格家美居费用管理办法

深圳市格家美居网络有限公司费用管理办法第1页共7页深圳市格家美居网络有限公司费用管理办法第一章总则第一条、为增强公司财务管埋，完善费用报销制度，根据公司《财务管理制度》相关规定，并结合公司的业务特征，制定本办法。第二条、本管理办法适用于本公司，本公司之控股子公司应依据本办法结合自身具体情况编制与自身业务相适应的费用管理办法；各部门、人员在借支、费用申请使用、报销等工作中必须认真遵照本管理办法执行。第三条、公司费用实行“必需、合理、节约、有效”的开支原则。第四条、公司费用采取“标准控制”的管理办法。由计划财务部按标准进行复核，原则上总经理或执行董事应对未经计划财务部复核的单据拒绝审批。第二章费用审批权限第五条、本公司费用审批实行“分级别、分类别的多层次审批权”制度。本公司执行董事拥有本公司经营管理活动中一切费用类事项、业务的最终审批权；本公司总经理按照不同的费用类别享有不同的审批权限，具体审批权限详见本办法后述相关具体内容及本办法正文后的审批权限列表。总经理和执行董事的费用报销由总经和执行董事交叉审批。第三章借支管理第六条、公司各级领导及员工不得以任何方式、任何名义，借支公司资金用于私人用途。员工因公开展业务可以借支，借支原则为“前款不清、后款不借”。对应还而未还，借支逾期一个月的，计划财务部有权直接从其工资中扣还。第七条、借款单要注明借款原因、预计还款期限、借款金额，借支差旅费的，应尽量注明出差事由、地点、人数、预计天数、乘坐交通工具等。第八条、借支程序：员工借支，首先由本人填写“借款单”（计划财务部领取），经部门负责人和财务负责人审核，按审批权限报公司总经理、执行董事或其他被授权人审批，到计划财务部领款，并在“借款单”中“领款人”栏内签收。第九条、借支差旅费的出差人员应当在回公司后的三个工作日内报销并结清，其他用途的费用性借支应当在领款后七日内报销并结清。无特殊原因，推迟报销者计划财务部有权按20元/日的罚款标准，从其当月实发工资中扣除；第十条、借支审批权限：公司总经理权限为5000元。超过前述标准的由公司执行董事审批。深圳市格家美居网络有限公司费用管理办法第2页共7页第四章费用报销规定和程序第十一条、及时报账。差旅费应于出差回公司后一周内报销（借支差旅费的除外），其他费用应于事毕后及时报销，最长不能超过一周（经常性费用可按月汇总报销），否则计划财务部有权拒绝报销。第十二条、报销原始单据上必须附有真实、合法、抬头为本公司名称、内容填写完整、盖有合法印章的正规税务发票，否则计划财务部有权拒绝报销。第十三条、报销原始单据张数与合计金额必须匹配、正确，费用报销原始单据必须粘贴整齐、美观，否则计划财务部有权退回。第十四条、费用报销须填制“费用报销单”(计划财务部领取)，要求分类粘贴原始单据于“报销单据粘贴单”(计划财务部领取)，并将费用内容分类分明细单独编制“报销内容明细说明”(报销项目多，业务或事项内容多，仅填制报销单难以说明时，或是发票内容不详细时，需要由报销人自行编制)。报销单据仅有发票没有列明费用明细内容的，计划财务部有权拒绝报销。第十五条、为了使报销业务利于审批和控制，报销审批填报原则是“一事一单，一单一批”。第十六条、费用报销程序(现金)：费用报销，经部门负责人审查签字，分管领导审查签字，计划财务部费用管理会计及财务负责人审核签字，并按审批权限报公司总经理、执行董事或其他被授权人审批后，由财务部门予以报销或冲销借支。第十七条、费用支付程序(支票)：费用需要以支票形式支付的，由经办人填写付款申请书(附件1)，经部门负责人审查签字，公司分管领导审查签字，计划财务部费用管理会计及财务负责人审核签字，并按审批权限报公司总经理、执行董事或其他被授权人审批后，由计划财务部开具支票支付。第十八条、费用报销审批具体权限，详见本办法后面的“审批权限列表”。第五章各项费用报销的具体规定第十九条、差旅费管理差旅费是指员工因公出差所发生的交通出行、住宿、餐饮、通讯等费用。