档案管理培训资料

档案：国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。档案的分类：1、档案按其形成材料可分为纸质档案，最早的甲骨档案、简册档案、丝绸档案、羊皮档案、金石档案等，到现在科学技术发展，又形成了电子档案。2、按其内容可分为文书档案、会计档案、科学技术档案（简称科技档案），科技档案包括基本建设产品研制，设备制造和图纸说明书声像档案（照片类包括照片、声像类分为录音带、录像带）随着现代科技水品的发展录音带用量减少，录像带的数量不断增加。实物档案奖品类：表彰的奖牌、奖杯、锦旗、证书等印章类：本机关作废的印章。字画类：上级领导著名人物给本机关的题作画赠品类：有关单位或个人给本机关的赠品按工作性质和工作内容分为人事部门形成的人事档案、社保单位形成的社保档案、医保中心形成的医保档案、医院看病形成的医疗档案、公安局形成的侦查档案、检察院形成的诉讼档案、法院形成的审判档案、银行形成的储蓄档案，另外还有水文档案、气象档案、地质档案等。档案馆是集中统一管理重要档案的科学文化事业机构，中央要县级以上政府都建有此机构。综合档案馆是集中统一管理保管多种类型的档案的档案馆。专门档案馆是根据各专业的性质或档案的载体的特殊性分别建立的档案馆，如县城市建设档案馆。国家档案馆是由国家档案局会同有关部门批准由中央和国家机关建立的档案馆，如中国第一历史档案馆，主要保存明、清两朝的档案，中国第二历史档案馆在江苏南京，主要保存民国时期的档案。档案库房：档案馆中专为存放档案的房舍。档案装具存放档案所用的器具，如柜、箱、架。密集架：可沿轨道行走，并能紧密排列多联组合的装具。相关人员查阅利用档案室可持有效证件，如身份证到档案馆查阅开放档案。开放档案是指在档案保存满三十年以上可公开的档案。什么是全宗名称？就是立档单位的名称，填写全宗名称必须用全体或通用的简称。如中宁县民政局、中宁县农牧局不能简称为民政局、农牧局或本县民政局、本县农牧局。为什么要区分全宗？就是一个单位或者著名人物在社会活动中形成的全部档案。什么是全宗单位，构成立档单位的条件是什么？全宗单位是指形成档案全宗的单位就是立档单位，条件1.独立的行使职权并能以自己的名义对外行文。2.是一个会计单位或一个经济核算单位，自己可以变质预算或财务计划。3.设有管理人事机构或人员并有一定的人事任免权，首先的是独立的行使职权能对外行文。什么是个人全宗？社会活动家、科学家、文学、艺术家、教育家以及其他著名人物在其一生的活动中形成的全部档案。全宗的补充形式有哪几种？联合全宗（两个职能相近的单位，在一起办公的）、全宗汇集是把一年发的文件装订成册形成的多套保管人，档案汇集根据工作和业务情况把重要的内容相同的文件整理装订成册的档案案卷是组关系密切的单份未见的组合体，也是档案保管的单位。档案的基本形态：文行声是档案的基本形态，档案的载体多种多样，有甲骨金石竹木缣帛纸张胶片磁带光盘等，档案信息的记录方式也是各种各样，有手写、刀刻、印刷、晒制、摄影、录音、录像等。档案的形式丰富多彩，有文件簿册图纸照片影片录音带录像带等档案的属性：档案有他的本质属性，也有一般属性，知识属性和信息属性市档案的两个重要属性，知识和信息是档案的内容在载体是档案的形式，二者的同意就构成档案的这一事物。档案的作用：档案只所以需要保存并且能够世代流传，是因为对人类社会的发展有特殊的作用，档案是知识的一种载体，是知识的一种存在形式，档案又是信息的一种载体，是信息储存的一种手段，档案记录了人们物质生产发展的过程。记录了人们精神生活的进步状况，因此要具有广泛的社会作用。档案的作用表现：机关工作的凭据，档案室过去机关工作活动的记录，又是机关日后继续工作的重要条件，档案是机关领导和工作人员了解国家各项方针和政策和上级指示的凭证材料，是总结经验教训，开展今后工作的依据材料，是属性情况制定计划总结工作处理问题的参考材料，还是机关工作历史的见证材料利用档案有助于提高机关工作效率和工作质量。