浅谈企业管理费用的管控

1浅谈企业管理费用的管控宋海滨杨秋华河北任丘062552联系电话：[phone]管理费用是企业非生产性支出的主要控制对象，是企业生产经营活动中的重要管理内容之一。尽管人们也在不断地试图通过寻求和改进管理方法来实现“理想”控制，但实际效果与管理者的期望依然相去甚远。原因很多，其中管理方法的单一和落后是造成管理控制难以到位的重要原因。一、管理费用的管控难点在管理费用的管理实践中，我们常常遇到以下问题。1、指标确定困难。例如年度管理费用，按照部门切块包干使用时，指标确定困难。原因是各项费用的发生具有一定的随机性，有可能多、也有可能少，如资料费、材料费、差旅费、会议费等都属于这种情况。这些费用发生的随机性较强，估算较为困难，通常见诸于经验数据的较多，而经验数据大多偏高。指标定高了，不仅仅是造成浪费，指标合理性的认定会越来越差；指标定低了，不仅影响工作，还会制造出各种管理矛盾。2、指标控制困难。管理费用具有逐年攀升的特点，只有到一定程度，并伴随一次合适的机会，方能强行“扯拉”下来，然后又逐年攀升，这样不断往复。由此可见，管理费用到底应该发生多少才具有合理性，确实难以把握。正是因为费用发生的随机性的存在，使之具有较大的弹性，这就使得原本具有刚性特点的控制方法也不得不随着“弹性”变得软弱无力，对真实的发生过程的控制也变得越来越困难了。实事上，这个弹性并不存在，只是因为费用指标越来越不准，才造成了费用的虚高。3、指标合理性难以认定。由于合理指标的确定比较困难，很容易造成指标与实际情况产生偏差。对这种偏差的认识也仅仅是理论推测，实践中该偏差是否存在，偏差的大小，我们并不清楚，而且也很难论证，除非必须要这么做，并准备付出更多的管理成本。费用使用是否合理，是认定指标是否合理、控制是否有效的重要依据，而费用使用的必要性和合理性的准确认定者只有费用使用者本人。因此，使用者必然会认定是必要的、是合理的，否则会受到批评，并有可能导致指标减少和信任危机。4、指标公平性难以认定。由于指标的合理性不易确定，就必然会出现有的指标给的过松，有的给的过紧，也就不可避免地导致各部门通过各种方式和理由争指标、要费用，这种行为的真实性和可靠性也同样难以认定，其结果是进一步加大某些部门费用指标的不合理。由于费用指标的合理性不一致，最后演化成了对部门的不公平，而疑似不公平问题的出现，正是许多企业不敢在管理费用上实行“节奖超罚”控制手段的根源。二、管理费用的管理方法管理费用的管理方法很多，叫法各异。归纳起来，有审批控制法、统购分配法、指标包干法和专项控制法四种，各自适用的费用也不尽相同。1、审批控制法审批控制法是一种不直接对费用使用者（个人、部门或单位）下达费用指标，而是由费用使用者在费用发生前向费用主管领导或部门申请，经审批同意后，即可实施。在实际应用中，通常为一事一批，有随机审批和定期审批两种方式。适用费用：除了水费、电费、采暖费、科研经费、独生子女费、通讯费、诉讼费等费用之外，其它均可采取此方法。适应范围：一般比较适合小型企业，因为小型企业的部门及下属单位较少，费用额度不大，可以采用这种方法。大、中型企业内部较小的科、大队级单位也可以采用此方法。2优点：程序简单，效率较高，易于掌控。缺点：不能解决需求的可靠性；申请审批频繁，工作量大，不适合部门多、费用额度大的大中型企业使用。2、统购分配法统购分配法是一种通过统一购置、集中管理的形式，按照个人、部门或单位的实际需要分配实物用品的一种管理方法。适用费用：办公费、材料费等可以通过集中采购和存放的部分常用消耗品，如办公所需的各种笔、稿纸、打印纸、笔记本、纸篓、拖把等等，以及硒鼓、光盘、电源插座等材料。适用范围：大、中、小企业及所属单位各机关。优点：统购价格较低；领用方便；可减少多头采购可能产生的作弊行为。缺点：适用费用较少，无法广泛使用；统购、集中管理增加了管理成本；先购后用，容易造成物料积压；统购、集中管理可能产生的作弊行为依然存在。