时装贸易跟单流程

常州蕴尔芬服饰有限公司生效日期：2009.9.9时装贸易跟单流程编码：WDF/GC/PP/304修改次数：1第１页共6页编制审核审批日期日期日期1、适用范围适用于所有一般贸易、进料加工、来料加工的贸易订单操作流程。（纯加工订单所涉及流程也可参照）2、控制目标2.1确保报价的竞争优势和利润的最大化。2.12确保打样的准确率。2.3确保技术资料的准确和传递的及时有效。2.4确保客供物料来料的及时以及自购物料来料的准时和有效。2.5确保计划能够得到最大程度的满足和生产能够保质保量的完成订单的生产。3、主要控制点3.1打样的准确度和及时性。3.2技术资料传递和沟通的及时有效性。3.3客供物料来料的及时性和有效性以及自购物料来料的准时性和有效性。3.4计划的可预见性和生产的可控性。4、流程说明：4.1打样报价、技术资料的翻译和传递：步骤步骤说明涉及部门\岗位1得到客户的打样指示后，贸易部预估打样费用，经贸易部经理审核、认可后安排样品的制作。按照客户的要求下达物料采购申请到采购部。根据采购部物料采购进度，向客户反馈样品交期，并追紧到料期，及时确认采购提供的各种样品。贸易部/跟单员2采购部根据贸易的取样指示从库存或供应商处取回相应的打样物料交贸易部跟单员。交期按贸易部的要求，如在规定时间内不能完成的，需在要求交期的前三天回复实际到样的时间，以便贸易部及时调整样衣交期。取料给贸易部的同时提供贸易部物料名称、规格、成份、价格（荣信单还要染料名称、后处理、及水洗要求），以便贸易部及时提供给客户。采购部/跟单员3贸易部将采购部提供的物料制作成打样物料样卡（如果暂时没料的，样卡上要注明物料名称，待有料后及时贴样），下达打样要求至工程部安贸易部/跟单员常州蕴尔芬服饰有限公司生效日期：2009.9.9时装贸易跟单流程编码：WDF/GC/PP/304修改次数：1第２页共6页编制审核审批日期日期日期排打样，在下达打样要求的同时将客户资料传递至工程部，外来技术资料的发放需填写《外来技术资料发放/回收记录表》交接收部门签收。如果样衣需绣印花的，需将绣印花要求同时传递给生产部。如是外文的技术资料，贸易部跟单员必须在发放工程部使用之前全部翻译好后交工程部使用，以免影响工程部工作计划，更以免工程部将客户要求理解错误而导致打样失败。4绣印花部接到贸易部的绣印花打样资料后即进行绣印花打样准备，并于2天内提供贸易部确认，同时报合理价格。绣印花部/相关人员5工程部根据贸易下达的打样指示书和提供的打样物料在规定的时间内完成样衣的制作交贸易部检验员。工程部/相关人员6贸易部接到工程部的样衣后，先对照客户的资料检验一遍，在样衣质量一览表上做好样衣的尺寸记录，确保样衣准确无误后寄客户确认（如有特殊情况不可更改的，必须得到贸易部相关人员确认后寄客户），并主动留意客户对样衣的确认意见，如果不确认，将反馈意见及时传递至工程部，并要求工程部根据客户的修改意见重新打样。贸易部/检验员、跟单员7工程部根据客户的修改意见重新安排打样并交贸易再次寄客户确认。工程部/打样工8样衣提供的同时，工程部提供打样难度系数和物料单耗并填写《时装打样流转单》给贸易部结合物料价格报价。工程部/难度系数测试员9贸易跟单员接到以上信息后，根据报价的计算公式核算成品价格后制作报价表交贸易部经理审核。贸易部/跟单员、经理10跟单员将经审核合格的成品价格报给客户确认，如果客户接受执行下一步。贸易部/跟单员4.2合同评审：步骤步骤说明涉及部门\岗位1根据客户的意向订单填写《意向单信息单跟踪记录表》交OEM事业部计划员。贸易部/跟单员2计划员接到信息单在最短的时间内交生产部门安排信息计划OEM事业部/计划员3生产部门需在24小时内反馈信息单的生产交期。生产部门/计划员常州蕴尔芬服饰有限公司生效日期：2009.9.9时装贸易跟单流程编码：WDF/GC/PP/304修改次数：1第３页共6页编制审核审批日期日期日期4客户正式订单下达后，贸易部根据合同内容填写《合同评审会签表》交采购、工程、质检、生产、财务依次进行会签，采购部、生产部在一个工作日内会签完毕，其余部门在半个工作日会签完毕。具体按《合同评审程序》执行。采购/工程/质检/生产/财务5如交期确认，签订客户合同；如交期不确认，与采购、生产等部门重新协商，并与客户联系，确认后签订合同；否则，与客户确认取消该订单。贸易部/跟单员4.3订单操作：4.3.1贸易计划的跟踪：步骤步骤说明涉及部门\岗位1根据会签结果和客户签订正式合同并安排正式订单的操作。贸易部/跟单员2贸易部收到客户的订单后，立即整理订单，如有疑问及时与客户沟通、协调，并将订单及大货资料及时、清楚的传递给工程部，同时咨询采购部相关面料的实际门幅，以有效联系的形式交工程部主管，并要求工程部报大货的定料BOM清单及大货拉链尺寸。同时下达投产计划。贸易部/跟单员3工程部根据大货资料等必须信息报定料BOM清单、大货拉链尺寸给贸易部（工程部需在1个工作日内完成），BOM清单交计划员一份，以便核料，避免异常。工程部/相关人员4贸易部根据定料BOM清单填写采购申请要求下达至采购部进行采购，采购申请要附明确的质量、交期等要求。