浅谈现代远程开放教育档案的管理

浅谈现代远程开放教育档案的管理许惠平（吉林广播电视大学，吉林长春130022）摘要：增强档案意识，加强现代远程开放教育的档案积累和管理，是研究远程开放教育和“试点”项目评估的理论和实践工作的基础。在修订和完善教学大纲，改进和丰富教材内容，积累教学与管理经验，提高教学与管理质量起着重要的作用。关键词：现代远程开放教育；档案；档案意识；多媒体；区别；范围；管理中图分类号：Ｇ２７１文献标识码：Ａ文章编号：1008－7508（2003）04－0027－04随着现代科学技术的进步和现代远程开放教育的发展，各教学机构，尤其是广播电视大学加强了开放教育的教学和教务的管理，在“人才培养模式的改革和开放教育试点”项目研究上也逐步走向了深入。面临新的形势，学校的教学档案工作如何做到与时俱进，以适应教学工作的需要；用新办法、新技术随时解决出现的新问题，是档案工作遇到的新课题。目前，现代远程开放教育做为一种新的教育形式，它在多种媒体教学中形成的档案资料如何进行科学的管理；更有效地为学校教学、管理、科研服务，是档案管理工作的重要组成部分。如果说学校的教学管理工作是现代远程开放教育办学模式的关键的话，那么档案管理就应该是这项工作的基础。做好现代远程开放教育档案管理工作，对于推进“人才培养模式改革和开放教育试点”项目工作，具有重要的现实意义。一、增强档案意识是做好现代远程开放教育档案管理的基础档案意识是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观印象，也就是人们对档案的性质和价值的认识；对档案工作性质、地位和作用的认识。档案源自于各个历史阶段的人类社会实践活动。是人类“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的凭证与参考。江泽民同志曾在上海市档案局视察工作时讲话中提到：“我们多数同志还是能认识到档案工作的重要性的。但是，恐怕也有为数不少的同志口头上“认识”，实际上还没有真正在行动上贯彻，没有真正提到议事日程上来，档案工作有它的特点，就是平时不起眼，也不引人注目。但是，一旦当你需要时，如果平时工作没有做好，临渴掘井，就悔之晚矣！”江泽民同志的这段讲话，应该说点到了档案意识薄弱人的要害。如果在平时对档案工作麻木不仁，到需要参考和凭证的依档案的参考、凭证价值的特殊属性决定了它是做好各项工作的基础。它对各项工作的承上启下有着很强的帮助作用。现代远程开放教育是近几年教育改革中出现的一种新的教育形式。它的教学管理、教学过程以及学生在自主学习中所形成的大量多种媒体教学信息资料，就是极具价值的档案资源；是教学单位的宝贵财富。我认为应该及时地、不失时机地将其积累起来，使之成为教学档案中的一个门类，发挥其取之于教学、用之于教学的作用。为“人才培养模式改革试点”项目的规范教学管理，提高教学质量，培养优秀人材奠定坚实的基础。二、现代远程开放教育档案与传统封闭教育档案在管理上的区别现代远程开放教育档案管理是相对封闭教育档案管理而言的。两者在管理上既有相同之处，又有区别之分。一是两种教学模式的不同；二是它们各自所形成的档案资料的载体，在保存环境的基本条件、技术支持以及管理方法上都有着很大的区别。1、教学模式的不同现代远程开放教育是以现代信息技术和计算机技术为主要手段而进行的多种媒体教学。其本质是开放的，手段是多样的。这种教学模式在教学管理和课程学习资源方面形成了大量的档案资源，其载体类型也是多样的。它包括：文字教材、音像教材、CAI课件以及网上辅导和教学信息、直播课堂等，其中文字主教材包括教学大纲、教学计划、考核说明，多数是以纸质为媒介的载体形式。录音带、录像带、VCD光盘、CAI课件、IP课件软件以及网上辅导和教学信息资料，是以电子文本为媒介的载体形式。其特殊性就是借助于先进的科学技术，把教学内容、教学要求固定在画面上，记载和传播各种教学信息。现代教育模式与传统教育模式之间在教学上既有区别又有联系，但是，两者在各自的教学、教务管理中形成的档案资料和日后档案的管理方法则有着很大的区别。2、档案管理方法的不同现代远程开放教育档案与传统教育档案在管理上有着方法和技术上的不同。现代远程开放教育过程中形成的大量的声像、CAI课件软盘、IP课件软盘、VCD光盘等多种媒体教材是以电子文本为媒介的载体形式，它必须借助先进的技术和仪器设备，经过系统的整理、鉴别、分类、立卷才能形成电子文本档案。整理这样的特殊档案，必须遵循载体使用的特点和规律，在进行分类、分工、整理、立卷中，采用先进科学的技术和标准，对声像、CAI课件软盘、VCD光盘等档案进行管理和保护。在传统的教育模式过程中，形成的教学资料大多数是以纸质为媒介的载体形式，在归档、立卷和档案管理上无须借助先进仪器设备，在分类整理立卷时，只要依照国家教育部办公厅颁发的《高等学校档案实体分类法》中的档案分类原则进行分类整理、集中统一管理即可。三、现代远程开放教育档案的归档范围在现代远程开放教育档案的管理上，首先要根据现代远程开放教育的规律和特点，对教学过程中办理完毕的文件材料，确定出档案的归档收集范围、整理组卷、分类管理、开发利用等明细原则。使其工作更加规范并具有较强的操作性。（一）现代远程开放教育教学管理资料的归档基本范围1、教育部、中央电大下达的有关远程开放教育工作的指导性、规定性文件材料和针对本校各项工作请示的批复。