浅析建设项目档案管理中存在的问题及对策

浅析建设项目档案管理中存在的问题及措施[摘要]对于工程建设而言，工程建设项目的档案是一种非常重要的依据，记录了工程建设的真实数据和质量鉴定结果。无论是对于企业本身还是国家都非常的重要。当前由于国家的建筑市场的改革在不断深化，发展速度也越来越快，所以对于工程档案管理工作的要求也越来越高。本文尝试对目前工程建设项目的档案管理中存在的问题进行分析，结合当前社会发展以及新形势和要求对档案管理相关工作给出合理措施。[关键词]工程项目建设档案管理一、建设项目档案管理工作中存在的主要问题（一）建设工程项目档案管理体系存在漏洞与国外的同类所提供的原始设计和施工材料相比，建设工程项目档案的资料比之要晚得多，并且保存在国家的建设档案部门。早在一百多年前，就已经有非常有力的证据表明国外对于建设工程项目档案管理工作做得非常的系统和规范了。建设工程项目档案管理不光晚于国外同类行业，同时也晚于诸如工商、公安、税务以及教育等国内的行业。自从建国开始至70年代末，我国的建设档案都没有系统的管理和应用，只有少部分凭借行政管理使得国家的重大工程建设项目得到保留。借助行政以及经济管理办法，建设项目档案的管理工作在上世纪80年代初开始得以正常的运转和持续的发展。因此到目前为止，由于建设项目档案事业以及相关的法律法规的制度建设起步都较晚，所以到目前为止，建设档案管理工作依然缺乏较为完善的管理体系支撑。（二）不够重视工程项目档案管理工作工程建设的过程中，经常存在因为建设项目点多线长，所以将一个大型的工程项目建设拆分为十几个甚至几十个部分，然后再在每个部分中进行分包，参加项目建设的施工队伍质量水平参差不齐，数量繁多。因为大部分的施工队伍本身的编制单位并非常设，所以这些施工队伍无论是底层的施工人员还是上层的项目经理或者部门领导都对建设项目的档案管理相关工作缺乏足够的意识，从上到下都错误的认为，工程才是施工过程中最为重要的部分，对于项目档案管理工作则不用太过上心，所以对于工程项目的档案管理工作一直是持轻视的态度，并未设置专业人员进行档案管理工作，所以一直在存在职责不清和工作不够渗入到位的问题。（三）缺乏完整的档案管理制度，项目档案管理人员素质水平有待提高很多工程项目建设过程中缺乏完整健全的档案管理制度，也没有实行工程中的档案质量否决制。普遍将工程能否顺利的按时完工作为第一要求，较为重视建设工程的工程进度以及工程质量，但是未能注重日常建设项目的档案材料的形成和累计。甚至部分工程建设单位和施工单位并没有专门的负责工程建设项目档案的管理人员，普遍采用的管理办法是交由兼职人员处理，或者是定期的委派人员进行和立卷。由于只有极少项目档案管理人员接受了较为系统的档案管理专业培训，所以这些绝大部分没有经历过系统的档案管理专业培训人员自然也就无法保证档案卷宗的质量水平，所以待到工程竣工之后，移交到档案馆的工程建设项目档案的质量基本都不过关，需要专业人员进行拆封和返工，这无疑在人力和资源方面都造成了浪费，而且影响了整个档案管理工作的进程。二、提高工程建设项目档案管理工作相关措施（一）构建较为完整和系统的工程建设项目档案管理体系工程建设项目在立项审批投入建设的时候，为了保证各个部门之间的工作联系渠道便捷通畅，确保工程建设可以顺利进行，所以应当根据工程的工作重点和需要有针对性的成立专门的重点工程建设指挥部门。此外，还需要安排一定量的具有足够的档案管理工作经验的档案管理专职人员进行工程建设项目档案管理部门的组建。档案管理工作人员要做好两件事情，第一件事情是平时要注重对工程建设指挥部门所形成的各种文件以及图纸进行及时收集和保管；第二个方面就是加强对于工程建设过程中诸如建设、设计、监理、勘察以及施工等单位的档案管理人员在档案资料的收集和管理方面的培训。因此，工程建设的各个参与单位也都应该配备属于自己的专职或者兼职的档案管理人员，还要注意对这些档案管理人员进行相关业务的培训。认真地收集、整理和管理施工过程中所出现的各种工程档案，待到整个工程建设完工之后，再将所收集的各项档案移交给建设单位。