档案管理办法1

西疾控〔2005〕17号县疾病预防控制中心关于印发《**县疾病预防控制机构档案管理办法》的通知中心各科室：档案管理是疾病预防控制业务管理的重要组成部分，加强档案管理有利于促进疾病预防控制工作规范化和科学化。为了进一步加强我县疾病预防控制工作档案管理，有效地保护和利用档案资料，促进疾病预防控制业务档案信息资源的开发利用，现印发《**县疾病预防控制机构档案管理办法》及相关制度，请遵照执行。各科室可根据各自工作实际，参照《**县疾病预防控制机构档案管理办法》归档范围具体的分类方案，收集整理专业档案资料，经中心档案管理专业人员验收合格后归入中心档案—2—室，以保证档案资料的安全、完整和有效的开发利用。附件：1、**县疾病预防控制机构档案管理办法2、**县疾病预防控制中心文件材料分类方案、归案范围、保管期限表3、档案管理制度二00五年五月十日—3—附件1：**县疾病预防控制机构档案管理办法为了加强全中心档案管理工作，推进档案管理工作规范化、科学化、标准化，更好地为疾病预防控制事业建设和发展服务。根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局、卫生部有关档案管理的规定，结合我中心疾病预防控制工作实际，制定本办法。一、管理体制（一）县疾病预防控制中心成立由分管领导为组长、档案管理人员、科室主任为成员的档案管理工作领导小组，负责档案管理工作领导，将档案管理纳入中心的重要议事日程和目标责任制管理。业务上接受上级档案管理部门、卫生行政部门和疾病预防控制机构的监督、检查和指导。（二）中心内部各科室应在其办公室内设立与本机构工作相适应的综合档案室，专门负责中心内各科室形成的各种门类、载体的档案管理工作；在中心以及各科室中建立健全档案管理网络体系，并对其档案管理工作进行组织指导、监督和检查，以及考核评价。（三）各门类、载体的档案实行集中统一管理。各科室内部所从事各种工作活动中形成的各种载体的文件材料必须按照规定向中心综合档案室移交。—4—（四）各科室应配备政治素质好、责任心强、熟悉疾病预防控制业务的人员负责档案管理工作，并保持人员的相对稳定；档案管理人员应经专业培训合格后持证止岗。二、管理方法（一）档案工作应纳入县疾控中心发展计划、年度目标与计划管理，并保证必要的档案工作专项经费。（二）文件材料的形成、积累、整理、归档工作应纳入县疾控中心内部科室以及人员岗位的年度目标责任制考核，与奖惩挂钩。（三）县疾控中心的档案工作与本单位各项工作实行布置、检查、总结、验收“四同步”管理。即下达计划任务同时提出文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查文件材料的形成情况；评审鉴定成果的同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核、评先、评优等，由档案室同时出具证明材料。（四）县疾控中心的专职档案人员参加本单位规划、计划的制定和论证，参加单位重大专题工作会议和学术会议、参加科研课题鉴定、参加大型仪器设备的开箱验收、参加基建工程的竣工验收。三、业务建设（一）县疾控中心的综合档案室要切实加强档案工作的业务建设。制定有档案接收、整理、修改、补充、保管、供阅、—5—保密、统计、鉴定销毁、库房管理、利用等制度，并严格执行。（二）结合疾控中心实际情况，制定本单位分类方案、归档范围、保管期限表（“三合一”制度）。分类合理、归档范围完整，保管期限准确。（三）各类档案的管理符合有关规定和规范的要求，其中科技档案达到国家标准《科技档案卷构成的一般要求》。（四）有适应本单位工作发展的档案专用库房、办公室和阅览室。配置铁制档案柜或密集架，装具符合国家标准，满足工作需要。（五）做好档案的安全保护，档案库房配有灭火器、空调机、去湿机等防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防虫、防有害气体等措施。（六）使用计算机管理档案，配备档案工作专用计算机，能进行档案检索、统计、数据对比分析等工作。