第1章Excel在财会管理中的应用基础

第1章Excel在财会管理中的应用基础本章学习目标本章主要讲解Excel2000的基础知识，通过本章的学习，应掌握如下内容：各种数据的输入工作表的格式设置公式的输入与编辑函数的使用第1章Excel在财会管理中的应用基础1.1数据编辑1．2公式和语法1．3函数的应用1.1数据编辑1.1.1数据输入1.1.2工作表的格式设置1.1.1数据输入输入文本输入数字输入日期和时间输入公式同时在多个单元格中输入相同数据同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据提高输入速度1．输入文本文本包含汉字、英文字母、具有文本性质的数字、空格以及其他键盘能键入的符号。默认情况下，文本沿单元格左侧对齐。每个单元格最多可包含32000个字符。1.输入文本如果需要将一个数字作为文本来处理，只要在输入数据时先输入一个单撇号（’），Excel就会把该数字作为文本处理，将它沿单元格左侧对齐。如果要在单元格中输入硬回车，可按ALT+ENTER键。如果要迅速以上方单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+D键；如果要以左侧单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+R键。2．输入数字在默认情况下，输入数字时，Excel会将该数据沿单元格右侧对齐。在输入分数时，为避免将输入的分数视作日期，需要在分数前键入0（零），再键入一空格。在输入负数时，在负数前键入减号(-)，或将其置于括号()中。Excel2000只保留15位的数字精度。3．输入日期和时间Excel将日期和时间视为数字处理。如果要在同一单元格中同时键入时期和时间，需要在其间用空格分隔。如果要输入十二小时制的时间，需在时间后键入一个空格，然后键入AM或PM。时间和日期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用时期或时间，需要用带引号的文本形式输入日期或时间值。如果要输入系统当前日期，可按CTRL+；(分号)。如果要输入系统当前时间，可按CTRL+SHIFT+：(冒号)。4．输入公式Excel2000最大的功能在于计算，只要输入正确的计算公式之后，就会立即在活动单元格中显示其计算结果。如果单元格中的数据有变动，系统也会自动调整计算结果，使用户随时能够观察到正确的结果。有关公式设置的内容将在下一节中具体介绍。5．同时在多个单元格中输入相同数据（1）选定需要输入数据的单元格。选定的单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的。（2）在活动单元格中键入相应数据，然后按CTRL+ENTER键。6．同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据（1）选定需要输入数据的工作表。（2）再选定需要输入数据的单元格或单元格区域。（3）在第一个选定单元格中键入或编辑相应的数据。（4）然后按ENTER键。Excel将自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据。6．同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据如果已经在某张工作表中输入了数据，用户可以快速地将这些数据复制到其他工作表中相应的单元格中。方法如下：先选定包含待复制数据的工作表和接收复制数据的工作表，再选定待复制数据的单元格区域，然后用鼠标指向“编辑”菜单中的“填充”，再单击“至同组工作表”命令。7．提高输入速度—记忆式输入如果在单元格中键入的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符。Excel只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项。即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受显示的录入项，按Enter键。如果不想采用自动提供的字符，可以继续键入。如果要删除自动提供的字符，按Backspace键。7．提高输入速度—选择列表在输入数据时，按ALT+↓键可以显示已有录入项列表，或者以右键单击相应的单元格，再单击快捷菜单中的“选择列表”命令，用鼠标左键来选择用户需要的数据。7．提高输入速度—自动更正①在“工具”菜单上，单击“自动更正”命令，打开如图1-4所示的对话框。②选定“键入时自动替换”选项。③在“替换”编辑框中，输入某字符串的简写代码。④在“替换为”编辑框中，输入简写代码对应的字符串全部内容。⑤单击“添加”按钮。7．提高输入速度—序列填充①填充数字、日期或其他序列选定待填充数据区的起始单元格，然后输入序列的初始值。如果要让序列按给定的步长增长，再选定下一单元格，在其中输入序列的第二个数值。头两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。选定包含初始值的单元格。用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要指定序列类型，可先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域之上时，松开鼠标右键，单击快捷菜单中的相应命令。7．提高输入速度—自定义序列如果已经在工作表输入了将要作用填充序列的数据清单，要选定工作表中相应的数据区域。打开“工具”菜单，单击“选项”命令，在对话框中再单击“自定义序列”选项卡，打开“自定义序列”对话框。单击“导入”按钮，即可使用选定的数据清单。如果要键入新的序列列表，要选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。在键入每个元素后，按ENTER键。整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮。单击“确定”。1.1.2工作表的格式设置1．设置文本格式2．设置数字格式3．设置日期和时间的格式4．在整个工作表中显示或隐藏单元格数据5．复制选定单元格或单元格区域的格式6．对单元格设置边框7．突出显示符合指定条件的单元格1．设置文本格式单击“格式”工具栏中的按钮可以设置文本的字体、字号、字形和颜色等，或者使用“格式”菜单中“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中单击“字体”选项卡，可以对文本进行进一步的格式设置。