湖北病险水库除险加固工程档案验收管理办法

关于印发《湖北省病险水库除险加固工程档案验收管理办法》的通知各市、州、直管市、神农架林区水利（水电、水务）局，厅直有关单位：现将《湖北省病险水库除险加固工程档案验收管理办法》印发给你们，请结合各自实际，认真贯彻执行。二〇一〇年五月二十八日湖北省病险水库除险加固工程档案验收管理办法第一章总则第一条根据水利部《关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》（水办〔2005〕480号）、《关于印发水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办〔2008〕366号）和国家档案局、国家发改委联合印发的《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）等政策规定，按照统一领导、分级管理、各负其责的原则，为做好全省病险水库除险加固工程档案管理和验收工作，确保工程档案完整、准确、系统和安全，制定本办法。第二条病险水库除险加固工程档案是指在工程前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条本办法适用于大中型病险水库除险加固工程，小型病险水库除险加固工程可参照执行。第二章档案管理第四条工程档案是水库除险加固工程建设与管理工作的重要组成部分。项目法人对档案管理工作负总责，应将档案管理工作纳入建设管理程序，与项目建设同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。第五条项目法人须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并对勘察设计、监理、施工等参建单位的归档工作进行监督、检查和指导，按要求制订档案管理规章制度，配备必要的档案库房、装具和设备。大中型水库可按档案信息化建设要求配备档案管理软件，开展档案数字化工作，建立数据库，实现档案现代化管理。第六条设计、监理、施工等参建单位的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，应加强有关文件材料的形成和积累，按要求将应归档文件材料及时收集、整理、归档并移交项目法人。第三章整编归档与移交第七条整编。项目法人和设计、监理、施工等参建单位按照《湖北省病险水库除险加固工程档案分类方案归档范围和保管期限表》（见附件1），负责对工程建设和管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等材料进行收集、分类、编号等整编工作。案卷分类。水库除险加固工程档案根据文件材料的形成规律，分为六大类，即A综合类，B建设管理类，C设计类，D施工类，E监理类，F财务管理类，其中D、E类按单位工程分类组卷。案卷编号。病险水库除险加固工程档案案卷编号采用代字和代号混合编制。如：××·A·1—3，其中××表示本单位现有工程档案代号，A表示综合类，1代表工程前期，3代表案卷顺序号。第八条文件材料的整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）。所有归档文件材料的内容及形式均应满足档案整理规范要求，即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备。图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3—1989）统一折叠。第九条工程建设声像档案和电子档案是纸质载体档案的必要补充。各参建单位应指定专人负责照片、录音、录像等声像材料和电子文件的收集、整理、归档工作。工程建设重要阶段、重大事件及事故必须要有完整的声像材料归档。归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。电子文件的整理参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。第十条竣工图是工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。项目法人负责组织编制项目总平面图和综合管线竣工图，施工单位以单位工程为单位编制竣工图。竣工图由编制单位在图标上方空白处逐张加盖“竣工图章”（见附件3-1）并严格履行签字手续，每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。（一）按施工图施工没有变动的，就在施工图上加盖并签署竣工图章；（二）一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章；（三）凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，在说明栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”（见附件3—2）。第十一条监理单位负责对施工单位提交的归档材料进行审核、确认，并按标段(合同)编写档案资料质量审核意见。（一）监理单位在审核施工单位提供的档案资料时，应对资料所反映的各工序、各阶段（包括材料、设备、构件等）完成的工程数量、质量、投资等数据进行核查；对施工管理工作报告、竣工图纸、工程质量缺陷、安全事故及单元、分部和单位工程质量评定等档案资料，须按完整、准确、系统的要求进行认真审查。（二）对质量检测资料的审核，要求各试验阶段的评价资料齐全、完整、真实，不得修改、伪造和事后做。特别是施工单位提供的单元工程档案资料需按《水利水电建设工程验收规程》规定的格式填报审核，并履行必要的签字手续。（三）对竣工图的审核，要如实反映地上、地下建筑物的详细变化、真实可靠。（四）对于永久征地、移民补偿、环境保护执行情况等材料的审核应真实可靠，并附相关图表。第十二条归档。归档时间由项目法人根据实际情况确定，可在单位工程完工或主体工程完工后，参建单位将整理好的档案提交项目法人归档。档案的归档份数应满足：项目法人与运行管理单位各保存1套完整的工程档案（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；涉及多个运行管理单位时，各运行管理单位只保存与其管理范围有关的工程档案。大型水库及厅直属管理水库除险加固工程，应向省水利厅移交部分档案1套（包括竣工验收文件材料、竣工图、工程建设大事记、重大设计变更及审批文件和反映工程建设的声像材料）。