文书档案管理信息化建设浅谈

文书档案管理信息化建设浅谈摘要：档案工作中有一个不可或缺的一部分，那就是文书档案管理，因此它只能不停的向前发展才能适应这瞬息万变的社会。现在，一个新的发展契机摆在了中国的文书档案管理工作面前，传统的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通过信息化的管理方式，人工管理方式中的许多问题都变得迎刃而解，本文着重介绍了文书档案管理信息化的大致架构和作用，并仔细比较了两种管理方式的差异和优缺点。提出了存在的问题以及相应的解决措施。关键词：信息化；档案管理；建设；问题应对引言近几年来计算机技术得到了飞速的发展，高速缓存的大存储空间的档案影星管理系统也被逐渐普及，因此，建立综合性和专业性的文书档案刻不容缓。我们所希望达到的是实现档案长期保存、管理高效和能够快速查询相关信息的状态，而文书档案管理信息化所具有的不可替代的特点恰好为这一设想的实现提供了一个好机会。一、传统文书档案管理的缺陷1.1传统文书档案管理不能实现实时共享由于在传统文书管理的系统下借阅文档必须要亲自到档案室，加之查找翻阅文档即需要耗费时间又需要耗费人力，人工工作难免对时效性有所影响。如出现身在外地的情况，该问题便更加突出。另外，由于纸质文档的数量有限，无法满足多人同时使用的需求，如果出现使用高峰期便需要排队等候使用的情况，无疑这将使文档的时效性大打折扣。1.2传统文书管理既复杂又繁琐传统的文书档案室纸质的，它需要做一些类似于分类编写目录的繁复性的工作。由于档案资料的来源以及方向不一致等原因，这些工作都需要派专人去整理。过程之繁琐与复杂不言而喻。另外，众所周知无论借阅文何种档都需要进行登记，而登记过程的复杂与繁琐也是令体会过的人深感无奈。1.3传统文档极易受损，保存难度大纸张是大多传统文档的载体。在众多档案中不乏有年代久远的档案资料，这些档案资料承载着珍贵的价值。对其保存便成为一项艰难的任务。另外传统的纸质档案在翻阅与移动过程中不可避免的会造成损坏，极不易保存。因此在传统文书管理中文档受损与如何保存便成为一大难题。二、文书档案实现信息化管理的好处2.1办公及使用效率高，文档时效性强计算机强大的计算力量在文书档案管理的过程中发挥了重要的作用，它已经完全取代传统的手工操作。在传统的文书档案管理中，无论是收集资料要完整、齐全、不可漏抄、漏写等要求，还是用手写的方式来规范相关内容、档案使用的持久性、等要求，或是对分类统计需准确无误的要求。对于工作人员而言都是艰巨的任务。但是，有了计算机中的一些办公软件，一切就变得简单的不能再简单了，编写文件，传递文件都变得轻松无比。极大的提高了办公及使用效率，增强了文档的时效性，使传统文书档案管理中存在的文档缺乏时效性的问题得以解决。2.2电子文件能够长期且稳定地保存下来传统的文档由于是纸质的，所以保存的时间有限，然而相比之下电子文档的寿命就要长很多。在档案保存的过程中，一些人为地非人为的因素都会使纸质档案的纤维素受到不同程度的损害。而纤维素又是的纸质与纸质档案耐久度的决定因素，而电子档案对这些客观条件并没有那么高的要求。在电子技术迅猛发展的时代，我们已经能够随时随地地通过一些外围设备来读取和存储电子文件，比如说那些带有USB插口的U盘等移动设备。这些载体存读方便、便于携带、不易损坏、受外部环境影响小等特性使电子文件的保存具有稳定性与长久性。2.3文档信息得到充分共享在传统的文书档案管理系统下，由于文件查阅困难以及文件传递不便使得文件共享不易实现且共享范围小。由此造成大量的信息闲置进而造成资金和资源的损失。利用信息化的管理方式使得所有的档案不再是一个个“个体户”,管理员可以根据档案的内外特征对档案进行综合性的管理。在计算机技术快速发展的背景下，档案的信息化管理使得档案与其载体可以分离开来，并且能够实现与其他信息系统的相互联系。因信息化管理不受空间及时间的影响，并有效地了解各方面的信息动态。使文档信息得到充分的共享。