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1QG/TXA0114-02-2014档案工作管理规定1范围本标准规定了公司档案工作管理组织工作、管理体制和基本任务、文件材料的形成和归档及分类、归档范围、管理等有关要求。本标准适用于公司的档案工作管理。2档案的基本任务2.1企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。它通过档案管理机构与各部门的相互配合,做好文件的形成、收集、积累、整理、立卷、归档工作。2.2企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和,是企业的宝贵财富,其构成是以生产、技术管理档案为主体,包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、人力资源管理和党、政、工、团工作等方面的档案。2.3档案是企业进行各项活动的重要法律依据。档案管理部门通过对归档的资料进行整理、分类、编目、入库排架、登记,用科学的管理手段确保档案的完整保存,全方位地开发档案信息资源,从而有效地延长档案的作用、寿命。2.4档案管理部门是企业档案、资料的贮存基地和利用中心,负责统筹、协调、组织、管理企业的档案、资料,及时开展文件材料的形成、收集、积累、整理、立卷、归档各环节工作业务,并加强指导监督,通过组织档案管理网络活动,积极开展档案教育宣传工作,使档案工作由被动为主动,不断开创新局面。其主要任务是坚持档案管理以利用为中心的原则,认真负责文件材料的形成、收集、积累、整理、工作,尽心尽责的做好工作。3文件材料的形成3.1本规定所称的档案是指直接论述和反映本单位各项工作活动的、具有保存备查价值的文件材料。它是指:(1)档案是本单位产生的或与本单位有直接关系的文件材料;(2)档案要与在工作中刚产生还需使用的现行文件材料有所区别;(3)档案是具有保存利用价值并通过归档手续的文件材料;(4)档案载体包括文字材料、图纸、录音带、录像带、光盘、计算机软盘、照片(底片)、证书(奖杯)等。3.2文件材料的运转应遵循计划、生产(施工)、技术、经营等生产活动和文书处理的程序,应自始自终地反映整个活动的主要面貌。2QG/TXA0114-02-20143.3各职能部门在各项专业管理工作中形成的文件材料,按其职能(业务)范围,指定有关人员负责积累、整理后交公司档案室。3.3.1以公司名义的党、政、工、团等上(下)行文等文件材料,由各专业管理积累,送交档案室分类、保管;各部门自行形成的上(下)行文等文件材料,由各部门积累后汇总送交档案室分类保管。3.3.2生产过程中各专业管理工作如标准化、质量、能源等专项工作中形成的文件、报表等资料由专业管理汇总后交至档案室存档。3.3.3经营合同、评审单、合同执行情况等经营档案的形成和汇总存档:原材料采购文件由采购管理汇总送交;设备采购和安装、对外合作和交往、专项管理过程中形成的合同(协议)由合同管理汇总送交保存。3.3.4会计档案的管理具体按照财务管理要求。财务管理对当年形成的各类帐册、凭证等会计档案进行整理、组卷、规范装订、编号,先自行保管使用。保存三年后移交档案室统一保管。当年岗位核算和物管专业档案由核算员和物管员进行整理、装订,自行保管,年度终了后移交档案室。3.3.5科技档案包括基本建设档案、科研开发与研究档案、项目设计档案等,日常管理中必须实行集中统一的“三同步”管理,即:下达计划任务与提出、检查科研文件材料情况同步保存;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研成果材料同步保存;评审奖励科技成果以及科技人员考核与档案部门出具归档情况证明材料同步保存。3.4生产(施工)活动中形成的项目建设文件材料(包括照片、光盘、计算机软盘等,下同),由项目所属的实施单位指定有关人员负责积累,移交档案室。3.5所有归档资料由移交人填写《归档资料移交清单》进行移交。4文件材料的归档4.1文件材料的归档要求:4.1.1归档的文件材料必须准确地反映生产、科技、项目建设和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。