档案管理教程

企业档案管理业务讲座档案：《中华人民共和国档案法》将档案定义表述为：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作的基本内容：档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个环节。档案工作的基本原则：根据《中华人民共和国档案法》第一章第五条规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”企业档案：是指企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。档案载体包括纸张、胶片、磁带、光盘等。企业各种门类各种载体的档案主要分为：党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计档案、干部职工档案、声像档案、荣誉实物档案、电子档案等13个门类。企业开展档案工作需从四个方面入手：一、组织建设。二、制度建设。三、基础设施建设。四、业务建设。（包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等8个环节）一般企业档案分类示意图一级类目二级类目类目代号类目名称类目代号类目名称01党群工作02行政管理03经营管理04生产技术管理05产品06科学技术研究07基本建设08设备仪器09会计档案01凭证02账簿03报表04其它一级类目二级类目类目代号类目名称类目代号类目名称10干部职工档案01干部档案02工人档案03离退休职工档案04死亡档案11声像档案01照片02底片03录音带04录像带12荣誉实物01奖状02锦旗03奖杯04证书05其它一级类目二级类目类目代号类目名称类目代号类目名称13电子档案01文本02图片03视频04音频四、开展档案业务工作（一）、档案收集1、收集的定义档案的收集就是档案室按照有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、部门、个人手中和散失在其他地方的档案，有组织、有计划地集中保存的工作。企业档案的收集工作分两部分：第一部分是管理性档案的收集。第二部分是科技档案的收集。2、收集工作的要求（1）、管理类档案收集工作的要求①归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。②归档的文件材料应当精炼准确，并能反映企业的业务活动。③要加强收集工作的调查。（2）、科技档案收集工作的要求①要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。②要遵循科技档案的自然形成规律。③要保证科技档案的完整、准确。3、收集工作的方法（1）、管理性档案的收集方法①严格按照本单位归档制度的有关规定进行收集。②建立相关制度，加强对零散文件的收集。在实际工作中，可以采取下列做法：一是将文件材料的形成积累工作纳入有关部门和人员的岗位职责，并与经济责任制挂钩，确保各部门形成的文件，尤其是未经收发文登记的文件能够齐全、完整地收集。二是对于外出学习（包括出国学习）或开会的人员，应规定只有将带回的文件向档案人员移交后，才能到财务部门办理报销手续。三是对于工作变动的人员，应规定只有将手中保管的文件向有关人员移交后，才能到人事部门办理调动手续。③明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整。（2）、科技档案的收集方法①按照归档制度的规定接收科技文件归档。②纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。企业可以实行多种方式相结合来收集档案。1）、正常收集和现场收集相结合。2）、随时收集和集中收集相结合。3）、对内收集和对外收集相结合。③确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集。④抓住的重要环节和关键的阶段进行收集。这4种方法概况起来就是3点：第一、档案实行集中管理。第二、制定并落实各种管理制度、人员岗位责任制及档案归档制度、档案保管期限表。第三、制定并落实“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度。（3）、会计档案、干部人事档案、荣誉实物档案、电子档案的收集会计档案应由会计人员在会计年度终了后按照《会计档案管理办法》的规定收集、整理、归档。干部人事档案由主管人事的人员按照《企业职工档案管理工作规定》的要求随时收集、整理、归档。企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等荣誉实物档案应由档案人员随时收集，随时归档。电子档案的收集有许多具体的要求比如：文字处理技术形成的电子文件；扫描仪设备形成的电子文件；计算机辅助设计形成的图形电子文件；视频、音频、多媒体设备形成的电子文件；通用软件形成的电子文件等等在收集时都有关于技术环境、相关软件、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等的技术要求。只有在充分考虑了电子文件的这些技术因素后电子档案才能实行逻辑归档和物理归档。具体的方法在后半年国家档案局出台了新的《电子档案管理办法》后我们再参照执行。）（二）、档案整理档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排列、编目的工作。1、档案分类档案分类就是要制定分类方案即分类大纲。分类大纲：是指用文字或图表的形式表示某一单位内档案分类体系的一种指导性文件，它是进行档案分类、整理和排架工作的依据，是档案分类工作的一项重要内容，也是业务建设的一项重要工作。企业档案一般设置党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工、声像、荣誉实物和电子档案等13个一级类目（可根据实际情况合并），每个一级类目下设若干二级类目，二级类目以下的类目可根据企业实际情况增减。2、制定企业档案保管限期表企业档案保管期限一般分为永久、长期、短期三种。永久是指反映企业主要职能活动和基本历史面貌的，对企业、国家建设和科学研究有长远利用价值的档案。长期指反映企业一般职能活动，在较长时间内对企业工作有查考利用价值的档案。（15年以上至50年，含50年）。短期：是指在较短的时间内对企业有参考利用价值的档案（15年以下，含15年）。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理档案保管期限参照2006年9月国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，分为永久、定期（30年和10年）。