档案管理系统需求

档案管理系统需求文档密级：内部2/71关于本文档1.1撰写本文档的目的用于指引各业务部门（客户与最终用户）描述出具体的业务需求。1.2本文档的使用说明1、本文档蓝色字体部分是使用说明或指南，作者在使用过程中，可以删除掉；2、本模板不适合的章节可以不填写；3、本章节所列示的内容仅是起抛砖引玉的作用，如果作者感觉不适合，则可以修改或自行添加相关章节的内容；4、本文档中凡是带有“[]”的内容为非必填项。2业务背景信息2.1内部岗位职责档案管理工作职责为收集、立卷、归档、保管、移交零售已放款客户的机动车登记证书及其他资料、合作经销商的相关资料以及库房管理。2.2档案管理现状现档案管理主要使用EXCEL电子表格处理相关工作，包括归档表的制作、档案分类编号、出库及借阅登记等，在实际使用过程中繁杂、低效。3档案管理系统总体需求档案管理系统需支持档案的入库登记、借阅跟踪、出库登记，我司相关人员的查询、借阅、归还等功能以及档案管理人员的查询、经办、统计、报表发布等相关功能。3/74档案管理需求4.1档案管理功能模块4.1.1流程图及流程概述档案分类设置实物档案电子档案零售客户档案经销商档案机动车登记证书扫描件保单扫描件机动车登记证书/销售发票保单其他资料图2档案分类示意图图1档案管理系统整体流程架构图档案分类设置档案管理系统档案设置入库登记借阅跟踪出库登记移交记录查询与报表字段管理著录界面定义借阅审批待办任务借阅管理出库审批任务列表交接记录鉴定销毁档案查询档案统计报表发布我的借阅4/7一、档案设置创建“档案设置”模块。档案管理人员可在此模块按需要对档案分类进行设置，灵活进行字段的增减及管理并依据档案类别分别定义相应的著录界面。二、入库登记创建“入库登记”模块。档案管理人员在接收核对无误的归档资料后，可在此版块进行新增档案入库登记。三、借阅跟踪创建“借阅跟踪”模块。可在此登记和查看档案资料的借阅归还情况。借阅人可在此查询档案情况、新增档案借阅明细并提交借阅申请，档案管理人员在此进行档案借阅经办以及档案归还处理。四、出库登记创建“出库登记”模块。档案管理人员可在此版块查看出库申请，并在移交档案后进行新增档案出库登记。五、移交记录创建“移交记录”模块。档案管理人员可在此对档案交接进行记录和提交鉴定销毁审批。六、查询与报表创建“查询与报表”模块。此模块可支持档案信息查询、档案相关数据查询以及相关报表发布。4.1.2业务流程节点详细描述4.1.2.1业务流程节点说明一、档案设置创建“档案设置”模块，下设“档案分类设置”、“字段管理”和“著录界面定义”。档案管理人员在此模块可根据自身的实际情况增减档案分类，随需灵活设置著录字段，以及按档案分类配置相应的著录字段并自定义界面。“档案分类设置”：可以对档案分类及其档案类型信息进行设置，在归档资料发生变化时可以随需要增加同级类目、增加下级类目、编辑当前级分类及修改当前分类，并能体现出隶属关系。目前可建立一级子目录实物档案、电子档案，实物档案下分二级子5/7目录零售客户档案、经销商档案；电子档案下分二级子目录机动车登记证书扫描件、保单扫描件，零售客户档案下分三级子目录机动车登记证书/销售发票、保单、其他资料。“字段管理”：可以灵活定义字段名称、字段类型（如日期型、字符型、数字型等）、字段长度等属性。“著录界面定义”：可根据各档案类别进行人性化的表单输入界面设置，即分类配置对应的著录要素，著录时将根据所设置的要素，灵活动态显示对应的著录界面。也可据此生成各种档案的归档表模板。二、入库登记创建“入库登记”模块。档案管理人员接收归档资料后，在此版块进行新增档案入库登记。对于零售客户档案，当选择各档案类别，可按档案号、客户名称、合同号、归档日期等查询（可支持模糊查询）。选择双击档案号，可进入查看其详细内容，内容按著录界面显示且可修改。支持新增档案、批量导入、批量导出，并且可进行归档表模板上传和下载、档案信息的批量删除、批量修改等以及自动编出档案号。对于机动车登记证书/销售发票、其他资料，在导入归档表后系统自动按合同号进行重复校验并提示导入数据条数（重复的数据无法再次导入，表示前期已归档），同时显示前期已归的档案号，档案管理人员可据此查询并更新其归档内容。对于电子档案，系统可挂接档案的电子扫描件，扫描件可对应单条档案直接上传，也可导入电子归档表，并将多个电子扫描件压缩成ZIP文件上传，然后系统自行按归档信息挂接，上传后的电子档案可在线查阅。完成入库登记后确认归档（可批量操作），系统自动默认归档内容和档案状态（在库）。