外来包裹及邮件管理程序

编写部门QA页号1of5版本修订历史记录版本号修订内容修订人修订时间1.0第一次下发2011-8-192.0修订5.1、5.2部分内容2011-9-26起草:日期:审核:日期:批准:日期:编写部门QA页号2of51.目的：为确保所有快递、包裹的准确性、安全性。2.范围：适用于SUGA公司快递收发相关人员。3.定义：无4.职责：4.1保安负责所有快递、包裹收货处理并做好记录；4.2前台负责所有快递、包裹发送管理并做好记录；5.程序：5.1收快递及包裹：5.1.1保安负责所有信件、包裹收货处理，在进行签收时必须先看清楚收件人的姓名﹑公司名称﹑详细地址及所寄物品，根据物品名称来判断物品是否与填写内容相符，在开件前用手掂量﹑用耳细听有无异常，发现异常立即汇报保安队长或者行政部经理并等待处理方法。以下是可疑信件、包裹的一些特征（但并不意味着是可疑邮件或包裹就是危险的）。1）从国外寄来的信件、航空邮件和特快专递；2）限制标志，例如机密、亲启等；3）多付邮资（通常为邮票，而非邮资已付戳记条纹）；多余的邮票，或后添加的邮票；4）书写错误，书写潦草，不规范；5）有职称但没有收信人具体信息；6）没有回信地址；7）包裹有油污或变色或者有难闻的气味；8）漏出线头；9）厚重，很硬的包裹；10）硬质信封；11）不对称或不平坦的信封；编写部门QA页号3of512）外露电线或锡箔纸；13）视觉扰乱；14）物品外部有不明的动力装置；15）过多的保护材料，例如胶带、线绳等；16）有滴答声；17）邮戳上的城市或州、省与回信地址不相符。编写部门QA页号4of55.1.2以上信息确认无误，无异常后再签收，然后登记相关信息如寄件公司﹑收件人﹑发件地址、包裹/快件内所属物品﹑检查人员﹑收件日期等内容在《包裹、快递物品登记表》中。5.1.3保安人员通知具体收件人领取快递或包裹时，要求收件人在《包裹、快递物品登记表》上做好签收记录，以便于追溯。5.2.发快递及包裹：5.2.1具体发件人必须写清楚收件人的姓名﹑公司名称﹑详细地址﹑联系方式及具体物品；再写清楚寄件人的姓名﹑公司名称﹑详细地址﹑联系方式等内容，确认无误后在前台处做好登记；5.2.2前台确认登记记录与实际物品等信息无误后，在当天下午4：00前通知快递公司过来收件﹐并做好快递及包裹发送记录。5.2.3每批次的发出的快递，前台负责跟踪直到快递人员取走物件并通知具体发件人；5.2.4具体发件人须电邮（或电话）通知收件方，告知快递已经发出的信息提醒对方注意查收；5.2.5如果在规定的时间快递对象没有到达收件人手中，立即根据单号查寻快递延误的原因直到解决完毕，并将延误信息告知收件方。编写部门QA页号5of56.记录：6.1快递接受记录6.2快递发送记录7.参考文件：7.1C-TPAT标准文件7.2C-TPAT客户要求