档案系统功能模块拓展

勘察院档案系统功能模块拓展一、2013年档案升级主要工作单机版升级成网络版ACCESS数据库换成SQLSERVER数据库、增加借阅管理模块、增加数据库容量、增加附件标示功能；当时是在一台电脑上实现，协议中写明：甲方具备网络条件后，以优惠价格给予甲方增加查询用户。二、目前实现功能：以上功能都已经实现三、目前勘察院想实现功能：在阅览室摆放2台电脑，目前总计5台在服务器实现数据的自动连接，把单位需要查询的用户全部放到档案系统中，实现流程化借阅，系统并自动记录谁何时看到何种档案；在看电子档案时只能看到授权后的档案电子版，看不到其他档案电子版；四、目前升级后的系统可以实现功能目前5台电脑已经连网，在阅览室2台电脑上可以通过设置权限分为档案查询组、原文查询组；档案查询组的用户只能查询查看到目录、看不到原文；原文组用户可以查看目录和原文；以上两组用户对正式数据都没有删除和修改权限；可以把外面两台电脑USB口封闭，查询人员通过2台电脑不能拷贝任何电子版数据，如果需要拷贝电子版数据，进行登记方可通过综合档案室工作人员进行拷贝。五、按照2014年9月24日下午双方沟通的情况，实现网络借阅，所有人员都可以通过阅览室两台电脑实现电子档案借阅及自动留有痕迹功能，需要使用最新IE版本，才可以实现双方沟通功能；1、新版本界面是那些门类档案，在界面上可以一目了然进行查看，在查询时看不到任何目录在输入查询结果后，符合条件的档案目录在列表区自动展现，如果是本部门的档案我们通过权限可以设置，是本部门的档案不通过借阅可以查看到原件，如果是其他部门的需要走借阅流程，可以通过3级借阅流程来实现，查到符合条件的档案，可以直接点击“添加借阅申请单”开始进行电子档案的借阅，通过流程借阅后，借阅人可以在规定时间内查看要借的电子档案，看不到其他门类的档案系统会自动记录何人何时查看何种档案，在单位内网具备的情况下，单位所有内网的电脑上不需要安装客户端都可以通过IE版本实现档案的自动借阅六、目前档案系统发展的主要功能档案数字管理系统或者叫数字档案馆在目前市场上主要功能如以下几大点：和单位统一的CA系统或者OA系统实现单点登录及各种系统的数据接口、全文检索、局域网或广域网内实现档案数据的查询利用，没有客户端及站点限制；流程借阅管理功能；防拷贝防下载功能、三元分立管理功能；跨库检索功能；各种统计功能等；1、CA系统或OA系统单点登录功能与OA系统实现数据自动对接功能2、全文检索功能对扫描后的文件可以进行OCR识别，对文件中的内容实现检索，对数据量少的单位本功能用途不大符合条件的内容会自动显示3、防拷贝、防下载及水印功能对于存在系统中的文件，通过专业控件，可对WORD、JPG、PDF等文件实现全流程控制，不能下载、截屏、打印等；对于需要打印的文件可以通过水印控制进行打印。4、各种统计功能系统可以按照文件借阅部门、种类、文件利用频率等进行统计，可以以各种图形展现；对目前库中的各种数据可以以各种条件进行统计。5、数据借阅管理功能可以按照借阅权限实现2级或3级借阅管理权限设置功能，借阅流程可按照客户的实际情况进行配置，通过借阅管理功能，可以实现对每份文件的单独借阅或多个借阅。6、档案管理系统不限站点、不用安装客户端，全院都可以通过档案系统查询档案数据，同时软件通过系统日志、密码加密设置等保证文件的安全性。7、其它辅助功能：打印功能、编研管理、智能库房功能等8、按照勘察院的档案发展及长远规划：系统所列的1、3、4、5、6功能都实现了，满足10年左右的发展需求，在兵器行业也处在中等以上水平。