档案管理制度-2011.09.02修订

第1页，共8页档案管理制度第一章总则第一条目的为了加强公司各部门档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，对2010年12月13日下发的《档案管理制度》进行修订。第二条适用范围本制度适用于河南新大新材料股份有限公司各部门。第三条职责3.1信息部负责本管理办法的宣传、贯彻、监督、执行、修订。3.2公司各部门负责人应重视本部门文件的资料与管理，明确资料管理员，协助档案室完成归档整理工作。第二章制度内容第四条归档范围各部门办理完毕的具有保存价值的各种形式和载体的资料，均属归档范围：4.1党群工作文件指与党务有关的文件及群众团体如工会、共青团、职代会等在工作中形成的各种文件。4.2行政管理文件指企业行政事务、人事管理、职工教育、培训、劳保福利、安全保卫、法律事务、后勤、审计、处理纠纷、外事活动等方面的文件。4.3经营管理文件4.3.1经营决策、计划工作、财务管理、产品销售、物资管理、经济责任制、考核、奖惩文件，市场信息和预测，商标及用户反映等文件。4.3.2各种合同、协议文件。4.3.3生产供应、经营销售、成本、企业改造等方面的统计报表及用户台帐等。第2页，共8页4.4生产技术管理文件4.4.1生产管理：生产计划及其实施记录、安全操作规程、事故报告及改进意见，劳动工资等。4.4.2质量管理：质检报告、质量事故分析、获奖证书等。4.4.3标准管理、计量管理、能源管理等方面形成的文件。4.4.4工业卫生和环境保护方面形成的文件。4.5企业产权文件4.5.1有关部门或单位关于公司的建立和产权界定的批准文件。4.5.2股权证明和清产核资工作中形成的各种文件资料。4.5.3企业资产产权变动中形成的各种文件资料。4.6产品文件4.6.1产品设计：产品设计协议书、任务书、设计方案、实验数据、产品鉴定书、产品照片、说明书等。4.6.2产品制造工艺：技术诀窍、工艺流程、工装、操作规程、工时和材料定额等。4.6.3产品检测和管理过程中形成的文件，名、优、特产品及获奖产品的有关文件。4.7科学技术研究文件4.7.1新开发项目的建议书、计划任务书、可行性研究方案、试验记录、成果申报、总结、鉴定、推广应用、奖励证明、专利、技术转让等文件。4.7.2技术改造和革新文件、图纸。4.7.3中断和取得负结果项目的各种有参考价值的科研总结报告。4.7.4经审定发表的学术论文或著作。4.8基本建设工程文件指工程项目的可行性研究、计划任务书、审批、勘测设计、施工、竣工验收、工程管理以及维修、改建、扩建等方面的文件和图纸及房地产有关的文件。4.9设备仪器文件第3页，共8页4.9.1购进设备仪器的全套随机文件及开箱记录、安装调试、检查维修记录以及改装、报废的文件。4.9.2自制设备仪器的设计图纸、测定数据、性能鉴定材料、工艺工装图纸、使用说明书及检查维修记录等。4.9.3设备台帐。4.10会计核算文件4.10.1会计凭证：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、银行存款等4.10.2会计帐簿：日记帐、明细帐、总帐、固定财产卡片、移交清单、涉外帐簿等。4.10.3会计报表：财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表等。4.11声像档案文件指公司各部门或个人在企业活动中形成的对企业有保存价值的录音、录像、照片、影片等文件。第五条归档时间5.1文书档案的归档在次年四月底前完成，其中合同文本除本部门自行保管一份复印件外，原件应当每月月初交至公司档案室存档。5.2科技档案资料的归档在单位工程、整体工程竣工后，新装设备、机组投产后两个月内归档；周期长的可分阶段、单项归档。5.3会计档案资料的归档按照《会计档案管理办法》执行。5.4荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。5.5声像档案在每次活动结束后整理归档。5.6外出考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束后五天内交由档案室归档。5.7公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。5.8公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。5.9每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的第4页，共8页全部文件材料移交档案室归档。第六条归档要求6.1应归档的文件、材料应由档案室收集齐全。6.2正文与底稿主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。6.3归档文件材料注意：检查是否已加盖公章，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。6.4归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。（特别情况处理，如无原件）6.5凡是记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，具有参考价值的电子文件的不同版本的修改稿、定稿，均应归档保存。6.6归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。6.7凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成顺序排列好。6.8档案制度规定该归档的档案，相关部门未交档案室归档的，要追究部门领导及相关人员责任。6.9文件材料归档时，移交部门应编制文件归档移交目录清单一式两份，与档案管理员共同核对无误后，在目录清单上签字，双方各存一份备查。第七条密级划分及确定7.1公司档案密级分为四类：绝密、机密、秘密、普通。