要保证各个施工单位的档案管理部门与工程建设项目的指挥部门的档案管理部门之间保持着密切的联系，确保可以进行顺畅的日常交流以及沟通工作。（二）有序管理工程建设项目档案在工程的施工建设的过程中，图纸和文件材料必不可少，图纸和文件材料上包含众多工程建设信息，所以对于施工图纸以及相关资料的收集和整理保管的工作非常的重要。工程建设的进展状况与施工图纸以及资料等档案的收集和管理之间存在着密切的联系，所以想要保证工程建设工作可以顺利的进行，就必须要保证工程建设资料的整齐和完备，想要满足以上的需求，就需要加强工程建设的日常台账登记的管理工作。其中收、发、资料审核、归档文件的登记、收发文件的时间，收发单位的名称、收发的数量以及资料和图纸的名称、经办人等等。在资料到达档案管理部门之后，档案管理人员首先应当对资料进行存档留存，然后再分发给其他的单位和部门，在分发的过程中，要做好台账的登记工作，诸如复印件、“三笔”现象以及缺乏必要的足够签章的情况要通知相关单位尽快解决和整改。此外，对于指挥部门之外的其他部门日常运行形成的各种文件和资料以及在工程建设的准备阶段所形成的各种文件材料都需要尽快的整理归档，如此才能确保档案的整齐完整。（三）注重培养档案管理人员的自身素质水平大部分的工程建设都需要涉及到众多施工单位，并且这些施工单位来自不同的地方，所以每一个施工单位在档案管理方面的要求也都存在着不同，所以在档案管理的业务水平方面也存在差距，进而所形成的档案质量也水平也就存在参差不齐的现象，为了尽可能保证来自不同单位的档案的水平基本相同，需要在日常对于各个施工单位的档案管理进行检查和指导的同时，还需要帮助他们主动挖掘档案管理中所存在的问题，定期的对各个单位的档案管理、工程监理以及施工技术等方面的人员进行培训，积极解决资料管理过程中所存在问题，规范各单位的档案管理的工作习惯，引导档案管理人员主动学习如何把握档案的接受和整理方面的质量，如何对竣工图进行编制，规范竣工图的样式。（四）加强工程建设项目档案的同步管理签字手续在工程建设项目档案资料的收集过程中具有重要的意义。一般的工程建设中，参建的工程队伍普遍是来自外地，当工程项目完工之后，施工队伍将会很快的离开本工程，进入到一下个工程的建设中区，所以就需要档案管理人员及时的收集和审查工程资料，第一时间发现问题，并且敦促施工单位尽快解决问题。不要等到施工队伍已经离开本工程，才发现很多档案资料上需要施工队伍中的技术人员、技术负责人进行签字盖章，这无疑会严重拖延档案收集和处理的速度，同时也浪费了大量的人力、物力以及财力。所以，为了保证工程建设项目档案的整齐、完整和准确，要尽可能保证档案的管理与工程建设施工可以同步的进行，在工程建设还在准备阶段就需要开始进行档案管理的筹备工作，确保档案管理工作可以贯穿工程建设的始终。（五）借助多媒体技术加强档案的收集和保存多媒体技术很早就被应用于档案管理工作中，如今声像等媒体信息在档案管理中占据着重要的地位。这种档案不仅仅记录文字，同时也包含了视听两方面，可以更加真实、准确和系统的展现工程建设项目档案，确保档案自身的整齐和完备。所以，工程建设项目档案管理工作中需要跟随工程进度，对建设过程中的每一道程序和采用新的技术、结构、材料以及工艺的部位进行跟踪拍摄，加强对于声像媒体文件的收集，并且将其形成档案资料。诸如地下工程、隐蔽工程因为其环节较多，并且单纯的书面文件很难进行足够详细的记录，所以更适合采用声像录制的方式进行归档。三、总结工程建设项目档案是工程建设的真实记录和质量鉴定的重要依据，是一项非常宝贵的资源和财富。做好工程建设项目的档案管理工作，不仅仅是促进了工程建设项目的管理，同时可以更好的保证工程建设的自身质量。参考文献[1]赵越.浅谈新时期如何做好档案管理工作[J].中国科技纵横.2011(8).210[2]王艳.做好新时期档案管理提升档案管理现代化水平[J].华章.2011(11).250[3]赵娟.新时期做好档案利用工作之我见[C].山东省档案学会2009年学术年会论文集.2009-327-331