江苏大明基础资料编码方案修订版(v30)

江苏大明基础资料编码方案（修订版V3.0）基础资料编码方案2文档控制更改记录日期作者版本备注更改参考2002015/07/09孙冬丽修订v3.0新增标准板编码标准板销售流程讨论20150609.docx新增组装件编码20150709同销售、财务、生产、仓库一起讨论确认新增新增切割件分类新增头尾板编码新增边丝编码废次材、编码、实物管理、销售模式会议记要20150615.docx新增金条编码新增废料编码新增固定资产编码固定资产编码规则讨论会会议纪要20150612.docx新增低资易耗品编码新增辅材分类（原三级编码，改为四级编码）资材部在实际编码中同五金库确定后调整辅材编码分类审校日期审校人版本审校意见200基础资料编码方案3日期审校人版本审校意见200一、编码说明静态数据包括：物料、客户、供应商、部门、职员、计量单位、科目等相对静止的东西。信息系统的分类编码是信息标准化工作的一项重要内容，规范的信息系统的分类编码是实现ERP信息化管理的关键。江苏大明信息依据实施文档“信息化系统编码的八项原则”为导向进行编码分类整理。“信息化系统编码的八项原则”具体内容为以下：求唯一通常情况下，只要物料的物理或化学性质有变化，只要物料必须要在仓库中存储，就必须为其指定一个编码，即通常所说的一物一码。比如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成，不更换加工单位，即冲压成型后立即进行钻孔，紧接着进行喷漆，中间没有入库、出库处理，则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成，其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库，则在库存管理中为了区分该物料的三种状态，必须编制不同的物料编码。分类别在编码时，一般会按一定的分类方式对编号进行分类，这样，在日常的查询或报表列印时，同类的资料才能排在一起，便于我们比较和汇总统计等。通常我们在对物基础资料编码方案4料进行编码时，会按大类－中类－小类－流水号的形式进行编码，比如，第一码表示大分类，如主材、产成品、辅材、设备、备品备件等，第二、三码表示中分类，第四、五、六码表示小分类，最后是三位的流水号，通过这样的分类，我们可以保证相同类的物料在做统计分析时是可以排在一起的。勿有意非专业性的人员通常都要求让编号反映某些意义，使得编号容易记忆或者可以望“字“生义，常常会将英文单词的首几位或缩写字母编在编号上；再有，还要把物料的规格、尺寸等属性也要反映在料号中。在资料量不大时，这种编码方式的确可能比较方便，使用起来可能会比较符合使用者现时的习惯，但是当资料数量越来越大时，要记忆的东西太多了，实际上已经达不到当初设想的易于记忆的目的了，结果给后续新增编码造成很大的困扰，无法进行新增编码的编制。在很多企业中，常常就是为了要整理理出有意义的料号体系，而使得编号工作变得非常困难，经常会组织很多部门，来讨论如何才能将这些有意义的东西编到编码中去，耗费了大量的人力、物力和时间，经常是编到一半发现无法编制下去。其实，料号仅是物料的代码。是为了便于计算机系统管理，而给的一个编号而已。它可以不具备任何意义，就如我们的身份证号码一样。这样，即使有上万条物料，也可以在短短的两、三周内就完成所有的编号工作。在国外，有许多公司干脆就用乱数法则直接赋予物料编号，而丝毫不会影响电脑作业的运行。因为在交易数量庞大的信息化作业中我们不需要也不可能去记忆每一个料号所代表的物料。我们要知道的只是料件的名称规格，而所有的资料在列印或显示时，名称规格都可以随着料号出现。避变化如果资料的某项属性在未来有可能会发生变动，则绝不应该将此项属性纳入到编号中。否则，一旦发生变动时，是否要修改编号及如何进行修改都将会是一个十分困扰的抉择。常见的如员工编号，员工所属部门就不应该纳入员工编号中，因为部门的调整或是员工调动部门都可能会经常发生；另外如客户所属的地区，业务员分管区域等等皆是如此。