四、归档范围（一）党政综合管理类凡是党政工青团，包括行政后勤、综合管理和临时机构形成的具有保存价值的收文（电）和内部形成的会议文件、会议纪要、重要电话记录、各类统计报表、出版物原稿和样本、信息、简报等文件材料以及反映本单位工作活动的照片、录音带、录相带及电子文件、电子档案等均应立卷归档。（二）疾病预防与控制—6—⑴各种疾病预防控制的法律、法规、标准及各项规章制度。⑵各种传染病、慢性非传染性疾病、地方病、寄生虫病、职业卫生及职业病流行报告、防治方案、规划、计划、总结，流行趋势预测，暴发流行调查处理，首例、末例及重要病例的个案调查，疫源检索，防治效果评价等材料。⑶免疫预防基本情况，有关规划、计划、总结和报告；免疫水平监测及效果评价，异常反应、接种事故处理和免疫针对性疾病预防控制材料；生物制品计划，冷链设备及管理材料。⑷各类危害健康因素的卫生监测结果、总结，病原学及血清学监测总结分析，实验室质量控制及各类认可、认证、许可申报及批复，预防性体检计划、总结及有关开展项目专题材料，食品与营养卫生调查、环境卫生学调查、学生常见病防治及生长发育调查计划、总结、报表及分析，监测材料、监测数据材料。⑸病媒生物预防控制专题计划、监测（实验）数据、图表、实物标本及总结。其中监测（实验）数据、实物标本，由科室立卷归档保存。⑹职业卫生及职业病调查等专题调查方案、职业病患者个案调查、急性职业中毒等资料，职业病事故发生情况统计分析、总结，接触职业危害人群职业健康体检的受检率、年检覆盖率、职业病或疑似职业病的检出率、诊断数、患病率统计、分析材料。—7—⑺各类暴发疫情调查处理、中毒、污染事故基本情况、调查处理及救灾防病原始记录、报告、总结等材料。⑻各类传染病暴发流行防治工作记事、专业统计报表等材料。⑼健康教育与健康促进及行为干预的规划、计划、方案及总结等材料。（三）科学研究类⑴课题研究设计书、任务书、说明书、选题报告、工作方案等。⑵科研论文、专著原稿、研究工作报告和阶段性工作小结、处终总结报告、最后总结报告、成果鉴定书、鉴定会评议记录，推广使用报告、成果奖励文件、发明申请书、发明评议书、发明证书、发明奖励及研究项目的修订或撤销等文件。⑶成果推广材料、技术转让、申请专利的全套材料。⑷协作项目协议书、合同书等及属本单位承担研究部分的原始材料、成果鉴定书、论文、总结报告等。⑸调查、考察报告、实验、分析、测试、观测的各种原始记录和数据，或经过整理的计算数据，各种稀有实物、标本、样品等。⑹研究过程中产生的图表、照片、幻灯片、录相带、电影胶片、座标图等。（四）基建工程类—8—⑴计划任务书、合同、协议书、证明书及批准文件等材料。⑵选址报告、工程、水文、气象、地质等基础材料。⑶初步设计、技术设计、施工安装设计图纸、说明书及设计修改变更材料。⑷工程概算、预算、决算。⑸施工管理文件、质量监理文件。⑹全套竣工图纸、验收报告、竣工总结（报告）。⑺工程改建、扩建及维修、使用中变更的图纸及有关材料。（五）教育培训类各类培训班的通知、课程安排、各种教材、讲义学员名册、成绩单、结业证明、小结、总结等。（六）出版物类⑴本单位编辑出版的资料汇编、样本、原稿。⑵本单位科技人员参与编写的著作样本。（七）仪器设备类⑴仪器设备购置计划、论证报告、合同、协议书等。⑵随机文件材料，如安装、调试、图纸、说明书、操作规程、合格证书、装箱清单等。⑶安装、调试及验收记录、报告。⑷运行使用过程中的实效记录，大、中维修记录，事故记录及处理报告等。⑸仪器报废的技术鉴定材料、报告及上报主管单位的批—9—件。（八）会计类会计报表、帐簿、凭证按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行。（九）声像类⑴本单位召开的重要会议和重要活动形成的声像材料。⑵各项疾病预防与控制、各类监测、健康教育、疫情处理、重大中毒、事故应急处理及救灾防病中形成的声像材料。⑶外事活动中形成的声像材料。⑷获国家、部、省、市、县级奖励的声像材料。⑸重大建筑工程基地的原貌、奠基仪式；竣工落成典礼及实施过程中解决重大问题形成的声像材料。⑹主要职能活动和其他具有长期保存价值的声像材料。（十）实物类⑴各类奖状、荣誉证书、奖牌等荣誉材料；⑵重大活动的纪念品及其有保存价值的赠品；⑶本单位的房屋所有权证、土地使用权证、法人证书、法人代码证书等重要证明类材料；⑷本单位及各部门所获业务等级的证明材料及各类资质证书；⑸各类标本、菌、毒种目录；⑹其他具有保存价值的实物。