浅谈微博时代的档案信息公开与利用

1浅谈微博时代的档案信息公开与利用朱晓青摘要：近年来，随着越来越多的政府机构和官员开通微博，政务微博逐渐成为我国政府档案信息公开与利用的一个新的突破口。本文结合当前实际，分析借助微博平台加强政府档案开放与利用的优势、不足之处及改进方案。关键词：微博档案档案工作的最终目的是实现信息的共享与利用。随着时代的发展，档案虽然逐渐从封闭走向开放，但却依然有相当一部分群众的档案利用意识非常淡薄，使得许多档案被束之高阁，失去利用价值。微博即微型博客（MicroBlog），是一个信息分享、传播以及获取的平台，用户可以通过有线和无线互联网终端发布140字以内的信息，并实现即时传播和分享。这两年，微博作为一种新型社会化媒体，正呈现出蓬勃发展之势。据中国互联网络信息中心（CNNIC）《第33次中国互联网络发展状况统计报告》统计，截至2013年12月，我国网民规模达6.18亿，微博用户已从2010年底的6311万增至2.8亿，发展势头非常惊人，这也为档案信息公开与利用提供了一个良好的平台。1、微博在档案信息公开与利用中的优势相较于传统方式，微博在档案信息公开与利用中呈现出3个突出优势：1.1、短小精悍，方便即时传统档案由于时间和空间的限制小，往往篇幅较长，时效性较差；而一条微博的字数限制在140个以内，这促使冗长的档案信息成功“瘦身”。政府机构的工作动态、政策信息、服务提示等可以通过微博第一时间在网上发布，在面临突发事件时，也能够第一时间表明态度，公布事件进展。同时，公众也可以迅速浏览自己需要的信息，过滤掉不感兴趣的信息。1.2、动态发布，互动性强相对于静态特征比较明显的传统档案，微博信息反馈及时的特点弥补了传统档案互动性差的弱点，促进了政府机构与群众的平等交流。公众不再只是信息的接受者，还可以作为信息的传播者和反馈者。政府机构发布信息后，也能第一时间回复网民的质疑，及时疏通民意。1.3、迅速传播，影响广泛2与传统档案相比，微博通过粉丝关注、转发的形式迅速传播，往往更加亲民，也更能吸引公众的关注。在微博上，每条信息的公开都有可能会成为社会关注的焦点，网民“围观”的力量不容小觑，由此形成的新舆论环境也给政府机构带来了新挑战。2、微博在档案开放与利用中的问题国家行政学院电子政务研究中心发布的《2013年中国政务微博客评估报告》显示，截至2013年12月31日，在新浪网、腾讯网、人民网、新华网4家微博客网站上注册的政务微博客总数为258737个（其中党政机构微博客183232个，党政干部微博客75505个），较2012年增长46.42%。虽然越来越多的政府机构开始积极利用微博加强档案信息公开与利用，但在具体实践中还是凸显出许多亟待解决的问题，主要体现在以下三个方面：2.1、体制有待进一步理顺政府信息公开制度的理念是“以公开为原则，以不公开为例外”，但这与中国现行的《档案法》和《保密法》在一定程度上相互抵触，对于“例外”的界定并不明确。一些政府机构掌握了许多涉及企业商业秘密和个人隐私的信息，而由于缺乏相关规定，各地对一些敏感信息的公开范围和公开频率的把握尺度不尽相同。这个问题由来已久，而如今微博迅速、广泛传播的特点使这一问题更加突出，一旦把握失当，就可能造成不可挽回的后果。同时，微博在管理监督、绩效考核、人员培训等各方面尚存在一定的欠缺，更没有受过专门训练的“发言人”，这些都制约了微博在档案信息公开与利用中积极作用的发挥。2.2、内容有待进一步完善笔者通过调查发现，当前能做到及时更新信息、服务公众并具有较强影响力的微博只占很小一部分。一些政府机构并未充分利用微博及时互动的优势，也没有把微博更新列为日常工作，信息发布的时间滞后且无规律，且往往只注重形象宣传而弱化了档案信息公开功能；一些微博发布的信息缺乏特色，与网站的内容相互重复，多转发少原创；还有一些微博刚开通一段时间后逐渐沦为“僵尸微博”，流于形式和摆设。