文书档案管理标准

管理标准Q/HDMNZZ-216.03-2010文书档案管理标准1范围本标准规定了内蒙古华伊卓资热电有限公司文书档案管理的工作内容与要求。本标准适用于内蒙古华伊卓资热电有限公司文书档案的管理。2规范性引用文件《中华人民共和国档案法》《国家档案局10号令》《中国华电集团公司文件材料归档办法》（试行）3术语和定义文书档案是指机关、团体、本单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。4管理职责4.1文书档案是企业档案的组成部分，各职能部门在工作活动中形成的全部文件材料由档案室集中管理，应销毁的统一监销。4.2文书档案管理的主要任务是：收集各职能部门移交归档的文件材料，在各职能部门立卷的基础上，按照规定的要求进行分类，整理和保管，为公司各项活动提供利用材料。4.3严格贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，严防文书档案失密、泄密现象的发生。4.4管理办法4.4.1编制必要的文书档案目录、索引等检索工具，供查阅时利用。4.4.2文书库房应做到防火、防尘、防潮、防盗、防光、防虫、防鼠。做到办公室与库房分开，以保证档案安全。4.4.3应定期检查保管情况，对破损变质的档案应及时修补、复制，并做其它技术处理。5管理活动、程序及要求5.1文书档案的归档范围、时间5.1.1归档范围企业在筹备、设立、运营及产权变动过程中直接记述和反映企业活动的具有现实和长远查考价值的文件材料均应归档。5.1.2归档时间管理性文件材料应在办理完毕后第二年一季度向档案室移交归档。5.2文书档案保管期限5.2.1企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。5.2.2保管期限依据国家《文书档案保管期限表》执行。5.2.3文书档案保存期限表附后。5.3文书档案归档要求5.3.1已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件材料清理一次，登记造册，对重要的文件要标注密级（绝密、机密、秘密）。5.3.2归档的文件材料要收集齐全（包括附件），按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔管理标准Q/HDMNZZ-216.03-2010出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。5.3.3文件材料一般归档一份。重要的、利用频繁的和有关部门需要的可适当增加份数。5.3.4交接档案的当事人在接收档案时根据移交清单清点核对，并由交接双方在清单上签字或盖章，不符合归档要求的，档案室有权拒收。5.4文书档案的整理和保管5.4.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列；涉密文件按涉密级别分类，单独保管。5.4.2文书档案在收集零散文件时，要认真区分，依照分类进行立卷。5.4.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。5.5.文书档案的统计和检查5.5.1档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还及时登记、注销，对档案的收进及提出情况进行数量统计。5.5.2档案室对所保管的文书档案每年进行一次全面检查，遇到特殊情况及时检查，并及时上报检查结果。5.5.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。5.6文书档案的利用和借阅5.6.1档案室所保管的文书档案，原则上一律在阅览室调阅，需要查阅档案时，由借阅单位提出借阅申请，经公司总经理工作部主任批准后方可将档案借出。5.6.2复制档案资料时，需经公司总经理工作部主任批准，方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途。