一、差旅费报销采取标准限额内实报实销制，超过标准限额的一律不得报销。标准如下：1、员工出差的往返长途车票实报，以汽车站的汽车票或火车站的火车票为准；白天乘坐的只报销硬座车票，原则上仅乘坐过夜的车时才可报销硬卧车票；市内交通一律乘坐公交车或地铁；2、原则上任何级别的员工出差都不允许乘坐飞机，但因急事需乘坐飞机的，必须经总经理批准后方可乘坐，否则计划财务部应按前一款标准核定报销标准；3、公司员工出差的住宿，以经济型酒店为原则（如七天连锁酒店），任何级别的员工均深圳市格家美居网络有限公司费用管理办法第3页共7页不得违反前述原则，否则计划财务部应按当地当时经济型酒店费用核定报销标准4、公司员工出差一律不报销个人餐费和通讯费用。5、公司员工出差需要发生业务招待费或其他费用的，在事先请示并获总经理或执行董事批准的前提下凭发票据实报销。二、差旅费报销的其他事项。1、员工趁出差之便，事先办理请假手续就近回家探亲或休假，因绕道发生的交通费用必须自理或从差旅费中扣除；绕道和在家期间不发生任何差旅费用。2、员工出差期间发生的其他费用，如招待费、礼品费、参观券、托运费、装卸费、劳务费、邮寄费等，发票或票券上必须有经手人签字，并注明发生原因，再经部门负责人、公司分管领导、总经理签字认可。否则计划部有权拒绝报销。3、员工参加各类会议及培训，除会议组织者提供该次会议费用不含食宿费用的证明，一律不得报销相关差旅费用。4、员工出差差旅费报销须填制差旅费报销单，并须分次按长途交通费、市内交通费、住宿费、餐费、招待费、其他费用等费用性质分项目填写差旅费报销单(财务部门领取)各栏目，并必须注明出差起讫日期和实际出差天数。出差天数的计算包括出发日和返回日。其中员工在报销酒店住宿费发票时应附上酒店结账清单，原则上除房费外，其他费用均不得报销。第二十条、招待费管理招待费是指因业务需要招待贵宾和客户而发生的餐费、住宿、礼品、礼券、参观券等费用。一、招待费用必须从严控制。公司只对贵宾和客户以“节约、体面、不重复”为原则安排交际应酬活动。与业务活动无关的，一般不安排。公司的任何人有需招待的客人必须先填写“招待申请表”(见附件2)，由部门负责人审查签字，公司分管领导审查签字，经总经理审批后，方可进行招待。情况特别紧急的，可以通过电话请示部门负责人、公司分管领导和总经理，招待完毕后再补办“招待申请表”的签字审批手续。无“招待申请表”的，计划财务部不予以办理报销手续。二、公司对外送礼，按照审批权限必须报公司总经理或执行董事批准。三、出差期间需要宴请或送礼等，按照本办法差旅费的相关规定执行。第二十一条、车辆使用费管理：车辆使用费主要包括油费、停车费、路桥费、维修费、保养费、年检费、施救费等，公司暂时没有公务用车，员工私家车用于公务用途的，按其使用情况实报实销。一、员工使用私家车用于公务用途的，应编制使用明细说明，并将加油发票、停车费发票及过路费发票分类与明细说明对应。凡是无合理理由说明车辆的使用费是用于公务的，或是报销金额与用于公务类事务应花费金额差距较大的，计划财务部有权拒绝报销。二、车辆使用费的报销由使用人分类粘贴单据，分项填写报销审批单，经部门负责人及计划财务部负责人审核后，按费用审批权限报公司总经理、执行董事或其他被授权人审批，再到计划财务部报销，计划财务部按使用人归集各辆车的各类使用费。深圳市格家美居网络有限公司费用管理办法第4页共7页第二十二条、办公及其他费一、市内交通费管理1、市内交通费是指员工在工作地因公务需要外出办事，而公司又不能派出公务用车的情况下发生的搭乘市内交通工具而发生的费用。如非紧急事项，尽量使用公共交通工具。2、市内交通费须按月单独填报，报销市内交通费时须填写“市内交通费报销明细单”(见附件3)，据实限额报销。3、员工因出差往返机场而公司未出公务车接送的，其市内交通费在差旅费报销时核报。二、邮电通讯费管理1、对办公用电话应严格控制费用开支，行政部应对每台电话月电话费分别进行核定，对超出标准的电话费用应查明原因，属私话部分由使用人个人负担。