福建师范大学档案管理工作考核办法

1福建师范大学档案管理工作考核办法（讨论稿）第一章总则第一条为了推动我校档案管理规范化建设，切实将档案工作纳入法制化轨道，促进档案工作又好又快的发展，更好地为学校教学、科研、管理工作及社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《福建省档案条例》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合我校实际，特制定本办法，请认真贯彻执行。第二条本办法考核类别包括档案年度检查、档案工作先进单位、档案工作先进个人。按照自查自评、综合考评、结果公示的程序进行。各类先进的评选在档案年度检查基础上，提请学校确认表彰，实行届期制，每两年评选一次。第三条档案年检结果纳入部门工作、部门领导及专兼职档案员的年度考核内容，对做得好的部门和个人将以评选先进的方式给予表彰和奖励，对没有完成工作任务或造成档案损失的部门和责任人视情节轻重，根据有关法规给予批评教育，直至处罚。第二章档案年度检查第四条档案年度检查对象包括机关各部处、馆、室、中心、各学院。第五条档案年度检查时间和组织（一）时间：每年5月份。（二）组织1.年度检查工作在校档案工作领导小组领导下进行，由档案馆组织考核小组负责具体实施。2.步骤：各归档部门每年按时归档前，应先对照《福建师范大学归档管理工作年度检查评分标准》进行自评打分，并同档案一起移交档案馆；5月，由校档案工作领导小组进行检查复核和评分（以百分制计并按项目分解），检查结果分“优秀”（90—100分）、“良好”（80—89分）、“合格”（60—79分）、“不合格（59分以下）”四个等次，排列名次在校内进行公布并存档。23.方法：检查采取听、看、查、议、评的方法。由于各单位归档数量不同，因此，检查归档质量采取抽查的办法，每个单位抽查30件，同一单位应抽查不同类别的档案。第六条如发现应归档案材料漏归、不归，由档案馆书面通知归档单位及时补归。无法补归造成档案损失的，取消两年一次的先进评奖资格，情节严重的，提请学校有关部门依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》及《福建省档案条例》处罚。第七条对于检查不合格归档单位，由档案馆针对存在的具体问题提出限期整改意见，对整改仍不合格者，相关责任人本年度年终考核不得评优秀，并提请学校按相关办法处理。连续两年（含）以上评比不合格，对各单位分管档案工作领导、专兼职档案员进行通报批评，并建议归档单位调换兼职档案员。第三章档案工作先进单位评选第八条档案工作先进单位评选条件1.单位领导重视档案工作，能将档案工作纳入单位工作内容之一，有分管领导，档案工作有布置、有考核。2.单位指定有专门兼职档案员，专兼职档案员责任明确。3.单位文书材料能按要求按时归档，归档材料齐全、完整、准确、规范。4.案卷质量装订整齐、内容编排符合归档要求，文字书写规范。5.单位平时文件管理规范，能坚持收发文登记、传阅、清退、归档等制度。6.单位领导和兼职档案员保密意识强，无泄密和丢失重要文件现象。7.连续两年在档案年度检查评比分数均在良好以上，至少一次优秀。8.归档件数不少于30件。第九条等次设置及评选名额年均综合考评量化分数在90分以上且综合排名在前6位的为档案工作先进单位；量化分数在60分（含60分）以上为达标单位，达标单位中倒数8名为警告单位；量化分数低于60分的为不达标单位。第十条先进单位评选程序(一)自查自评。学校下达评选通知后，各单位应在规定时间内，做好两年来档案立卷归档工作总结，开展自查自评，填写自评分数，上报档案馆，并整理好相应支撑材料以备复核考评。（二）综合考评。