生产建设的参考依据，档案记录了人们同大自然作斗争的情况，成果、经验教训从自然资源生产手段到生产过程，以及计划管理和生产技术等方面的材料，档案中都有系统的记载，可以为生产提供各种信息，特别是科学技术，档案更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件，总之，档案反映了经济活动的情况，能为以经济建设为中心的现代化社会提供档案信息，对制定经济计划、检查和总结生产情况、推广先进的生产技术和管理经验以及防止自然灾害等方面都是重要的参考材料，经验证明充分利用档案，对加强经济管理，促进生产力发展、提高经济效益具有重要的作用。科学研究的可靠资料，一切科学都是研究事物发展客观规律的学问，无论是自然科学，还是社会科学，思维科学的研究都必须充分的占有材料，档案可以为科学研究提供充分可靠的材料，是科学研究的必要条件。科学研究的发展主要依靠人类的实践，同时也依靠继承前人的科学研究成果。档案是记录前人科学研究成果和历史事实的最真实最可靠的材料。所以任何科学研究都离不开档案，尤其是历史科学研究，在我国凡对历史研究有成效者莫不归功于档案。政治斗争的必要手段，档案中记录着社会、政治、法律、国际等各方面的发展状况这些材料自古以来就是阶级统治和政治斗争的工具，我们党和国家一向重视利用档案工作，在国际斗争中，档案也是维护我国主权，同霸权主义斗争的有利工具，特别是在2015年纪念抗日战争胜利70周建中，我国利用档案资料深刻揭露日本侵略者制造南京大屠杀的恶劣罪行，激励我国人民牢记历史不忘国耻。宣传教育的生动素材，档案的内容较为丰富，它记录了广大人民同大自然和社会反动势力作斗争的英雄业绩，也记录了反动势力的罪行事实，利用档案写回忆录著书主说，演讲报告，进行文艺创作，举办各种展览可以用来对人民进行革命传统教育，爱国主义教育，多年来档案在歌颂祖国，揭露敌人，宣传当的光辉历史和英雄人物光荣事迹。发挥了显著的作用，档案是历史真迹，用它来宣传教育群众，具体生动真是性强，它有说服力和感染力。档案的价值，可以概括为两个方面凭证，从档案的形成来看档案室原始历史记录，是令人信服的历史证据，从档案的形成来看，档案室历史征集保留最真切的历史标记，可以成为处理问题的真凭实据，如对工作的成败得失各种纠纷的评断，常以档案为凭证在揭露篡改历史，维护历史原貌，常以档案为见证，在维护国家主权解决历史争端常以档案为凭证，在办理刑事和民事案件时，常以档案为见证。参考性质，档案不仅记录了历史活动的事实经过，而且记录了人们在各种活动中的思想发展，生产技术和政治斗争中的经验教训，以更科学研究和文化艺术中的创造成果，因此，它是人们了解以往情况，研究有关事物发展规律，批判的继承历史遗产，具有广泛的参考作用。档案的参考作用，它有自己的特点，这就是它的原始性和可靠性，人们常把档案称为真实的原始记录，但是档案的真实性和可靠性，应当辩证的去看，由于人们认识水平的局限性和政治计年的复杂性，以及其它原因，有些档案所记述的内容并不符合客观、实际和历史事实。有的甚至是恶意歪曲与诬他人，这种情况有旧政权档案中比较明显，因此不能认为凡是档案上记载的就都真实可靠，可以不加任何考证作为凭证来使用。档案业务工作的内容，档案业务工作环节的划分，随着档案工作的发展，而发展变化，过去我国档案界的传统划法是分为六个环节，即收集、整理、鉴定，保管、统计，提供利用近年来档案编目与检索，编辑与研究工作，也发展到了独立环节，因此，现在档案业务的环节一般划分为八个。（一）收集，各机关的文件是分散形成的，而利用档案则要求一定要集中。为了解决这个矛盾，就要将分散形成的档案经过挑选，按照一定的办法集中保存起来这就形成了档案的收集工作。（二）整理、收集起来的档案，数量很大，成分复杂，有的还处于零乱状态，不便于保管和使用，为了解决档案零乱状况和便于管理，利用的矛盾，就需要把档案分门别类地加以系统化，这就形成了档案的整理工作。（三）鉴定，随着时间的推移，档案数量日益增多，有些档案失去了保存价值，致使库房档案庞杂起来，这就需要对档案进行去粗取精的鉴别工作——档案的鉴定工作。