某某公司费用报销管理制度

内部控制制度费用报销管理制度1费用报销管理制度总则现代企业的一个重要标志就是企业内部管理规范化、制度化。企业管理制度的健全与否，对于一个企业的成败具有至关重要的影响。为了加强和规范某某公司费用支出的内部控制，提高企业经营管理水平和风险防范能力，保证公司经营管理步入科学、正常的轨道，促进公司可持续发展，根据国家财政部《企业财务通则》和《企业内部控制基本规范》以及其他有关法律法规，结合公司的实际情况，特制定本制度。一、适用范围1、人员范围：福建某某建设发展有限公司下属所有人员。2、费用范围：公司全体人员的全部费用性支出（不包括薪酬）。二、职责分工及审核内容1、经办人根据所办理经济业务负责填写借款报销单据，报销时要取得国家正规发票并按财务规定粘贴原始凭证；并在发票联填写经办人。2、经办人所在部门经理及主管副总审核借款报销款项发生的合理性；3、总经理对董事长授权的对各部门月度费用预算1万元以内费用进行综合审批,1万元以上及总经理经办费用报销上报董事长审批。4、财务总监对公司的经济业务是否符合国家有关财经政策、法令、法规、制度以及费用支出的合理性进行审核。在企业经营中制止铺张浪费和一切不必要的开支，降低消耗，增加积累。提高企业经济效益。5、对于单次1万元以上（含1万元）的各项支出及公司签订合同类经济业务由各级领导审批后上报董事长最终签批。内部控制制度费用报销管理制度2董事长经办费用由总经理、财务总监共同审批。6、会计人员在办理会计事务中，必须坚持原则，对票据的真实性、合法性和合规性如票据的真伪、抬头、金额、印章等，并审核执行预算的情况，对可疑经济业务提出质询，拒绝不合理、不合规、不合法的报销凭证及不按财务要求粘贴的票据，一律拒绝审验。7、财务经理按照财务制度规定对会计人员已审核的原始凭证和填制的会计凭证进行复核，复核无误后转交出纳人员付款。8、出纳人员应对已按规定程序审批的报销凭证，进行最后一次全面的把关和审核，对不符合有关规定的凭证应予以拒绝；并向上级领导汇报。三、费用预算控制1、董事长根据公司的发展战略和预算期经济形势的初步预测，提出公司一定时期的总目标，并由经理办公会下达各部门指标。2、各部门自行根据下达的指标结合自身业务特点以及预测的执行条件，编制本部门年度预算并上报财务部。董事长召集有关人员讨论通过或驳回修改。3、财务部根据各部门上报的预算汇总编制公司年度预算表上报财务总监、总经理、董事长，董事长将公司讨论通过的年度预算上报董事会批准后下达给各部门执行；各部门根据本部门工作实际情况，将年度资金计划分解编制月度资金使用计划。4、财务部根据公司经营情况监督各项目预算执行情况，根据公司资金的实际情况，适时修改预算，以便更好的控制资金，避免公司陷入窘困；控制不必要的超支给公司带来不内部控制制度费用报销管理制度3利影响。5、年度管理费用预算总额一旦确定，原则上不得对其有所修改和突破。若年度内确实发生预算外的、必要的费用支出，可向公司财务部提出书面申请，申请增加费用预算年度总额，经总经理办公会讨论通过，并经董事会同意、董事长确认批准后，调增申请年度预算总额。6、月度费用预算额度一旦确定，财务将根据确认的额度报销费用，对于超出当月预算额度的费用，一律由超出部门填写书面申请，报公司总经理及财务总监审批，签批通过后可调整当月的预算额度，但需从后续各月的额度中剔除超出部分，以保证年度预算总额不变。7、预算控制要求（1）为了便于预算控制，原则上要求将公司各项费用预算拆分到各部门。（2）各类费用应严格控制在月度预算的额度内；超预算费用先审批、后报销。（3）对于不能区分为预算内、预算外票据的费用（如将全部票据粘贴在一起而不能拆分的），全部视同为预算外费用。（4）费用资金预算每月各部门于28日上报财务部，由财务部审核汇总，次月1日上报董事长、总经理、财务总监批准下发执行。四、借款控制办法1、借款范围：公司员工为处理业务及采购时，经部门主管→总经理→财务总监→财务经理（证明其前借款已归还，借款事由及金额是否在预算范围内）签批后，可暂向公司财务部办理借内部控制制度费用报销管理制度4款；其中支付交通费、通讯费、业务招待费、办公费、差旅费、工作餐费，福利费、职工困难补助。单次费用金额在1000元以下（含1000元）的零星开支如确实需要可以支取现金（因公司所在地龙海的实际情况，特出情况经总经理、财务总监审批，可放宽在2000元以内），但在2000元以上的费用必须签发转账支票或者银行汇款，不予支付现金。