浅谈新形势下关于婚姻档案利用的思考

1浅谈新形势下关于婚姻档案利用的思考姜志璐摘要：家庭是社会的细胞。婚姻档案是一定时期婚姻登记过程的真实记录，随着我国经济社会的不断发展，公民法制意识不断增强，婚姻登记档案信息利用也越来越频繁，因此婚姻档案的重要性不言而喻，如何管理好、利用好婚姻档案，服务好民生成为了一个重要课题。本文以衢州市柯城区档案馆为例，从婚姻档案的利用现状出发，分析了当前传统婚姻档案管理与数字化过程中存在的问题，并就此提出解决措施。关键词：婚姻档案利用现状管理婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记证的过程中形成的具有凭证作用的各种记录，是个人婚姻历史的真实凭证，也是婚姻当事人婚姻关系的有效证明，与婚姻当事人的切身利益密切相关。婚姻档案除了上述狭义上讲的婚姻登记档案之外，还包括由婚姻登记机关出具的各种婚姻证明材料、各种统计报表和婚姻档案管理过程中产生和形成的有关文字、表格等有关材料。在不同的历史时期，婚姻档案都有所不同，例如根据结婚记录和离婚记录的不同要求，包括结婚登记申请说明书、婚姻状况证明以及身份证复印件及户口簿复印件、离婚申请书、离婚协议书等，每份凭证都镌刻着明显的时代印记。1、婚姻档案的利用现状随着我国经济社会的不断发展，公民法制意识不断增强，婚姻登记档案信息利用也越来越频繁，在办理财产分割、房产过户、银行贷款等诸多事务中发挥着不可或缺的凭证作用。据统计，2010年柯城区档案馆查档318人次，其中查阅婚姻档案的为301人次，占全部档案利用总数的95.5%；2011年柯城区档案馆查档651人次，其中查阅婚姻档案的为451人次，占全部档案利用总数的69.3%；2012年柯城区档案馆查档613人次，其中查阅婚姻档案的为586人次，占全部档案利用总数的95.6%。按目的对婚姻档案查阅进行分类排列，从总体上看，占前三位的分别是第一补办结、离婚证，第二房产过户，第三因身份证号或名字书写错误换证。可见查阅婚姻档案的目的呈多样化趋势，不再像往年那样集中单一。2为什么婚姻档案会成为社会大众的查阅热点？笔者通过对查档利用登记的分析以及平时查档接待中的感悟，发现近年婚姻档案利用快速增加的主要原因有以下几点：1.1、经济社会不断发展，婚姻证明需求日益增多社会经济不断发展，《婚姻法》等保护个体生命财产安全的法律法规不断健全，婚姻证明需要用到的地方越来越多，涉及民众生活的方方面面，如购房、买车及抵押等的银行按揭贷款、解除婚约、明确产权、财产继承、房子过户、办理准生证、再婚生育、户口迁移、出国移民等事项，都需要婚姻状况证明。1.2、政策导向性日趋明显，群众扎堆查档时有发生新《婚姻法》的颁布，新国五条的出台，公租房、廉租房申请等都催生了查档高峰。就拿新国五条房地产调控政策的颁布来说，提出二手房交易个人所得税将按差额20%征收，此政一出，马上在市民中引发震动，掀起新一轮的“二手房”交易及集中过户热潮。房屋过户手续需要婚姻证明，自颁布之日一周内，档案馆因为该事由查档利用的日均接待人数达10人次以上，较往常都有明显增加。1.3、民众存档意识淡薄，证件遗失较为普遍很多老百姓不重视婚姻档案的保存，认为用到的地方不多，或因房子搬迁、年份久远、保存不当、保管条件有限等多种原因，造成结婚证或离婚证的丢失，必须通过查找原始婚姻登记档案来出具证明或补办证书。据统计，2010年因证丢失要求补办的有39人次，占婚姻档案利用总人数的%，2011年有165人次，占总数的37.5%，2012年有129人次，占总数的22%.1.4、法治社会建设不断推进，民众法律维权意识不断加强例如针对子女抚养权益问题、处理家庭财产分割纠纷、结婚证被毁被藏向法院提请离婚等前来查阅结婚记录以及离婚协议的越来越多，民众利用婚姻档案中的证明资料维护自身合法权益的案例日渐增加。1.5、社会运行机制更加规范，身份及婚姻状态认证体系不断完善随着计算机网络渗透到各个行业领域，电子系统的应用对用户信息的认证要求更加严谨，尤其是在银行、房产等系统办理业务时，结婚证件与身份证和户口本之间的证件号码、汉字书写、出身年月等是否一致的审核更加严格。然而，由于早些年代，结婚证件皆是人工手写，责任心不强的人随意性高，身份证号码填错一个数字，汉字谐音字混用，出身年月填错的情况时有发生，这就需要档案馆出具的原始婚姻状况证明进行更换证件。据统计，2010由于更换证件的查档为39人次,占婚姻档案查档总数的12.3%；2011为91人次，占总数320.2%；2012年为113人次，占总数的19.3%。