机动车登记证书/销售发票的归档内容默认为机动车登记证书原件、销售发票原件，其他资料的归档内容默认为汽车消费贷款合同原件、个人划款授权书原件、申请表原件。三、借阅跟踪创建“借阅跟踪”模块，下设“借阅审批”、“待办任务”、“借阅管理”和“我的借阅”。可在此模块登记和查看档案资料的借阅归还情况。“借阅审批”：借阅人可在此查询档案情况，借阅零售客户资料只需输入其合同号，系统自动显示出其在库资料供借阅人勾选（可多选），进而生成档案借阅明细，包括“客户名称”、“合同号”、“档案号”、“借阅内容”、“借阅期限”、“借阅原因”、“借阅人”、“申请时间”，提交借阅申请，由相关领导给出审批意见。“待办任务”：档案管理人员可在此查看借阅申请，进行档案借阅经办。档案人员6/7可批量导出借阅明细表，在移交资料后可批量进行移交确认，系统自动将其更新为借出状态，同时将提示信息“您的借阅已处理”反馈至借阅人。“借阅管理”：当存在借出的档案到期时仍未归还，系统需自动在首页给借阅人和档案管理人员弹出提示信息。同时档案管理人员可在此进行档案到期前的归还处理。可在此通过“借阅人”、“申请时间”、“申请状态”查询已借出的档案明细，档案管理人员在核对归还的实物后填写归还内容，提交确认归还，系统自动填入归还时间并将其状态更新为在库状态，同时反馈至借阅人。“我的借阅”：借阅人可在此查看其所有借阅的历史记录，包括我的借阅的“申请状态”（申请中、审批通过、审批未通过）、“客户名称”、“合同号”、“借阅内容”、“借阅期限”、“是否归还”、“归还时间”。四、出库登记创建“出库登记”模块，下设“出库审批”和“任务列表”。档案管理人员可在此版块查看出库申请，并在移交档案后进行新增档案出库登记。“出库审批”：可批量导入结清表，但系统需自动校验其申请出库资料是否在库，对于处于借出状态、出库状态（提前结清已出库）的自动置灰而无法勾选，提交出库申请，由相关领导给出审批意见。“任务列表”：可批量导出结清表（含档案号），在移交资料后可批量进行移交确认（如果出库内容与所申请要出库的内容不一致，档案管理人员可进行备注），系统自动将其更新为出库状态并填入出库时间，同时将提示信息“您的出库申请已经办”反馈至申请人。五、移交记录创建“移交记录”模块，下设“交接记录”和“鉴定销毁”。档案管理人员之间可在此对档案交接进行记录，档案管理人员可提交销毁清册予以审批。“交接记录”：档案管理人员之间在进行工作交接时新增移交记录，由移交人员填写“移交内容”、“移交数量”、“移交日期”后，由接收人员予以确认。“鉴定销毁”：档案管理人员新增销毁申请，填写销毁原因，上传销毁清册，提交领导审批。六、查询与报表创建“查询与报表”模块，下设“档案查询”、“档案统计”和“报表发布”。此模块可支持档案信息查询、档案相关数据查询以及相关报表发布。7/7“档案查询”：选择档案类别，输入相应的查询条件，查看档案详细信息。查询条件：“客户编号”、“客户名称”、“合同号”、“经销商名称”、“归档日期”。查询结果：“档案号”、“客户编号”、“客户名称”、“合同号”、“经销商名称”、“归档日期”、“档案状态”（包括在库、借出、出库）。双击查询结果，可查看具体的资料内容及其状态。“档案统计”：在此可进行档案相关数据查询，并支持明细表格导出。1、入库数量统计。进入该界面即显示所有已入库登记的档案明细。查询条件：归档日期。查询结果：“档案类别”、“入库数量”。2、档案状态查询统计：在此可查询每一种状态（在库、借出、出库）的档案数。查询条件：“档案状态”（可选择）。查询结果：“档案状态”、“档案数量”。3、借阅情况查询统计：查询统计档案借出及归档情况。查询条件：“借阅时间”、“借阅人”。查询结果：“借阅时间”、“借阅期限”、“借阅人”、“到期已归还数”、“到期未归还数”。“报表发布”：档案管理人员可在此进行相关报表发布，支持上传报表。4.1.2.2流程节点的衔接关系1、“借阅跟踪”：借阅人提交借阅审批后，任务扭转至领导审批，审批通过后扭转至档案管理人员的任务待办中；档案管理人员处理完成点击移交确认后，任务扭转反馈至借阅人；借阅人接收反馈信息；档案到期前归还，档案管理人员进行处理，提交确认归还后，任务扭转反馈至借阅人；借阅人接收反馈信息，该流程结束。2、“出库登记”：申请人提交出库审批后，任务扭转至领导审批，审批通过后扭转至档案管理人员的任务列表中；档案管理人员处理完成点击移交确认后，任务扭转反馈至申请人。