文秘人才市场需求状况调研报告

文秘专业人才市场需求状况的调查报告一、前言文秘人员是一种社会从属性、服务性职业。其主要内容就是指文秘人员的工作本身不能脱离它所服务的领导或单位而独立存在，领导及单位工作涉及到哪里，它的工作范围就延伸到哪里。从属性、服务性、辅助性就是对文秘人员工作性质的最好概括。随着信息社会、网络社会的高速发展，社会的分工愈加细化，各领域、各行业的管理工作中的决策活动和辅助性活动相分离，为领导决策及实施提供服务的文秘人员，在各个工作领域中就起到十分重要的作用。由于高校的不断扩招大学生已经不是以前的抢手货，而是随处可见的待业人员。对于文秘专业的学生而言就业压力是不言可喻的，因为很多其他专业的女学生未必都是从事与专业对口的行业相反的是从事文秘方面的文职类工作，若再加上一些其他或有或无的状况时时出现，这对文秘专业的学生的冲击力加大成了一种必然，因此对于文秘专业社会需求情况调查显得非常有必要。二、调查方法调查所采用的方法：主要通过面谈与网络调查的方式对文秘专业的市场需求进行了调查，较为全面地了解社会对文秘专业人才的需求情况，用人单位对初、中、高级文秘人员的技能要求，以及文秘从业人员的薪金情况和文秘人员的职业生涯发展状况。调查中我们就发现的问题进行了分析，旨在促进文秘专业教学的进一步发展，培养社会需求的文秘专业人才，以达到社会的需求做到满足用人单位的标准。三、调查结果及分析全世界目前有160余种职业，秘书排在第六位。据北京市2002年第一季度公布的统计数字，北京市文秘岗位需求数排在第三位，岗位与应聘的人数比是1：6。由此可见，在以后相当长的一段时间里，文秘仍将是个热门职业，社会需求力大。大多数公司认为文秘人员是经理主管们的左膀右臂，是公司青睐的复合性人才，中小型公司需要文秘人员，大型单位需要的文秘人员会更多，层次也会不一样。（一）社会外部情况1、通才更受青睐现在的文秘秘书已经不再是以前的单纯的秘书，更多的是复合型的人才。无论是公司还是普通的工厂对于文秘的定义已经不再局限于收发文件、拟写文书、档案管理等日常常规性的工作，现在用人单位看更重要的是是否具有其他的能力，如良好的沟通能力、人事方面的经验等。不难发现现在用人单位讲求利益最大化成本最小化，在招聘人员的时候这种情况最为突出，因此在有意识的培养自己时不应该把自己定位成专才只专注于一方面，更重要的是把自己培养成各方面都有所涉及的通才。2、文秘职业岗位群发生较大变化国家机关、事业单位、全民所有制单位的文秘人员需求量在逐步递减，而外资企业、民办企业的文秘人员需求量在逐步递增。大型单位分工较细，文秘人员的需求量大，多以行政秘书工作为主，有专职文员、专职档案员、人事文员等，职责比较单一中小型单位的文秘人员需求量小，一般出任文秘人员实际上是一种“综合秘书”，也称为“办公室文员”，身兼多职，通过与从事此行业的人访谈所知，通常要照顾到最基本的日常工作，即收发文件、接待来访客人、人员考勤等方面。需要提到的一点是由于国际贸易的日益发展，不难发现外企也需要用到文秘人员，但对于英语更加偏重，至少也要能用日常英语与人沟通即有CET—4以上的英语能力，职位多以外贸跟单为主。虽然中小型单位对文秘人员需求量，但中小型单位的数量呈增长趋势，所以中小型单位的综合文秘人员的需求量总的来说是增长的。而且在经济、法律、医务方面也需要增加文秘人员来协助管理工作。现阶段主要是以“综合秘书”(办公室文员)以及总裁助理为岗位群体。“办公室文员”队伍迅速壮大，“商务秘书”逐渐增多，同时，每个职业岗位群所对应的职业岗位变化也很大，不断有新兴的岗位诞生。由此可见，秘书的社会需求是相当大的。