浅谈办文程序

1浅谈办文程序、行文规则及一些常用公文的写作省委办公厅办文处冯晓晖2一、公文的概念、种类及格式（一）公文的概念《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）对公文概念的表述：党的机关公文是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）对公文概念的表述：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。3（二）公文的种类党的机关公文，《中国共产党机关公文处理条例》规定为十四种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要国家行政机关公文，《国家行政机关公文处理办法》规定为十三种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要4通过比较，可以得知党的机关公文与国家行政机关公文文种的相同和不同之处，不同之处是：决议、指示、公报、条例、规定等五个文种在国家行政机关公文中不可使用。反之，命令（令）、公告、通告、议案等四个文种在党的机关公文中不可使用。5（三）公文的特点（1）鲜明的政治性。（2）很强的政策性。（3）法定的权威性。（4）行政约束性和规范性。（5）具有特定的作者。（6）具有特定的体裁和格式。6（四）公文写作的基本原则和要求（1）主题要正确鲜明（2）格式要严格规范（3）谋篇布局要得当（4）文字要简练精确7（五）公文的格式根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定，公文格式包括如下内容：版头、份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、发文机关、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。现在，还应包括机关公文二维条码这一要素。例：公文格式示意图89二、办文程序（一）收文的程序1.文件收转注意事项：①归口收转②急件急转③注意保密。102.文件办理（１）阅件的办理。程序：编号登记、审阅来文、提写提要和送阅范围、送秘书部门领导审核、送阅、归档。如领导有批示，则按领导的批示办理。注意事项：选择重点、送阅范围准确、注意传批方式、阅件有时会转化为办件。11（2）办件的办理程序第一，对上级来文的办理。办理程序是：编号登记、阅读来文、提写拟办意见、送秘书部门领导审核、送领导批示、转办、催办、上报结果、归档。第二，对下级来文的办理。办理程序是：编号登记、审阅来文、提写拟办意见、送秘书部门领导审核（退文、转办）、征求有关单位意见、催办、综合协调、送秘书部门领导再审核、报领导审批、按领导批示拟写批复稿、送秘书部门领导审核、（会签）、领导签发、编发文号、排样、校对、印制、盖章、发文、归档。12（二）发文的程序办理程序：提出问题（领导要求、上级要求、工作需要）、调查研究、起草文稿、编号登记（进入办文程序）、审阅修改文稿、提出拟办意见、送秘书部门领导审核、送有关部门征求意见、综合修改协调、送领导审批、再修改（或再征求意见）、送秘书部门领导再审核、（会签）、领导签发、编发文号、排样、校对、印制、发文、归档。13三、公文的行文规则（一）上行文的行文规则1.分清主送机关和抄送机关。2.请示不要抄送下级机关。3.不能越级行文。4.向上级机关请示问题，应当一文一事。不应当在非请示公文中夹带请示事项。5.上行文（如请示、意见）中涉及其他部门业务范围时，应当协商一致后方可上报。6.上行文一般送上级机关办公室（厅）即秘书部门按规定程序办理，不应直接送领导个人。14（二）下行文的行文规则1.向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2.根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系3.部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文15（三）平行文的行文规则平行文，指公文向同级或不相隶属的机关单位运行。