档案室建立工作建议方案(修订版)

1档案室建立工作建议方案为加强和规范公司档案管理工作，避免公司档案资料的遗失，使档案更好地为公司的长远发展提供参考与监督作用，结合公司实际，特制定本方案。一、档案室的现状及规划（一）档案室的现状。公司档案室规划为大厦708室，房间面积约为32㎡（7.5x4.3）。现档案室未配备专业设备，无法满足档案管理工作的特殊要求。（二）档案室的规划。1.办公区域规划。拟将708室建设为档案库存区。档案室办公区设在705室，暂未规划阅览区。2.库存区建设规划。（1）主体规划。档案室主体采用手动密集柜，密集柜以与窗户垂直的方向进行安装和布置。手动密集柜规格型号以网络查询的九鼎柜业为例，每节密集柜长宽高分别为900/580/2400mm，具体使用规格以实际供应商为准。考虑到档案的延展性并预留一定发展空间，拟安置密集柜5-6列，每列5-6节，共计需25-30节左右的密集柜体。（2）特殊器材配备规划。2档案室对房间的承重有严格要求和特殊的“八防”要求，需配备特殊器材或设备，对房间进行必要的检测和整修。二、档案室建设工作方案（一）第一阶段：基础建设阶段。（2015年4月至6月）1.工作任务。（1）完成档案室硬件设施建设。（2015年4月至6月）①完成档案室主体建设询价，确定密集架供应商，满足档案室“防尘”要求，并在供应商的建议下，对档案室建设方案进行修改和完善。②进行必要修整和检测，如对隔断墙、天花板等进行密封，确保档案室不漏气；对原室内的消防喷头进行封闭，确保档案室不漏水；对承重能力进行检测，确保档案室不超重等。③安装双层窗帘，满足档案室“防光”要求。④安装铁门、铁窗，满足档案室“防盗”要求。⑤对档案室照明灯具进行更换，满足档案室“防光”要求。⑥配备专用空调、温湿度检测仪，满足档案室“防潮、防高温、防有害气体”的要求。⑦配备灭火器材，设置禁止吸烟及禁用明火标志，满足档案室“防火”要求。（2）建立健全档案工作规章制度。（2015年4月至6月）按照国家档案管理相关法规，并结合公司实际情况，对原公司档案管理办法、工作档案管理办法进行修订，明确档案收集、整理、归档、组卷、装盒、借（调）阅等职责与权限。（3）做好档案工作队伍建设。（2015年4月）3组建档案工作的专（兼）职人员队伍，明确公司各部门、分公司（项目部）的档案工作责任人员，将档案工作职责落实到人。2.工作质量标准。（1）档案室硬件建设工作完成，基本满足档案管理的“八防”特殊要求。（2）公司档案管理制度基本建立健全且符合公司实际情况。（3）各部门、各分公司（项目部）均有明确的档案工作责任人员。（二）第二阶段：积存档案清理阶段。（2015年7月至12月）1.工作任务。（1）对积存档案进行整理。（2015年7月至9月）积存档案数量较大，初次整理较耗时费力，建议首批次档案整理工作采用外包方式进行。拟对积存的实体档案按划分保管期限、装订、分类、排列、编号、编目和装盒、上架等逻辑环节进行有序整理。（2）建立电子档案管理系统。（2015年9至12月）为规范公司档案管理和提高档案利用率，建议公司统一考虑购买网络版档案管理信息系统，预计费用10万元。网络版档案管理信息系统上线后实现如下功能：①公司总经理工作部档案管理人员为信息系统管理员，负责全公司档案工作人员的角色定义、操作权限和增删、密码修改等。②系统管理员统一向各部门、各分公司（项目部）分配电子档案存储地址。③各部门、各分公司（项目部）档案管理责任人员将接收的实体档案资料组卷后进行扫描，建立电子档案，录入信息系统，存储在被4分配的地址中。④建立至少2种的检索方式，方便对电子档案进行查阅。⑤对档案的借（调）阅进行登记管理，留下档案利用日志和记录。⑥实现全公司档案的联网共享和利用。（3）完成对OA系统和电子档案管理系统的集成。（2015年11至12月）由于现行OA系统缺乏专业的档案管理功能和模块，因此只能以系统集成的形式，完成对OA系统与电子档案管理系统的集成。该集成费用是依据我公司与致远签订的协议进行收取，大约为2000元/人/天。2.工作质量标准。（1）完成积存档案整理。（2）电子档案管理系统试运行，积存档案的电子件录入信息系统。妥否，请示。附件：档案室特殊器材配备一览表总经理工作部2015年3月16日5附件：档案室特殊器材配备一览表序号设备名称推荐使用说明1直列式档案密集架据实际选用防火、防尘。2空调据实际选用防潮、防高温、防有害气体。3抽湿机排气扇据实际选用防潮。4双层窗帘内层：普通窗帘布据实际选用防光、防高温。外层：防紫外线窗帘布5铁门、铁窗据实际选用防火、防盗、防有害生物（鼠等）。6干粉灭火器据实际选用防火，库房内不能使用水剂灭火器。7温湿度计双金属片式温湿度计两种之一最好不要使用毛发温湿度计，因为不太准确，且使用年限短。8防虫药防霉驱杀虫药四种交替、轮流使用多种交替轮流使用，防止长期使用同一种药物致害虫产生抗药性。抗霉杀虫片天然防蛀剂中药防蛀防霉剂9移动硬盘（500G）据实际选用备份档案数据（目录条目、电子文件）。10扫描仪据实际选用11自动号码机打页码、件号用12黑色印油、红色印油及印台据实际选用13平边切刀用于裁切纸边、取齐页边、裁剪标签等。14自动手钻电动手钻用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等的打孔。钻咀（3.5㎜、4㎜）15多用插座拖把（3M）据实际选用用于电钻使用时电线不够长时使用。16大铁夹（20个）据实际选用用于装订时夹牢固定纸张。17白色棉线（股扎或线球）及穿针据实际选用用于装订过厚的档案、档案目录、汇编等。用棉质，不用尼龙。18木砧板（直径约30㎝）据实际选用用于电钻钻孔时作垫板。19装订机订书机（普通、厚层）据实际选用20不锈钢订书钉6㎜用于装订的档案、档案目录、汇编等。归档文件必须用不锈钢订书钉。13㎜21起钉机据实际选用22储物柜用于存放档案室档案借阅登记簿、温湿度记录簿、档号章、棉线、装订机、订书钉、印台、自动号码机、印油、自动手钻、钻咀、多用插座拖把、穿针、木砧板、起钉机、美工刀及刀片、直尺、剪刀、胶水、双面胶、透明胶及其它小件档案用品。