湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法(鄂档规[2011]1号)

—1——2——3—湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法（1989年制定，1999年第一次修订，2007年第二次修订，2009年第三次修订，2011年第四次修订。）第一条为了深入贯彻实施档案法律法规，全面加强机关档案管理规范化建设，更好地为党和国家各项事业发展及机关建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《湖北省档案管理条例》及国家、湖北省有关机关档案管理的规定，制定本办法。第二条本办法适用于全省实行或参照公务员管理的各级各类机关、人民团体、社会组织及其有行政管理职能的事业单位和金融机构、文化机构（以下简称“机关”）。第三条机关档案工作目标管理等级考评（以下简称“考评”），实行统一标准、分级考评、自愿申报、逐级晋升的原则。各机关取得省二级、省一级等级证书一年后，符合条件的可申报上一等级的考评。第四条机关档案工作目标管理等级分为省特级、省一级、省二级。省特级标志系统档案工作达到先进性和规范性水平。在机关档案工作达到并保持省一级水平的基础上，重点考评直属单位及系统档案工作的整体建设水平。考评对象主要是有系统档案工作指导任务的县（含市、区。下同）直以上机关。—4—省一级标志机关档案工作达到先进性水平。在机关档案工作达到并保持省二级水平的基础上，重点考评机关档案信息化建设和档案利用服务水平。考评对象为乡（镇）以上各级机关，包括有独立管理档案任务的派出性单位（含站、所）。省二级标志机关档案工作达到规范性水平。主要考评机关档案工作在组织管理、基础设施、业务建设和利用服务等方面的规范化程度。考评对象为乡（镇）以上各级机关，包括有独立管理档案任务的派出性单位（含站、所）。第五条机关档案工作目标管理等级考评由立档单位自愿申报。申报必备条件如下：一、依法办理了档案登记；二、机关档案实行了集中统一管理；三、属于应向国家综合档案馆移交档案的机关，按规定向同级国家综合档案馆移交了到期档案。国家有特殊规定的从其规定；四、属于应向国家综合档案馆报送政府公开信息的机关，按要求向同级国家综合档案馆报送了已公开现行文件和相关信息；五、机关两年内没有发生档案丢失、被盗、损毁、失泄密等档案安全事故；六、机关电子文件管理规范安全。档案行政管理部门要求开展电子文件归档管理和规范移交的机关能够积极响应并认真落实。第六条省特级考评采取现场评议结合抽查系统档案工作的方式进行。考评内容和标准见《湖北省机关档案工作目标管理—5—省特级考评标准及考评表》（附件1）。第七条省一级、省二级采用打分方式考评。省一级达标分数线为90分；省二级达标分数线为80分。考评内容和标准见《湖北省机关档案工作目标管理省一级、省二级考评标准及考评表》（附件2）。第八条实行档案(文件)管理中心管理体制的机关，省一级、省二级考评采取对档案（文件）管理中心和相关立档机关分别考核、综合评分的方法进行。考评内容和标准见《湖北省档案（文件）管理中心档案工作目标管理省一级、省二级考评标准及考评表》（附件3）。第九条考评权限省档案局统一领导全省机关档案工作目标管理考评工作，负责组织全省省特级考评和省直机关三个等级的考评与复查。市州（含直管市、神农架林区。下同）级档案局负责组织辖区内（含县、市、区）各级机关省特级复查、省一级考评和市州直机关省二级的考评及省一级、省二级复查。省特级复查材料须报省档案局备案。县级档案局负责组织辖区内（含乡镇）机关省一级复查和省二级考评与复查。省一级复查材料须报市州级档案局备案。上级档案局可随机对下级档案局组织的考评工作进行抽查。第十条考评程序考评程序依次为申报、预检、公示、评审、审批五个步骤。一、申报符合条件的机关（含档案（文件）管理中心）年初向同级档—6—案局提出考评申报。