监理业务工作手册(档案管理办法)范本

1云南国开建设监理咨询有限公司《监理项目技术档案管理办法》1.总则1.1根据国家标准《建设工程监理规范》（GB50319-2000）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）及公司管理制度，制定本办法。1.2本办法适用于建设工程监理项目技术档案的整理、验收及管理。专业工程按有关规定执行；管理咨询项目技术档案的整理、验收及管理参照本办法执行。1.3建设工程监理项目技术档案的归档管理除执行本办法外，尚应执行国家现行有关规定。2.基本规定2.1总监理工程师（独立工作的项目监理工程师）为监理项目技术资料的总负责人，可指定专、兼职资料员具体管理。2.2公司总工程师为公司监理项目技术档案总负责人，公司总监办负责监理项目技术档案资料的管理工作。事业部总工程师（分支机构技术负责人）具体负责本事业部（分支机构）监理项目归档资料的审查、督办和移交本事业部（分支机构）监理项目技术档案资料的管理工作。2.3公司总监办对各项目监理部提交的监理资料负有检查、指导的责任。23.监理资料归档范围及质量要求3.1项目监理部应收集、整理提交事业部（分支机构）、公司档案室归档的监理资料内容以及移交建设单位、城建档案馆归档的监理资料内容详见附录A《监理资料与监理档案的基本内容》。3.2监理资料质量要求。3.2.1归档的监理资料一般应为原件（提供城建档案馆的必须用原件，提供建设单位、监理公司档案室和事业部分支机构的若原件份数未留足时，经协商同意的可用复印件加盖红印）。3.2.2监理资料应满足“真实、有效、完整、齐全”的要求。不得对资料进行涂改、伪造和随意抽拆，防止损毁和丢失。3.2.3监理资料的内容和深度须符合国家有关技术规范、标准和规程。3.2.4监理资料各种表格的填写应使用黑色、蓝黑墨水或黑色圆珠笔，复写时须用单面黑色复写纸。3.2.5监理资料应字迹清楚，图样清晰,图表整洁，签字盖章手续完备。3.2.6项目监理部应随着工程项目的进展同步收集、整理各专业监理资料，并认真检查，保证监理资料的同步性、完整性和准确性，分类、分专业建立案卷盒，按规定编目、整理，做到分类有序、存放整齐。3.2.7可利用计算机建立监理管理台帐：①工程物资进场报验台帐；②施工试验报审台帐；③分项、分部工程验收台帐；④工程量、工程进度款报审台帐；⑤其它。34.监理档案的组卷与移交4.1监理档案组卷原则上按单位工程及保存期限分类立卷。如果项目为群体工程而部分资料内容无法分开时，可将无法分开的资料合并立卷，可分开的资料分开立卷。4.2因故中途停止监理的项目，由项目总监理工程师出具停止监理工作说明书，并经公司总经理签字确认后，与停止监理工作前已形成的技术档案共同立卷。4.3监理档案的验收和移交。4.3.1项目监理部在工程竣工验收后两个月内，将应移交建设单位（附录A中，移交建设单位栏打√部分）及城建档案馆（附录A中，移交城建档案馆栏打√部分）的监理资料档案整理（或装订），经公司各事业部总工（副总工）或分支机构技术负责人审查后，由监理部负责人移交给建设单位，交城建档案馆的资料也可由监理部负责人直接移交给城建档案馆。移交时应编制移交清单，双方签字盖章作为凭证。4.3.2工程竣工验收后两个月内，由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料（附录A中，提交事业部（分支机构）及公司档案室打√部分）分别进行整理装订，并由总监理工程师审核、签字；经各事业部总工（副总工）或分支机构技术负责人审查后，分别提交事业部（分支机构）和公司管理，提交公司归档的资料经档案管理员验收合格后，填写“监理项目技术档案移交表”（附录F），正式移交公司档案室保存管理。4.3.3项目监理部在竣工验收两个月内，应从事业部（分支机构）领取《监理业务手册》，认真填写手册内容，交业主和主管单位签署意见并盖章，公司归档时，同时验收《监理业务手册》。