4.1.2归档的文件材料必须完整,层次分明,形成其规律。4.1.3归档的文件材料要做到书写优良、规格统一、字迹清楚、图样清晰。手写文件除因工作业务性质限定(如填写报表发票等)用圆珠笔之外,撰写一律用碳素墨水或蓝黑墨水;审核及文印部门要严格把关,对不符合要求的文稿应退回重新抄写,直至符合要求才签发打印。4.2通过协同平台流转的上(下)行文、各类专项审批资料、标准等材料,一般需一份,一份正本,一3QG/TXA0114-02-2014份审批稿。外单位设计的工程项目,没有底图的一般至少归档一份蓝图。内部日常管理文件一般需正本、原稿各一份。比较重要和利用频繁的文件材料正本需归档二份以上。4.3材料归档时,必须办理移交手续,由移交人填写“移交清单”一式二份,经交接双方签字后各保留一份备查。4.4鉴于公司管理职能分工的形式,科技文件材料归档工作原则分为二个阶段:科技工程(项目)报批立项前期的文件材料归属档案室保存;项目具体实施过程中的文件材料归属项目实施单位保存;项目竣工验收时形成的文件材料由具体实施项目单位在自行保存归档的同时,移交一份档案室存档。4.5各类档案的归档时间要求:文书档案实行“定期归档”和“随时归档”双轨制,即:在形成的次年二月底前,由文书收集归档;财会档案由于专业业务的特殊性,实行“定期归档”制,三年后转交归档;科技档案实行“随时归档”制,即:在项目建设完成后由各个项目(课题)组经初步整理送交档案室统一规范管理。4.5.1“随时归档”所涉及的文件材料,是指新产品研制鉴定、课题研究、基建工程、产品创优、设备开箱、技改各项专业管理上的资料,以及大型的特定活动中形成的会议材料(如股东会、董事会、职代会、因公外出参观学习、考察和参加各种会议收集获得的文件材料、情报资料等)。负责部门在任务(活动)完成后或告一段落时,要将应归档的文件材料组成保管单位,由负责人审定后将收集积累的文件材料整理归档。4.5.2“定期归档”所涉及的文件材料,是指每年除特定专项活动外,在日常工作中形成的管理性文件材料,包括计划方针目标、总结、各种表格等。这些文件由本专业管理人员按其形成规律、种类规律,分别整理后,于次年二月底前归档。5文件材料的分类5.1分类应以全部档案为对象,依据管理职能,结合档案内容及其形成特点,遵循文件材料的形成规律,保持档案之间的有机联系,并且便于科学管理和开发利用。5.2档案分类的类目标识一般采用0----9阿拉伯数字,类目与类目之间采用横杠“一”或“.”连接。5.3分类参照《工业企业档案分类试行规则》设置,原则上分类如下。5.3.1党群工作类:党务工作;纪检工作;宣传工作;组织工作;工会工作;共青团工作。5.3.2行政管理类:行政事务;人力资源管理;保障性福利。5.3.3经营管理类:统计工作;计划管理;经营决策;商标注册;产品市埸经营;物资管理;反倾销工作。4QG/TXA0114-02-20145.3.4生产技术管理类:产品质量管理;科技管理;标准化工作;生产管理;安全管理;环保管理;能源计量管理;档案和信息。5.3.5科技档案类:基本建设项目;产品开发和技改档案。5.3.6设备仪表管理类:设备仪表过程管理5.3.7会计档案类:各类报表、帐册、凭证、税务资料以及其他需档案室保存的会计资料。5.3.9资料类:保存价值低但有参考作用、保管期限在三年以下的各类文件、资料。5.4特殊载体(磁带、光盘、照片)非纸质档案,其形成、反映的内容和作用与纸质档案有着不可分割的联系,一般不单独设置类目,根据其内容编制其所立卷的档号;也可根据载体形式编制保管目录、大流水号,保持目录与实物相符。6文件材料的归档范围和保管期限(详见附录A)7档案的整理7.1要按文件形成规律和文件之间内在的联系进行系统整理,必须做到分类清楚,组卷合理。原则上按年度、问题进行分类组卷,按照同一个问题的文件材料归到一起的标准进行立卷,尽量做到一事一卷。7.2一个案卷内文件的整理,应按卷内文件目录、文件主体和备考表的顺序排列。案卷名称要能概括整个案卷文件内容。