申报省特级晋升和复查的市州以下机关，由市州级档案局汇总后，于当年第一季度报送省档案局，由省档案局下达考评计划；申报其它等级的机关，由各级档案行政管理部门根据考评权限下达考评计划。按计划完成自查工作的机关填写《湖北省机关档案工作目标管理等级考评（复查）申报审批表》（附件4）及相应等级的自查情况考评表，向具有考评权限的档案局提出验收申请报告。二、预检收到验收申请报告后，由县级以上档案局按考评权限指定专业人员，采取简化程序，对照考评标准进行预检，提出完善意见，为正式评审做好准备。省档案局委托市州级档案局对辖区内所属机关晋升省特级进行预检。预检结果以书面形式连同申报材料一并报省档案局。三、公示预检通过后，按考评权限由负责组织考评的档案局在本级档案信息网站公示拟考评机关名单及考评等级，接受社会监督。公示时间不少于7天。四、评审（一）评审组织工作评审工作由县级以上档案局按照考评权限，会同相关主管部门共同组织。对本级机关档案工作目标管理评审及复查，评审组由3-5人组成。—7—对下一级机关档案工作目标管理评审及复查，评审组由5—7人组成。省档案局对县直机关省特级评审，评审组由7—9人组成。（三）评审程序1、听取档案工作目标管理及自查情况汇报；2、对照考评标准，现场逐项检查；3、审查材料，逐项评议（评分），形成评审结论；4、反馈评审情况；5、宣读评审结论；6、评审组与被考评机关交换意见。进行省特级考评，申报机关应提供所属单位或系统档案工作的相关佐证材料，评审组可随机抽查所属系统相关单位的档案工作情况。五、审批（一）审批依据1、申请报告；2、申报审批表；3、等级考评表；4、公示结果；5、廉政告知书。（二）审批权限县级以上档案局按照考评权限，分别负责相应等级的审批工作。市州级档案局应于12月20日前将辖区内当年审批情况汇总—8—表报省档案局。（三）发函发证审批通过的机关，由审批的档案局发函确认（附件5）。证牌（证书）由省档案局统一制作、颁发，有效期为三年。第十一条复查工作复查工作每三年一次。取得档案管理等级证牌（证书）的机关，应在有效期满的当年提出复查申请，由相关档案局按照考评权限组织复查。复查程序及内容与晋升考评相同。复查合格的，颁发复查合格证书。到期未申请复查的,等级资格自动失效。第十二条考评责任各级档案局是考评工作的责任主体，要严格按照程序和权限，认真组织机关档案工作目标管理等级考评。省档案局对各级考评工作情况有计划地进行抽查。对考评质量明显不符合标准或反映问题突出的，提出限期整改意见，整改不落实的，中止考评权限。第十三条各级档案局在机关档案工作目标管理等级考评工作中，不得降低标准和减化程序、不得许愿或提出任何附加条件、不得与创收挂钩和收取任何费用，并实行《廉政告知书》（见附件6）制度。第十四条机关（含档案（文件）管理中心及相关立档机关）档案工作目标管理经考评达到省特级、省一级（含复查）的机关，按照《档案法》、《湖北省档案管理条例》及相关规定，在有效期—9—内,可以享受档案达标先进单位奖励政策。在机关档案工作目标管理工作中做出显著成绩的个人，由所在单位按照有关规定给予奖励。省档案局对在省特级创建工作中做出显著成绩的个人颁发荣誉证书。第十五条本办法由湖北省档案局负责解释。第十六条本办法自公布之日起执行。原《湖北省机关档案工作目标管理等级考评办法》（鄂档〔2009〕26号）同时废止。附件：1.湖北省机关档案工作目标管理省特级考评标准及考评表2.湖北省机关档案工作目标管理省一级、省二级考评标准及考评表3.湖北省档案（文件）管理中心省一级、省二级考评标准及考评表4.湖北省机关档案工作目标管理等级考评（复查）申报审批表5.机关档案工作目标管理等级考评确认函（样式）（1）省特级、省一级适用样式（2）省二级适用样式6.廉政告知书主题词：机关档案工作目标管理考评办法通知湖北省档案局办公室2011年6月22日印发打印：刘校对：唐共印500份—10—附件1：湖北省机关档案工作目标管理省特级考评标准及考评表序号考评标准与内容自查情况评审组意见1机关档案工作通过省一级考评一年以上，省一级考评中存在的突出问题得到有效改进，现场评估保持了省一级水平。