批示，结合工作的实际情况，具体处理文件的工作。2、文书承办的要求（1）认真领会拟办、批办意见。（2）文书的承办要区分轻重缓急。（3）来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考。（4）对于已经承办和处理完毕的文书，应及时清理，并将有关情况及时说明。（5）要将办理完毕的文书与待办的文书分别保存。（二）示例分析（三）工作程序1、了解文书内容。2、研究批办意见。3、进行具体办理。6（四）注意事项（五）相关链接四、文书的催办（一）相关知识1、文书催办的含义是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。2、文书催办的要求（1）发现问题及时汇报（2）填写催办记录单。（二）示例分析催办分为对内催办和对外催办。（三）工作程序1、确定催办的范围2、确定催办的方法（1）电话催办（2）发函催办（3）登门催办3、进行催办（四）注意事项（五）相关链接催办的作用：加速文书的运转，防止文书的积压，促进承办的办理，提高工作效率。第三节文档管理一、档案的利用（一）相关知识1、档案利用的含义是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求。档案利用工作可以区分为提供档案利用和利用档案两个概念。2、档案利用的要求（1）依法开展利用工作。（2）主动、及时开展利用工作。（3）不断完善档案服务方式和手段。（4）掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。（二）示例分析7（三）工作程序1、熟悉库藏2、分析利用需求掌握决策人员、基层管理者、科研人员、工程技术人员的需求。3、选择档案利用方式（1）阅览室提供利用（2）档案外借（3）制发档案复制本。（4）制发档案证明。（5）提供咨询服务。（6）印发目录。（7）档案展览。4、获取档案5、提供档案。（四）注意事项二、档案参考材料的编写（一）相关知识1、档案参考材料的含义是档案部门或人员按照一定题目。根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品。2、档案参考资料的编写要求（1）做到真实、准确、实用，注意档案的保密性。（2）问题集中、内容准确、文字凝练、概括性强。（二）示例分析（三）工作程序1、确定编写档案参考资料的种类（1）大事记。主要由大事时间和大事记述两部分组成。（2）组织沿革。其编写体例有编年法、阶段法、系列法。（3）统计数字汇集。反映一个单位、系统或某方面基本情况的数字材料。（4）会议简介。（5）科技成果简介。（6）企业年鉴。（7）企业史志。2、收集档案材料3、进行编写。（四）注意事项档案参考资料改变了档案原来的形式，属于三次文献。（五）相关链接8档案参考资料的优点：利用者不必翻阅大批档案，就可以简明地得到所需的材料。三、电子档案的管理（一）相关知识1、电子档案的含义是在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。2、电子档案的特点（1）非人工识读性。（2）对电子技术和设备的依赖性。（3）信息的可变性。（4）信息与载体的分离性。（5）信息的可共享性。（6）多种信息载体的集成性。3、电子档案的种类（1）按照电子档案的存在形式划分①文本文件②数字文件③图形文件④声音文件⑤多媒体文件⑥命令文件（2）按照电子档案的功能划分①主文件②支持性文件③辅助性、工具性文件（3）按照电子档案产生的环境划分：①一般办公室工作产生的文件。②计算机辅助设计和制造中产生的文件。（4）按照电子档案的属性划分：①普通文件②只读文件③隐含文件④加密文件⑤压缩文件（5）按照电子档案生成方式划分：①由计算机直接产生的文件②对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件。4、电子档案管理的要求9（1）真实性（2）完整性（3）可读性（二）示例分析（三）工作程序1、电子档案的收集积累电子档案有文本文件、图形文件和图像文件。2、电子档案的归档（1）归档方式①物理归档。②逻辑归档。（2）归档时间。（3）归档要求：①完整齐全②真实有效③要整理。电子档案的整理是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。电子文件整理包括两个层次：一是对分类、排序的组织。二是组织建立数据库。（4）归档手续3、电子档案的保管（1）存放方式