—10—（十一）电子文件⑴电子文件归档，其内容依据县疾病预防控制中心有关的归档范围执行；⑵有关的衍生信息，即电子文件签署、审核、加密及软硬件环境等信息记录；⑶必要的相关的支持软件及有关元数据等。五、归档时间与责任部门1、参加会议、外出培训的材料，由承办科室收集整理及时交综合档案室归卷，一般不超过一个月。文件材料的立卷归档工作应在次年5～6月完成。2、科研课题形成的文件材料，在课题完成的两个月内，由课题负责人收集整理，移交综合档案室归档。3、基建项目形成的文件材料，由本单位基建管理部门负责收集，在竣工后两个月内移交综合档案室。4、设备仪器档案，价值在1万元以上的，开箱时，由单位专职档案员和资产管理员共同登记造册，安装使用后一个月内，由资产管理员负责收集整理，移交综合档案室归档，1万元以下的开箱时，由资产管理员登记造册，安装使用后一个月，由本单位资产管理部门归档保存，年终向综合档案室交仪器设备档案目录。5、本单位各科室及个人编辑出版的专题汇编、专著、译著、科普著作等。样本应在出版后一个月内交综合档案室存档。—11—6、专业人员档案，由本单位人事管理部门负责收集、整理、保管和移交。7、反映本单位工作及业务活动声像档案等材料，由有关科室集中整理附说明，于活动结束半月内交综合档案室归档。8、本单位各种实物档案，由有关科室或个人及时交综合档案室登记，集体奖品和个人获奖影印件由档案室归档保存。9、会计档案，由财务科负责整理，在科室保存一年后，向综合档案室移交。六、保管期限1、凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，具有长期利用价值的档案列为永久保管。包括本单位制定的政策性文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、计划、总结、综合统计报表、机构设置与演变、人事任免、干部奖惩、上级机关颁发的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的指示、批示、讲话等，非直属上级机关针对本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。2、凡是在相当长时间内需要查考的档案列为长期保管，保管期限为十六至五十年。包括单位一般工作问题、一般会议的主要材料、人事管理工作形成的文件，本单位各科室工作总结材料，上级机关普发的方针政策性的需要贯彻执行的文件，如工改方案、干部退职、退休待遇标准等，基层疾控机构的年度工作总结，统计报表，重要季报表等。—12—3、凡是在较短时间内需要查考的各种文件材料列为短期保管，保管期限为三至十五年。如一般事务性的文件材料、临时简报、季、月报表，基层的一般性报告、计划、专业学习班、培训班、上级机关或同级机关颁发的非本单位主要业务但需贯彻执行的文件材料，上级机关普发的参考性文件等。七、整理原则及方法1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用的原则。2、归档文件按“件”进行装订。各业务产生的工作资料属文书档案，应以“件”为单位整理。3、分类：归档文件一般采用“年度——机构（问题）——保管期限”的三级分类方法进行分类。4、排列：归档文件在同一保管期限下（即分类方案的最低一级类目内）进行，同一保管期限的文件，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件集中排列。短期保管的文件可按办事完毕、归档的先后顺序排列。⑴永久和长期卷混合排序，短期卷单独排序。⑵各门类档案均按年度—问题排列。5、编号：归档文件依分类方案和排列顺序逐件编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处都可以。⑴编号的方法：归档文件在同一保管期限内、同一问题下—13—从“1”开始逐件编流水号，永久和长期保管的档案可从“1”开始混编成一个流水号，编号时永久集中在前，长期在后。⑵短期保存的档案，