4.3.4利用计算机进行资料管理（含3.2.7内容）的项目监理部须将资料光盘移交公司档案室。4.3.5开工前领用的施工图，在监理工作完成后应退还建设单位。4.3.6其它不必归档的资料经项目总监理工程师审核后交事业部（分支机构）统一销毁。45.监理档案的借阅与保存期限5.1项目监理实施期间，监理部人员或甲方人员需外借监理部技术资料时，应办理借用登记手续，用后及时归还；其它方面人员外借，须经总监理工程师同意，办理借用登记手续，双方经办人负责收回。5.2因工作需要借用公司档案室监理归档资料时，须经公司总监办负责人同意，填写“文件借阅登记表”，办理借阅手续，用毕及时归还。5.3监理档案的保存期限分为二类：第一类为短期，交事业部（分支机构）管理的监理资料，保存期限一般为五年；第二类为长期，交公司档案室管理的监理资料，保存期限大于20年。到期的监理档案由档案管理人员填写“监理项目到期技术档案销毁报审表”（附录G），经总工程师审批后销毁。6.监理资料归档的奖惩措施6.1根据本管理办法编制、整理、装订，并按4.3.1、4.3.2要求按时完成归档工作的监理部，经公司总监办出具证明，并交总经理或总工程师审批，由本项目监理部所在事业部（分支机构）对监理部一次性奖励人民币贰千元。6.2若按本管理办法编制、整理、装订，但未按4.3.1、4.3.2要求时间完成归档工作，在工程竣工验收后六个月内才完成归档工作的监理部，经公司总监办出具证明，报总经理或总工程师审批，对本项目监理部可不奖不罚。6.3若工程竣工验收后六个月至第九个月才完成归档工作的监理部，经公司总监办出具罚款通知，报总经理或总工程师审批，对该项目监理部罚款人民币贰仟元。6.4若工程竣工验收后九个月至第十二个月才完成归档工作的监理部，经公司总监办出具罚款通知，报总经理或总工程师审批，对该项目监理部再罚款贰仟元。56.5若工程竣工验收后十二个月以上才完成归档工作的监理部，经公司总监办出具罚款通知，报总经理或总工程师审批，在6.4罚款基础上对该监理部再罚款人民币叁仟元。若工程竣工验收后两年内仍未完成归档的，公司责令其限期完成归档并将该项目总监（负责人）列入不认真履行监理职责人员名单。6.6总监（负责人）在执行监理资料归档管理办法中对项目监理部的奖金或罚款时有50%的处置权，自主地对监理部有关责任人进行分摊奖惩费用。本措施中总监（负责人）指的是该项目竣工验收时公司事业部（分支机构）确认的承担该项目总监总代职责的责任人。6.7事业部（分支机构）接到经总经理或总工程师审批的罚款通知后，由公司财务从事业部（分支机构）的财务账中直接划转入公司；事业部（分支机构）应从相关责任人工资和年绩效工资中扣除。7.附则7.1本办法经公司管理委员会审议通过后由总经理核准颁布施行，增补修改亦同。附录A监理资料与监理档案的基本内容附录B监理档案卷内目录式样附录C监理档案备考表式样附录D监理档案封面式样附录E监理档案卷脊背式样附录F监理项目技术档案移交表附录G监理项目到期技术档案销毁报审表6附录A：监理资料与监理档案的基本内容（3-1）类别编号资料名称监理过程应收集竣工验收后提交事业部(分支机构)提交公司档案室移交建设单位移交城建档案馆a工程准备阶段文件a1立项文件(项目建议书及审批意见、可行性研究报告及审批意见)√√a2建设用地规划许可证及附件√√a3勘察、测绘、设计文件a301工程地质勘察报告√√a302建设用地钉桩通知单√√a303地形测量成果报告√√a304初步设计、说明及审批意见√√a305验线合格文件√√a306施工图纸及说明√√a307政府有关部门(人防、消防、环保等)对施工图设计审查意见√√a308施工图审查通知书√√a4工程招投标及合同文件a401施工招投标文件√√a402建设工程施工合同(包括变更资料)√√a403建设工程委托监理合同(包括变更资料)√√