第十三条移交。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在竣工验收后三个月内完成。档案移交时，须填写工程档案交接单（见附件4），交接双方应认真核对目录与实物，严格履行交接手续。第四章档案验收第十四条大中型病险水库除险加固工程档案验收，与竣工技术预验收或主体工程完工验收同步进行。在竣工技术预验收组或主体工程完工验收委员会中成立档案专项验收小组，对工程档案进行验收。工程竣工验收时应有档案人员作为验收委员参加。凡档案内容与质量达不到要求的病险水库除险加固工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的工程，不得进行或通过工程竣工验收。第十五条工程档案依据《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办〔2008〕366号）组织进行验收，并依据《水利工程建设项目档案验收评分标准》（简称《评分标准》，水办〔2008〕366号的附件2）对档案管理及档案质量进行量化赋分，满分为100分。验收结果分为3个等级：总分达到或超过90分的，为优良；达到70—89.9分的，为合格；达不到70分或“应归档文件材料质量与移交归档”项达不到60分的，均为不合格。第十六条档案自检及验收申请。项目法人在监理单位对工程档案进行审核并提交档案监理审核报告后，应组织所有参建单位按《评分标准》的各项要求对工程档案进行自检。自检时，应重点检查工程档案资料的内容是否达到完整、准确、系统的要求，案卷质量是否符合规范要求。档案监理审核报告的主要内容：监理单位履行档案审核责任的组织情况，对监理和施工单位提交的项目档案审核、把关情况，审核档案的范围、数量，审核中发现的主要问题与整改情况，对档案内容与整理质量的综合评价，目前仍存在的问题，审核结果等内容。档案自检报告的主要内容：工程概况，工程档案管理情况，文件材料收集、整理、归档与保管情况，竣工图编制与整理情况，档案自检工作的组织情况，对自检或以往阶段验收发现问题的整改情况，按《评分标准》自检得分与扣分情况，目前仍存在的问题，对工程档案完整、准确、系统性的自我评价等。自检合格后，按照分级管理原则，项目法人向组织档案专项验收的单位，报送档案验收申请及自检报告、自检表、档案监理审核报告。第十七条档案验收组织及验收程序。（一）验收组织。对省水利厅主持验收的大型及中型病险水库除险加固工程，省水利厅档案部门负责组织大型水库及部分中型水库档案专项验收，其他中型水库将委托相关市（州）水利（水电、水务）局档案部门组织验收；市、县水利（水电、水务）局档案部门按照分级管理的原则，组织有关中、小型水库除险加固工程的档案专项验收。由省水利厅组织的档案专项验收小组成员包括：厅档案部门、省档案局、长江委档案馆、市（州）水利（水电、水务）局档案部门的代表及有关水利专家组成。由市（州）水利（水电、水务）局组织档案专项验收，或省委托组织档案专项验收的，验收小组成员包括：市（州）水利（水电、水务）局档案部门，市县（区）档案局、水利（水电、水务）局档案部门的代表及有关水利专家组成。档案专项验收组织单位应严格按照验收程序，严把档案质量关，确保档案符合完整、准确、系统的要求。省厅委托市（州）水利（水电、水务）局组织的水库除险加固工程档案专项验收，实行“谁验收，谁负责”，被委托单位需将档案专项验收意见报省水利厅备案。（二）验收程序。1．档案验收小组作为竣工技术预验收成员，一并与其他验收小组在现场检查工程建设情况，听取项目法人、设计、监理、施工等单位工作报告；2．档案验收小组组长宣布验收小组组成人员名单；3．项目法人汇报档案自检情况；4．监理单位汇报档案审核报告；5．按比例抽查档案案卷质量，查看档案资料的完整性、准确性和系统性；6．档案专项验收小组结合检查情况按《评分标准》逐项赋分，并进行综合评议、讨论，形成档案专项验收意见；7．验收小组与项目法人交换意见，通报验收情况；8．将档案专项验收意见提交工程竣工预验收会讨论，纳入竣工技术预验收工作报告及竣工验收鉴定书初稿。（三）档案专项验收意见的内容：1．前言（验收会议的依据、时间、地点及验收组组成情况，工程概况，验收工作的步骤、方法与内容简述）；2．档案工作基本情况：工程档案工作管理体制与管理状况；3．文件材料的收集、整理质量，竣工图的编制质量与整理情况，已归档文件材料的种类与数量；4．工程档案的完整、准确、系统性评价；5．存在的问题及整改要求；6．得分情况及验收结论；7．附件：档案验收小组成员签字表。第十八条对档案专项验收意见中提出的问题和整改要求，项目法人应在工程竣工验收前，完成相关整改工作。未通过档案验收的，项目法人应在完成整改工作后，重新申请验收。第五章附则第十九条本办法由省水利厅办公室负责解释，自发文之日起施行。附件：1．湖北省大中型病险水库除险加固工程档案分类方案归档范围和保管期限表2．案卷目录、卷内目录及备考表、档号章格式3．竣工图章及竣工图确认章格式4．工程档案交接单附件1湖北省大中型病险水库除险加固工程档案分类方案归档范围和保管期限表序号归档文件保管期限备注项目法人运行管理单位厅档案馆A类综合类1指导性文件、咨询意见永久永久2工程建设前期工作文件材料2.1勘测设计任务书、报批文件及审批文件永久永久2.2规划报告书、项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件永久永久2.3可行性研究报告书、附件、报批文件及审批文件永久永久2.4评估报告永久永久2.5各阶段的环境影响、水土保持、水资源评价等专项报告及批复文件永久永久2.6各阶段的鉴定、实验等专题报告永久永久3招投标文件3.1招标文件、修改文件、招标补遗及答疑文件永久永久3.2投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久永久3.3开标、评标会议文件及中标通知书永久永久4协议、合同4.1有关工程建设管理及移民工作的各种合同、协长期长期序号归档文件保管期限备注项目法人运行管理单位厅档案馆议书4.2合同谈判记录、纪要长期长期4.3合同变更文件长期长期5其他（计划、总结等及其他来往文件）长期长期B类建设管理类1建设管理综合材料1.1工程建设管理有关规章制度、办法永久永久1.2开工报告及审批文件永久永久1.3重要协调会议与有关专业会议的文件、记录、纪要永久永久1.4工程建设大事记永久永久永久1.5有关工程建设计划、实施计划和调