由档案馆牵头，会同校档案工作领导小组成员，听取考评单位两年来档案立卷归档工作情况汇报，查阅支撑材料，实地查看，现场走访，确定年均综合3考评量化分数。并在此基础上提出档案工作先进单位、达标单位、警告单位和不达标单位建议名单。（三）校档案工作领导小组审议。档案馆将通过资格审查的名单提交校档案工作领导小组会议研究，并以无记名方式进行投票推荐。（四）结果公示。通过公示栏、校园网等对先进建议名单进行为期七天的公示，接受全校师生监督。公示无异议，确定最终表彰对象，对存在较大争议或条件不符的，采取按照综合考评分数的高低依次递补的方式确定最终名单。（五）学校审定。校长办公会议听取档案馆评选情况汇报，审定最终表彰对象。第十一条对获得档案工作先进单位荣誉称号的，学校授予“福建师范大学档案工作先进单位”荣誉证书，奖励一定金额的人民币。第十二条警告单位和不达标单位，学校将提出限期整改意见，对整改仍不合格者，相关责任人年终考核不得评优秀，并提请学校按相关办法处理。连续两年（含）以上评比不达标，学校将取消相关人员的本年度评优评先资格，对各单位分管档案工作领导、兼职档案员通报批评，并要求归档单位调换兼职档案员。第四章档案工作先进个人评选第十三条档案工作先进个人的评选对象是机关各部处、馆、室、中心、各学院在档案立卷归档管理工作中表现出色，做出突出贡献的档案工作负责人及专兼职档案人员。评选数量为8-10人。第十四条档案工作先进个人评选条件：1.思想政治素质好，热爱档案工作，责任心强，对档案工作认真负责。2.平时能坚持文件材料的收发、登记、传阅和清退等制度，单位文件管理规范。3.对单位的文件保管严格，归档文件材料收集齐全、整理规范、分类明确、装订整齐、文字书写清楚，符合归档要求，并能按时上交归档材料和文件。4.单位年度评比检查排名均在良好以上，且有一年获优秀。5.保密意识强，无泄密和丢失重要文件现象。第十五条档案工作先进个人评选程序（一）自愿申报。档案馆下达评先通知后，由各单位根据评选条件，采取自下而上、民主评议的方式进行推荐，填写《福建师范大学档案工作先进个人推荐表》，报档案馆审核。4（二）初审复核。档案馆根据档案工作先进个人的评选条件对推荐名单进行资格审查。（三）校档案工作领导小组审议。档案馆将通过资格审查的名单提交校档案工作领导小组会议研究，并以无记名方式进行投票推荐。（四）结果公示。通过公示栏、校园网等对先进建议名单进行为期七天的公示，接受全校师生监督。公示无异议的确定为表彰对象；对存在较大争议或条件不符的，采取递补的方式确定最终名单。（五）学校审定。校长办公会议听取档案馆评选情况汇报，审定最终表彰对象。第十六条对获得“福建师范大学档案工作先进个人”荣誉称号的，学校授予“福建师范大学档案工作先进个人”荣誉证书，奖励一定金额的人民币。第五章附则第十七条校档案工作先进单位、先进个人的奖金从学校档案管理专项经费支出。第十八条本办法由档案馆负责解释，自颁布之日起执行。附件1.福建师范大学档案工作年度检查评分标准附件2.福建师范大学档案工作先进单位推荐表附件3.福建师范大学档案工作先进个人推荐表5附件一福建师范大学档案工作年度检查评分标准归档单位分管领导（签名）评比得分归档人员归档件数自评得分项目序号检查内容满分自评得分评比得分一领导重视程度15分1、有分管领导，并经常组织学习档案法规和档案知识，关心、支持、督促、检查档案工作。（没有相关学习记录的扣1分。）22、将档案工作纳入部门年度工作计划和总结。23、将档案工作纳入相关人员工作职责。24、将档案工作纳入部门管理制度，有完善的部门档案工作管理办法，并认真执行。25、部门档案工作实现计算机辅助管理和运行文档一体化管理系统。