浅谈现代远程开放教育的学籍档案管理

1浅谈现代远程开放教育的学籍档案管理何荣泉（韶关市广播电视大学广东韶关512026）摘要：学籍档案管理是整个教学管理和学校管理的重要组成部分，以广播电视大学为例，探讨了现代远程开放教育的学籍档案管理必须增强档案意识，处理好与传统封闭教育的关系，建立工作网络和规范，学籍档案管理才更加科学、规范。关键词：现代远程开放教育；学籍档案；档案意识；规范；管理现代远程开放教育是随着现代信息技术的发展而产生的一种新型开放教育形式，是构筑知识经济时代人们终身学习体系的主要手段。[1]在新的教育模式下，学校的学籍档案管理工作如何做到与时俱进，使现代远程开放教育的学籍档案管理工作更加科学化、规范化、现代化，笔者结合自己多年的工作实践认为，还应着重从以下几方面展开相应的工作。一、增强档案意识是做好现代远程开放教育学籍档案管理的基础和关键档案意识是指社会主体对档案和档案工作这一客观事物的主观映像和能动制约的精神系统。具体地说，就是人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质、地位和作用的认识。[2]认真学习《档案法》和有关的政策法规，增强档案意识，是做好现代远程开放教育学籍档案管理工作的基础，是全面实现学籍档案管理工作科学化、规范化、现代化的关键。做为现代远程开放教育的学籍档案管理人员首先应该从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性，对学籍档案管理工作要高度重视；其次要树立责任意识，要有强烈的事业心，要有做好学籍档案管理工作的信心和热情，自觉地学习和掌握档案管理专业知识和技能。二、正确处理现代远程开放教育与传统封闭教育学籍档案管理的关系现代远程开放教育学籍档案管理是相对传统封闭教育学籍档案管理而言的。两者在管理上既有相同之处，又有区别之分。现代远程开放教育学籍档案与传统封闭教育学籍档案在管理上有着方法和技术上的不同。现代远程开放教育过程中形成的大量的声像、VCD光盘等多种媒体资料是以电子文本为媒介的载体形式，它必须借助先进的技术和仪器设备，经过系统的整理、鉴别、分类、立卷才能形成电子文本档案。整理这样的特殊档案，必须遵循载体使用的特点和规律，在进行收集、整理、立卷中，采用先进科学的技术和标准，对声像、VCD光盘等档案资料进行管理和保护。在传统封闭教育模式过程中，形成的学籍档案资料大多数是以纸质为媒介的载体形式，在归档、立卷和档案管理上无须借助先进仪器设备，在2分类、整理、立卷时，只要依照《档案法》的要求，按照工作程序，依据国家教育部办公厅颁发的《高等学校档案实体分类法》中的档案分类原则进行分类整理、立卷、集中统一管理即可。只有正确处理好两者的关系，才能使学籍档案管理工作更加规范有序。三、必须建立现代远程开放教育学籍档案工作网络和工作规范1、建立现代远程开放教育学籍档案管理工作网络现代远程开放教育的学籍管理员，既是教务管理员又是档案管理员。学生学习的全过程由学籍管理人员的各种记录来反映，如学生是否注册、成绩如何、学籍变更情况等等。所以，必须建立以省电大为中心，包括市、县电大以及基层教学班在内的各级电大学籍管理人员共同组成的工作网络。由于学籍管理工作任务重、责任大，要选拔政治素质好、工作作风严谨、有创新精神的同志担当学籍档案管理工作，并且保持档案管理员的相对稳定性，确保学籍档案管理工作的连续性。2、建立现代远程开放教育学籍档案管理工作规范学籍管理工作是教学活动有条不紊进行的保障。学籍档案管理周期长、环节多、服务性强、涉及面广，这就要加强规范性管理，按章管理。[3]首先，要组织各级学籍管理人员认真学习《档案法》有关规定，建立健全档案管理规范和学籍管理人员工作职责，增强法制观念。其次，应建立岗位责任制，使各级学籍管理人员明确自己的工作任务、职责范围。通过建立和完善学籍档案管理制度和细则，使学籍档案管理工作有章可循、有据可依、照章办事，更加科学规范。四、明确现代远程开放教育学籍档案的收集、整理和归档范围现代远程开放教育的学籍档案资料极其丰富，内容繁杂，利用价值极大，属长期保存档案，明确学籍档案资料的收集、整理和归档范围，至关重要。以广播电视大学为例，电大的学籍档案资料主要包括新生入学报名登记表、招生录取审批表和花名册、教学班基本情况登记表、学生成绩登记总表、学生学籍异动审批表、各类成绩表、免修免考报批登记表、形成性考核成绩表、实践环节成绩表、教务管理系统当前库和总库成绩表、开放教育试点生的学期注册表、课程注册表、各类短期培训教育花名册和成绩表、计算机管理电子文档数据资料、各类毕业生花名册、各类学生结业花名册、本科学员办理学士学位花名册、其它一些有关的文件和资料。[4]现代远程开放教育学籍档案管理工作就是在收集以上材料的基础上，依照《档案法》的要求，按照工作程序，依据《高等学校档案实体分类法》，进行整理、立卷、保管，为最终的档案利用提供服务。五、必须加强现代远程开放教育学籍档案的现代化管理3运用先进的科学技术进行档案管理,已成为档案管理的必然趋势。特别是对现代远程开放教育来说,实行现代化的学籍档案管理尤为重要和迫切。具体地讲是：1、充分利用现代技术手段,利用计算机和网络对学籍管理工作进行全程操作,运用电子注册,杜绝学历造假是实现现代远程开放教育学籍档案现代化管理的必要条件。依托日益成熟的教务管理系统，开发适应现代远程开放教育学籍档案管理的软件，把现代远程开放教育学籍档案管理逐步发展成一种信息产业。2、充分利用计算机网络资源,保证远程开放教育学籍档案的精确度,加强学籍档案资源的开发和利用,是实现现代远程开放教育学籍档案管理现代化的重要措施。随着现代远程开放教育的迅速发展,学籍档案信息资源的开发和利用显得越来越重要。现代远程开放教育的学籍档案不仅要做好管理工作,更要做好提供利用和服务工作,不断提高利用层次和服务质量,同时保证现代远程开放教育学籍档案信息资源开发和利用的严肃性。随着知识经济时代社会信息化的逐步实现，科学技术发展将以前所未有的速度前进,信息技术将使世界呈现出崭新的局面,远程开放教育必将得到长足的发展。现代远程开放教育学籍档案管理作为现代远程开放教育教学质量评估的重要标志,其现代化管理的实现已是势在必行。参考文献：[1]于云秀.开放教育入学指南百问.北京：中央广播电视大学出版社，2005.1.[2]文郁成.浅谈档案意识.档案学研究.1995.1.[3]周锋.论远距离教育的学籍档案管理.河海大学学报（社会科学版）.1999.6.[4]何荣泉.浅谈新时期电大学籍档案管理.中山大学学报论丛.2005.10.