档案管理信息化的思考

档案管理信息化的思考摘要：国际互联网的飞速发展将对科技、经济和人类社会的进步产生极其深远的影响。随着计算机信息技术的发展，各种高效扫描设备及各种数字技术的应用,使我国的办公自动化水平大大提高，多媒体技术在档案部门的应用，也使得传统的档案管理模式受到挑战。江泽民同志曾经说过：“四个现代化，哪一个也离不开信息化。”那么，我国档案管理信息化的基本内涵包括哪几个部分呢？在我国档案管理信息化进程中应该注意什么问题呢？本文将就这两个方面的问题展开论述。关键词：互联网标准化数字化参与程度规划一、建立档案管理信息系统的必要性当今的世界，在现代数字通信和计算机技术的支持下，人们利用互联网，实现了信息交流和信息共享。国际互联网的飞速发展将对科技、经济和人类社会的进步产生极其深远的影响。随着计算机信息技术的发展，各种高效扫描设备及各种数字技术的应用,使我国的办公自动化水平大大提高，多媒体技术在档案部门的应用，也使得传统的档案管理模式受到挑战。如何全方位、多角度、高质量、高效率地揭示档案信息的内容及特征,方便、快捷地为利用者提供服务将成为档案工作者迫切追求的目标。档案作为真实的历史记录,是大量历史文件的汇总,是比较浩大而复杂的一种本源信息系统,因而其管理水平的高低直接影响档案价值实现的程度。因此必须进一步提高档案的科学管理水平,加速档案的现代化管理,以适应信息时代对档案工作提出的新的要求。二、如何实现我国档案管理信息化江泽民同志曾经说过：“四个现代化，哪一个也离不开信息化。”那么，该如何推进我国档案管理的信息化呢？我认为档案管理信息化的基本内涵应包括三方面：档案信息管理标准化、档案信息存储数字化和档案信息利用网络化，以下将分别说明。1、档案信息管理标准化，是指在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。这些规范和标准应该由档案行政管理部门统一制定、颁布、施行。在我国档案管理信息化过程中，一个难以解决的问题就是：管理体制、管理方式不同，难于实现标准化。由于档案自身的复杂性，我国政府的档案管理体系亦比较复杂，分散管理是其突出特点。除中央、地方档案馆外，各政府机构亦管理着相当有年头的档案，有的甚至保存着大量建国初期的档案。由于多头管理，各有政策，造成了管理标准化的困难。所以，指定统一的业务规范和技术标准是实现档案信息化的前提和基础，也是必须首先解决的重要问题。档案信息管理标准化的主要包括档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息管理标准化、档案信息网络标准化、档案信息管理软件标准化等五个方面的内容。档案信息采集标准化要求档案信息在著录与标引时，要严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、1999年修订的国家档案局发布的《档案著录规则》、以及其他相关的法规进行。但是，目前的标准仅仅规范信息著录项目而末进一步规范著录项目的数据格式，从而导致档案信息采集时互不一致而影响了数据关系；另一方面，由于信息采集标准随意更改，致使档案信息无法集中和交流。由此可见，制定一个全国统一的档案信息采集标准势在必行。档案信息存贮标准化是指在将档案信息全文转化为数字信息进行存贮时，所应该采取的标准。档案信息存储的数字化意味着档案的载体材料和记录方式有了巨大的变化，是对传统档案存储方式的根本变革。数字档案是利用计算机，通过输入、扫描等方式，将单纯的文字载体变成数字信息，存储在计算机中。与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改、并且可以通过互联网快速传递，档案存储数字化大大提高档案的利用率，并降低了档案管理的成本。但是，这也提出了一个问题，那就是必须有一个全国统一的存储标准，如果在存储过程中随心所欲，那么就打大降低了档案所反映信息的价值，会造成档案管理工作的混乱。