7.3卷内文件目录的内容要按问题主次程度和时间顺序排列,文件号、责任者、文件题名、时间、页码或件号要编写齐全,7.4案卷封面和脊背栏所有包括全宗名、分类名称、案卷题名、起始时间、密级、件(页)数、档案号、案卷号、保管期限等要全部填写齐全,不可空缺或遗漏。7.5要注意档号、顺序号、案卷号的流水编制和排列,严格遵循不重、不缺、不变的基本规则。7.6要准确划定各类档案密级。归档的档案一般划定分为“秘密”、“绝密”二个等级。7.7要合理编制、划分档案管理期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长划定。7.7.1凡在工作中具有长远查考和利用价值的档案作永久保存,即保管50年以上;具有长期查考和利用价值的档案作长期保存,即保管16--50年;具有短期查考和利用价值的档案作短期保存,即保管3--15年。7.7.2基础台帐等资料类信息一般保存三年。7.7.3会计档案和基本建设项目档案执行国家档案管理部门和专业主管部门的规定编制和划定保管期5QG/TXA0114-02-2014限。7.8相关的工艺信息基础资料如各种原始记录、凭证按时间、年度顺序分册装订,由产生部门进行整理和保存。7.9凡归档的文件材料,必须去掉金属钉装订整齐、牢固,一律用碳素墨水、钢笔书写,字迹要清晰。8档案管理8.1各部门要建立健全档案管理要求,列入经济责任制体系,并制定考核和奖惩办法。8.2各类案卷数据在录入档案管理软件系统的同时,要编制各类档案分类目录等纸质台帐作为备用档案检索工具。8.3定期对照库藏档案做好的清点核对工作,做到帐、物相符。库藏档案因移交、作废、移失时,要保存依据,写明原因。8.4要建立健全统计工作,在次年的七月份将年度统计报表上报集团综合档案室汇总。统计数据要做到准确、可靠。8.5要严格执行各专项工作的保密制度。9档案的保管9.1接收档案必须认真验收,并办理交接手续。9.2档案入库时要进行分类编号,能揭示存放档案的类别名称及类号。9.3保存档案必须有专门的库房,并有具备良好的卫生环境,做好防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施,确保档案资料安全无损坏,延长使用寿命。9.4存放档案必须有专用柜、架,各箱柜要编号、上牌,排架方法要科学和便于查找。9.5库房档案的放置以各大类档案分布按大类编号顺序(以进入库房门为准)依次由前至后排列,柜(架)之间以“蛇”形就近排列。案卷进入箱柜按编号顺序依次由上至下、从左至右保存。9.6对新上架的归档案卷和借阅归还的案卷要及时清点查对,要定期对库。9.7对检查出有破损的案卷要按修复技术要求进行技术处理,尽可能恢复其机械强度、耐抗性和字迹线条的能见度,或重新复制,以延长档案材料的使用寿命。9.8各类档案要用统一规格装具(盒)装订保管。特殊载体档案(磁带、光盘、照片)等,要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等,按编号顺序排列。9.9职工档案由人力资源负责整理,形成案卷信息台帐汇总到档案室。9.10底图存放以平放为宜。修改后的底图入库,要认真检查修改、补充等情况。6QG/TXA0114-02-201410档案的库房管理10.1经常检查并做好库房的防光、防潮、防虫、防霉、防火、防盗、防尘、防化学污染工作。通常情况下库房应门窗关闭,不得任意开启。库房内窗户应设有防光窗帘,采用白炽灯照明。10.2要保持库房内卫生,不用太湿的布或拖把除尘;定期添置防虫药品;经常查看库房门窗是否坚固密闭及防火设施状况,对失灵、失效的应及时校验、更换。10.3加强库房内温湿度控,库房内外应科学地安设温湿度记录仪表,定时测试、检查、调节,无法达到规定温湿度的要配备去湿机或空调设备调和,直至符合要求。库房的温度应控制在15--20度,相对湿度在50--65度。10.4档案库房非借查档案者和无关人员一律不得入内。,11档案的查(调)阅11.1严格执行借阅管理要求,查阅档案,原则上要求在档案室内进行。利用过程中要及时清点催还,确保档案无遗失。11.2所有档案调阅填报《档案调阅审批单》进行借阅登记审批手续。(见附表二)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