√a404建设单位与第三方签订的各类涉及监理业务的其它合同(包括变更资料)√√a5工程开工文件a501建设工程规划许可证及附件√√a502建设施工许可证√√a503工程质量监督手续√√a6商务文件a601施工图预算(工程量清单及报价)√√a602工程结、决算√√7附录A：监理资料与监理档案的基本内容（3-2）类别编号资料名称监理过程应收集竣工验收后提交事业部(分支机构)提交公司档案室移交建设单位移交城建档案馆b类监理资料b1监理管理资料b101监理大纲、监理规划、监理实施细则、旁站监理方案√√√√b102安全监理规划、安全监理实施细则√√√b103监理月报√√√√b104监理会议纪要(监理例会、专题监理会议)√√√√b105监理日记√√b106监理工作总结(专题、阶段和竣工总结)√√√√b2监理工作记录b201工程技术文件报审表及附件(施工组织设计、分项分部工程施工方案、季节性施工方案、其它技术文件)√√√b202施工测量放线报验表及附件(放线依据材料、放线成果表、沉降观测记录)√√√b203施工进度计划报审表及附件√√√b204工程物资进场报验表及附件(出厂合格证、检测报告、厂家质量检测报告、厂家质量保证书、商检证、进场检查记录、进场复试报告)√√√b205工程开工/复工报审表、工程暂停令√√√√b206分项/分部工程施工报验表及附件(质量验收记录、隐蔽工程检查记录、施工记录、施工试验记录）√√√b207月度工、料、机动态表√√√b208月度工程进度款报审表(工程款支付证书)√√√b209工程变更费用报审表(包括工程变更签证)√√√√b210费用索赔申请表、审批表√√√√b211工程延期申请表、审批表√√√√b212监理通知、专题报告、备忘录√√√b213监理工作联系单√√√8附录A：监理资料与监理档案的基本内容（3-3）类别编号资料名称监理过程应收集竣工验收后提交事业部(分支机构)提交公司档案室移交建设单位移交城建档案馆b214监理抽检记录√√b215不合格项处置资料√√√√b216旁站监理记录√√b217质量事故报告及处理资料√√√√b3工程竣工验收文件b301工程竣工报验表√√√b302竣工验收报告(勘察、设计、施工、监理、建设单位工程质量检查验收意见表)√√√b303竣工移交证书及附件(单位工程质量竣工验收记录、质量控制资料核查记录，工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录、工程观感质量检查记录)√√√b304电梯、人防、消防工程验收记录√√√b305防雷装置验收检测报告√√√b306工程质量评估报告√√√√b307工程竣工验收备案表√√√b4收、发文本√√b5监理业务手册登记表√√b6项目典型影像资料√√c类监理应收集的有关资料c1施工现场质量管理检查记录√√√c2设计交底记录、图纸会审记录√√√c3监理授权书、任命书√√√√c4本监理单位资质证书、营业执照、监理部上岗人员证书复印件√c5总包单位资质证书、营业执照、上岗人员证书复印件(含管理机构、质保体系、安保体系、技术体系名单)√c6分包单位资质报审表及附件√c7工程实验室(含见证试验室)资质证书、营业执照复印件√c8见证取样人员备案文件√√c9竣工图√√9附录B监理档案卷内目录式样10附录C监理档案备考表式样11附录D监理档案封面式样12附录E监理档案卷脊背式样13附录F监理项目技术档案移交表工程名称工程地点责任者建设单位文号项立项批准单位勘察单位设计单位施工单位监理单位专业记载开工时间竣工时间工程预算工程结算档案状况总卷数文字(卷)图纸(张)照片(张)光盘(张)其它移交人验收人接收人移交日期排检与编号档号存放位置起始号附注14附录G监理项目到期技术档案销毁报审表项目名称档号归档日期原保管期限待销毁资料清单类别编号资料名称页数销毁原因原存放位置经办人日期：主管领导审批意见日期：管理部门意见日期：