一般用函、通知、意见等形式行文16四、一些机关常用公文的写作（一）通知的写作通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。171.通知的适用范围。①批转公文。②转发公文。③发布规章。④传达事项。⑤任免和聘用干部。182.通知的类型。一是发布性通知。二是批转性通知。三是事项性通知。四是会议通知。五是任免通知。193.通知的写法通知由标题、正文和落款等部分组成。一是标题。有完全式和省略式两种。①完全式包括发文机关、事由、文种。②省略式由事由、文种组成。20二是正文。①发布性、批转性通知。只讲明为什么发布或批转这一文件，有哪些原则要求，主要的具体内容应看所附文件。21举例ⅩⅩⅩⅩⅩ关于批转ⅩⅩⅩ的ⅩⅩ（被批转的公文文种）的通知ⅩⅩⅩ（主送机关）∶ⅩⅩⅩⅩ同意ⅩⅩⅩ《关于ⅩⅩⅩ的ⅩⅩⅩⅩ》，现转发给你们，请认真贯彻执行。（可增加内容，如ⅩⅩⅩⅩ是ⅩⅩⅩⅩⅩ[道理依据]，ⅩⅩⅩ要ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ，等[具体要求]）单位名称年月日被批转公文（略）22②事项性通知。要把需要通知的事项写清楚，做什么、怎样做、有什么具体要求等。③会议通知的正文，包括会议名称、时间、地点、内容、参加人员、报到时间、地点、需带材料、文件等。④任免通知，按任免决定来写，格式固定。23（二）请示的写作请示是下级机关用于向上级机关请求指示、批准所使用的文种。1.请示的特点。①一文一事。②事前行文。③不越级请示。④联合请示要协商一致。242.请示的写法。①标题。一般由发文机关、事由和文种组成，写明对什么问题的请示，要表达清楚。有的标题可省略发文机关。②正文。一般由请示事由、请示事项和结束语组成。请示事由要清楚明白，言之有理。③结束语的写法：“以上请示当否，请批示”或“专此请示，请批复”或“以上意见如无不当，请批转各地各单位执行”等。④落款。署名署时，加盖公章。还要加上联系人、联系电话。25举例一请求指示的请示：ⅩⅩⅩⅩ关于ⅩⅩⅩⅩ的请示ⅩⅩⅩ（主送机关）∶日前，ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ[事实依据]，根据ⅩⅩⅩ[道理依据]。为了ⅩⅩⅩ[目的]，现拟ⅩⅩⅩ[意图]由ⅩⅩⅩⅩ[请示的具体内容]以上请示，请指示。单位名称年月日26举例二请求批准的请示：ⅩⅩⅩⅩ关于ⅩⅩⅩⅩ的请示ⅩⅩⅩ（主送机关）∶为了ⅩⅩⅩ[目的]，现拟ⅩⅩⅩ[意图]理由如下：一、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ[事实依据]二、ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ[道理依据]以上请示，请批复。[意图兼结束语]附件：ⅩⅩⅩⅩⅩ[Ⅹ份][分述]单位名称年月日27（三）函的写作函，用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。281.函的特点。①适用范围广泛。各级党政机关、企事业单位、社会团体都可使用。广泛性还体现在函的内容上面，可用于商洽工作，询问答复问题，也可用于向主管部门请求批准事项，或答复批准事项。②行文可平行、上行或下行，基本上是平行文。③短小精悍，简便灵活。292.函的类型。①商洽函。较多地在平级机关或不相隶属机关之间相互联系或协商工作时使用。②询答函。用于机关或部门之间相互询问和答复问题。③请批函。向有关业务主管部门请求批准的函。④答批函。有关主管部门或经授权的部门以函的形式对有关单位请求审批的事项予以答复，用函行文。303.函的写法。函由标题、受文机关、正文、落款等部分组成。一是标题。由发文机关、事由、回复对象、文种组成。有的只写事由、文种，省略发文机关。如《给××(机关、部门或单位名称)的函》或《关于××(事项)的函)。复函的标题一般是《××(发文机关名称)关于××(答复的问题)的复函》。31二是正文。由原由、事项、结语三部分组成。①原由，告知情况(指复函)。如“〔××〕××字第××函悉”或“××年××月××日电悉”，等等。②商洽、询问或答复的事项。这是行文的主体。这部分在叙事的同时，必要时要说一点道理，但不可过多。并要注意分寸和礼貌。事项必须清楚、具体、明确、扼要。③结语。函的结尾一般写：“特此函告”、“特此函达”、“请复”、“特此函复”、“此复”，等等。