3、指标包干法指标包干法是一种使用较为广泛的费用管理方法，它以行政单位为费用单元，按照费用总额下达期间指标。这种方法的特点是将部门或单位需要发生的各项费用“捆绑”在一起，单项费用没有约束指标，只考核总额。指标下达给各部门，由各部门负责人自主管理。办公室人事部财经部生产部HSE部物资部…办公费…差旅费…招待费…材料费………………………合计（万元）9781087…表1如表1所示，指标包干法通常按部门下达一定期间的综合指标，如办公室9万元、人事部7万元、财经部8万元、生产部10万元等等，既不关心里面的各单项指标，也不关心单项费用的期间总额。适用费用：管理费用中的变动费用办公费、差旅费、招待费、图书费、资料费、材料费、维修费等等非统筹、非固定费用。适用范围：比较适合机关规模较小、费用额度不大的小型企业，不适合大、中型企业。优点：因无须确定单项指标，测算综合指标相对简单；使用时不需要考虑单项指标的限制问题，因此比较灵活；费用使用部门具有更大的自主权。缺点：指标粗造，单项费用无约束，不同期间单项费用的发生额度有可能相差甚远，也无法控制单项费用在一定期间内的发生额度。机关规模越大，管理费用越高，指标越不准确，浪费的空间越大。4、专项控制法专项控制法就是按照费用的单一属性设置专项费用，并为该项费用设定期间指标，按照期间分段或期末考核。专项控制与指标包干的不同点，在于指标包干关注的是各部门综合费用的期间总额，而专项控制关注的是各单项费用的期间总额。专项控制法按照控制力度，可分为专项单控和专项双控两种方法。1）专项单控法。专项单控法仅仅对单项费用下达期间指标，不对各个使用部门进行二次指标分配，考核单项费用期间的总额指标。3办公室人事部财经部生产部HSE部…合计（万元）办公费…11差旅费…48招待费…32材料费…16……………………表2如表2所示，专项单控法只下达单项费用指标，如表中各行的办公费11万元、差旅费48万元、招待费32万元等等，既不关注各部门的单项指标，也不关注各部门的综合指标。运作方式：各专项费用按照各部门的职责范围确定主管部门和主管领导，其它部门或单位需要使用专项费用时，必须到主管部门申请，经主管领导审批同意后即可发生该项费用。适用费用：适用于除人员工资、固定资产折旧费及财务费用之外的其它所有费用。适用范围：期间费用中的管理费用、营业费用；生产成本中的一些统筹费用，如HSE建设费、基建维修费、设备维修费等等。适合大、中型企业机关。优点：指标确定相对简单，期间费用支出清晰明了，有利于指标控制；不给使用部门下指标，倾向于实际需要，有利于指标内统筹使用。缺点：指标精度一般，不能避免使用部门的争要，部门失去了使用费用的控制权。2）专项双控法。专项双控法是在专项单控法的基础上，由各单项费用的主管部门将单项费用的总指标进一步分解到各个使用部门或单位，是一种既控制专项费用的总额，又控制分解指标的管理方法，又称专项双控管理法。办公室人事部财经部生产部物资部…合计（万元）办公费32211…11差旅费22354…48招待费31111…32材料费21111…16表3如表3所示，专项双控管理法不仅仅给单项费用的主管部门下达单项费用总额，还要由费用主管部门将指标分解并下达到各部室。如办公费期间总额为11万元，分解给办公室3万元、人事部2万元、财经部2万元等等，期间末既考核主管单项费用总额的主管部门，也考核主管单项费用分解指标的费用部室。运作方式：年初向各主管部门下达各专项费用年度指标，主管部门将年度指标分解并下达到各部室或单位。专项费用使用时，在指标内不需要申请和审批即可发生该项费用。主管年度指标和分解指标的部室，每月要将电子版费用台账上报财务经营部，可随时查阅。适用费用：适用于除人员工资、固定资产折旧费、福利费、培训经费、工会经费、会议费、宣传费、广告费、咨询费、诉讼费及财务费用之外的其它所有费用。适用范围：适用于需要强制管理的费用，如上级考核的“五项费用”等等。优点：指标精度较高，控制力极强。所有支出均有台账支持，可以解释费用发生的合理性。