核算系统异常余额分析与对策

核算系统异常余额分析与对策前言：自从不再负责需求分析以来，已经很久没有编写过类似操作实务方面的推介文章了，回忆起来，也有一年有余了，希望借此机会重出江湖，再震雄风。长期以来，存货核算系统的异常余额问题一直困扰着机构很多顾问，客户的直接反馈也是陆续不断，那么这些异常余额又是怎么产生的呢？是不是产生了异常余额我们就应该去调整呢？我们能够采用什么方法去调整呢？要想准确的解释上述问题，我们首先需要对异常余额的实质有个清楚的认识。完整意义上的异常余额应当分为两类：一类是库存数量有余额，但是金额无余额或有相反方向的余额，即为出现无单价或者负单价情形；另一类则是库存数量余额为0，但是有金额余额。正如大家所知，第一类异常余额在系统进行出库核算及系统结账时都会直接进行控制，故而正常使用的客户是可以直接避免此类情形的，而实际工作中不管从理论角度还是业务角度，该类异常余额都是不能被接受的，故而系统的控制也理所当然的被广泛接受和应用。而第二类异常余额则并非像第一类那样易于处理了，基于产生的环节不同，我们在系统中又把此类余额分为“期初仓存异常余额”、“出库核算异常余额”两种形态，前者是指对期初仓存余额按照明细仓库列显时出现的数量余额为0而金额余额不为0的情形，后者则是指在出库核算过程中，基于客户选择的核算方式（总仓核算、分仓核算、分仓库组核算）下出现的数量余额为0而金额余额不为0的情形。简单一点说，期初仓存异常余额必然是以“仓库＋产品”显示，而出库核算异常余额则由核算方式确定出现方式，比如在总仓核算的情况下，异常余额只会以“产品”形式进行显示，前者为期初仓存静态余额的查询，而后者为出库核算之后的汇报。识别了异常余额的种类与形态，我们再来展开真正的问题分析，由于上述第一类异常余额在系统中已经杜绝，下文所有分析及探讨都直接针对上述第二类异常余额的两种形态进行展开。注：下文实例中的物料一律默认使用最为普遍的“加权平均法”进行计价。出库核算异常余额如何产生K/3存货核算系统提供三种核算方式：总仓核算、分仓核算、分仓库组核算，出库核算异常余额也自然是直接对应到上述三类核算类别上的，下文将直接基于总仓核算方式进行举例及模拟，不再赘述。出库核算的过程即为出库单价的计算过程，该过程是系统根据物料计价方法进行的自动运算，在一般的情况下本不应该出现任何异常余额的，也就是说只要有出库单，金额余额就有承担的地方，自然也就不会出现期末有金额余额而无数量余额的情形了，那么什么情况才是不一般呢？一、期初无结存数量，本期有暂估补差、金额调整单却无出入库单据企业某个物料本期期初结存的数量为0，以前期间外购“暂估入账”业务发票本期已到，且发票价与暂估价存在差异，同时本期该物料无任何出、入库业务，此时，核算人员操作外购入库核算，系统必然针对暂估与发票的差价自动产生“暂估补差单”，以保证财务与物料的平衡及存货成本的准确性。但是此时，矛盾就产生了，由于本期无任何出入库业务，也就是无任何出入库单据，在出库核算报告上就光秃秃的出现了一笔只有金额没有数量的金额补差单据，该金额由于没有出库单据进行承担，出库核算时只能直接下挂到了期末余额上，于是就产生“出库核算异常余额”了；同样的道理，如果在相同的场景下，客户手工制作了“成本调整单”，出库核算异常余额必然产生。实例：物料A时点数量（PCS）金额（元）期初余额00当前期间入库00当前期间出库00当前期间暂估补差0100期末余额0100二、出库单据在核算之前已经生成凭证根据财务理论及实务要求，凡是已经生成了凭证的单据，系统在核算过程中不得更改原有业务单据的信息，否则会造成“单证不符”，而为了保证客户所有业务的凭证结转准确、科学，一般而言，我们推荐客户在期末进行整体出库核算之后再集中处理业务生成凭证工作，但是由于实际应用中存在着较多用户由于各种原因需要提前或者即时生成凭证，从而就会出现下述实例中的极端情况。