2．设置数字格式—使用“单元格格式”对话框选择要进行格式设置的单元格或单元格区域。打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对话框中单击“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择分类项，然后选择所需的数字格式选项，在“示例”框中可预览格式设置后单元格的结果。2．设置数字格式—创建自定义数字格式打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对话框中单击“数字”选项卡，并从“分类”列表框中选择“自定义”选项，在“类型”框中编辑数字格式代码。2．设置数字格式—创建自定义数字格式常用的数字位置标识符#：只显示有意义的数字而不显示无意义的零。0：如果数字位数少于格式中的零的个数，则不足位置将显示无意义的零。?：当设置为等宽字体（例如：CourierNew）时，为无意义的零在小数点两边添加空格，以便使小数点对齐。2．设置数字格式—创建自定义数字格式②颜色：要设置格式中某一部分的颜色，要在该部分对应位置用方括号键入Black、Blue、Cyan、Green、Magenta、Red、White或Yellow八种颜色名称之一，并且颜色代码必须为该部分的第一项。③条件：要设置满足指定条件数字的格式，格式代码中应加入带中括号的条件。条件由比较运算符和数值两部分组成。3．设置日期和时间的格式Excel提供了许多内置的日期、时间格式，如果想改变Excel2000显示日期和时间的方式，可以打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，在打开的对话框中单击“数字”选项卡，并从“分类”列表框中选择“日期”或“时间”选项，在“类型”框中选择要使用的格式代码，最后单击确定。用户也可以自已定义所需的日期和时间格式。自定义日期和时间格式时，需要使用相应的格式代码。4．在整个工作表中显示或隐藏单元格数据（1）在整个工作表中显示或隐藏零值①选择“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡。②如果要在单元格中显示零值（0），则选定“窗口选项”下的“零值”复选框；如果要将含有零值的单元格显示成空白单元格，则清除该复选框。4．在整个工作表中显示或隐藏单元格数据（2）隐藏选定单元格中的零值①选择包含要隐藏的零值的单元格。②打开“格式”菜单选择“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。③在“分类”列表中，单击“自定义”选项。④在“类型”框中，输入代码0;-0;;@。隐藏的数值只会出现在编辑栏或正在编辑的单元格中，而不会打印。4．在整个工作表中显示或隐藏单元格数据（3）隐藏单元格中的所有值①选择要隐藏数值的单元格。②打开“格式”菜单选择“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。③单击“分类”列表中的“自定义”选项。④在“类型”框中，选择已有代码，并按Backspace键。⑤在“类型”框中键入代码“;;;”（三个分号）。5．复制选定单元格或单元格区域的格式①选择含有要复制格式的单元格或单元格区域。②单击“格式”工具栏上的“格式刷”按钮。③选择要设置新格式的单元格或单元格区域。如果用户要将选定单元格或区域中的格式复制到多个位置，可以双击“格式刷”按钮。当完成复制格式时，再次单击该按钮。6．对单元格设置边框（1）利用“边框”按钮设置单元格的边框①选择要添加边框的所有单元格。②如果要应用最近使用过的边框样式，直接单击“格式”工具栏上的“边框”按钮。③如果要应用其他的边框样式，可单击“边框”按钮旁的箭头，然后单击选项板上所提供的其他边框样式。6．对单元格设置边框（2）利用“单元格格式”对话框①选择要设置边框的单元格或单元格区域。②打开“格式”菜单选择“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中单击“边框”选项卡③在“样式”列表框中选择需要的线条样式。④如果需要设置颜色，可单击“颜色”列表框右边的下拉箭头，从下拉选项中选择所需的颜色。⑤在“预置”框中单击指示边框位置的按钮，如“外边框”、“上边框”等，也可以直接单击预览窗口中相应的单元格边框。⑥单击“确定”按钮。7．突出显示符合指定条件的单元格—设置条件格式①选择要设置格式的单元格或单元格区域。②打开“格式”菜单选择“条件格式”命令。③如果要将选定单元格中的值作为格式条件，单击“单元格数值”选项，接着选定比较词组，然后在相应的框中输入数值。输入的数值可以是常数，也可以是公式。④单击“格式”按钮。⑤选择要应用的字体样式、字体颜色等。⑥如果要加入其他条件，单击“添加”按钮，然后重复步骤③到⑤。用户最多可以指定三个条件。⑦单击“确定”按钮。7．突出显示符合指定条件的单元格—更改、添加和删除条件格式①选择含有要更改或删除的条件格式的单元格或单元格区域。②打开“格式”菜单选择“条件格式”命令。③如果要更改格式，可单击相应条件的“格式”按钮。如果要在“单元格格式”对话框中重新选择格式，可单击“清除”按钮后重新设置。要添加一个新的条件，可单击“添加”。要删除一个或多个条件，可单击“删除”，然后选中要删除条件的复选框。1．2公式和语法1．2．1构造公式1．2．2在公式中引用单元格1．2．1构造公式1．输入公式2．构造公式3．公式中的运算符1．输入公式（1）单击将要在其中输入公式的单元格。（2）键入＝（等号）。（3）输入公式内容。（4）按Enter键。2．构造公式公式中元素的结构或次序决定了最终的计算结果。Excel中的公式遵循一个特定的语法或次序：最前面是等号（=），后面是参与计算的元素（运算数），这些参与计算的元素又是通过运算符隔开的。每个运算数可以是不改变的数值（常量数值）、单元格或引用单元格区域、标志、名称、或工作表函数。Excel从等号开始（=）从左到右执行计算（根据运算符优先次序）。可以使用括号组合运算来控制计算的顺序，括号括起来的部分将先执行计算。3．公式中的运算符（1）算术运算符：完成基本的数学运算。（2）比较操作符：比较运算符用于比较两个值。当用操作符比较两个值时，结果是一个逻辑值，不是TRUE就是FALSE。（3）文本运算符：使用和号（&）可以将文本连接起来。3．公式中的运算符（4）引用操作符：引用运算符的作用是确定在公式中需要参与运算的数据在工作表中所处的位置，可以使用三个运算符：冒号、逗号和空格。①：（冒号）：区域运算符，对两个单元格之间，包括两个单元格在内的所有单元格参与运算。②，（逗号）：联合运算符，可