2、省校制定的关于远程开放教育教学、科研方面的规定、办法、实施方案、细则、规章制度等文件材料。3、省校召开关于全省电大远程开放教育工作会议材料（包括：通知、签到、会序、开幕词、领导讲话、闭幕词等材料）。4、中央电大、省级电大制定的指导性教学计划和实施性教学计划、教学计划进程表、课程说明、专业教学实施方案、细则，选修和自开课程教学大纲、教学设计方案、课程教学设计方案实施细则和考核说明等材料。5、课程教学资源多种媒体教材包括：文字主教材、辅导资料、课程说明、课程电子演示文稿、录音带、录像带、VCD光盘、IP课件软盘、CAI课件软盘、VBI辅导材料，多种媒体教学资源建设与使用情况统计与分析。6、课程社会实践活动计划、总结。试卷分析、网上讨论、答疑、作业评判的教学活动情况，学生和基层教师的反馈意见、学生自主学习计划、学习小组活动计划和活动记录、典型案例讨论记录、调研报告、优秀论文或毕业设计等。7、教师、技术、管理队伍建设的配置情况、统计表。8、科研课题研究工作的计划、总结、决定等文件材料和科研项目的任务书、计划、报告、阶段性检查、统计表及学报、会议材料等。9、其它（二）现代远程开放教育教务管理资料、学籍档案归档范围1、教育部、中央电大关于远程开放教育教务管理及招生工作方面的指导性、规定性文件和针对本校教务工作，招生工作请示的批复。2、省校制定的关于开放教育教务管理、招生工作的规定、办法、实施方案、细则、规章制度等文件材料。3、省校关于召开全省电大教务、招生工作会议的文件材料（包括：通知、签到、会序、开幕词、领导讲话、闭幕词等）材料。4、与其它高校联合办学的协议书、合同等材料。5、春秋两季专、本科招生计划、招生简章、新生录取材料、新生录取名单、成绩总册、学生学习变更材料（包括：转学、转专业、退学等）。6、学习奖励材料和学生处分材料。7、毕业生名单。8、其它四、现代远程开放教育档案管理方法及提供利用加强现代远程开放教育的档案积累和管理，是研究现代远程开放教育和“试点”项目评估的理论与实践工作的基础。是记载办学机构在现代远程开放教育整体教学过程中的质量和效果的真实记录。它对办学机构修订和完善教学大纲、改进和丰富教材内容、积累现代远程开放教育的教学与管理经验、提高教学方法和教学与管理的质量有着重要的作用。1、整理、分类。在教学过程中，形成了多种媒体教材和资料。在收集齐全、完整的基础之上，通常在普通高校、成人高校的教学档案中，是参照教育部办公厅颁发的《高等学校档案实体分类法》整理、分类的。随着近几年现代远程开放教育新的教育形式的发展，在教学过程中所形成的档案材料，特别是多种媒体的档案材料，其自身材料的特殊性，决定了它在档案的整理、分类上与其它材料的档案的不同。笔者认为：要改变现代远程开放教育档案在整理、分类中套用其它档案分类法的办法。要根据现代远程开放教育的特点、规律及实用性，实行多种媒体档案资料一体化管理。立卷分类以一个专业、一门课程在教学过程中自然形成的多种媒体档案资料做为一个立卷单位。全宗内的现代远程开放教育教学档案分类，应遵照复式分类法的原则进行。分类方法按学年度——专业课程分类法。首先把学年度分开，然后在每学年度档案中，将文科、理科分开；专、本科分开；不同的专业课分开。以一个专业、一门课程所形成的多种媒体教材的资料做为一个立卷单位，实行统一立卷。此种分类法对同一内容、多种载体合成的档案既能保持专业课程内档案之间的联系；又避免了二次查档。保证了专业课程档案材料的完整性和独立的使用性。在保管单位上，可按不同载体而定，用卷、册、盒分别组装。在组卷上一般以文字材料在前，声像、机读材料在后为原则编写卷内目录，用专业课程代码来编写案卷目录。最后按照专科、本科、文科、理科分开，分别编制档号、排架。在保管上应与其它档案分开保管。库房应做到恒温、恒湿、清洁，温度在18—24℃适宜；相对湿度在35—45%适宜，并要配备专用的设备和必要的保护措施。要避开30奥斯特以上的磁场。同时还要定期检查防火、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗情况。学籍档案可参照国家教育部办公厅颁发的《高等学校档案实体分类法》整理立卷。2、提供利用对现代远程开放教育档案的使用，可按学年度——专业课程分类法编写的卷内目录、案卷目录等检索工具来进行查找和借阅。有条件的学校应在档案部门或有关部门配备相应的播放工具，设立审片室、听音室。为利用者查找、借阅档案创造方便条件。建立现代远程开放教育档案借阅制度，制定借阅档案的审批权限、期限、对象、观看人次、数量、手续等，档案人员应对借阅者主动指导如何使用各种检索工具，回答利用者提出的问题并了解与本校有关的动态信息，积极开展服务。应结合现代化进程，逐步应用计算机进行档案资料的检索、汇编等，提高开发利用档案的功能。参考文献［１］于文秀.开放教育入学指南百问［Ｍ］.北京：北京广播电视大学出版社，2000.［２］苏淑欢，李文斐.开放教育模式与教学资源整体设计的实践［Ｊ］.广州：广州广播电视大学学报，2003，(2).［３］王建功.关于课程教学改革的思考与尝试［Ｊ］.西安：陕西广播电视大学学报，2002，(4).收稿日期：2003－09－11作者简介：许惠平（1958—），女，吉林长春人，吉林广播电视大学档案室副研究员。