5.7文书档案的鉴定和销毁5.7.1文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史、科学和使用价值确定其是否需要继续保存，并将不需要继续保存的档案剔出销毁。5.7.2文书档案的鉴定销毁工作由公司总经理工作部负责承办，对已过保管期限的档案提出销毁意见时，要经相关部门和人员具体核查。5.7.3档案室对予批准销毁的文书档案要在档案存储目录上注销，编制销毁清单，审查批准后对档案进行销毁，并由两人或两人以上监销。档案销毁后，监销人员在销毁清单上签名盖章，同时标注档案注销的日期，保证不丢失，不漏销。管理标准Q/HDMNZZ-216.03-2010附录：文件材料归档范围和文书档案保管期限档案分类归档文件内容保管期限问题党群工作期限划分党群工作党委年度工作计划、总结永久党群工作党委会议记录、会议纪要永久党群工作党员代表大会文件材料永久党群工作党委、纪委换届的请示、批复永久党群工作党委重要的专题总结、报告永久党群工作党内表彰先进的决定、通知(县级以上)永久党群工作党务工作大事记永久党群工作组织机构设置的请示、批复、通知永久党群工作党组织印信启用、作废的通知永久党群工作党委领导分工永久党群工作党内干部任免，干部选举、审查、考核材料永久党群工作组织关系介绍信及存根永久党群工作党组织工作统计年报表永久党群工作党员名册永久党群工作纪检工作年度计划、总结、会议记录永久党群工作纪检工作重要的调查、处理材料永久党群工作党内违纪案件处理、处分（警告处分以上）永久党群工作重要的纪检监察信访工作材料永久党群工作纪检工作统计年报表永久党群工作本单位办的报刊（有刊号）,剪报永久党群工作工会年度工作计划、总结永久党群工作职代会、工代会文件，会议记录永久党群工作工会机构设置、干部任免、会员管理永久党群工作表彰先进的决定、通知（县级以上）永久党群工作工会工作年度报表永久党群工作工会会员花名册永久党群工作团委年度工作计划、总结永久党群工作团代会文件材料、会议纪录永久党群工作团内机构设置、干部任免永久党群工作团组织关系介绍信及存根永久党群工作县级以上团委表彰先进的决定、通知永久党群工作团员违纪处分（警告处理以上）永久党群工作团委工作年度报表永久党群工作各协会、学会机构设置、章程永久党群工作党委民主生活会记录、报告30年党群工作党委指示、决定、报告、通知、专题报告30年党群工作组织工作的规定、通知30年党群工作党建文件材料30年党群工作党员管理办法、规定30年管理标准Q/HDMNZZ-216.03-2010档案分类归档文件内容保管期限问题党群工作、行政管理期限划分党群工作纪检工作的指示、报告、会议记要30年党群工作党风廉政建设的规定、实施细则等30年党群工作党政干部违纪材料，党内案件处理和处分（警告及以下）30年党群工作一般的有处理结果纪检信访工作材料30年党群工作党员民主评议材料30年党群工作思想政治工作年度计划30年党群工作企业文化、思想政治工作、精神文明建设的规定、办法30年党群工作党员理论学习、培训的计划、总结30年党群工作企业民主管理、干部民主评议、班组建设、合理化建议30年党群工作本单位内部、县级及以下表彰先进的决定、通知30年党群工作工会财务管理30年党群工作团、青工作规定、通知30年党群工作本单位团委表彰先进的决定、通知30年党群工作团员违纪处分（警告及以下）30年党群工作各协会、学会会员管理30年党群工作各协会、学会年度报表30年党群工作各协会、学会会员花名册30年党群工作党代会、职代会、团代会未通过的文件10年党群工作党群部门年度工作计划、总结10年党群工作党务、纪检、宣传、工会工作等暂行、试行的文件材料10年党群工作党务、纪检、宣传、工会工作等没有批复的请示10年党群工作党务、纪检、宣传、工会工作等日常、一般性的工作通知、函10年党群工作劳动竞赛、评选先进的办法、通知、先进材料10年党群工作技术咨询服务的合同、协议（时效期较短的）10年行政管理总经理办公会议记录永久行政管理公司领导分工永久行政管理公司长远规划、任期目标永久行政管理企业目标课题管理，文明建设申报、验收、批复材料永久行政管理重要的法律事务、重大案件的有关材料永久行政管理重要的合同、协议永久行政管理启用、废止印章的通知永久行政管理对