2.4提高了文件传递的安全性由于在以往的办公中所有的文件都是纸质的，因此会经常存在文件丢失或者工作人员私藏文件的现象，以往传递文件基本上全部用邮递的方式但是这种方式不仅受到目的地远近的约束，而且文件在邮递过程中遗失的风险也比较大，对档案的安全性极其不利。但是如果我们采用计算机技术来对文件实现信息化管理的话，就可以直接通过因特网来传送我们需要的文件，直接跳过第三方，从而使得文件传送的安全性大幅度提高。三、文书档案信息化管理系统的大概构成和解决的问题文书档案管理信息系统由各种相关联的程序、该系统的数据库和文件打印等部分组成。文档的建立、修改、查询等功能是由文档管理程序来实现的，而且通过文档管理程序，还可以将不同的权限授予不同的登陆者，以此来实现不同管理人员对文档的不同操作。不同的功能模块实现不同的功能，他们各自负责自己的工作，但彼此之间又互相联系。系统的数据库可以用来存储该系统所有文档的相关信息。数据库是文档信息化管理系统的核心，它的一切操作都是以数据库为基础来进行的。当用户需要纸质版的文档的时候，打印系统就要开始工作了，他可以把用户所需要的文件转换成文档形式，并在显示器上显示出来供用户进行预览并最后打印出纸质文件。四、文书档案管理信息化建设存在的问题4.1电子文件保密性受限制电子档案的内容变化多端，所以说它的稳定性反倒不如纸质档案。并且黑客等网络黑手的出现时电子文件存在安全隐患。而且假如出现有人恶意篡改档案的情况，因其改动不会在原稿上留下痕迹，所以将无法确认档案是否真实。4.2需要专业的人员来对电子档案进行管理要想实现对电子档案的全面管理，就必须聘用那些专业人员来担任这项工作。有人会说，我以前管理过纸质档案，在档案管理方面有着丰富的经验，或者说是IT界的一名大神，掌握计算机个各种功能是不是局可以胜任这份工作，答案是NO。档案管理信息化就是将传统的档案管理方法同先进的计算机技术结合在一起，因此我们所需要的是一种复合型的人才，是那种能够把理论知识和先进的计算机技术结合在一起来对电子档案管理系统进行管理的人。而现在，我们恰恰缺的就是这种人才，尽管一些现代化设备已经被引入到档案管理的工作中来，但是懂得人却少之又少，因此这些器材都不能发挥他们应有的价值，而对档案的管理工作也称不上信息化。五、应对方法5.1信息化系统内、外网隔离我们系统内部的网络都是我们管理人员的工作区域，而外网上的各种隐患才是对我们电子档案管理系统最致命的伤害，因此我们课在内网和外网之间设置物理隔离，这也是一种性价比最高的解决方法。隔离防护第一层的实现是由路由器来实现的。路由器滤掉被屏蔽的ＩＰ地址和服务。在所有访问内网的IP地址中，路由器可以选择性地将其放行，然后自动忽略那些筛选掉的IP的访问请求。防火墙则担任第二层防护任务。防火墙的认证机制可以帮助我们实现这个功能。所有类型的防火墙从功能上来看都是一致的，比如：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；将所有经过防火墙的痕迹都保留下来；对网络攻击的检测和告警。5.2提高档案人员的综合素质首先要提高管理系统硬件设施方面的标准，只有将硬件设施的标准提上来，管理人员才有机会接触到这些先进的思想和技术，继而学习掌握电子档案的管理方法。其次，作为一名档案管理人员，我们也要与时俱进，积极充实自己的大脑，学习先进的技术，保证让自己能够始终走在社会的最前列。同时，相关单位也要多组织员工进行学习，加强员工之间的沟通和交流，并将电子档案管理方法学习程度的好坏来作为考核的一项以此来激励管理人员对新知识的吸收，也只有这样才能提高本单位的软实力。六、结束语文书档案所承载的信息是无法衡量的宝藏，如何高效的利用宝藏是值得我们去不断思考的。在信息化技术盛行的当下，传统的纸质档案已经不再符合社会的发展需求。因此，实现文书档案的信息化管理是一个必然的事件，我们也要利用信息化管理这个强有力的工具来使我们的文化宝藏能够永远保留下来。参考文献[1]汤颖．浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].科技风,2014-09-11.[2]冼汉聪.文书档案管理的办公自动化应用[J].商情：教育经济研究，2008-08-11.