通常，在系统上，可以用单独的栏位来记录这些属性。数字好编码最好全部用阿拉伯数字来编号。一则可提高填写、录入编号的效率，二则避免基础资料编码方案5数字与某些英文字母因为形象或读音雷同而产生混淆的情形，如O与0，I与1等等。如果一定要用英文字母的话，则英文字母最好排在编号的前几码，且位数必须一致。一定要避免英文字母与数字混杂使用的情况。在编码中，有些客户人员为了使编号段落分明而要求在编号中使用“－“符号，或者在编号中夹杂“*”、“/”等特殊符号。这些符号的使用必然影响编码的录入效率，在日常口述编号时亦会造成不便，因此最好避免采用。如果非用这些符号不可，则应该规定固定符号出现的位置，否则一定会产生困扰。力求短编号的长度要越短越好，以方便记忆、阅读、填写、录入，提高效率。同时，也大大降低出错的机率。如果一个编码有30位，它可能记录了物料的很多属性，但是在录入、填写中会非常困难，也非常容易出错。通常在8---12位之间会比较好，既能满足一般编号容量的要求，也能较好的反应适当的重要属性，且便于记忆、录入等。长统一编号长度统一，可以使我们在阅读或录入时很容易发现编号长度不对，有漏输或多输。如果实在做不到编号位数统一，则至少要求同一类的位数要统一。比如，对制造企业来说，可能会存在半成品数量相对成品要少的情况，在编号长度上，很难让半成品和成品的编码长度统一，那我们可以让成品类的编号长度保持统一，半成品类的长度保持统一，如，成品是10位，半成品则是8位。另外也可以通过补「0」的方式来保证确保编码长度统一。用跳号随着企业的发展，每天都会有新的物料出现，需要增加新编码，所以在编码时，编码的扩充性非常重要，而如何才能实现编码的扩展性呢？通常我们用跳号的方法来实现。比如在分类号中预留一些空号以便日后可以插入，同时也可以加大相应分类的编码容量，如050---080可以编成同一个小类。二、客户编码原则1、客户格式，客户编码分为两大类：国内客户和国外客户。（国别、地区、省份、市、行业放在客户的属性中）分层结构表示如下：基础资料编码方案6国内客户：分两层国外客户：分两层2.客户编码原则说明第一段：一位流水码第一段代表意义1国内2国外（含港澳台）第二段：七位流水码表示具体客户客户举例：国内流水号10000001江苏XX公司0000002安徽XX钢茂公司..国外流水号20000001德国XX公司0000002德国XX钢茂公司..三、供应商编码原则流水号国内流水号国外基础资料编码方案71、国内供应商：分三层国外供应商：分三层.2、供应编码原则说明第一段：一位流水码第一段代表意义1国内2国外（含港澳台）第二段：供货类别参考下表：第二段供货类别第二段供货类别01主材08应酬福利02委外加工09器械设备03运输商10…04生产原料11…05生产辅料06设备备件07办公行政四、仓库编码原则四位流水号供货类别国内流水号供货类别国外基础资料编码方案81、编码格式2、编码说明第一段：以2位数字表示，分别表示各分子公司第一段代表意义01江苏大明金属02大明重工03…第二段：对于各分子公司的仓库，分别用3位流水码举例如下第一段代表意义0011号仓库0022号仓库0033号仓库0044号仓库005……五、仓位编码原则1、编码格式2、编码说明第一段：以2位数字表示，分别表示仓库下面仓位的分组第一段代表意义01I-I跨区022-2跨区03…第二段：对于各分子公司的仓库库位，分别用3位流水码表示如下第一段代表意义流水码表示仓库组织流水码表示具体库位仓位分组基础资料编码方案9001A库位002B库位003…004…六、部门编码原则1、编码格式。。2、部门编码原则说明1)集团及直属部门编码10大明国际控股有限公司10.01集团总裁办10.02集团规划部10.03集团销售管理部10.04集团市场开发部10.05集团审计部10.06集团财务部10.07集团信息部10.08集团建设项目管理公司10.09集团碳钢部10.10集团宣传策划部10.11集团人力资源部2)分子公司及下级部门编码第一段：以数字表示，分别表示各分子公司第一段代表意义1001江苏大明金属1002大明重工1003天津太钢1004太原太钢。。。。。。