2、需要邮递服务，由各部门提出申请，行政部门统一安排，可采取月结形式与邮递公司结算。3、手机电话：话费实报实销，以员工手机号码的话费明细清单为准，到计划财务部报销时必须一并附上发票。三、办公费用管理1、有关办公场所费用（租赁费、管理费、水电费等）协议、合同，应于公司总经理（或其他授权人）签署后，及时传到计划财务部备案。具体费用支付由计划财务部负责，按协议或合同的规定办理，与协议或合同有差异的需由公司总经理审批后，方可办理。2、办公用品（包括桌、椅、橱、办公用电脑、纸、笔、墨等）的购置，由各使用部门根据需要提出申请报行政部，行政部做出预算报公司总经理审批后采购。报销须有采购经办人、行政部门负责人签字、使用部门验收。属于固定资产（单价2000元以上且使用期限超过一年的）的，需要单独填制“固定资产采购申请单”（附件4），并由部门负责人、行政部门、财务部门审查，总经理审批。所有属固定资产的办公用品由行政部门专人管理，办理登记手续并编号，经常检查核对。3、对于耐用办公用品（计算器、打印机、装钉器、剪刀等）一次申领后半年内不得再次申领。因人为损坏或丢失，需再次领用将处以物品50%的罚款。4、对于办公用品尤其是较耐用的办公用品，行政部应按员工编制领用明细，对每个人的领用进行详细登记。领用人需妥善保管本人领用的物品，不得随意丢弃和外借，调动移交工作或离职办理交接手续时，一次性交清，否则照价从工资中扣除。第二十三条、本办法未明确规定的非正常费用的报销，一律由经办人提出书面申请，由部门负责人签批，财务负责人审核，按审批权限报公司总经理、执行董事或其他被授权人审批同意后，方可到计划财务部报销。第二十四条、费用归口管理一、公司的固定费用，如：工资、房租、水电等费用，由计划财务部负责。二、公司的业务费用，如：差旅费、招待费、市内交通费等，由各业务部门负责。深圳市格家美居网络有限公司费用管理办法第5页共7页三、公司的日常办公费用及其他费用，如：车辆使用费、固定资产购置、低值易耗品、办公费、邮电通讯费、印刷费、修理费、宣传费、会议费、培训费、福利费等，统一由行政部负责。第六章监督与检查第二十五条、公司定期或不定期对费用开支情况进行检查。第二十六条、对费用开支存在弄虚作假，化整为零，私设小金库，先斩后奏等行为，或者擅自提高开支标准，扩大开支范围，越权审批费用，违反费用管理办法进行审定费用等行为，根据行为责任，分别追究经手人、审批人和相关财务人员的责任，并处以行政、经济双重处罚。情节严重，给公司造成重大经济损失，并触犯相关法律的，公司有权向司法机关报告。第七章附则第二十七条、本费用管理办法自执行董事批准公布之日起生效执行。第二十八条、由于公司业务发展壮大，需要对本办法有关规定进行修改和完善的，由计划财务部负责会同各有关领导及部门进行修改和完善。第二十九条、本办法由公司计划财务部负责解释。审批权限列表费用项目执行董事总经理副总经理部门经理备注固定资产最终审批权，无限额5000审核后上报审核后上报总经理和执行董事的费用报销由总经理和执行董事交叉审批借支5000审核后上报审核后上报差旅费5000审核后上报审核后上报业务招待费5000审核后上报审核后上报办公及其他费5000审核后上报审核后上报本费用管理办法自年月日起生效执行。深圳市格家美居网络有限公司执行董事：（签字）深圳市格家美居网络有限公司费用管理办法第6页共7页附件1付款申请书年月日申请人部门职务对方单位名称开户行名称账号申请支付金额(大写)人民币仟佰拾万仟佰拾元角分所涉合同名称(小写)￥事由：经办人：部门负责人年月日财务审核年月日分管领导审查年月日审批意见年月日附件2招待申请表年月日申请人部门职务事由宾客宾馆住宿否住宿地点房间数住房标准招待地点人数人均标准部门负责人年月日分管领导审查年月日审批意见年月日深圳市格家美居网络有限公司费用管理办法第7页共7页附件3市内交通费报销明细单日期起止地点事由金额备注部门负责人年月日财务审核年月日行政审查