档案管理制度

档案管理制度纲要：一、档案的由来二、档案的形成及内容三、档案管理工作的内容四、档案管理的作用价值一、档案的由来“档案”一词始于清代早期。档案是人类社会发展到一定阶段的产物，它是随着社会的发展、文字记录的出现而产生的。二、档案的形成及内容档案包含的内容广泛，针对某个公司而言，档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。文件档案的类别与形式包括：（一）公司法律文件（二）公司文件（三）政府文件（四）工程文件（五）财务文件（一）公司法律文件证照类：公司章程批准证书营业执照机构代码证税务登记证车辆文件物业产权证合同类：①合作投资合同：与外单位、公司进行的各项投资、合作合同、协议。②工程项目合同：建设工程、机电、建筑装饰、设计、园林绿化、消防等工程合同。③物资采购合同：物资采购、买卖合同。④租赁合同：房屋、场地租赁合同。（二）公司文件公司管理文件：公司规章制度、约定法则文本、流程公司行政文件：日常通知、备忘、报告、批复、会议纪要、物资清单、交接清单等。公司人事文件：员工档案资料、人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、员工福利、社保资料及《劳动合同》等。公司图书、杂志：公司订购的各种图书、杂志。声像资料文件：反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；公司领导和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；本公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料；每段时期的项目建筑进度或社会实践活动中有保存价值的录音、录像、照片等辅以文字说明的历史记录（三）政府文件公司与政府往来的函件和行文。由政府主管部门获取及购买的政策法规、各类剪报等。（四）工程文件项目工程的建施、结施、电施、水施等各类建筑图纸与光盘。设计类、基础土建类、房屋建筑类、绿化园林类、装修装潢类的工程资料。（五）财务文件各种会计凭证、财务帐薄和财务报表三、档案管理工作的内容档案管理工作，是指科学的原则和方法管理档案，为企业各项事业服务的工作。它的基本内容包括：档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、利用服务（一）档案的收集工作:公司各个部门、各个项目形成和使用的文件，往往是分散的，而且在数量上也是浩繁的；而对档案的利用，则要求一定的集中。为了解决档案的分散形成与集中利用之间的矛盾就形成了档案的收集工作。档案接收的范围：1）具有永久和长期保存价值的公司资料。2）接收的档案，要保持完整性。3）接收的档案质量必须符合档案类别与形式，按有关要求整理装订成卷、系统排列编号。4）移交部门必须根据移交目录清点核对案卷，核定密级，无误后，双方在档案移交表签名。（二）档案的整理工作:收集集中起来的档案不仅在数量上是巨大的，而且仍然是处于零乱状态；而日常管理和实际利用，则要求将档案进行系统化。为了解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的矛盾，就形成了档案的整理工作。（三）档案的鉴定工作:随着时间的推移和公司各个项目的发展推进的继续，新的档案在不断形成，档案的数量在不断增长，有些档案也会因其存在环境的变化而失去保存价值。为了使有保存价值的档案能够得到优先保管，并能发挥最大作用，以满足利用需要，就形成了档案的鉴定工作。（四）档案的保管工作：由于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程，或者可能会遭到突变性的破坏；而由于利用的需要，则要求长远地拥有完好的档案，因此而制定了公司档案的保管制度：切实执行可行的保护措施，科学系统与完整安全地延长档案寿命，保证档案及时、准确地提供利用。档案室要经常通风，做到整洁卫生。文件柜等应排列有序、统一编号，做到整齐划一，以便掌握档案存放情况和取放档案。不同门类和载体的档案要分别存放，对与档案有关的资料要科学地进行分类、排列、登记、编目，记载立档部门和变化情况。档案保管要有防火、防盗、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等措施，以确保安全和延长档案寿命。对破损和字迹褪变档案要及时修复和复制。严防档案丢失和泄密事件的发生，保证档案的安全。对档案与资料的保管情况进行定期的检查，发现问题及时处理。（五）档案的编目与检索工作：数量庞大的档案，通常是按照它的形成规律及项目分类进行整理存放的。而企业对档案利用的需要则是多样的和变化的，为档案的查找提供手段，就形成了档案的编目与检索工作。（六）档案的利用工作：对档案进行一系列的管理活动，其最终目的是为了发挥档案的作用。档案的作用是在利用工作中得以实现的。档案管理可以分为档案基础工作和档案提供利用工作两个基本的组成部分。为了保证档案的安全完整，对于档案的利用公司也出台了一些管理制度：1、文件档案借阅审批权限绝密级：经董事长或董事长委托人进行审批同意后拆封，借阅时间最长为4小时，归档必须由董事长或董事人委托人亲自进行封存并签名作实。机密级：经分管副总审批同意后借阅，由档案员进行拆封，借阅时间最长为6小时，归档后由档案员进行封存并签名作实。秘密级：经部门经理审批同意后借阅，由档案员进行拆封，借阅时间最长为8小时，归档后由档案员进行封存并签名作实。2、档案利用制度公司资料只限于公司内借阅当天归还，不得携出司外。查阅档案、资料要注意保护，不得在档案原件上勾划、描摹、涂改和拆卷、抽页。不准私自摘录、翻印、传播。利用者对档案材料负有安全、完整、保密之责。因特殊情况需要借出时，须经主管领导同意，并严格履行借阅手续，填写借阅登记，用完之后要把利用目的和效果反馈给档案负责人。借阅的档案不得中途转借他人。绝密、机密档案文件一律不准复印，特殊情况需复印者，须填报复印申请批准。借阅档案的时限为7天（除特别规定外）,用完后应及时归还,如期满未用完时,应续办借阅手续。四、档案管理的作用和价值企业档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。档案属于文化范畴，企业文化当然包括企业档案、企业要成功，离不开企业的经营管理、企业的商标、企业的品牌、企业的广告、企业的编史修志等。这些都是重要的企业文化，离不开企业档案工作保障。附：《档案文件存档记录表》（表格编号：XZ-09）《档案封条》（表格编号：XZ-10）《档案文件借阅/复印登记表》（表格编号：XZ-）