3、从事秘书职业的人员女性居多本次调查有98%的秘书人员是女性，2%的是男性。而有一种现象值得注意，女性在中、初级秘书中占绝大多数，而高级秘书则多数为男性。粗略估计，由于女性心思细腻适合从事基层的事务，因此在初中级秘书人群中占据较大比重。而男性则事业心重体力良好有参谋的意识。从事文秘工作性质中，分有普通文员、公务秘书、商务秘书、人事秘书、私人秘书、经理助理等。（二）自身情况1、“国家秘书资格证”之类的资格认证含金量较高调查发现大部分用人单位认为文秘应有专门的职业技能，要经过专门的培训，因而高职高专院校设置文秘专业的必要性很大，受过专业培训的秘书人员会更受青睐。理解到对“国家秘书资格证”之类的资格认证的看法是因为用人单位认为获得国家秘书资格证的人员拥有专业的能力，同时能够帮助他们培养和选择相关层次的人才，只有极少人认为可有可无。因此，学校要求文秘专业的学生需要考“国家涉外秘书资格四级证书”也不是毫无道理的，它存在着合理性。参考网上资料显示，目前，参加劳动和社会保障部秘书职业资格全国统一鉴定的人数呈现出增长的势头，值得注意的是这并不是在校的学生而是在秘书岗位上任职的人员和有意向投身于秘书行业的人员都积极参加。秘书职业资格全国统一鉴定是劳动保障部推出的第一个全国统考职业，在社会各界，尤其是用人单位很受欢迎。2、秘书人员应具备的能力、知识、技能用人单位普遍认为好的文秘最好要具备公文写作能力、办公自动化设备操作能力、人际沟通能力、执行能力、合作能力。根据不同行业的要求要懂得本行业的专业知识背景、办公室事务管理知识、应变能力、商务知识、法律知识。此次调查可见，绝大多数用人单位或在职的人员纷纷表示认为文秘应具备大专以上文凭，形象气质好，具备良好的组织沟通协调能力，文笔好，语言表达能力强，能熟练使用电脑扫描仪传真机及各种常用的现代办公设备。除此之外，各单位还希望文秘具备业务背景，如生产部秘书职位要求化工或理工科背景；涉外秘书职位要求至少要有英语四级级证书级口语良好能进行基本的交流；公关部门秘书职位要求具备公共关系管理的基础知识和一定的实践经验等。不难发现具备以上相关岗位条件的会优先录用。在新形势下，文秘人员的关键能力应更全面，从业能力应更细致，关键能力和从业能力所共同表现出的综合职业能力应更强。据了解，文秘专业的从业能力可分为“从业基础能力”、“从业业务能力”和“从业相关能力”三部分。“从业基础能力”主要包括：“执行能力”、“公关礼仪”、“时间管理能力”、“人际沟通能力”和“使用和维护现代化办公设备”的能力等。从业业务能力主要包括：“文书拟写与处理”、“会议组织”、“办公室日常事务管理”、“协调工作”、“文件档案管理”、“接待工作”和“信息工作”等能力。“从业相关能力”主要包括：“法律与法规”、“商务知识”、“速记速录”、“英语应用”、“财务管理”等能力。除此之外，有些单位注重“职业道德”、“敬业精神”及“使用和维护现代化办公设备”的能力。值得关注的是毕业生所表现出的实际能力与用人单位的要求尚存差距，有的差距还不小，相信这是一个相当重要的警告需要引起重视。3、工作内容多数为琐碎的事务性工作调查发现文秘的工作是辛苦的，基本上每天都是些平凡、琐碎、细微的事务性工作，不止是打印文件，整理资料。其中有文秘人员成为管理助手，主要从事文字档案管理、行政后勤管理、协助经营管理、组织协调公司会务、公关与政府关系和公务差旅等。许多临时性工作随经理主管们的日程安排变化而变化，经常加班没有规律，需要不断熟悉掌握公司各部门业务，收集、处理各种信息。还要在复杂而且繁琐，看似一些枯燥乏味、鸡毛蒜皮的处理协调上下级和各部门关系，做到万无一失。