为了能让采购部人员更了解物料的具体要求，贸易部组织产品沟通会议，将物料的具体使用部位按样衣一一介绍给相关人员。此会议由贸易部组织，采购部采购员、OEM计划员参加。贸易部/跟单员5采购部先对贸易部的采购申请清单一一核对，如有库存物料且符合采购申请要求的可以不必重新采购，采购回来的大货物料经采购部经理确认后交贸易部确认。采购部/采购员6自购料如有必要寄客户确认的大货样及时寄客户确认。如果是客户来料的，贸易部联系客户索要客供料的资料以及安排工程部做排版图等资料交物流部进行报关、清关等工作。贸易部/跟单员7采购部将物料的到达情况及时反馈给计划员，物料到后及时报检。采购部/采购员常州蕴尔芬服饰有限公司生效日期：2009.9.9时装贸易跟单流程编码：WDF/GC/PP/304修改次数：1第４页共6页编制审核审批日期日期日期8贸易部将客供物料的到达情况及时反馈给计划员，如有异常，提前一周反馈给计划员，客供料到后及时报检。贸易部/跟单员9根据采购部的报检要求检验，具体操作见《进料检验作业指导书》，并及时报面料门幅及整烫缩率给工程部准备开单，如要水洗的产品，要提供60CM全幅面料给工程部送生产部水洗，以便及时测水洗缩率。物流部/进料检验员10计划员根据投产计划及物料到料情况，排开单计划给工程部开单OEM事业部/计划员11采购部必须在检验报告给贸易会签的同时提供大货物料给贸易部，并注明合约号、款号、名称、色号。采购部/采购员12在大货生产开单前，贸易部必须把大货物料交工程部制作大货样卡。并审核工程部的大货样卡。贸易部/跟单员13按照大货资料准备生产所需的技术资料，其中包括工艺、样卡、样板、排料图等，并将开单单耗表交贸易部。工程部/相关人员14根据工程部的开单单耗及大货生产数量开生产通知单，并将开单要求的物料数量与前期定料的数量对比，如有异常及时调整，并追查异常原因，及时补救，不可影响生产。贸易部/跟单员15根据以上信息以及合同要求的交期及时与生产部门沟通以确保客户的交期。OEM事业部/计划员16确认生产过程中的异常，接到物流部的补定料的信息后及时补料。贸易部/跟单员17严格按照交期计划和工程部的技术资料保质保量的完成客户的订单生产。生产部4.3.2包装材料的测算、订购：步骤步骤说明涉及部门\岗位1在生产部生产出成品时，贸易跟单员根据大货的生产进度情况及时督促工程部相关人员测算所需胶袋和纸箱等包装材料的尺寸，并在一个工作日内将包装材料的采购申请传递到采购部。贸易部/跟单员2采购部在接到采购申请后，按照规定的要求及时将材料购回。如要求的交期不能满足，需提前以有效联系的形式通知贸易和计划处。采购部/采购员4.3.3定仓、出货联系：常州蕴尔芬服饰有限公司生效日期：2009.9.9时装贸易跟单流程编码：WDF/GC/PP/304修改次数：1第５页共6页编制审核审批日期日期日期步骤步骤说明涉及部门\岗位1贸易根据生产的完成情况以及客户的需求出货资料提前一周填写《定仓联系单》联系物流部进行定仓安排；贸易部/跟单员2物流接到定仓信息后，及时联系船舱的预定或货运的预定，如有异常及时反馈物流部/出口单证3贸易部出货前一天填写《出货联系单》交各相关部门（物流储运、生产运输、物流成品出库）。贸易部/跟单员4.3.4出货后结款工作：步骤步骤说明涉及部门\岗位1货物出运后需在一个工作日内将相关资料（I/V,P/L,B/L）传递至贸易部物流部/储运2贸易部在半个工作日内将以上出运资料传递到客户手中。贸易部/跟单员3贸易部根据出货信息及客户提货情况及时与客户对帐，并在合同规定的期限内将货款收回。并登记台帐。贸易部/跟单员5、主要涉及表单及文件序号名称主要内容编号1《外来技术资料发放/回收记录表》资料的来源、具体内容、传递人、接收人等WDF-GP-03-F-042《时装打样流转单》难度系数、物料单耗和打样尺码WDF-QP-11-F-033《意向单信息单跟踪记录表》款号、款式、数量、计划交期WDF/GC/PP/3134《合同评审会签表》物料订购期、到料期、生产交货期等WDF-QP-04-F-015《采购申请》物料名称、颜色、数量等WDF-QP-06-F-036《装箱单》箱号、款号、数量、毛净重、体积等WDF-QP-12-F-057《定仓联系单》款号、箱数、件数、出运时间等WDF-GP-02-F-018《出货联系单》出货时间、箱数件数、送货地点等WDF-QP-12-F-049《合同台帐》合同内容、交货情况、结帐情况等WDF-QP-04-F-02常州蕴尔芬服饰有限公司生效日期：2009.9.9时装贸易跟单流程编码：WDF/GC/PP/304修改次数：1第６页共6页编制审核审批日期日期日期6.说明：6.1各相关部门、各个跟单员必须严格按照此操作规范来完成各自的工作。6.2计划员在各个涉及计划的环节进行跟踪，如发现异常，及时向相关人员和领导汇报。贸易跟单流程（半来料半自购）/打样报价、技术资料的翻译和传递采购贸易工程客户打样物料指示取样样卡/打样资料(外文翻译)打样样衣样衣确认物料报价新款报价核算表报价单价格确认YESNONO该流程结束常州蕴尔芬服饰有限公司生效日期：2009.9.9时装贸易跟单流程编码：WDF/GC/PP/304修改次数：1第７页共6页编制审核审批日期日期日期