324.函的写作要求。①开门见山，简短明快，不要兜圈子。②措辞要得体，切忌命令式语言。③去掉旧公文那些套语和寒喧，如“不胜感激”、“蒙贵省”，等等。33举例一商洽函：ⅩⅩⅩⅩ关于ⅩⅩⅩⅩ的函ⅩⅩⅩ（主送机关）∶目前，ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ[事实依据]，根据ⅩⅩⅩ[道理依据]。为了ⅩⅩⅩ[目的]，现请ⅩⅩⅩ[意图]由ⅩⅩⅩⅩ[函的具体内容]妥否，请函复。单位名称年月日34举例二询答函：ⅩⅩⅩⅩ关于ⅩⅩⅩⅩ的函ⅩⅩⅩ（主送机关）∶ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ[原因]，关于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ事，请予答复。单位名称年月日35举例三请批函：ⅩⅩⅩⅩ关于请求ⅩⅩⅩⅩ的函ⅩⅩⅩ（主送机关）∶为了ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ[原因]，请求ⅩⅩⅩⅩⅩ事，请批准为盼[目的]。单位名称年月日36举例四答批函：ⅩⅩⅩⅩ关于ⅩⅩⅩⅩ的复函ⅩⅩⅩ（主送机关）∶你Ⅹ《关于ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ的函》收悉。经研究[依据]，现对ⅩⅩⅩⅩⅩⅩ问题答复如下：一、ⅩⅩⅩ二、ⅩⅩⅩ[函的具体内容]单位名称年月日（四）报告的写作报告是用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问的公文。1.报告的特点。（1）内容的综合性。（2）时间的不定性。（3）写法的陈述性。372.报告的种类。按内容划分，可分为：（1）工作报告。（2）情况报告。（3）答复报告。383.报告的使用规则。（1）报告一般不得越级报送，但是在特殊情况下，例如发生突发性群体事件或自然灾害，或者很有必要越级报送的，就可以越级报送，但一定要同时抄送被越过的机关。（2）报告不得夹带请示事项。（3）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送报告。394.报告的写法。报告由标题、正文、落款等部分组成。（1）标题。由发文机关名称、事由、文种等要素构成。有的只写事由、文种，省略发文机关。（2）报告的正文。写作格式是先交待写作报告的原因或依据，然后用过渡词语“现将有关情况报告如下”等作为过渡语，再具体陈述报告的事项。40①工作报告举例一ⅩⅩⅩⅩ关于ⅩⅩⅩⅩ的报告ⅩⅩⅩ（主送机关）：ⅩⅩ年，在ⅩⅩⅩ的正确领导下，在ⅩⅩ的大力支持下，在ⅩⅩⅩ的共同努力下，ⅩⅩⅩ工作取得了显著成绩（依据），现将ⅩⅩ情况报告如下：一、ⅩⅩⅩⅩ（成绩）（一）ⅩⅩⅩⅩ二、ⅩⅩⅩⅩ（体会）上述成绩的取得，是ⅩⅩⅩⅩ正确领导、大力支持的结果，也是ⅩⅩⅩⅩ上下同心同德、开拓创新的结果。回顾一年来的工作，主要有以下几个方面体会：（一）ⅩⅩⅩⅩ三、ⅩⅩⅩⅩ（存在的主要问题）综上所述，虽然取得了一些成绩，但与上级要求和先进单位相比还有很大差距，主要存在以下问题：（一）ⅩⅩⅩⅩ四、ⅩⅩⅩⅩ（下一步工作意见）今后要ⅩⅩⅩⅩ专此报告。单位名称年月日41举例二ⅩⅩⅩⅩ关于ⅩⅩⅩⅩ的报告ⅩⅩⅩ（主送机关）：现将我Ⅹ《ⅩⅩⅩⅩ》报上，请批示。附件：ⅩⅩⅩⅩ单位名称年月日42②情况报告举例ⅩⅩⅩⅩ关于ⅩⅩⅩⅩ的报告ⅩⅩⅩ（主送机关）：最近，在ⅩⅩⅩⅩ发生了ⅩⅩⅩⅩ事故[依据]。现将情况报告如下[主旨兼过渡语转下述]：ⅩⅩⅩⅩ年ⅩⅩ月ⅩⅩ日，ⅩⅩⅩⅩ[事故情况]事故发生后，ⅩⅩⅩⅩ领导十分重视。责成ⅩⅩⅩⅩ立即赶赴现场抢救，ⅩⅩⅩⅩ[抢救过程]同时，对事故进行了认真调查。调查认为，这次事故是一起ⅩⅩⅩⅩ事故。酿成事故的直接原因是：1.ⅩⅩⅩⅩ2.ⅩⅩⅩⅩ3.ⅩⅩⅩⅩ[事故原因]根据调查结果，对事故责任者进行了处理：1.ⅩⅩⅩⅩ2.ⅩⅩⅩⅩ3.ⅩⅩⅩⅩ[善后处理]为认真汲取教训，防止同类事故再次发生，我们采取了以下措施：一、ⅩⅩⅩⅩ二、ⅩⅩⅩⅩ[应对措施]特此报告，请批示。单位名称年月日43③答复报告举例ⅩⅩⅩⅩ关于ⅩⅩⅩⅩ的报告ⅩⅩⅩ（主送机关）：根据ⅩⅩⅩⅩ要求[依据]，现将ⅩⅩ报告如下：ⅩⅩⅩⅩ[时间、地点、人物、过程、原因、结