在很多情况下，文秘的工作是事无巨细的。4、工作压力日渐加大文秘工作是一项综合性极强、涵盖面极广的管理性工作,工作压力可想而知。调查中得知，工作压力分有两种情况，一是刚刚从事文秘相关工作的人员，由于从未涉及此方面的内容工作压力迎面而来，包括工作上的不适应对工作内容并不是十分了解以及处于一个新的陌生的环境需要时间与精力去与新同事磨合沟通渐渐地达到与新鲜的同事与环境达到和谐的状态，只有这样才能创造出更高的效率与保持良好的心情。二是处于现在岗位上文秘人员的工作压力，其中从事外贸等方面的压力相比与普通工作的压力要更大些，因为面对的都是英文难免会有所不适应以及处理不当会给自己造成更大的压力。5、发展空间狭小调查发现，90%以上的受访人员认为文秘类（文员、助理）等岗位不存在太大的发展空间，而且起点比较低要求并不是太高，一般认为只要是对于办公室日常的软件比较熟悉懂得使用，中专高中甚至是初中学历同样也可以成为一名文员，由此可见文秘类的岗位门槛可以说一点都不高甚至说是很低。平时工作内容主要是处理琐碎的事物，不存在太多技术含量的东西只要是肯学刻苦耐劳就可以胜任工作。四、解决方法及建议（一）针对社会外部情况1、努力加强自身的培养，向通才发展。凡事预则立，不预则废。要眼光长远树立自己的目标，明确自己的成才目标，给自己一个机会去转变：从一个无才——专才——通才。时刻留意岗位的要求，并尽可能的将用人单位的要求转变成为求职者自身具备的能力，增强就业能力2、从基层做起，敢于接受挑战。万事起头难。文秘一职分工广泛，分有多种职位，其中最常见的便是办公室文员、助理。3、当秘书不是女性的权利，男性也能撑起半边天。不应该有性别刻板印象的存在，女性不一定是从事文职类的工作，可以根据自身的条件能力适当选择适合自己的行业。同样，男性并不是规定说要从事高强度的体力工作或工程IT等工作，可以向文职类方向发展。（二）针对自身情况1、面对相关证书的重要程度提升要努力考取既然现在用人单位对“国家秘书资格证”、“英语四级证”等证书的认可，为增加自身的竞争力应该尽全力去考，在备考的过程中其实是在提升着自己的能力。2、秘书人员应具备的能力、知识、技能应有意识培养公文写作能力、办公自动化设备操作能力、人际沟通能力、执行能力、合作能力都是秘书人员需要具备的能力，如果现处学校各高校应该不同程度的增加课程的数量给学生提供训练的平台，若处于在职我秘书人员则应在日程的事物中多加注意与培养。3、面对琐碎的事务应培养自身的耐心大事情是由无数的小事情累积而来的，无论事情大小都要有耐心去完成，小事完成不了不足以成大事。4、从容面对压力，寻找解压方法随着社会的进步工作生活压力是无可避免的，每个人都会有自己的压力，关键是要学会如何面对压力缓解压力，当自己压力特别大的时候可以尝试放下手头上的工作去做一些自己喜欢的事情，比如说可以背上背包去旅游放松一下自己。提高自身的竞争实力,强化综合素质,承受市场经济条件下的职业竞争压力。其次,要有危机感和紧迫感,要以积极的人生态度去面对竞争。尤其是要不断追求现代科技知识,优化知识结构，所以文秘人员要在激烈的竞争环境中不断吸收新的知识,增强竞争实力。5提高竞争力，加大晋升空间大浪淘沙是金子总会发光发热。升职加薪是不少打工一族的愿望，我们应该积极提升自我能力，加大自身的优势，努力提升自我，几时为自己增值。五、结束语文秘类工作的社会需求在不断的增长，我们不能过分担心供大于求，只要做好本职工作，及时了解市场信息并做到有永不懈怠的“进取心”、宠辱不惊的“平常心”、谨小慎微的“细致心”，切实提升自己。前途是光明的，道路是曲折的。