2.3、技巧有待进一步提升作为一种新媒体，微博的显著优势在于能和公众进行直接的沟通和交流，而当前的微博有许多原创帖没有掌握信息发布技巧，公文痕迹明显，导致公开的档案信息常常沦为单向信息传达，公众往往对政府发布的内容漠不关心，也很少进行转发、收藏和评论。同时，由于微博发布信息的碎片化特点，微博信息措辞与语义的精准性还有待进一步加强。3、进微博对档案信息公开与利用效能的几点建议针对以上三个方面的问题，笔者提出如下建议：33.1、加强制度建设，提升人员素质通过建立规章制度，制定相关法规、指南和实施细则，明确微博在档案信息公开与利用工作中的地位及其运作的规范性和权威性，使档案信息的公开频率、公开内容、行政问责等方面有规可依、有据可循。建议从以下几个方面入手：一是规范发布内容。关注公众利益和需求，针对政府机构各自的业务特点制定细则，明确定位公开范围，审慎筛选公开内容。对于敏感的档案信息，要做到先研判后公开，统一口径，斟酌语句。二是加强管理规范。将微博档案信息公开纳入政府机构日常工作，建立科学、完善、高效有序的日常运营机制和反馈机制，并开展绩效考核。三是加强人员培训。举办相关培训，提高政府机构干部的新媒体素养和档案信息公开意识，转换思维和观念，变被动回复为主动公开。同时，建立网络发言人制度，打造一支人员结构合理、懂网络技术与传播规律的队伍，明确划分职责范围，与网民进行实时互动，并加强沟通和反馈，把微博平台真正打造成一个发布政府档案信息的窗口。3.2、注重公开时效，丰富公开内容适应互联网24小时全天候传播特点，对档案信息公开的时效性作出规定，方便公众及时了解相关信息并对政府机构工作进行监督，促进政府机构更好地改进工作。在内容上，应针对个体关注点的差异和重要程度对公开的档案信息进行科学分类，方便公众查找，以提高档案利用率，并尽量扩大信息公开的领域，满足公民的知情权。同时，根据不同层级的微博制定不同的定位策略，注重体现各自特点，避免信息雷同。此外，如能加强档案信息的服务性和便民性，比如增加个性化解读，往往更能吸引公众的关注。3.3、提升传播技巧，搭建沟通平台要与公众进行良性互动，了解公众的所需和所想，可以尝试以下几种方法：3.3.1、调整发布时间。对发布时间做出调整，加强在晚间上网高峰时段的传播。有媒体曾对微博用户的日常习惯进行调查，发现微博上一般有三个高峰期：上午的9-10点；下午的16-18点；晚上的21-24点。微博可根据受众的上网习惯，积极调整原创和转发数量。3.3.2、丰富表现形式。有研究显示，在互联网信息传播中，题目吸引人占52.1%，因此可以通过设置新颖直观的标题来吸引公众的注意。另外，虽然微博对篇幅有一定限制，但可以充分利用文字、图片、表情、音频、视频、链接等多种表现形式来丰富信息内容，增强信息的可读性，吸引网民的关注。3.3.3、发起互动活动。曾经位列全国政务机构微博影响力排行榜第一的“上海发布”，其成功秘诀之一就是非常重视与公众互动，如设立“你问我答”栏目来倾听并解答百姓生活中遇到的问题，通过“微活动”栏目开展微调查、微问答、微访谈、微直播等，邀请职能部4门负责人、普通职工与网民就热点话题在线交流讨论，这种方式值得微博借鉴与参考。3.3.4、引入聚合方式。充分利用话题、标签、微群、专栏、附原文链接等聚合方式，有效防止微博的碎片化对权威性和准确性的消解。同时，尝试通过技术手段整合政府机构网站与微博，形成一种嵌套机制，并充分发挥网站和微博在档案信息公开上的不同优势，发布差异化的内容，实现资源共享和优势互补。参考文献：[1]金仙.档案信息化与档案利用的相互关系[J].兰台内外,2014(2):42.[2]肖剑敏.电子档案在实际应用中的优劣势探析[J].华章,2014(13):340.[3]刘兢珍,刘柏辰.利用档案资源服务民生需求[J].兰台内外,2014(2):37.[4]左蓓蓓,郑智斌.政务微博的传播之道——以“上海发布”为例[J].东南传播,2012(10):26-28.[5]王新才,何钟涵.政务微博在政府信息公开中的应用现状及策略[J].湖北档案,2013(3):15-18作者简介：朱晓青，宁波市鄞州区工商行政管理局古林工商所