实例：物料B业务凭证数量金额期初余额10100当期入库10110当期出库生成凭证：金额20020200（以凭证为准）期末余额010通过上例可以清晰的看出，如果按照加权平均法计算规则，当期出库发出金额应当为210，但是由于该业务已经先期生成了凭证，故而系统只能保留出库业务的凭证金额，即为200，从而直接导致期末余额出现了异常。有人会认为这种情形只要生成凭证时的出库单单价准确就可以避免了，其实不然，因为在你生成该凭证之后，企业同样的物料可能会继续发生多次入库业务，自然先期确认的出库单价必然会受到影响，想要提前确定加权平均价谈何容易。值得注意的是，本种情况下入库单据是否即时记账影响是不大的，因为只要有出库单据可承担差异，入库单据即时记账产生的调整单都会得到分摊，除非出现第一种极端情形。此外，采购入库单据即时生成凭证建议只针对已有发票勾稽的入库单开展，且生成凭证前要进行外购入库核算，从而避免出现由于当期暂估产生过多的暂估补差单，而过多的暂估补差单其实会带来一些其他方面的缺陷，比如在先进先出法下，就可能造成某一笔出库单价异常。三、完成出库核算之后的人为操作说出这一点估计很多人不会承认自己干过，但是实际上我们很多用户经常进行此类操作，原因千奇百怪，我们也不能说这种事后操作不合理，毕竟用户这么使用是有他们特定原因的，但是由于出库核算之后，系统已经完成了出库单价的计算并且平衡了出入库金额余额，如果此时操作人员再直接在核算系统中或者通过其他方式修改库存单据的单价信息，必然会造成异常余额产生。实例：物料C业务数量正常核算后金额更改单价后金额期初余额10100100当期1笔入库10110110当期1笔出库20210200（单价改为10）期末余额0010通过上例可以看出，不管更改了入库单据还是出库单据，只有更改了单价之后未重新进行出库核算，系统必然会出现最后的异常余额。四、完成出库核算之后开展遗留入库核算操作这个也是实际应用中操作人员经常犯的错误，系统开展出库核算的过程就是在已经确定了所有入库业务单价与金额的情况下计算出库单价的过程，也就是说出库核算前，操作员应当已经完成了对应所有入库核算工作。如果用户做完了出库核算，再反过来进行遗漏的入库核算，结果自然与上述第三种情况完全一样，不同之处只是本情况下更改入库单价是由系统完成，而上一种情况是人为更改完成。实例：物料D业务数量出库核算后金额“后开展其他入库核算”金额期初余额10100100当期1笔其他入库10110100当期1笔出库20210210（未做出库核算，出库价不变）期末余额00－10本种情况易发生在不确定单价单据业务发生较多的企业中。以上即为出现存货核算异常余额的四种原因，值得注意的是：只有前两种情形系统可以在出库核算过程中进行记录并直接反馈在“出库核算异常余额汇报表”中，而后两种情形完全属于事后误操作造成，已经脱离了核算过程，自然是不能体现在上述汇报表中了。期初仓存异常余额如何产生讨论完了出库核算异常余额的产生情景，我们再来分析看看期初仓存异常余额的产生原因。一、出库核算过程中产生异常余额而未予调整当用户出现前述四种情形时，出库核算异常余额就产生了，如果用户在核算当期并没有调整该异常余额，自然该数据就会被结转到下期期初仓存余额中，当然也就必然产生对应的期初仓存异常余额了。道理其实非常简单，为了进行更为清晰的说明我们以分仓核算为前提举例如下：实例：分仓核算M仓库E物料期间及业务数量金额1期期初余额101001期1笔其他入库101101期1笔出库20200（假设由于生成凭证造成）1期未调整的期末余额0102期期初M仓余额010当然，在总仓核算和分仓库组的情况下情况会更为复杂，但是一旦出现出库核算异常余额而未作调整就为出现期初仓存异常余额埋下了伏笔。不过大家不要以为出现了出库核算异常余额就一定会出现期初仓存异常余额，在总仓及分仓库组核算的情况下，可能会出现某个仓库数量与金额余额都为证，而另一个仓库数量与余额都为负的情形，此时数量抵消为0，但金额抵消不为0，从而产生了出库核算异常余额，但是结账之后却并没有出现期初仓存异常余额。