2近三年针对系统档案工作制发了文件，或召开了会议、组织了业务培训。3制订了系统档案工作年度计划和长远规划。4对系统档案工作进行了监督和指导，并有相关记录。5系统及直属单位档案工作目标管理获省二级以上等级证书达到90%。（由被考评机关提供统计名册）6在系统内对档案工作先进单位和先进个人进行了表彰。7建立了反映机关职能特色的实物档案陈列室。8机关档案信息化建设走在同级机关前列。完成了6年以上电子文件归档管理；室藏档案全部建立目录数据库，近10年的文书及主要业务档案实现了计算机全文管理。系统电子文件管理规范安全无事故。9档案利用工作取得显著成效有实例。自查时间：年月日评审时间：年月日自查单位：（盖章）评审组组长：—11—附件2：湖北省机关档案工作目标管理省一级、省二级考评标准及考评表申报等级：自查总分：分评审总分：分序号考核项目分数评分细则自查评分评审评分扣分扣分原因扣分扣分原因一规范性要求（85）（一）组织管理(18)1领导重视41、档案工作列入领导议事日程。有当年研究和解决档案工作实际问题的相关文件或会议记录（1分）。2、分管领导和有关职能部门工作职责中有档案工作内容（0.5分）。3、本单位发展规划和年度工作计划中对档案工作有明确要求(0.5分)。4、制定了年度档案工作计划(0.5分)。5、本单位各门类和载体的档案实行集中统一管理（1.5分）。2机构人员31、形成了以机关综合档案室为中心的档案工作管理网络（1分）。2、档案员是在编工作人员并保持相对稳定(0.5分)。3、档案员文化水平达到大专以上（0.5分）；持档案工作人员岗位培训合格证书（0.5分）；近三年年度考核称职（合格）以上(0.5分)。3法规建设41、认真组织学习、宣传、贯彻《档案法》、《湖北省档案管理条例》（1分）。2、依法办理了档案登记证（2分）。3、组织或积极参加档案法规及业务知识培训（1分）。4制度建设61、制发了本单位或系统档案管理办法并发文（0.5分）。2、制定了本单位档案保管、保密、利用、统计、移交和档案人员岗位责任制等制度，内容规范并得到有效执行（各0.5分，共3分）。3、制定了本单位档案分类方案、归档范围、保管期限表（“三合一”制度），报经档案行政管理部门或上级机关审核，并得到有效执行（1．5分）。4、对直属机关或二级单位的“三合一”制度进行了审核把关，有依据材料（0．5分）。5、制定了本单位档案安全管理应急预案（0.5分）。—12—序号考核项目分数评分细则自查评分评审评分扣分扣分原因扣分扣分原因5组织协调11、积极组织或参加档案工作协作组活动（1分）。（二）硬件建设(13)6档案用房41、档案库房与办公室、阅览室分开（1.5分。单位小，没有专门的阅览室可不扣分）。2、库容满足今后10年以上档案保管的需要(1分)。3、库房建设符合档案保管要求（1分），库房楼层及方位有利于保护档案（0.5分）。7设施设备71、有能正常使用的消防报警系统（0.5分），灭火器材在有效使用期内（0.5分）。2、库房配备铁门、铁窗（1分）。3、库房配备满足工作需要的空调机、除湿机，功率与空间匹配，运行状况良好（1分）；4、有防紫外线、防有害生物设施（1分）。3、有温湿度记录仪（表）、防磁柜、刻录机、扫描仪、复印机、数码照相机等设备（3分）。8档案装具21、档案库房内安装了符合标准的档案密集架或铁制档案柜（1分）；2、档案整理和保管装具（卷、盒、夹）符合标准，特殊载体档案有安全适用的专用装具（1分）。（三）基础业务(35)9收集归档81、归档文件的制成材料和书写材料符合要求(1分)；归档文件无“三色笔”现象（1分）；归档文件中保存有收发文处理签和发文定稿（1分）。2、各门类纸质文件材料归档及时，收集齐全（1分），无漏件、缺页、破损等现象（1分）。3、声像、电子及实物档案齐全完整。其中照片档案500张以上（1分），录音、录像档案10小时以上（0.5分），完成了5年以上的电子文件归档（1分），实物档案100件以上（0.5分）。—13—序号考核项目分数评分细则自查评分评审评分扣分扣分原因扣分扣分原因10整理工作131、文书、科技、专业档案