秘书学概论期末复习---仅供参考

秘书学概论期末复习资料仅供参考2012年11月1第一章诸论1.古代秘书指宫中秘藏之书P12.行政职位：政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般秘书属事务类公务员3.社会职业：第三产业P24.秘书的层次：省厅，高级秘书，处科，中级秘书，科下，处级秘书5.秘书的职业特征:P5①服务的直接性秘书的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果与领导直接有关。②服务的稳定性③知识化④年轻化⑤女性化（为什么女性做初级秘书更合适？）大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维，乐于做程序性、重复性工作，适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。初级秘书的工作正是这种性质。6.秘书的工作内容P7美国把秘书工作用“文书、事务、一般管理”三个词来概括7.秘书工作的“四个转变”P8①由单纯地办文办事转变为即办文办事又出谋划策②由单纯地传递信息转变为综合处理信息③由被动服务转变为主动服务④由任凭经验办事转变为科学化管理8.秘书要做到“三个服务”P10①为本机关领导和上级机关服务②为本机关其他平级的职能部门服务③为下级机关和人民群众服务9.秘书工作的作用P10①助手作用②参谋作用③协调作用④信息枢纽作用⑤公共关系作用6.秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴学科。P1310.7.秘书学的研究对象P14一方面是秘书工作，如内容、规律、要求、机构、职能、程序、方法等；另一方面是秘书人员，如他们的知识、技能、素质、职业道德等第二章秘书工作的起源和发展11.最早秘书官，史官和太史寮12.尧，进善笙，舜，诽谤木，敢谏之鼓P29第三章秘书工作机构的职能与工作要求13.秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构P5014.秘书机构的组成形式P51①广义：指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首秘书学概论期末复习资料仅供参考2012年11月2长名称加秘书机构名称两部分组成（国务院办公厅，上海市人民政府办公厅）②狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作注：①以所属机关和专业性质同时命名的办公室不属于秘书工作机构，而是直属部门，如国务院台湾事务办公室、上海市人民政府工业交通办公室等。②社会团体的秘书工作机构，直接命名为“秘书处”，如中国高教秘书学会秘书处15.中央的秘书机构称办公厅P52，分理制，以所属机关和专业性质同时命名的办公室，不是秘书机构，而是直属部门：国务院台湾事务办公室，上海市人民政府工业交通办公室16.17.秘书班子的群体优化P59异质结合原则，分工合作，密切合作第四章秘书的素养18.秘书的职业道德（四字五条）P71四字：忠诚、保密五条：①忠于职守，工作认真负责②严守机密③恪守信用④文明礼貌，举止得体⑤廉洁奉公，不以权谋私19.秘书的兴趣P7220.秘书的气质P7521.秘书最好能具有的性格侧面P76①开朗②敏捷③稳健④坚毅⑤幽默⑥自制22.心理调适：①博览群书，开阔胸襟②培养广泛兴趣，丰富业余生活③善于反省，自我调适④倾诉宣泄调节情绪23.性别的职业特征P79多数女性适合从事简单的、重复性的、活动范围小的、体力较轻的、程式性强的职业；多数男性适合从事复杂的、变化的、活动范围较大的、体力较重的、富于创造性的工作。而秘书这个工作更适合女性。24.秘书的女性特征P8025.女性秘书的自我保护P81①女性秘书应有正确的认识和心态，应以正常的心态去对待自己的职业。②女性秘书要加强自我保护意识，保护自己的感情和身体都不受到伤害。第五章秘书的社会活动和社会地位秘书学概论期末复习资料仅供参考2012年11月326.秘书的角色意识P92①共性和个性意识②角色组合（双重身份：上级领导的秘书，代表着上级领导）③配角意识和主角意识（基本的配角意识和有条件的主角意识）27.影响人际关系的因素①距离的远近②交往的频率③态度相似性④需要的互补性⑤情景因素⑥中介因素28.人际关系的障碍P94①心理障碍②语言障碍③地位障碍④物理障碍29.秘书处理人际关系的准则P96①尊重②礼貌和礼仪③乐于助人④赞美他人⑤宽容与体谅⑥公允30.秘书与上司关系的特征P99①工作上的主从性②知识、能力、体力、思维的补充性③人际关系的首属性④人格上的平等性31.秘书应该怎样处理好与上司的关系？秘书与上司关系的特征：工作上的主从性；知识、能力、体力、思维的补充性；人际关系的首属性；人格上的平等性。应遵循适当的原则和方法：第一，主动配合、适应。善于理解工作意图，主动配合上司做好各项工作。秘书还应该努力适应上司的工作方法和工作习惯。第二，服从，但不盲从。服从，是秘书职业特征的要求。不能盲从。上司如有明显的差错，秘书出于对组织的责任心不能听之任之；违纪乱纪应采取适当的方式提醒、规劝，甚而辞职、举报。第三，委婉提醒，适时规劝。明显错误的决定时，一般不应立即正面提出意见，尤其是有其他人在场时。秘书应采取委婉、含蓄的提示、提醒的方式，让上司发现错误，或是等待一定的时间再作请示，让上司冷静下来，重新作出决定。第四，维护上司之间的团结。秘书主要为主管上司服务，还应该力所能及地执行其他上司的指令，而不可只顾自己的直接上司，得罪其他的上司，不越级请示。秘书应维护直接上司的威信和利益，也应维护上司间的团结。上司之间的矛盾冲突，秘书以不介入为原则，以保持中立为原则。协调、化解。32.秘书处理与一般同事的原则和要求P103①真诚地关心别人②同等友好③维护团结第六章日常工作（上）33.接打电话（问清身份、事由）P110①正确、有效、礼貌②接听电话的程序和要求③打出电话的程序和要求34.邮件收进的程序和要求P113①分类②拆封③登记④分送⑤阅办35.邮件发出①内容校核②信封信皮查对③邮件寄发36.