产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、实物档案保管期限分为永久、长期（16年以上至50年，含50年）、短期（15年以下，含15年）。声像档案的保管期限要与同类的管理类档案的保管期限一致，分为永久、定期（30年和10年）。会计档案保管期限按照《会计档案管理办法》规定分为永久、25年、15年、5年、3年。干部职工档案、电子档案的保管期限按照国家有相关规定执行。3、组卷（1）、以件为单位整理的档案（归档文件整理）。以件为单位进行整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。比如：一份文件材料，一张图纸，一本表册等均为一件。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等文件材料按照国家档案局发布的《归档文件整理规则》和山西省《归档文件整理规则》实施细则的规定按件整理归档。①党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理档案的定义。党群工作档案：是中共党组织、工青妇组织、协(学)会组织在各项工作活动中形成的全部档案的总和。行政管理档案：是行政事务、公安保卫、人事管理、教育、医疗卫生、后勤福利、外事工作中形成的全部档案的总和。经营管理档案：是经营决策、经销管理、广告宣传和用户服务工作中形成的全部档案的总和。生产技术管理档案：是生产调度、质量管理、劳动管理、能源管理、安全管理、科技管理、环保、计量、标准、档案和信息管理过程中形成的档案。②归档文件及归档文件的整理归档文件：指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件的整理：指对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编制目录、装盒，使之有序化一个的过程。归档文件的整理原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。③归档文件的整理单位及质量要求归档文件的整理单位：以件为整理单位进行文件级整理，就是将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，从而达到简化概念、简化操作的目的。整理单位一般应为“自然件”，即单份文件为一“件”。整理时应注意6点：1、文件正本与定稿应作为一件；2、正文与附件为一件；3、正文与文件处理单为一件；4、原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）为一件。归档文件整理质量要求：整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案长久保管的要求。④归档文件的装订装订，即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以件为单位固定在一起。1）、装订前文件的修整。即修裱破损文件、复制字迹模糊或易褪变的文件；超大纸张的文件要折叠、要去除文件中易锈蚀的金属物。2）、装订前件内排序：正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后。不同文字的文件材料（无特殊规定的）汉文本在前、少数民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。3）、编制页号。将归档文件按件逐页编制页号。页号用阿拉伯数字在有文字的正面的右下角，背面的左下角标注；已有页码的报表、图册不再新编页号；文件材料的封面不编页号。4）、装订方式。另加封面采用三孔一线（孔距总长160㎜，中孔到边距长80㎜，件脊到垂直距离15㎜）、缝纫、不锈钢夹等方法在左侧装订。已经成册的报表、图册保持原册封。装订线必须结实，装订必须牢固。⑤归档文件的分类归档文件的分类：归档文件一般采用年度——组织机构——保管期限分类法（年度——问题——保管期限分类的），归档文件数量较少的单位可按年度——保管期限进行分类。1）、按年度分类将文件按其形成年度分类。2）、按组织机构分类将文件按其形成或承办机构分类。归档数量少的单位可以不按组织机构分类。3）、按保管期限分类将文件按其保管期限划为永久、定期（30年和10年）两类。⑥归档文件排列归档文件排序：应在分类方案的最低一级类目内、按事由结合时间顺序或重要程度排列，会议文件、统计报表、关于同一事的由来与复文等成套性文件应集中排列。⑦编制档号档号由全宗号、类目号、件号、页数、保管期限等项目组成。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。类目号：分类方案中类目的标识符号。一级类目代号：指一个档案分类方案中一级类目的标识符号。比如：某企业党群工作类档案标识符号为01。二级类目代号：以四位阿拉伯数字标识公元纪年。比如：二ＯＯ八年标识2008。上、下位类目之间用“·”隔开。如：某单位党群工作类2008年党支部类可标识为01·2008——1件号:是按照归档文件排列顺序逐件编的号,即文件的排列顺序号。（只编室编件号）页数：指每一件归档文件的页数。保管期限：根据国家规定划定的文件的保管期限。归档章的格式：全宗号类目号件号页数保管期限馆编室编全宗号类目号件号页数保管期限馆编室编01·200815永久⑧编制目录归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。件号：填写室编件号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。文号：文件的发文字号。题名：文件标题。没有标题或者标题不规范的，可自拟标题，外加“［］”号。日期：文件的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日。比如：2002年3月15日标注为20020315；对于没有年月日的用0补齐。如：20020300。页数：每件归档文件的页数。备注：注释文件需说明的情况。归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长*宽为297mm*210mm）。归档文件目录格式：归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注1太原市档案局并档发[2009]2号2009年全市档案工作要点200903028永久归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面格式：（全宗名称）归档文件目录全宗号类目号组织机构保管期限起止件号太原市××××单位归档文件目录全宗号类目号01·2009组织机构保管期限永久起止件号1——100⑨装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊背及备考表。档