第二段：以数字表示，分别表示各公司职能部门各分子公司公司职能部门二级部门基础资料编码方案10第二段代表意义01总经理室02销售管理部03营业部04冷轧部。。。。。。第三段段：以数字表示，分别表示各二级部门七、职员编码职员编码用于ERP系统的人力资源管理、系统权限管理和系统使用人员的管理。职员编码方式有多种，以单一流水号方式应用较多。如采用其它编码方式进行编码，应避免可能发生变化的分类或属性纳入编码中。建议直接用单一流水号来进行编码（六位流水），举例张三002053八、物料编码原则（一）主材物料编码1、编码分类辅助属性：产地（影响成本、价格），牌号（影响成本、价格）2、主材编码原则说明第一段：以2位数字表示，分别表示大类基础资料编码方案11第一段代表意义覆盖范围01主材生产的主要材料，包括各种材质的板材、卷材、型材、线材。材质包括碳钢、不锈钢、合金、铝材、铜材等。。。。。。。。。第二段：以1位数字表示，分别表示不同的工艺第二段代表意义工艺1冷轧2热轧第三段：以2位数字表示，分别表示不同的材质第三段代表意义材质01不锈钢02碳钢。。。。。。第四段：以2位数字表示，分别表示不同的系列第四段代表意义系列01201022020330404304H05301L06。。。。。。第五段：以1位数字表示，分别表示不同的形状第五段代表意义形状1卷2板3线4型5零件6。。。。。。基础资料编码方案12第六段：以5位数字表示，分别表示不同的标准厚度，建议厚度的小数点保留为两位；最后两位数字为小数点后面的两位，第六段代表意义销售厚度000300.3000400.4000500.5000600.6000700.7000800.8000900.9001001.0001201.2001501.5002002.0002502.5003003.0003503.5004004.0。。。。。。（二）辅材类1、编码格式2、一级分类编码说明：用两位数字表示，具体代表意义如下表：一级分类代码代表意义02生产辅材（随产品体现）03生产耗材（随产品消耗）04刀具05机备06五金基础资料编码方案1307焊材08安防劳保09办公器具10设备。。。。。。3、二级分类编码说明：用两位数字表示，具体代表意义如下表3.1生产辅材（随产品体现）二级编码说明生产辅材一级编码代表意义生产辅材二级编码代表意义02生产辅材01包装02保护膜3.2生产耗材（随产品消耗）二级编码说明生产耗材一级编码代表意义生产耗材二级编码代表意义03生产耗材01气体02磨料03器皿配件04化学试剂05化工辅料06化工原料3.3刀具二级编码说明刀具一级编码代表意义机备五金二级编码代表意义04刀具01刀柄02中间模块03铣刀04铣刀杆05U钻钻杆06车刀杆07铣刀盘08钻头09丝锥10绞刀11球头刀12倒角刀13成型刀14刀夹15接杆16夹头基础资料编码方案1417模块18滑块19滑轨20刀片21床身附件3.4机备二级编码说明机备一级编码代表意义机备五金二级编码代表意义05机备01机械02电气03气动液压04切割备件3.5五金二级编码说明五金一级编码代表意义五金二级编码代表意义06五金01工具02测量03紧固件04索具件05焊材辅件06材料07建筑水暖08日杂百货09搬运存储3.6焊材二级编码说明焊材一级编码代表意义焊材二级编码代表意义07焊材01不锈钢02碳钢03有色金属3.7安防劳保二级编码说明安防劳保一级编码代表意义安防劳保二级编码代表意义08安防劳保01安防02劳保3.8办公日杂二级编码说明办公日杂一级编码代表意义办公日杂二级编码代表意义09办公器具01办公文具基础资料编码方案1502日杂百货03办公耗材04办公家具05办公设备06应酬礼品3.9设备二级编码说明办公日杂一级编码代表意义办公日杂二级编码代表意义10设备01生产设备02特种设备4、三级分类编码说明：用