7.2绝密是指与公司生存、生产、科研、经营、人事有重大利益关系，如果泄露会使公司的安全和利益遭受特别严重损害的档案资料，主要包括：7.2.1公司股东会、董事会、监事会形成的会议记录；7.2.2公司工商资料、可研报告、勘探报告、项目方案、地质资料等。7.3机密是指与本公司的生存、生产、科研、经营、人事有重要利益关系，泄露会使公司安全和利益遭到严重损害的档案资料，主要包括：第5页，共8页7.3.1会计凭证、帐簿、财务报表及其它应当保存的会计核算专业资料；7.3.2公司大事记；7.3.3生产运营过程中形成的所有合同、协议。7.4秘密是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事有较大利益关系，如果泄露会使公司的安全和利益遭受损害的档案资料，主要包括：7.4.1公司在全年工作中形成的文件、材料、总结；7.4.2单价在２０万元以上的设备仪器档案；7.4.3公司范围内工程项目图纸、预、决算报告等。7.4.4企业发展过程当中所形成的声像档案；7.4.5获得的地市级以上政府部门颁发的奖状、奖杯、锦旗、荣誉证书等实物性档案（成员企业为县级以上）。7.5普通是指与本公司生存、生产、经营、科研、人事利益关系较小，如果泄露会使公司的安全和利益遭受损害的可能性很小的档案资料，主要包括：7.5.1获得的除第7.4.5条以外的荣誉实物；7.5.2公司下属各单位在全年工作中形成的设备管理、设备配置、工作安排等方面的文件。7.6各部门在生成相应档案时，由其负责人依据上述第7.2条、第7.3条、第7.4条和第7.5条各密级所包括的范围确定注明各类文件资料的密级划分和保密期限的意见，当按规定归档时由档案室管理员根据负责人的意见在档案的指定位置加盖相应密级印章。第八条档案的借阅8.1公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案，需经本部门领导批准，并填写《档第6页，共8页案借阅登记表》方可借阅；借阅非本部门的业务档案时须经所属部门领导同意或公司领导批准方可借阅。8.2带有密级的文件资料借阅管理应遵循以下原则：绝密资料一般不向外借阅，特殊情况者，需经借阅部门经理、行政人事负责人同意，董事长或总经理签字批准后方可查阅。查阅时不得带出档案室，不得私自复印。机密资料经借阅部门经理及行政人事负责人同意，总经理或主管总监批准后方可到档案室办理查阅手续。如有特殊情况需复印或借出，需经总经理或主管总监批准后方可实行。秘密资料需经有关部门领导签字，经行政人事负责人批准后方可借阅。8.3借阅档案者必须在3天之内归还档案室，到期仍需借阅本档案，可到档案管理人员处办理续借手续。办理续借手续要先在档案管理人员处办理档案注销手续，再办理正常借阅手续。如有其他人员调阅同一档案时，不得私自授受。8.4档案管理人员应严格履行借阅登记手续对借阅者的部门、姓名、借阅用途、借阅时间、归还时间、卷号等必须登记清楚，同时要及时催还,对归还的档案要进行检查、清点，并及时在借阅登记簿上注销。8.5调卷人员对于所调文件，不得随意乱画、涂改、撕扯及染上污物，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请档案管理人员负责处理，如有违反，追究当事人责任。8.6凡违犯借阅程序者，档案管理员有权拒绝借阅。8.7员工离职时，经档案管理人员签字确认手中并无公司档案后，方可离开公司。第九条档案的鉴定、销毁9.1对于保管期限已满的档案，组织人员进行鉴定，对确无保存价值的档案予以销毁，并编制销毁清册，该清册永久保存。9.2对保管期限已满，经鉴定尚需保留的档案，要写出原由备案，并重新确定保管期限。9.3确定销毁的档案，要办理销毁手续，经董事会或总经理批准，方能销毁。9.4销毁时要有二人以上监销，并在销毁清册上签字。9.5档案销毁后，要在帐上注明“已销毁”，并标明销毁清册的编号和销毁时间。第7页，共8页第十条档案保密10.1档案员要认真学习和严格执行有关安全、保密制度规定，增强保密意识，保持高度的警惕性。10.2案卷在保管、借阅、利用过程中做到层层负责，有条不紊，不失密，不泄密。10.3遵守密级管理规定，严格执行秘密、机密、绝密档案的借阅审批手续。10.4档案管理人员和利用人员不得向他人泄露、传播档案秘密。10.5档案员出差或休假时，由档案室负责人派专人代管；工作调动或离职时，应按规定办理清退、移交工作，方能办理相应手续。10.6借出的文件、材料、资料等要定期收回，不准长期存放在外，每月末清点一次。第十一条档案统计11.1档案室要建立档案数量汇总帐，档案保管状况统计帐，档案借阅登记簿和档案移交接收登记簿等。11.2档案员要本着严谨的科学态度及有效的方法，实事求是地做好归档、查阅利用、库存、鉴定销毁等方面的统计工作。第三章罚则第十二条罚则12.1各部门或人员，无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和部门领导写出书面检查外，各罚款100—200元，并予以通报批评。因未交应归档的文件材料而造成其遗失的，按照《员工奖惩条例》进行处理。12.2对涂改、拆散或未经办公室领导批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款100—200元，并予以通报批评。12.3不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查；不归还档案，勒第8页，共8页令归还并视情节严重对其予以100—200元的罚款。12.4遗失档案的，应立即报告，因遗失档案造成损失的，予以200—300元的罚款，情节严重的按照《员工奖惩条例》进行处理。12.5泄露秘密的，视具体情况予以500—1000元的罚款，造成严重经济损失的，按照《员工奖惩条例》进行处理，触犯法律的，移交公安机关追究刑事责任。第四章附则第十三条本制度自发布之日起执行，以前发布的相关制度即行作废。若相关规定与本制度不符的，则以本制度为准。第十四条未尽事宜由信息部负责解释。附件：1.《档案借阅登记表》2.《档案记录销毁清册》3.《档案移交接收登记表》2011年9月2日呈送：董事长总经理副总经理总监抄送：各部门