（四）保管，由于自然的和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的损毁过程，甚至遭到实变性的破坏，为了长远地利用档案，则要求尽量延长档案的寿命，解决档案的不断损毁和长远利用的矛盾，这就需要对档案采取保护措施，进行系统化管理，这就形成了档案的保管工作。（五）编目、检索，档案数量庞大，成分复杂，通常是根据其当时形成的程序，按照一定的方法整理和保管的，而利用档案，又都有特定的目的，又是多方面的，为了解决档案数量庞大和利用者的特定之间的矛盾，就需要通过多种途径和形式，揭示档案的内和成分，提供查找档案的手段这就形成档案的编目和检索工作。（六）编辑和研究，为了保护档案的原件和满足更多利用者系统利用档案的需求，就需要对档案史料进行研究，并编辑公布出版档案史料，这就形成了档案的编辑和研究工作。（七）统计，为了全面、及时地了解档案和档案工作的发展，变化情况，做到脑中有数，掌握规律就需要对档案和档案工作进行数量的观察和分析研究，这就形成了档案的统计工作。（八）提供利用，保存档案的目的，是为了各项工作的利用，为企业的生产和各项工作服务，利用者对档案的需求是多种多样的，为了满足利用者的需求就需要通过各种方式介绍和实际地提供档案，这就形成了档案的利用工作。工作的各个环节，担负着不同的专门任务。它们互相制约，互相促进是一个有机整体，但是从各个环节的基本作用来看，收集、整理、鉴定、保管、统计、编目和检索等环节，实际上是为利用工作创造条件，打好基础，因此，整个档案业务工作的内容可以划分为两个方面，基础工作和利用工作，基础工作为利用工作提供物质前提，创造条件，可以说没有基础工作便无法开展利用工作，利用工作既反映基础工作的成果，不向基础工作提出要求，没有利用工作，基础工作则失去了存在的意义和工作的目标，两者方面的工作不可偏废。档案工作的性质。档案工作是一项很重要的专门事业，它是企业发展的必要条件，它是维护企业发展真实面貌的重要事业，档案的工作性质，可以概括为管理性、服务性、政治性。档案人员的素质就是档案人员的品质能力和条件的总称，主要有三个方面，政治素质、专业素质（包括知识素质）和身体素质，政治素质是指档案人员的政治态度，政治品质和思想作风，在政治方面同党中央保持高度一致，热爱档案事业，全心全意为人民服务，遵纪守法，严守机密，专业素质主要是履行专业职责的能力、智力、成绩、学历和资历。应具有五方面的知识：（1）政治理论修养；（2）文化知识；（3）科学技术知识；（4）相关学科知识；（5）档案业务知识。档案人员的身体素质，应有强健的体魄和充沛的精力，这是档案人员发军才能，作出贡献必不可少的条件。档案工作是企业管理工作的重要组成部分，它能全面反映企业生产管理、企业发展和企业经济等职能活动，为企业积累生产经验，科技技术的宝库，为管理提供详细的材料，认真总结工作中的经验教训，是企业管理工作中的基础。宁夏天元锰业集团非常重视档案工作，为了促使企业档案工作更加规范化的管理，根据安排，今天重点讲档案管理和档案保护的基础知识。一、档案管理（一）档案的起源档案是人类历史发展到一定阶段的产物，人类社会随着生产力的发展，文字的发明，人类开始利用文字记事，交流思想，传递信息，档案大约产生于原始社会向奴隶制过时期。我国历史悠久，文献典籍浩如烟海，我国的档案，历史久远，数量浩瀚，内容丰富，价值珍贵，是举世少有的，我国早在3000多年前的殷商时代，就已经有了档案，可南安阳小屯村出土的甲骨文，是我国公认的最早的文字记录档案。1988年在陕西西安市西郊斗门乡花园村发掘了一批甲骨文，据有关专家认为这批甲骨文，比殷商甲骨文要早1200年以上，因此我国最早的档案在4500年至5000年前就有了。（二）档案的沿革，也就是档案的历史殷商时期的甲骨文，是已被证实的我国最珍贵、最古老的档案。甲骨是龟甲和兽骨的统称，是一种刻写材料，甲骨档案记载着商代的国家政治、经济、军事和帝王生活等方面的情况，其中多是占卜结果的记