橙子沟档案管理(电子档案制作过程)

电子档案制作过程一、如何进行文件的扫描1、双击桌面上“hpimagezone”图标。2、点击“获取图像”。3、点击“从扫描仪”。（注：扫描分辨率100以内。）4、点“扫描”。5、点“新扫描”。6、在键盘上点“delete”[删除键]，将扫描文件用鼠标进行重新框新（注：用鼠标框完后，所有的文字在框内就可以。）7、点“接受”（注：如果这件档案材料有若干页，在扫描时一直点“是”，直到扫完这个材料的最后一页完了，点“否”。如果这件档案材料只有一页，直接就点“否”。）需要说明的是所扫描的图片，保存到了“我的文档”→→“我的扫描”里。进行图片导入工作时，请到此文件进行查找。注：如用数码相机照像生成的图片，图片要调整大小至400*600大小（图片大小在100k以内）。二、如何将图片导入word文档1、新建一个空白文档2、看最上方的“工具栏”中→→点“插入”→→点“图片”→→点“来自文件”→→选择图片（图片在哪一个软驱在哪一个文件夹进行点击）→→选中所有图片→→点“插入”→→图片显示在word文档里即可。注：如果一件档案里有若干页，这几页的图片放在一个word文档里。三、泰坦档案管理软件安装及档案著录操作过程一、泰坦档案管理软件的安装1、双击“泰坦软件文件夹”。2、双击“OA”文件夹。3、双击“setup文件进行软件的安装。（注：在安装软件进行提示时都要点击“下一步”，安装过程中不做任何更改）。4、安装完后有一个提示，点“确定”。5、所有程序安装完毕后，点“完成”。二、档案著录操作过程1、泰坦档案管理软件安装程序完成后，在桌面上有一个蓝色的“档案管理”图标。双击此图标。2、点击界面后，用户名sysdba,密码555,按确定进入。2、进入工作界面后，单击“系统维护”。在“常规数据”下方显示“未归档文件管理”点击“鼠标左键”，点击“归档文件管理”。3、点“常规数据”右侧的下拉箭头，点击“提示维护”。点击右侧那一栏里的“保管期限”。点“增加”（在保管期限的上方）。在“提示数据”“提示描述”里打上“30年”）。点“保存”。点“退出”。4、点“归档文件管理”。点“著录”里的“归档文件著录”。进入后先档案类型中的“文书档案”。5、点“连续”→→点“分隔”的右边下拉键头选择“分隔显示”→→点“添加”。6、看到录入界面后“蓝色部分”为必填项。其它著录项目按以下方法进行操作。以下是各个录入项目的要求：（1）文件题名：按归档文件目录进行填写。（2）责任者：按归档文件目录进行填写。（3）文件编号：××××（年号）/文件号。（4）文件时间：××××（年号）××（月）××（日）（8位数字，月和日不足2位数字的用0补齐，例如：20080101）。（5）页数：按归档文件目录进行填写。（6）保管期限：点保管期限右侧的下拉箭头，看到提示框进行选择。（7）全宗号：×××（3位数字，不足3位用0补齐，例如：龙潭区档案局全宗号输入为：010）。（8）归档年度：××××（4位数字，例如：2007）。（9）件号：×××（3位数字，不足3位用0补齐，例如：001）。（10）主题词：先把光标放在主题词相对应的右侧空白框里，在最上面的工具里有一个“标引”栏点它右边的下拉箭头，点“主题词标引”。（注：如果点击“主题词标引”不显示主题词，那么在空白框里进行手工录入即可）（11）电子文件：点“小书”的按钮，看到电子文件的录入界面，点“引入”，查找所著录的档案所在软驱→→所在文件夹→→点击“打开”（所引入的文件需要显示在此页面内）。点“退出”，点“添加”，点“是”。（12）录入完成后，进行档案数据导出。先退出到界面，点击档案数据管理，进入界面后，左侧的框内先选归档文件管理中文书档案，然后点击上方的数据管理，选取数据移交，然后选全部移交，开始移交，录入的内容就全部导出后点击完成。数据移交后生面的数据请到C盘下找“Hand_over_data”，全部复制移交到档案局。