人大、政协提案的答复永久行政管理有领导重要批示和处理结果的信访材料永久行政管理大事记、年鉴、组织沿革等永久行政管理关于土地、房产等政策法规性文件、材料永久行政管理政府部门涉及用电的会议记要30年行政管理企业管理（目标管理课题、同业对标、双文明建设管理）办法30年行政管理法律事务工作的管理规定、意见、办法30年行政管理一般案件材料30年行政管理一般的有处理结果的人民来信30年行政管理机要、保密管理规定30年行政管理文书处理、印信管理办法、规定30年管理标准Q/HDMNZZ-216.03-2010档案分类归档文件内容保管期限问题行政管理、经营管理期限划分行政管理通讯工具、费用管理办法、规定30年行政管理消防工作管理文件材料30年行政管理监察工作（含行风建设）规定、办法、细则等30年行政管理医疗卫生管理规定、办法等30年行政管理计划生育管理规定、办法等30年行政管理职工住房管理30年行政管理住房公积金管理30年行政管理出国考察的批示材料30年行政管理公司各行政部门年度工作计划、总结10年行政管理年度经济责任书10年行政管理物业管理、绿化管理、环卫管理10年行政管理一般的合同、协议10年行政管理车辆管理办法10年行政管理各地方市级单位发送执行的工作通知10年行政管理行政管理方面没有批复的请示10年行政管理行政管理方面暂行、试行的文件材料10年行政管理行政管理方面一般事务性工作的函10年行政管理季度及月度报表10年经营管理年度生产、经营计划永久经营管理年度基本建设投资计划永久经营管理小型基建的请示、批复、通知永久经营管理年度经济活动分析报告永久经营管理生产经营统计年度报表永久经营管理物资管理统计年度报表永久经营管理年度营销成本、费用计划永久经营管理营销统计年度报表的永久经营管理年度物资采购、分配计划30年经营管理物质采购管理的规定办法30年经营管理物资采购（招投标）、订货合同30年经营管理营销管理的规定、规章、会议纪要30年经营管理电力市场管理30年经营管理用电营销管理会议纪要，用电情况分析30年经营管理用电可靠性管理文件材料30年经营管理电费、电价管理的请示、批复、通知30年经营管理用电检查、安全用电、反窃电方面的规定、报告30年经营管理计量、业扩的请示、批复、通知30年经营管理余热小水电、小火电管理方面的文件材料30年经营管理农电工程管理的规定、办法30年经营管理农电工程建设的请示、报告、批复30年经营管理农电安全、生产技术管理、经营管理的规定、办法30年经营管理农电物资管理、经费管理规定、通知30年经营管理经营管理方面暂行、试行的文件材料，事务性工作的函10年管理标准Q/HDMNZZ-216.03-2010档案分类归档文件内容保管期限问题经营管理、生产技术管理期限划分经营管理经营管理方面没有批复的请示10年经营管理季度生产经营计划10年经营管理计划统计工作一般性工作通知10年经营管理物资管理一般性工作的文件材料10年经营管理营销管理一般性的通知10年经营管理月度发、购电量计划、用电指标10年经营管理一般用户用电管理文件材料10年经营管理营销工作季度及月度统计报表10年经营管理多经管理、年度计划、总结10年生产技术管理电力发展规划、计划永久生产技术管理下属单位项目的请示与批复永久生产技术管理基建年度报表永久生产技术管理供电、输电设施可靠性指标永久生产技术管理大修、技改工程计划、费用的通知永久生产技术管理销毁档案的请示、批复永久生产技术管理设备管理年度报表永久生产技术管理安措、反措年度计划永久生产技术管理本单位发生的安全生产事故的材料永久生产技术管理安全生产年度统计报表永久生产技术管理科技规划永久生产技术管理科技项目计划、费用永久生产技术管理科技工作年度报表永久生产技术管理档案年度报表永久生产技术管理工程勘测、设计管理文件30年生产技术管理工程管理（项目、施工、概预算定额等）规定、办法、会议纪要30年生产技术管理可靠性管理文件材料30年生产技术管理设备评级管理、固定资产管理文件材料30年生产技术管理生产技术管理的规定、办法、会议纪要30年生产技术管理调度、通信、检修、运行管理文件材料30年生产技术管理关口计量点、线路运行维护单位的确认与变更30年生产技术管理电网、电压、负荷管理30