传真的缺优点P114①容易被盗取②文字图像保存时间不长，不能存档备用③不适合传送礼仪性文书④准确无误的传示批示件，签名，手稿，图像37.接待的方式P116秘书学概论期末复习资料仅供参考2012年11月4①迎送式②引见式③参与式④陪同式⑤完全式38.接待工作的原则与要求P117①文明礼貌②负责③与人方便④讲求时效⑤按制度办事⑥遵守纪律39.内宾接待的一般程序与内容P118①接受任务②了解来宾③制定计划④预定食宿⑤迎接来宾⑥商议日程⑦安排会议⑧陪同参观⑨送别客人⑩接待小结40.订约事宜P121①事先征求上司的意见②再次确定，及时提醒③善用台历和备忘录29.差旅事宜P122①做好准备工作②旅途服务③随时联络41.31.怎么解释“来访者所有要求都要满足”？42.怎么解释“领导者让你干啥就干啥”？第七章日常工作（下）43.督查是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面P12444.公章的保管P131公章由单位主管指定专人（一般为秘书）保管并使用。应放置在机要室或办公室的装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上，应由保管人随身携带，也不可委托他人代管。45.公章的使用P131盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。46.公章的分类P131①落款章，文书作者落款处，年月之间，加盖之页，应有正文记载②更正章，对错字，脱字等③证件章，对以他人名义出现的文书盖章作证④骑缝章，带有存根介绍信，加盖正文和存更连接处骑缝线上⑤骑边章，案件调差，旁证，座谈，同文多页延边取齐，从首到末，证明同时形成⑥密封章，公文文件封口处加盖⑦封存章，封条上加盖，节假日或特殊情况第八章信息研究的含义和作用47.调查研究的含义P149①调查，是指采用种种科学的方法和手段以取得客观世界材料的过程。②研究，是指调查得来的材料进行分析、比较、归纳、演绎等一系列过程。③调查是前提，是基础；研究是后续，是深化。④调查是为了掌握事实，是手段；研究是为了从事实中发现问题并找出解决问题的办法，是目的。第九章秘书写作秘书学概论期末复习资料仅供参考2012年11月548.秘书写作的特点①代单位李言，非个人意愿②集体成果，非个人创作③内容真实，实用，客观，符合政策④语言要求流畅，平实，简洁，规范⑤讲究文体格式49.秘书写作的过程——选材P166①典型事例②概括事例③统计数据④理论依据50.秘书写作的表现手法的特点P173①多用说明，少用议论②多用记叙，少用描写③基本不用抒情第十章文档管理51.拟办与批办P185①拟办，是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考(一般是秘书做的)；②批办，是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。52.公文立卷的基本办法P188⑴根据文件的特征组卷①按问题特征立卷②按时间特征立卷③按名称特征立卷④按作者特征立卷⑤按地区特征立卷⑥按通讯者特征立卷⑵“六个特征”在组卷的时应灵活运用⑶适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限，分为永久保存的、长期保存的（保管期限为16-50年）、短期保存的（15年以下）三种形式。第十一章会议组织53.会议的涵义P211会议，就是三个人以上、聚合在一起，就某个或某些议题进行讨论或解决。54.会议的要素P212①与会者②主持人③议题（1领导根据需要指定，2秘书调差研究，综合信息后提出，再经领导审定）④名称⑤时间⑥地点55.议题的产生P214①领导根据需要指定的②秘书调查研究、综合信息后提出，再经领导审定的。56.会场准备（详细展开）P218①会场布置②主席台席位③会场设施④其他准备57.会议通知的发送P222会议通知上应写明会议召开的时间、需用时间或会期，地点（会址），会议名称和主要议题，参加对象，须作什么准备，或加注报到日期、地点、接站办法等，最后应有召集单位署名、联系地址和电话、通知发处日期，加盖公章。会议通知可采用邮寄、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或请柬，再加电话征询、确定的双重方式。附回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者的考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。58.工作会议（如果让你筹备会议，你会考虑什么？）P232局长会、院务会、董事会、经理会等等，常常定期召开（半月或一月一次），又称“办公会”、秘书学概论期末复习资料仅供参考2012年11月6“例会”。①会议特点：会议时间地点人员相对稳定；议题相对集中具体②会务要点：1据1特，秘书对工作会议可以从容的有计划的安排，经审批，简单，2据2特1精力多放在准备会议的议题上，必要性，可行性，与部门相协调，3讨论议题解决问题需要足够的资料，法规等指示性材料，工作意见等基础性材料，专家意见，杂志动态等参考性材料第十二章信访工作59.双向规范的原则P247①对信访受理者的要求②对信访人的要求第十三章沟通与协调60.协调：可以是矛盾双方或多方各自作出努力的协调，也可以是第三方或中间者接入的协调61.沟通的主要类型P263①单向沟通，即一方向另一个特定的对象作单线的定向沟通，只要求对方接受、了解，而不要求对方回复的沟通。②双向沟通，即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。③多向沟通，即一方同时向两个以上的对象所作的呈辐射型的沟通。既包括多渠道的单向沟通，也包括多渠道的双向沟通。62.沟通的主要方法P264①直接沟通②间接沟通③明示沟通④暗示沟通63.协调的作用（理解）P267①缓解矛盾②消除误会③积极平衡④融洽关系64.协调的特点（理解）P268①广泛性②目的性③层次性④灵活性⑤相对性65.协调的主要方式P285①个别协调②信息协调③会议协调④计划协调⑤文件协调66.步步为营法P286秘书协调、解决繁难复杂的问题，应采取“稳扎稳打，步步为营”的策略。