（可在系统查阅档案目录及原文）26、兼职档案员相对稳定，经过省市档案局或学校档案馆的业务培训，并取得合格证书。27、兼职档案员积极参加档案工作会议及相关活动。（缺席一次扣0.5分）28、兼职档案员或分管领导工作变动，办好档案工作交接手续，并及时书面通知档案馆。1（1－8项以部门和档案馆提供的相关记录、文件和资料为依据）二归档文件整理15分1、有收发文登记记录。12、平时做好文件材料的收集、整理，按类存放，妥善保管。23、正确对归档文件材料进行组件、分类。44、正确确定归档文件材料保管期限。25、正确对归档文件材料进行排列、编号。26、正确加盖归档章，并填写相关内容。27、正确装盒，并填写盒面相关内容、正确填写盒内备考表2（3－6项错1件扣0、5分，7项错1盒扣1分）1、归档文件材料齐全、完整，无漏归现象。(漏归，每份扣5分，若评奖后发现漏归即取消获奖资格)102、纸质、电子文件都按要求移交，并通过档案管理系统录入目录信息，挂接原文，做到准确无误。（未按要求移交，每份扣2分）63、签章完备。（无签章，每件扣0.5分，部分特殊文种除外）34、归档文件材料载体质地优良，公文用纸规范（A4规格），破损纸张托裱整齐。图纸等超大纸张按规定折叠。（不规范，每份扣0.5分）26三归档文件质量40分5、部门形成的文件必须用原件归档。（用复印件归档，每份扣1分）46、归档文件材料字迹工整，用字规范，无模糊不清的现象（不规范文件，每份扣0.5分）47、拟稿、改稿和签发文件不使用圆珠笔、铅笔、红笔或纯蓝水笔（发现一份扣1分）48、归档文件材料去掉易锈蚀的金属物，并正确装订(用塑料/不锈钢订书针/书夹/三孔一线/粘接。不规范文件，每份扣0、5分)39、归档文件页码正确，书写工整。（错码，每份扣0、5分）210、归档文件材料目录准确。（不规范，每一项扣0、5分）2四档案移交25分1、按时向档案馆移交档案。（延期1个月以内扣5分，延期2个月以内扣10分，延期2个月以上取消评奖资格；漏归一份扣5分。）（1）党、政、出版物档案及其他门类档案综合部分档案于次年3月底以前移交。（2）毕业生档案于毕业以前移交。（3）科研、基建、设备档案于完成或验收后2个月内移交。（4）财会档案自形成年度起在本部门保管两年后于次年3月份以前移交。（5）实物档案形成后及时归档移交。（6）名人档案形成后及时归档移交。（7）干部人事档案形成后及时归档移交。（8）电子档案随办随归，最迟不得超过4周。202、移交档案时移交归档文件目录打印件及电子档案归档文件目录。23、正确填写交接清单，交接手续完备。14、认真完成自评打分。15、及时、准确向档案馆填报档案工作统计情况；按时完成其他档案调查统计工作（档案行政管理部门需要的相关数据）1五安全保密5分1、有较强的安全保密意识，严格遵守相关安全保密制度。32、是否严格履行档案借阅手续、配备档案安全保管所需之场所2六附加分10分1、归档量大者，酌情加分（不含补交往年的档案数量），每年超过10卷(或300件），每卷（件）加0.1分82、对学校档案工作提出合理化建议和意见（每条加1分）27附件2福建师范大学档案工作先进单位推荐表填报时间：年月日申报单位负责人主要事迹（2000字以内）曾获得荣誉称号所在单位意见（盖章）年月日档案馆审核意见（盖章）年月日校档案工作领导小组意见（盖章）年月日备注注：本表一式两份，一份报档案馆，一份存所在单位。8附件3福建师范大学档案工作先进个人推荐表填报时间：年月日姓名性别民族（一寸免冠近照）政治面貌文化程度出生年月工作单位及职务在本岗位工作年限主要事迹（2000字以内）9主要事迹所在单位意见：（盖章）年月日档案馆审核意见：（盖章）年月日校档案工作领导小组意见：（盖章）年月日注：本表一式三份，一份报校档案馆，一份留存本单位，一份存个人档案。