文件规范要求

“意见”适用范围广泛，行文方向多样，是一个极富生命力的文种。（一）作为上行文的“意见”“意见”作为上行文，是下级机关就工作中的重要问题提出见解和处理办法，并向上级机关行文，其文件制发按请示性公文的程序和要求办理。由此可见，“意见”是一种带有请示特征但又与“请示”有区别的公文。根据《国家行政机关公文处理办法》，请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。意见与请示的适用范围不能混淆，其区别可以从以下三个方面去认识：其一，从行文动机看，“请示”是下级机关针对本机关遇到的无权或无力但又必须做的工作而向上级机关请求指示或批准，基本上是被动行文；而“意见”作为上行文，重点在于对工作中的重要问题或是涉及其他部门职权范围内的事项提出见解和处理办法，不一定是在遇到工作困境时行文，多数情况下是下级机关主动向上级机关行文。其二，从行文的目的看，“意见”是提出见解和处理办法，为上级机关献计献策，供上级机关参考；而“请示”不是给上级机关提供参考意见，其行文目的是说服上级机关批准本机关的某些请示事项，或说明原因与情况以使上级机关指示活动的原则方法。其三，从行文内容结构看，“请示”文种是充分说明请示缘由在前，提出请求事项在后，是典型的因果式结构。“意见”则多以总分结构为主，分条列项、述议结合地阐明自己对重要问题的看法与建议。作为上行的“意见”应该分为两种情况：一是呈报的意见，一是呈转的意见。呈报的“意见”，重点在于就工作中重要问题提出自己的见解和处理办法，供上级机关决策参考。呈转的“意见”，主要适用于当下级机关的工作或拟采取的行政措施超出了本机关的职权范围，或在实施时需要其他机关给予协助支持时，主办部门为开展、推动工作而提出见解和处理办法，并报请上级机关批准转发。在报请前，主办部门应事先与其他有关部门协商取得一致意见后行文，若不能取得一致时，主办部门应列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后才能报请上级机关。上级机关接到这种意见以后，应当像对待请示一样，及时作出处理或给予答复，上级机关一旦同意和转发，该意见便代表着上级机关的行政意图，在更大范围产生效力。（二）作为下行文的“意见”作为下行文，上级机关的“见解和处理办法”，如同其他的下行文一样，对下级机关具有规范作用和行政约束力。这一点上，“意见”同“命令”、“决定”和“通知”等下行文具有相同的特点。不过，“命令”往往是宣布实行重大的强制性行政措施，其强制力和行文规格最高，一般极少使用；“决定”是针对重要事项和重大行动作出安排，涉及问题往往带有方针政策性；指挥性“通知”则是传达要求下级机关办理、执行或周知的事项。以上三个文种区别于“意见”的特点就是它们是以上级机关的权威和职权范围，对下级机关的工作做出直接的布置和安排，是要求下级机关“做什么”或“必须做什么”，而“意见”则体现了上级机关的商榷、探索的态度，往往是对重要问题表明态度、提出见解和参考的处理办法，是对下级机关“可以做什么”和“不可以做什么”作出说明。所以说，“意见”文种体现了原则性和灵活性、规定性和变通性的统一，为下级机关留下了更多的自由度和创造空间。因此，下行“意见”的功能，应以指导为主。“意见”不是强制性地具体地布置安排工作，而是参考性地提出工作的目标任务、原则和措施方法。下级机关一般应根据上级机关“意见”的精神、原则参照执行。（三）作为平行文的“意见”作为平行文的“意见”，它既不像下行文那样带有强制性和指挥性，也不像“函”那样商请、询问、请批或答复事项，它的用途主要是提出意见供对方参考，参考性比较明显。作为平行文的“意见”，为平级机关和不相隶属机关之间的协作交流提供了一条新的途径。“越级行文”是指下级机关越过自己的直接领导机关向更高的上级领导机关直至中央或上级机关可以跃过直属下级直接向最基层单位的行文。是行文方式之一，也是一种非正常的行文方式，没有特殊情况，一般不能轻易采用。那么，在什么特殊情况下才能进行“越级行文”呢？一、迂有特殊重大紧急情况，如战争、自然灾害等，如逐级上报，可能会延误时机，造成重大损失时；二、经多次请示直接上级，长期未得到解决的重大问题；三、上级领导或领导机关交办，并指定越级直接上报的事项；四、对直接上级机关或领导进行检举、控告；五、直接上下级机关有争议，而无法解决的重大问题；六、询问、联系无需经过直接上级机关的一些工作问题等。七、在市场经济的今天，为使文件精神尽快与群众见面，以便更好的贯彻执行，采用电视、电脑、电话、广播、报刊等方式行文。此种行文方式也叫多级行文或直达行文，多用于非保密性公文。有关文书的主送.抄送机关的规范参考素材2010-07-1516:24:36阅读164评论0字号：大中小订阅行文机关根据其隶属关系.职权范围及公文的性质.内容.正确选择主送机关与抄送机关.(一)关于主送行文应当根据公文的内容及发文.收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关.上行文应当坚持一个主送机关的作法.不能多头主送.多头主送往往造成受文机关之间相互推诿或产生矛盾.抵触.反而不利于尽快解决问题.确定上行文主送机关的规范是:1.请示.一般只写一个主送机关.需要同时送其他机关的.应当用抄送形式.2.受双重领导的机关向上级机关行文.应当根据公文内容.即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关.3.除上级机关负责人直接交办的事项外.不得以机关名义向上级机关负责人报送[请示.[意见和[报告.(二)关于抄送抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关.抄送范围得当.有助于公文处理.否则将贻误沟通或造成人力.物力的浪费.1.应当抄送的情况(1)除主送机关外.需要执行或知晓公文的其他机关.应列为抄送机关,(2)向下级机关或者本系统的重要行文.应当同时抄送直接上级机关,(3)上级机关向受双重领导的下级机关行文.必要时应当抄送其另一个上级机关,(4)下级机关因特殊情况必须越级请示时.应抄送被越过的上级机关,(5)上级机关越级向下级机关行文时.可以抄送受文机关的直接上级机关.2.不应当抄送的情况(1)请示不得抄送其下级机关,(2)接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄.转送,(3)凡与公文办理无关的单位一律不予抄送.