档案信息管理与档案实体管理的明显区别在于信息载体的特殊性，需要由档案行政管理部门研制定有关标准，如电子文件归档管理标等。网络必须分出层次，以决定利用档案信息的范围。网络信息和网络体系结构都需要标准化，二者统一才能使网络信息快速、准确地传输和使用。档案信息管理软件标准化，主要体现在应用软件的通用性和统一性两个方面。近几年，电子归档系统得到逐步开发应用。一批优秀的档案计算机管理系统被推广应用。在档案工作中起着越来越重要的作用。例如，北京超星技术有限公司开发的“文档98管理系统”，深圳的世纪科怡，佛山的绍林系统等等，这些软件各有特色。但是，电子文件归档系统的开发应用目前还处在初级阶段，各项功能还有待完善。而且标准化问题在档案软件越发体现出来，从目前已开发的电子归档管理软件看，无论在设计思想还是在具体运用上，尚缺乏明确统一的规范标准，与文档实践工作还存在脱节的地方。因此，制定明确统一的电子文件归档管理规范标准应迅速提上议事日程，否则会造成更加混乱的问题。2、档案信息存储数字化主要包括三个方面的内容：档案目录数字化、档案编研成果数字化、档案全文数字化，其中档案全文数字化是档案数字化的核心问题。3、档案信息利用网络化.二十一世纪人类已经进入互联网时代，充分利用现代网络技术，实现档案信息社会化，是档案信息化的重要标志，也是档案数字化的最终目的。计算机网络技术的产生，使档案信息能超越时间、空间、机构等因素提供利用。建立档案信息网站，将其联入互联网或公众信息网，不仅能实现档案部门间的信息交流和资源共享，而且能够拓展档案利用服务的范围：从封闭的机要服务转向开放服务；从为单纯国家机构服务扩展到为全社会服务；从单纯为政府官员服务扩展到为广大民众服务。我国档案网络建设规模与速度与其他机关、企事业单位相比，已处于落后状态，我们应该充分认识到这一点，并且把创建档案信息网络体系作为一项重要工作来认真落实。三、在我国档案管理信息化建设中应该注意的问题建立以计算机技术为主要手段的档案管理信息系统，已经成为我国档案管理工作发展的必然趋势。当前，我国已将电子政务建设作为国家信息化的重点，这也必然推进我国档案管理信息化的进程。但是我们也必须清楚的认识到，档案管理信息化是一个系统工程，它是档案管理工作方式不断创新的过程，不可能一蹴而就。多年来系统开发建设的实践告诉我们，档案管理信息系统建设的前途是光明，但道路是曲折的。在建设过程中，也出现了一些事与愿违的耗资工程，造成了很大的经济损失。但是，我们决不能因噎废食，应该总结我们工作中的失误，积极的推进档案管理信息化进程稳步发展。总结一些失败的教训，我认为在档案管理信息化建设中，要注意以下两个问题。1、系统开发过程中用户参与程度低由于信息系统的开发一般都是由专业人员承担，所以在现实中，往往存在用户的需求和系统开发人员的设计脱节的情况。加之各自在专业领域的差异，使得双方共同起来比较困难，这就直接影响了信息系统功能的实现和发挥，甚至有可能导致信息系统开工程的失败，造成严重的经济损失。因此，用户必须作为管理信息系统主要建设者的一部分在系统建设的各个阶段直接参与，尽可能的和开发者沟通思想，及时反馈自己的意见，争取和系统开发者达成共识，以期提高信息系统开发的成功率和实用性。2、缺乏科学、有效的系统规划档案部门作为信息服务部门，适应时代发展要求，其结构和活动内容日趋复杂，实现档案信息管理计算机化需要经过长期的努力，因而必须对档案管理信息系统的建设进行规划，根据部门的目标和发展战略以及档案管理信息系统建设的客观规律，并考虑到部门面临的内外部环境，科学地制定管理信息系统的发展战略和总体方案，合理安排系统建设的进程。如果没有一个合理、科学的开发计划，就容易导致整个建设的失败。【参考文献】1、《档案管理信息系统建设应注意的几个问题》作者：郭志敏《山东档案》2003/5192、《档案管理信息系》作者：郑柏杰，李志仁信息技术2000年第3期3、《档案管理信息系统的设计与实现》作者：刘丽杰计算机系统应用1998年第8期