2、当前婚姻档案管理存在的问题近年来，随着民生工作的大力发展，婚姻档案的管理和利用也取得了长足的进步，但同时也存在些许问题有待改进。2.1、传统婚姻档案整理不规范，保存不完整由于以前对婚姻档案的宣传、管理不到位，致使接收进馆的婚姻档案有的不同年度混在一起，有的卷内文件目录、封面目录填写不完整，有的目录穿插在整本案卷中间，有的单独成卷、独立成盒，排列也没有规律，查找麻烦，感觉杂乱。年代久远的婚姻档案，由于保存条件有限，很多接收进馆档案有破损，纸张风化等问题，亟待修复和更好地保存。2.2、传统婚姻档案分布散乱，集中度不高近年来，我国的婚姻档案管理正进行着重要的变革，由最初的在乡镇进行婚姻登记转变为在县一级单位进行婚姻登记。由于每次行政管理区域的调整和馆内接收能力有限等历史原因和现实原因，现早些年代的婚姻档案都分别散落在各个乡镇，或者其他综合档案馆。同时，在移交档案的过程中以及档案员的频繁更替情况下，也出现了许多婚姻档案丢失及缺漏的情况。利用者查不到档案，东奔西走跑好几个档案馆碰运气的情况时有发生。2.3、婚姻数字化档案的录入容易存在纰漏自2010年以来，按计划对婚姻档案进行数字化扫描，并挂接投入日常查档使用。不仅大大加快婚姻档案查档速度，同时也提高了档案馆服务民生能力，但在数字化扫描过程中也发现了问题。一方面当前数字化婚姻档案是采取完全的手工录入，避免不了录入错误这种情况的出现。另一方面，早些年代都采用手写，字迹潦草模糊等难以辨认，手工录入名单就很容易与实际情况存在出入。婚姻数字档案对准确性的要求非常高，汉字的博大精深，有时差一个字，就会千差万别，为档案使用者进行档案利用带来了巨大困难。3、科学管理婚姻档案的措施随着婚姻档案利用率的不断攀升，做好婚姻档案工作，对家庭关系和谐，维护社会安定具有重大意义。因此对婚姻档案如何更有效管理，如何提供更高效服务，如何提升婚档利用价值是我们要思考的重要课题。3.1、加强档案业务督导，把好规范关、接收关首先，摸清家底，掌握库藏承受能力，明确具体接收范围，制定切实可行的接收计划和实施方案，分期分批将婚姻档案接收进馆。其次，针对各个乡镇的婚姻档案质量参差不齐的情况，具体问题具体分析，档案部门人员主动上门指导整理、分类，规范预进馆档案。再次，4针对无法接收进馆的乡镇婚姻档案，在指导其规范档案的基础之上，还要组织发动乡镇领导重视，创建规范档案室，为完好保存档案创造有利条件。3.2、逐步推进婚姻档案数字化，把好验收关实现计算机全文搜索，无纸化查档是必然的趋势，这大大提高了查档的效率。要制定详细数字化计划和实施方案，分布进行，推进全区传统婚姻档案数字化。同时联合民政部门，不仅把好婚姻档案的源头观，同时还要注重做好婚姻机读目录等电子数据的共享，整合资源。对于数字化加工外包工作，要加强监督，指定专门人员全程跟踪，定期检查目录录入，最大限度降低检索目录录入错误率。3.3、开展“异地查档、跨馆服务”，拓宽服务渠道着力解决人民群众异地查档困难，对于馆内没有的婚姻档案，接受异地跨馆查档申请，档案馆及时予以受理，联系相关乡镇等档案所在地，为其查档明确方向。逐步推开档案数字化之后，实现婚姻目录共享，能方便快捷搜索到其档案所在地，老百姓免于东奔西跑的劳累。3.4、挖掘婚姻档案文化价值，扩展利用面婚姻关系是人类社会特有的形态，人人都要结婚，建立家庭，每个社会成员都生活在自己家庭之中，这几乎是无一例外的。翻开一本本不同年代的婚姻档案，都有浓浓的时代印记，不同特色的婚姻档案在举办展览时可以清晰地展现时代变迁。此外，还可探讨研究婚姻档案中的姓氏文化、婚姻状况历史发展等课题。婚姻档案价值不仅仅就只是提供婚姻当事人以凭证需求，同时也展现了我国社会发展历史，具有很高的文化价值。3.5、提高全社会的婚姻档案意识，把好宣传关着重利用电视、广播、网站、报纸覆盖面广的特点，大力宣传《档案法》、《婚姻法》，强化社会法制观念，让群众知道公民有查阅大难的权利，也有保护档案的义务，认识到婚姻档案的重要性及保存个人婚姻档案的必要性。二是抓住举办展览、档案进社区活动，编辑《婚姻档案利用实例选编》贴近生活的特点，广泛宣传婚姻档案服务公民、服务社会的典型事例，用活生生的事实让百姓看到婚姻档案的作用。参考文献：[1]杜青敏.关于婚姻档案的思考[J].档案天地（经验交流）.2006(4)：20-21.[2]何丽萍.婚姻数字档案整合问题研究[J].河南科技.2012(9)：3.作者简介：5姜志璐，衢州市柯城区档案局