DocuMan在保险中的应用

DocuMan影像管理系统赞华（北京）电子系统有限公司二零零三年九月十六日赞华文档电子化解决方案_______________________________________________________________________________________赞华（北京）电子系统有限公司OEM产品销售部Tel:[phone]Fax:[phone]DocuMan影像管理系统一、概述保险行业的保单等资料如何和业务处理系统的数据进行关联一直是保险公司所关心的，现在国内的许多保险业务系统都没有对这个问题进行处理。但是，对保单等资料进行扫描录入后进行关联是大势所趋。传统的纸张作为信息载体会有如下的问题：【检索困难】：大量的文件通过手工分类，成捆堆放，一旦查找，需要翻阅大量的文件；往往查找一张文件，需要几十分钟甚至更长时间。【难以保存】：文件每天都会产生，而且需要保存几年甚至更长时间，这些文件，一方面量大，另一方面长时间存放纸张会变质，导致污损甚至损毁。【分发困难】：文件需要多区域共享，或不同部门之间的共享，而现有的文件不能多人共享，只有复制后再次分发或共享，工作效率极低，而且也形成巨大的浪费。【文件丢失】：投保单、保单等资料在异地转移过程中有可能会在运输过程中丢失，这些资料丢失就有可能会造成保险公司在经济活名誉上的重大损失。DocuMan文档管理系统以“文档一体、综合管理”为原则，能将保险公司的所需的文档资料都集中起来，进行异地扫描，统一发布，统一监督管理，统一查询，充分保障保险公司对文档资料管理的安全、有序与规范，实现资源充分共享。DocuMan是一个通用的文档管理系统，它在保证灵活性和扩展性的基础上，完成文档的扫描录入、分类管理、索引、归档、查询、存储，并且设立了完备的权限体系，使信息得以共享，从而实现了文档信息管理自动化，为用户提供了全面的解决方案。DocuMan是赞华公司的成熟的影像软件产品，可以方便的和保险公司的其他业务系统协同工作，而且对于特定的业务系统，DocuMan所做的修改工作非常少，基本上马上就可以协同使用。目前，DocuMan有单机版和网络版。DocuMan文档管理系统还提供一些辅助工具，如：条码识别工具、OCR识别工具、图像处理工具，满足用户高层次需求。赞华文档电子化解决方案_______________________________________________________________________________________赞华（北京）电子系统有限公司OEM产品销售部Tel:[phone]Fax:[phone]二、DocuMan通用解决方案利用扫描仪完成纸质文档电子化，也可以利用导入功能导入已经电子化的文档。利用用户自定义的模板，对录入的文档进行归类，建立索引。影像文件利用大容量硬盘或磁盘阵列完成档案数据的在线存储，利用光盘库实现档案数据的近线存储。系统支持C/S方式查询并提供了灵活的组合搜索功能，用户可以自行设定查询条件，根据事先录入系统的索引信息查找到需要的文件。网络版的DocuMan可以实现多扫描工作站同时扫描，扫描结果集中存储的功能。2.1DocuMan功能特点功能强大，大大提高了文档电子化管理水平将文件管理和档案管理纳入到本系统中，实现了电子文档的采集、存储、分类、利用等一系列工作，真正体现了“一次采集，无限使用”的管理模式。电子文档的采集方式灵活多样采集方式支持单张扫描、批量扫描和外部导入三种。还可以直接将图像文件扫描到WORD或MAIL文件中。灵活的模板定义与组合查询可以实现一个文档同时对应多个模板，查询过程灵活方便，可以进行模糊查询。检索方便快捷，一旦需要某份文档，不管它是多久以前的，均可以迅速地检索，提高了工作效率，将业务人员从繁重的检索中解脱出来；完善的权限管理，确保数据安全性用户管理包括操作员管理、用户组管理、权限管理。通过加密处理，对文档进行有效的权限控制，确保信息的安全。支持多用户查询和浏览，实现了影像信息的共享系统基于C/S架构，提供单机与Intranet两种运行方式，使信息得以共享，提高信息利用水平。高级辅助工具赞华文档电子化解决方案_______________________________________________________________________________________赞华（北京）电子系统有限公司OEM产品销售部Tel:[phone]Fax:[phone]提供条码识别工具、OCR识别工具、上传工具、图像处理工具，满足用户高层次需求。在局域网或者专网的前提下，DocuMan支持异地扫描和数据自动集中存储，从而大大提高数据维护的效率。即，多台扫描仪同时进行扫描，扫描的结果保存到同一个服务器上。系统提供批量高速扫描并自动识别每份不同的文件，这可以大大提高扫描的效率。2.2系统结构图(网络版)三、系统工作流程扫描：将投保单、保单等通过扫描仪转化成计算机能识别的影像数据，这一过程实际上是一个数字化过程，在扫描过程中采用先进的图象处理技术，可以实现去除杂点、杂线，自动纠偏等功能，保证采集到质量优秀的图象。为了达到所要求的扫描结果，扫描设备建议使用富士通高速扫描仪。影像编辑：对影像进行修改编辑，如重新排序，添加批注，拆分合并，A3影像分割为A4等，直到用户得到满意的结果。索引录入：创建模板并针对每份文档建立索引，取得查找文件所需的关键字，保证影像赞华文档电子化解决方案_______________________________________________________________________________________赞华（北京）电子系统有限公司OEM产品销售部Tel:[phone]Fax:[phone]文档与索引信息的精确的对应关系，以备查询或为其它OA系统提供接口。