秘书复习要点第一章

第一章:检查会议常用的视听设备1.9(一)会议常用的视听设备会议常用的视听设备有多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。(二)检查会议常用视听设备的工作程序1．确定工作人员的职责2．预演和检查会场视听设备即在需要使用视听设备的会议之前，对灯光调整和幻灯片放映等进行预演，以确保相关人员都清楚地知道操作的过程。通过预演，可能会发现有些幻灯片需要重新制作或修理，或者讲台、灯光、投影机等需要重新布置等问题。(三)注意事项(1)会议承办者应在会前向设备供应商明确询问具体的解决程序。(2)在会议召开前由专门人员负责检查所有设备。(3)会议检查人员应该有一个可以请求紧急帮助的电话号码，以便与相关部门进行联络。(4)应该在会场准备一些备用的设备(如灯泡)。(5)发现设备出现故障要及时请有关的公司和专业服务机构派人修理。(6)有些设备在出现故障时修理起来比较费时，这时最好更换新设备，等到会议结束后再对其进行修理。安排会议礼仪服务1.8(一)会议礼仪的种类会议礼仪包括：通用礼仪、主持人礼仪、会议发言者礼仪、会议参加者礼仪。其中会议的通用礼仪又包括：会议文书礼仪、迎送礼仪、参会礼仪、服务礼仪。(二)安排会议礼仪服务的工作程序1．选择会议礼仪服务人员2．分解工作程序3．培训会议礼仪服务人员培训的内容包括：(1)对会议工作的宗旨和合作精神的培训；(2)对会议礼仪知识和工作技能的培训；(3)对会议的设备和用品的使用常识培训。4．准备服装用具5．礼仪执行准备会议资料、会议用品1.7(一)会议资料的类型和准备1．会议资料的类型(1)来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。(2)会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。(3)沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。2．会议资料的准备(1)来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。(2)会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。(3)沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。(二)会议用品的类型和准备1．会议用品的类型(1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。1)会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备，以及必要的安全设施等。2)常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需的用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会议经常需要的特殊用品和设备有张贴画、花卉、充气模型、巨型屏幕、展台展板、签字用具等。2．会议用品的准备(1)检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。(2)检查好灯光、扩音设备。(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，要准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。(4)如有陌生人或外来人参加会议，要摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。(5)在每人座位前摆放纸笔。(6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。(7)如果有选举、表决的议程，需要准备好投票箱、计数设备；如果有表彰的议程，还需准备好奖励用品。(8)会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。(9)如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。邀请会议嘉宾1.6(一)会议嘉宾的类型和要求1．会议嘉宾的类型会议嘉宾的类型包括：(1)组织方的上级领导和政府官员；(2)企业的重要客户和各种利益相关方；(3)社会名流和影视明星；(4)对实现会议目标有潜在贡献的人。2．嘉宾邀请的要求会议嘉宾邀请的要求有：(1)要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场；(2)要发出正式邀请函；(3)要做到有礼貌；(4)要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系；(5)对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能遵守“宁可邀请，而不排斥”的原则；(6)嘉宾人数不宜过多。(二)邀请会议嘉宾的工作程序(1)在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。(2)拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作得精美。(3)要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。(4)在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。安排会议食宿1.51．会议餐饮的常识(1)餐饮安排的原则是让出席者吃好而又不浪费。(2)就餐大体上是一个标准，确定好伙食标准和进餐方式，但必须照顾少数民族代表和年老体弱者，还要照顾南北不同出席者的口味。(3)秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。(4)座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。2．安排会议餐饮(1)根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。(2)就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。(3)事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。(4)事先设计和确定就餐的凭证。(5)要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口，品种多。(6)事先要准备好干净的饮食用具。(7)给因开会或搞服务工作误了用餐的人员预留饭菜。(8)做好饮水、饮料供应的工作。3．会议餐饮的类型和标准(1)早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。(2)会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。(4)正式晚餐。晚餐食物选择既要考虑营养和健康，又要考虑出席者的口味特点。(5)招待会。招待会应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。(二)会议住宿的常识和工作程序1．会议住宿的常识(1)要提前编制住房方案；(2)长者、尊者、领导要适当照顾；(3)具体安排住宿时，要根据与会人员的职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排；(4)有时还要按地区集中分配，便于讨论；(5)不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合与会人员具体情况列出住宿表；(6)报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。2．安排会议住宿要点：(1)安排方式的选择；(2)预定会议住宿的程序；(3)确定会议住宿的程序。3．会议房间的分配(1)如果由主办方支付费用，则需按与会者的职务标准安排住房。一般情况下，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会者的住宿标准应相近。(2)年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。(3)注意尽量不要把汉族与会者和有禁忌的少数民族与会者安排在同一个房间。(4)可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。(5)预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。拟订会议议程、日程1.1(一)会议议程和会议日程的含义及作用1．会议议程的内容会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论：大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。2．会议日程的内容会议日程就是根据议程作出逐日的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。3．会议议程和日程的作用通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题、会议顺序计划，获得有效信息。(二)会议议程的制定程序会议议程的制定程序是：明确目标和参加者一安排各议程事项的时间一确定每一项议程一决定会议讨论形式一决定会议决策的方式。(三)会议日程的编制方法(1)制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。(2)制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、餐饮安排。(3)宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后再安排讨论的问题。(4)尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。(5)保密性较强的议题一般放在后面。(四)注意事项1．会议议程和会议日程的区别会议议程和会议日程的功能不同，议程的编制应在前，且一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。2．会议临时动议如果有特殊原因需要研究临时动议，要和与会代表、相关人士解释清楚，尽量节省时间，控制好节奏，提高效率。提供会议地点的备选方案1.2(一)会议地点选择的要求会议地点的选择，要综合考虑多种因素，主要应考虑下列因素：(1)交通便利；(2)会场的大小应与会议规模相符；(3)场地要有良好的设备配置；(4)场地应不受外界干扰；(5)选择会议地点应考虑有无停车场所；(6)场地租借的成本必须合理。(二)会议场地选择的工作程序会议场地选择的工作程序是：确定会议目的与形态→了解会议的实质需求和与会者的期望→确定会议场地→对会议地点进行确认→签订书面合同。(三)注意事项1．广泛收集会议地点的信息2．实地考察会议地点的注意事项实地考察会议地点的注意事项有：(1)会见能作决策的人，有利于解决以后可能出现的问题；(2)只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观；(3)不要出于个人原因再次参观酒店；(4)不要带家属同行参观；(5)要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况；(6)要考虑是否以另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。布置会场和安排座次1.3(一)会场整体布局安排1．会场整体布局的要求会议整体布局的要求是：(1)庄重、美观、舒适；(2)会场的整体格局要根据会议的性质和形式，营造出和谐的氛围；(3)中大型会议要保证一个绝对的中心；(4)小型会场要注意集中和方便。2．会场整体布局安排会场整体布局的方法：(1)确定会场形式；(2)合理摆放桌椅；(3)布置附属性设备。(二)主席台的座次和场内座次安排1．主席台座次和场内座次的要求主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免主持人同与会人员背向的现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。2．主席台的座次和场内座次安排(1)安排主席台的座次会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：1)依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。2)为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。3)主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。4)在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。(2)安排场内其他人员的座次1)小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。2)中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种：①横排法。是以参会人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。②竖排法。是以各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。③左右排列法。是以参会人员的姓氏笔画或单位名称笔画为序、以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。发布会议信息1.4(一)会议信息的内容和分类1．会议信息的内容会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议记录和纪要的内容；会议宣