档案管理标准化制度

二十二、档案管理标准化制度（一）档案借阅管理1、档案借阅流程档案借阅管理流程图档案所属部门分管领导或部门负责人集团档案主管借阅人申请审批借阅登记表开始结束登记、提供借阅档案归还验收整理入库12NY3456NY借阅审批单2、流程权限配置及步骤说明2.1流程权限配置图权限事项发起参与审核审批备案档案借阅借阅人产业集团企划人力行政中心行政部产业集团企划人力行政中心副总监产业集团企划人力行政中心分管副总产业集团企划人力行政中心行政部2.2工作步骤说明工作行为关键步骤行为标准行为奖罚准则工作模板表单申请借阅档案借阅部门提出口头或书面申请。重要的档案（如重要意义的获奖证书，各类合同，证照等）须书面申请，并报主管领导审批；普通档案只须档案所属部门负责人批准即可。详见档案管理的奖罚规定借阅审批单、档案借阅登记表领导审批档案所属部门分管领导审批借阅申请。如果所借档案是本部门的，则只要本部门负责人同意，即可到档案室借阅。涉密或特殊档案需总裁批准。借阅登记、提供借阅档案管理员提供借阅的档案，并做好登记（同时，借阅者应注明归还时间。若有特殊需要，需延长的，应向档案管理员及时说明。）档案归还借阅部门用完档案后及时完整地归还档案到档案室，不应归还至自己所属产业集团相关部门。（若有他人需要借，应先由原借阅者向档案管理员说明，后转至他人。同时，档案管理员应做好转借登记。）验收档案管理员验收归还档案无误后在借阅登记表上作注销登记。重整理入库档案管理员将验收登记好的档案整理入库。（二）档案销毁管理1、档案销毁流程2、流程权限配置及步骤说明2.1流程权限配置图权限事项发起参与审核审批备案档案销毁产业集团企划人力行政中心行政部监督小组产业集团企划人力行政中心副总监产业集团企划人力行政中心分管副总产业集团企划人力行政中心行政部档案销毁管理流程图企划人力行政中心分管领导监销人鉴定小组企划人力行政中心组织鉴定小组审批销毁清单开始结束鉴定销毁档案监督1建立销毁清单销毁销毁清单永久归档23456NY销毁审批单2.2工作步骤说明工作行为关键步骤行为标准行为奖罚准则工作模板表单组织鉴定小组负责组织专业人员1-2名以及档案管理员组成档案销毁鉴定小组。详见档案管理的奖罚规定鉴定销毁档案鉴定小组根据档案销毁标准对应档案进行销毁鉴定建立销毁档案清单鉴定小组对鉴定后属应销毁的档案建立销毁清单。档案销毁清单审批行政部分管领导对销毁清单进行审批。档案销毁审批单销毁在档案管理员、行政部负责人的执行下，以及监销人的监督负责下，对档案进行销毁。销毁清清单永久归档档案销毁清单由档案室归档永久保存，必要时报相关部门备案。3、档案管理奖罚准则序号奖罚要点奖罚金额奖罚权行使人备注1各子、分公司、产业集团行政部门未能根据档案收集标准收集档案并及时上交的当事人罚款100元；两次犯同样错误的，加倍处罚；连续三次犯同样错误，扣除0.1-0.25分。行政部2档案收集中出现档案遗失的当事人罚款100元；两次犯同样错误的，加倍处罚；连续三次犯同样错误，扣除0.1-0.25分。行政部分管领导3档案管理员未做好接收清单登记，随便允许不合格的档案入库的，以及未做好档案借阅登记的当事人罚款100元；两次犯同样错误的，加倍处罚；连续三次犯同样错误，扣除0.1-0.25分。行政部负责人4借阅部门未能及时归还借阅档案或者档案造成损毁的当事人罚款100元；两次犯同样错误的，加倍处罚；连续三次犯同样错误，扣除0.1-0.25分。行政部负责人损毁档案的处罚视档案的重要性和损毁程度决定5擅自销毁档案的当事人罚款100元；两次犯同样错误的，加倍处罚；连续三次犯同样错误，扣除0.1-0.25分。总裁擅自销毁档案的处罚视档案的重要性决定4、档案管理工作模板（1）档案借阅审批单（2）档案借阅登记表（3）档案销毁审批单（4）档案销毁清单附件1中南建筑产业集团有限责任公司档案借阅审批单部门(单位)借阅人姓名外借/查阅档案内容：拟归还日期：借阅人：年月日部门意见：部门经理：年月日主管副总意见：审批人：年月日档案主管意见：审批人：年月日行政部意见：总监：年月日附件2中南建筑产业集团有限责任公司档案借阅登记表日期档案内容批准人查阅人（签字）外借人(签字)备注归还日期附件3中南建筑产业集团有限责任公司档案销毁审批单销毁档案内容介绍、数量：销毁理由：档案室：年月日行政部意行政部：年月日主管副总意见：审批人：年月日相关部门意见：相关部门负责人：年月日执行董事批准：执行董事签字：年月日鉴定小组签字：监销人签字：附件4中南建筑产业集团有限责任公司档案销毁清单日期销毁档案内容数量销毁人监销人备注