二、基于选择“总仓核算”和“分仓库组”核算方式造成绝大多数用户的期初仓存异常余额都是由本原因造成，相信原理我们可以直接通过下面的实例进行展示。实例：总仓核算仓库有：M仓、N仓F物料计价方法：加权平均法当期发生的业务业务仓库数量金额期初余额M10100期初余额N10100当期1笔入库M10130当期1笔出库M20？期末余额M00期末余额N出库核算报告业务仓库数量金额期初余额总仓10100期初余额总仓10100当期1笔入库总仓10130加权平均单价（100+100+130）÷（10+10+10）＝11当期1笔出库总仓2020×11＝220期末余额总仓1010×11＝110在总仓核算的情况下，我们可以清晰的看到出库核算之后，总仓余额就是数量为10，金额为110。但是此时我们如果分仓库查看各仓库期末余额时我们会发现如下结果：M仓库业务业务仓库数量金额期初余额M10100当期1笔入库M10130当期1笔出库M20220期末余额M010＝100+130-220结账后下期期初余额M010N仓库业务业务仓库数量金额期初余额N10100当期无入库、出库N00期末余额N10100结账后下期期初余额N10100怎么样？是不是出现了出库核算无异常余额但期初仓存却有异常余额的现象？其实出现这种的情况的本质原因就在于：按照总仓或者仓库组进行核算，要求总仓或者仓库组内发出单价都一致，但是实际上各仓库每笔入库业务单价不可能相等，如果在这种核算模式下直接分仓库查看各仓库的金额余额，自然就会出现大量如同上例的异常余额了。但是实际上从核算方式角度来说，其实总仓或者仓库组并无异常余额。三、采用了批次管理却并未采用分批认定法计价如果用户对物料采用了“业务批次管理”功能，但是计价方法又不是“分批认定法”，此时出库单价核算时就是不区分业务批次的，故而不同批次的出库单出库单价都相同，但是由于各批次入库单价不可能相同，基于与前一种情况相同的原因，必然会产生按照各业务批次展示的本期期末金额余额或者下期期初仓存余额出现异常余额。原理上例相同，这里不再赘述。四、启用仓位管理如果用户启用了仓位管理，由于出库核算是基于仓库这个级次开展出库单价核算的，从而同一仓库对应统一物料的各仓位出库单价必然相同（基于加权平均法），但是像前两种情况一样，各仓位入库业务的单价不可能相同，自然在本期期末及下期期初从仓存余额角度（仓存余额是要显示到仓位级次的）看，必然会存在着“仓库＋仓位”的异常余额现象。正是以上四种情况造成了用户期初仓存异常余额的产生，但是出现了这些异常余额是不是都需要进行调整呢？异常余额如何调整在讨论异常余额调整之前，我们要了解的是，企业选择了核算方式（总仓核算、分仓核算、分仓库组核算）就等于选择了库存金额余额的查看方式，而企业选择何种核算方式则是取决于企业自己的管理要求，比如对于需要统一出库价的企业，显然总仓核算是他们更愿意选择的核算方式。那么出现了出库核算异常余额和期初仓存异常余额时，我们该怎么处理呢？答案很简单，我们只需要在结账前对出库核算异常余额进行调整即可，而不需理会结转至下期期初的仓存异常余额。为什么？因为出库核算出现的余额才是真正的不符合财务核算规则的异常数据，而期初仓存异常余额（不含由于未调整出库核算异常余额导致的那部分）则仅为查看各仓库数量余额时的附带查看信息。讲的明白一点，即为：“核算”是指金额的统计工作，而异常余额指的是金额余额的异常，自然真正的异常只有在核算环节出现才可以正式界定为异常余额，而仓存查询是指仓存数量管理与查询，直接基于仓存查看金额余额显示只是附带功能，在非分仓核算的情况下该余额显然无实际意义，自然其异常余额也无需加以关注，只要总仓或对应仓库组金额余额合理、合法即可。如何来调整出库核算异常余额呢？我们知道，对于产生出库核算异常余额的前两种情况系统都会将相关信息直接记录于“出库核算异常余额汇报表”中，而在该报表中系统已经提供了自动生成“成本调整单”的功能，所以对于这类原因产生的异常余额，我们可以直接通过这里的“出单”功