单项费用总额、各部门费用总额、各部门单项费用都很清楚，为费用支出分析和以后期间指标的确定提供了可靠数据。缺点：指标确定、分配和控制过程较其它方法复杂。三、专项控制法的应用1、专项费用的设置1）设置原则。一是期间经常发生，二是独立性较强，三是可以自行控制。企业可以根据本企4业的性质和对费用、成本项目关注的要点进行范围设计，不一定要面面俱到。一般来说，固定费用，如物业管理费、固定资产折旧、企业年金、公积金等等，一是必须发生，二是额度明确，这类费用不需要设计控制程序进行管理，只需要根据上级规定如实计算、如实核销。变动费用通常是企业经营管理控制的重点，它包括生产成本中的变动成本和期间费用的变动费用，这类费用的发生具有一定的随机性，不存在必然发生或不发生，无法在一定时期内给出准确的实际发生额度。因此，有效的控制可以约束不必要的费用支出，减少浪费。2）设置项目。管理费用中的变动费用，主要是办公费、通讯费、差旅费、培训费、会议费、招待费、图书费、资料费、宣传费、材料费、维修费、运输费、绿化费、水费、电费、采暖费、HSE管理费、其它人工及保险费、其它费用等，可列为专项费用；排污费、中介费、咨询费、诉讼费、独生子女费、技术转让费、租赁费等实报实销，不需要列为专项费用。营业费用中的装卸费、包装费、保险费、展览费、广告费、业务宣传费、商业保险费、佣金等等，可以列为专项费用。财务费用以实际发生为准，实报实销，也不需要列为专项费用。2、专项费用指标确定费用指标的确定是技术层面上的问题，各种费用的测算方法不尽相同。一般情况下，可分为三大类：一是上级有具体规定的费用，如管理费用中的培训经费、工会经费、独生子女费、福利费等等，这类费用只需要按规定计算出来就是指标；二是需要根据当年的工作量或是产值确定指标的费用，如管理费用中的差旅费、运输费、招待费、市场开拓费等，生产成本中的设备维修费、车辆养路费、HSE建设费等等，要通过一套测算方法来确定指标；三是费用额度在一定时期内相对固定的费用，如水费、电费、采暖费、保险费、图书费、资料费、网络维护费等等，这类费用既没有上级标准，也不随年度工作量或产值的变化而变化，可以根据经验数据或实际需求来进行指标测算和确定。3、费用核销内容确定费用核销内容以会计科目中规定的费用核销项目为准，各项目在费用中互不交叉，且为期间内必然发生的项目。凡是费用核销内容中的一些不经常发生或发生且费用额度随机性过高，且时间在一年以上的项目，如办公费中的钟表、计算器、桌椅、沙发、文件柜等等，一般不列入该项费用进行控制，可以列入专项费用中的“其它费用”。统购统配的项目，不列入该专项费用中进行控制，亦可列入“其它费用”或走单批计划。4、费用确定、使用、核销年初，由各专项费用主管部门和财务经营部分别根据当年市场情况和内部经营策略，按照年度低限费用需求，测算各项费用指标。一般情况下，以财务经营部的测算为主，以各主管部门的测算为参考，经过专业人员论证，经营预算委员会审议，最后确定各项费用指标，并以文件形式下发至各领导、各部门。部分需要特别控制的专项费用，如办公费、差旅费、招待费、广告费、出国人员经费的控制，可以采用“专项双控法”进行管理。费用主管部门，可根据费用年度指标，拟订年度支出计划，并按照月份或季度上报费用使用计划。每笔费用核销之后，费用主管部门要将费用记入台账，并按月将费用发生的明细台账上报到考核部门汇总。年度计划，有明细立项计划的项目，如科研费、培训费、HSE建设费、基建维修费、财产保险费、设备年检、设备维修费等等，由于费用核销与项目实施之间存在着一定的时间差，立项应该以能够核销的时间为准。四、实际应用效果分析自2003年该企业重组改革、机构调整后，机关设置和定员相对稳定，对费用的管理形式进行了改革，由过去的综合包干管理改为专项管理，特别是将管理费用中的各项费用均改为专项控制。2007年开始对部分费用实行专项双控管理，主要是将那些不易控制的专项费用进一步分解到各使5用部门，增加了部门专项费