文书档案管理一体化探讨

-1-文书档案管理一体化探讨摘要：实现文书档案管理工作一体化，是现代企业科学管理的必然趋势。文书档案作为综合档案里的一个重要组成部分，它的管理模式和管理方法也要发生变化，提高文秘工作的质量和文书档案的计算机数据化处理以及快速、准确的利用文书档案信息等方面，不断体现了文书档案一体化的优越性和科学性，给文书档案工作者带来一个科学化管理的新定位。关键词：文书档案管理一体化一、文书档案一体化服务向纵深发展的障碍分析1、从思想观念上分析：目前，文书档案管理一体化服务并没有取得理想的效果，办公过程中引入计算机管理系统，必然会对现行的体制产生影响，尤其是现行的手工文件处理方式已经运行多年了，也有一套完善制度和行之有效的方法，机关工作人员也习惯了这种公文处理模式，要改变原有的工作方式和习惯，应用计算机进行公文处理，对某些领导干部和工作人员之间产生疑问和抵触情绪，妨碍办公管理系统的应用，因此做好宣传工作，转变观念统一认识，是推行办公自动化的必要条件，而有的单位虽然投入计算机不少，但对于办公自动化概念的宣传和理解产生了误区，过于片面强调办公过程的自动化。2、从实践理论上分析。-2-到目前为止，许多单位的文秘工作与档案工作还实行的是分快管理制。这种体制从某种程度上却有意无意的拉大了文秘工作与档案工作的距离。文秘工作人员的档案意识淡薄，只考虑当前的工作，档案工作人员墨守成规也很少考虑文秘工作，导致二者在衔接过程中出现许多脱节之处，出现诸多不规范的现象，这直接影响了单位文书档案的建档质量。二、提高企业文书档案质量的对策及建议文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文，公文是文秘工作的主要产品。公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案。高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上。可见，现代文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体。随着现代科学技术，特别是计算机网络技术的发展，“文书档案一体化”管理模式应运而生，用信息化实现文秘工作与档案工作一体化，反映了现代科学管理的必然趋势。结合自己多年的工作实际，提出几点建议：一是组织机构合并，培养文档工作者。“文书档案管理一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起，使文档工作流程科学化、合理化。二是明确部门职责，档案立卷前移。文秘人员要按照《国家行政机关公文处理办法》的要求，对办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，根据立卷的原则和方法及时编-3-写“案卷类目”，“及时整理（立卷)、归档”，使文件的立卷工作日常化。会议文件应该在会前收集全材料，会后及时立卷归档，切忌拖拉积压。联合办理的公文，原件由主办单位进行分门别类的管理，要及时收集归档，协办单位只保存复印件或副本，既方便平时查阅，又利于年终立卷。当遇到工作人员因故调离工作岗位时，主管单位要负责将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，确保档案材料的完整性。三是强化制度建设，实现全过程管理。建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文，要树立质量管理意识，这是“全过程管理”的前提。在建立一支有较强的政治觉悟和专业技术水平的优秀文档工作者队伍的同时，要配置“文档一体化”计算机管理系统，这是实现“全过程管理”的关键。四是用信息化实现文书档案一体化。用信息化实现文书档案一体化，必须用OA与档案数据库管理系统去工作。将办公系统中的文件内容用OA系统直接导入档案数据库管理系统中来，直接变成档案，对不能导的个别文件采取扫描的办法。用系统设置的可借阅和不可借阅、查询范围、归还日期等功能来实现，通过信息这条“高速公路”，来实现文秘工作与文书档案管理工作一体化目标，充分发挥文书档案信息资源的作用。-4-总之，随着社会信息化建设步伐的不断推进，文书档案管理工作也要不断发展，为了更好的做好文书档案管理工作，尽早实施文书档案管理一体化是非常有利的。实现文书档案一体化，档案利用者可以在自己的办公室借助文档一体化网络上发布的档案目录，在允许的权限范围内，十分方便地查到所需要的文档目录原文，改变以往利用者必须到档案室才能查阅档案，即费时又费事还不一定齐全的状况。同时努力争取各级领导的支持，积极创造条件，早日实现文秘工作与档案工作一体化，从源头上提高文书档案质量。