查找：通过索引信息，使用DM系统提供的多种智能化的搜索方法查找到满足搜索条件的文档图像内容。打印：对于已经输入（扫描）的信息，可以通过高速打印机进行高质量快速打印。为了达到打印效果，建议使用富士通高速打印机（高速行打或高速扫描仪）。四、DocuMan2.0系统功能4.1运用影像处理技术扫描资料DocuMan2.0是处理复杂、大量文档理想的解决方案的软件系统。文档扫描使用扫描仪将文档文件扫描到计算机系统中进行存储。扫描仪可根据用户的要求进行相应的配置。系统提供富士通从低端到高端的各种不同型号，用户可根据工作量进行选型和配置。在进行高速扫描的同时，还可以通过硬件、软件对图像进行压缩。扫描完成后文档文件以图像信息的形式输入到计算机中。外部数据传入除文档、票据、凭证等纸质档案文件外，还有一些用户已存储在计算机中的资料文件和业务数据。这些文件和数据可以通过数据转入功能导入到本系统中，建立相应的索引文件，从而供内部查询和资源共享。文档影像格式存储将扫描后的文档图像进行分类归档存储，用户可自行设置文档存储格式。支持多种文件格式：•TIFF/MUL-TIFF•JPEG；赞华文档电子化解决方案_______________________________________________________________________________________赞华（北京）电子系统有限公司OEM产品销售部Tel:[phone]Fax:[phone]•BMP；•PDF；影像处理在扫描时针对多份文件(批量处理)或在扫瞄后针对页面进行影像处理，以获得最好的图像质量。•自动/手动纠偏•自动删除空白页，使用空白页分隔文档•清除杂点•清除杂线•去除黑边•断字修补•反白字修正•清除底网支持多种扫描仪驱动方式•TWAIN扫描仪和KOFAX卡；•支持黑白、灰度及全彩色扫描批次扫描并对批量文档自动分隔•••空白页分隔•固定页数分隔•条码分隔4.2丰富的影像显示和编辑功能图像显示可以放大、缩小图像，可以前后翻页。图像旋转：用于校正用户扫描时的原稿摆放不正。影像优化自动纠偏，手动纠偏赞华文档电子化解决方案_______________________________________________________________________________________赞华（北京）电子系统有限公司OEM产品销售部Tel:[phone]Fax:[phone]去除杂点、杂线去除黑边，反白平滑字符影像编辑追加/插入/重扫页/删除页追加页面：在图像文档的最后追加新扫描的页面或原有的图像文件。插入页面：在任一页前插入新扫描的页面或原有的图像文件。替换页面：用新扫描的页面或原有图像文件替换当前的页面。删除页面：删除当前显示的某个页面。复制/粘贴页添加注释影像分割与组合A3自动分割为A4，(2xA4-A3,A3-2xA4)任意大小比例分割文档组织拆分/组合文档文档重新排序4.3建立模板，录入文档索引DocuMan2.0可以满足你对文档及数据捕捉的需要。通过定义索引模板，达到档案图像分类存储和快速查询的目的。对已经采集到计算机中的档案图像信息建立索引，可随时记录及分类每份文件，以供日后检索之用。这种方法即操作员通过计算机键盘，逐一地为每一笔档案图像输入要素数据，作为索引值。这是一种最基本的录入索引的方法。4.4灵活的查询方式将文档存放在相关的文件夹内，易于组织和查看，DM2.0提供索引查询、文件/文件夹查询和高级组合查询三种查询方式，并支持智能模糊查询。赞华文档电子化解决方案_______________________________________________________________________________________赞华（北京）电子系统有限公司OEM产品销售部Tel:[phone]Fax:[phone]用户可以通过事先建立的索引数据，快速地找到所需要的文档影像。检索方便快捷，提高了工作效率。4.5系统管理基于C/S架构，支持多用户查询及浏览系统管理员可以在此设置操作员的信息，可以增、删、修改用户帐号和口令，并根据档案的重要程度进行档案密级设置，可以详细设定DM2.0中各个功能模块的可操作用户及用户组，可以分别设定不同的操作员对不同功能模块的不同的操作权限，防止操作用户越权操作。针对每个文件夹进行权限设置系统管理员可以分别设定不同用户对不同文件夹中的文档拥有的“浏览”、“读”、“修改”、“创建”“删除”“改名”等不同权限，深入细致到对每个文件夹的管理功能模块权限可文件夹权限的综合使用，全面满足了用户对DM2.0系统权限管理的多种复杂要求。4.6高级辅助插件条码识别工具扫描同时能够自动识别条码（支持39码，128码等），并且根据预先设定的模板中条码设置，自动将识别的条码读到相应的索引中。文档分割工具具有三种文档分割方式，可以自由地将一份文档按照任意的分割比例（如：一分为二或一分为三等）分割，并且可以选择最终生成一份或多份文档。水平分割竖直分割十字分割上传工具插件可以将扫描生成的影像文件和建立的索引信息通过上传工具，导出到用户自己的OA系统和数据库中，您也可以选择上传到其他网络服务器或FTP服务器中。赞华文档电子化解决方案_______________________________________________________________________________________赞华（北京）电子系统有限公司OEM产品销售部Tel:[phone]Fax:[phone]OCR识别工具自动识别英文和中文打印体信息到索引中去。日志查询管理工具系统自动记录不同用户的实时操作，供系统管理员查询管理，方便用户了解DM2.0的使用情况。4.7其他功能OA管理功能自动将