重大活动档案归档要求和说明

重大活动档案归档要求和说明档案馆2014.12.9主要内容重大活动档案归档范围重大活动档案移交要求21一、重大活动档案归档范围1.重大活动的请示、批复、计划、方案、通知、总结等2.重大活动的邀请名单、请柬、来往信函等3.活动（会议）日程、通讯录等4.领导讲话、发言材料、会议文集、画册等5.活动中与外单位签订的合同、协定、协议书等6.相关的活动记录（含重要的座谈会）、纪要等7.媒体对活动的相关报道8.活动的照片、录音、录像等声像材料（刻成光盘归档，照片洗印）9.活动中赠送的有保存价值的礼品、纪念品、题词等10.其他反映重大活动的有关材料一、重大活动档案归档范围一、准备阶段1、计划、方案、请示、批复、通知等2、邀请名单、请柬、来往信函等3、活动（会议）日程、通讯录等二、开展阶段4、领导讲话、发言材料、会议文集、画册等5、活动中签订的合同、协定、协议书等6、相关的活动记录（含重要的座谈会）、纪要等一、重大活动档案归档范围三、结束阶段7、活动总结，结论性材料8、媒体对活动的相关报道9、活动的照片、录音、录像等声像材料（刻成光盘归档，照片洗印）10、活动中赠送的有保存价值的礼品、纪念品、题词等实物类11、其他反映重大活动的有关材料一、重大活动档案归档范围实例第七届一次教职工暨工会会员代表大会档案材料移交目录关于召开第七届“双代会”的通知山东建筑大学第七届“双代会”各代表团组成及代表名单第七届一次“双代会”开幕式主持词第七届一次“双代会”闭幕式主持词关于召开山东建筑大学第七届一次“双代会”的请示关于召开山东建筑大学第七届一次“双代会”的报告关于山东建筑大学召开第七届一次“双代会”请示的批复关于同意召开第七届一次“双代会”的批复山东建筑大学第七届一次“双代会”日程安排表（草案）山东建筑大学第七届一次“双代会”的主要任务和议题（草案）山东建筑大学第七届一次“双代会”筹备情况报告山东建筑大学第七届“双代会”代表资格的审查报告山东建筑大学第七届“双代会”大会主席团人员名单（草案）山东建筑大学第七届“双代会”换届选举正式候选人名单在山东建筑大学第七届教职工代表大会暨工会会员代表大会上的讲话（宋志明）深入实施五大工程全力建设特色名校在新起点上实现学校科学发展新跨越（靳奉祥校长的报告）认真履行职能推动学校发展为建设教学研究型大学而努力奋斗（戴铭枢主席的报告）山东建筑大学第七届一次“双代会”关于2009-2011年工会经费的审查报告在第七届教职工代表大会暨工会会员代表大会闭幕式上的讲话（王崇杰书记）关于山东建筑大学工会第六届委员会工作报告和经费审查报告的决议（草案）山东建筑大学第七届一次“双代会”关于校长行政工作报告的决议（草案）关于第七届“双代会”提案情况的报告山东建筑大学第七届选举结果报告单山东建筑大学第七届校工会委员会正式候选人选票山东建筑大学第七届工会经费审查委员会正式候选人选票山东建筑大学第七届教代会四个工作委员会正式候选人选票一、重大活动档案归档范围实例第七届一次教职工暨工会会员代表大会档案材料移交目录山东建筑大学第七届一次“双代会”选举结果报告单山东建筑大学第七届一次“双代会”选举结果报告单第七届一次“双代会”校工会主席、副主席正式候选人选票第七届一次“双代会”工会经费审查委员会主任正式候选人选票关于山东建筑大学第七届工会委员会及经费审查委员会选举结果的报告关于山东建筑大学第七届工会委员会选举结果的批复关于公布山东建筑大学第七届工会委员会暨第七届一次“双代会”选举结果的通知校六届工会委员会提出第七届工会委员会预选候选人人员名单校六届工会委员会提出第七届工会委员会预选候选人投票结果第七届一次“双代会”工会委员会、经费审查委员会预选结果的报告山东建筑大学第七届一次“双代会”与会人员考勤情况报告单（闭幕式）请假条七届工会经费审查委员会正式候选人选票七届一次双代会工会主席、副主席正式候选人选票评估活动材料归档范围第一类评估指标体系材料第二类评估工作形成的过程材料（一）评估工作布署有关材料（二）评估考察汇报材料（三）有关评估工作会议记录（四）自评报告（终稿）（五）评估结论性材料。专家组评估结论及反馈会议材料评估活动材料归档范围（六）评估专家讲话（七）校领导所作的报告（八）评估简报、通讯（九）与评估有关的所有印刷装订成册资料、文本。（书本、画册卡片、手册等）（十）各种状态数据材料（十一）评估阶段形成的其它过程材料、照片及实物评估活动材料归档范围实例2012建筑学专业硕士教育评估、城市规划与设计专业硕士学位研究生教育评估材料目录：1.城市规划与设计专业硕士学位研究生教育评估自评报告1本2.建筑学专业硕士教育评估自评报告1本3.建筑学专业硕士教育评估自评报告附件1本4.光盘一：评估全程1）汇报材料2）接待方案3）评估照片4）全体会议5）上级批复6）申请报告及上级批复7）视察报告8）自评报告一、重大活动档案归档范围4.光盘二：展览资料1）本科2）方板3）各科方向4）老教师美术作品展5）学科介绍jpg6）学科展板7）研究生展室8）展墙9）音乐厅模型简介4.光盘三、四：学生获奖作品1）建筑学专指委---优秀作业观摩获奖作品2）规划专指委---城市规划作业获奖3）威海人居节获奖图和名单4）汇总：台达杯太阳能竞赛获奖作品5）其他获奖（71）主要内容重大活动档案归档范围重大活动档案移交要求21二、重大活动档案移交要求•填写重大活动档案归档说明书•编写重大活动档案卷内目录二、重大活动档案移交要求☆重大活动的主办单位在制订重大活动计划时，应当同时制订重大活动档案管理方案，明确责任人，落实档案收集、整理、移交、保管措施。☆重大活动结束后，主办单位应当在活动结束之日起60日内，按照学校档案管理要求进行整理，移交学校档案馆保存，并填写重大活动档案归档说明书。二、重大活动档案移交要求☆照片、录音、录像等声像材料必须图像清晰，声音清楚，必须标注清楚时间、地点、人物、事由等相关文字说明。☆通过“南大之星”档案管理软件完成网上立卷工作。谢谢大家！