2、借款冲销：借款实行“前清后借，前不清后不借”原则，特殊情况需经董事长批准后方可借款。冲销借款的费用报销，应符合日常费用报销的所有要求（时间要求、票据要求等）。原则上，上月借款应于次月报销时结清。未清还上月借款的，不允许办理新借款。备用金借款需年底12月25日前冲销完毕。五、费用审批、报销操作流程1、费用报销的时间要求：各部门应于每周一、三、五向财务部提交本月需报销的票据，除此以外的其他时间，财务部原则上不接受任何形式的费用报销。特殊情况除外。2、签批要求:费用报销单据必须经过费用的实际责任人签字、部门经理、主管副总、总经理、董事长（万元以上及总经理经办费用）审批、财务总监签批，由费用审批的最终授权人审核无误后，方可报销。3、费用报销流程：（1）预算内报销和1万元以下的借款：经办人部门经理主管副总总经理财务总监会计填制凭证财务经理复核出纳付款报销（2）1万元以上费用及借款：内部控制制度费用报销管理制度5经办人部门经理主管副总总经理公司董事长财务总监会计填制会计凭证财务经理复核出纳付款报销4、提交报销单据时的要求：（1）对于各部门控制的费用，由经办人在票据背面签字，部门经理、主管副总、总经理、财务总监均在票据上签署审批意见，如果票据零散，可列明项目，逐一整齐贴在A4大小纸张上，经办人和领导均可以在汇总项目金额上签署审批意见。（2）对于发生的差旅费，要求填制“差旅费用报销单”，写明出差事由、出差人姓名、人数、目的地、出差天数等，财务部将根据公司下发的《差旅费管理办法》中的标准，逐一审核。5、对于由特定责任部门统一控制的费用，具体要求如下：（1）对于办公费用，由办公室统一经办、采购及报销，原则上不允许其他部门报销任何办公用品、耗材等。办公费用报销，要求填制“办公费用明细表”，按照办公费用的类别逐一列明，如办公用品、耗材及零件、办公家具、清洁杂费、修理费、装修及维护费、名片印刷费、书报费等。并要求经办人、领用人签字。（2）如因工作需要，其他部门发生的零星办公费用（如晒图费），财务部购买会计凭证、财务管理软件等专项办公用品应由专业部门直接办理相关审批手续，相关责任人在票据上签字确认、各级领导审批后方可报销。（3）对于机动车使用费的报销，要求按照车牌号逐一列明各项费用，主要包括燃油费、路桥费、存车费、养路费、修理费、保险费、年检费、其他（如汽车交易费）等。内部控制制度费用报销管理制度6如果存在个别费用不便于按车牌号明确的，如路桥费、存车费、外出误餐费，可以按司机姓名分别列示。司机在车辆使用中发生的违章罚款，一律由责任人承担，不得办理费用报销。（4）对于会议费用，要求填制“会议费用明细表”，列明租赁会议场所费、会议资料费、茶水费、会议餐费、住宿交通费（如因会议而聘请相关人员发生的）等。（5）对于各类通讯费用，要求填制“通讯明细表”，列明固定电话费、网络通讯费、移动通讯费等。（6）对于人力或福利性支出，要求填制“人力/福利费用明细表”（不含薪酬保险），按照费用类别逐一列明，如招聘费、入职培训费、专业培训费、工具书、员工存档费、节日福利、体检费、工伤医疗费等。（7）对于因公司政策而享受异地补助的员工补贴，由办公室提供考勤表，财务部根据有关规定单独列表，经总经理、董事长、财务总监审批后发放，具体额度参考首房发【2008】101号关于《首钢房地产公司北京地区员工赴外阜项目工作激励机制实施办法》的通知执行。（8）对于与公司注册、变更、年检相关而发生的费用，由主办部门逐一填写费用项目，如工商/税务注册变更费、各类年检费（工商、税务、法人代码、外汇、资质）、年检审计费、验资费、工商查询费、商标费用等。（9）对于因使用办公场所而发生的费用，由主办部门逐一填写办公场所租赁费、物业管理费、办公水电费、办公采暖费（空调费）、租摆费报销单。（10）对于业务招待费发生的费用，必须在费用发生后一周内及时报账，并在业务招待费审批表上注明接待理由、明内部控制制度费用报销管理制度7确接待对象、时间、地点、我方接待领导（最高级别领导）、接待人数、用餐人数、接待规格等，否则财务人员有权拒绝报销。业务招待费用报销标准参见公司《业务招待费管理实施细则》执行。六、其他要求1、由特定部门统一办理，但可以明确分摊到各部门的费用，应由各部门责任人签字确认分摊金额。财务部按部门分配列入成本费用科目。2、签订合同的费用性付款，如咨询费、审计费、律师费、诉讼代理费等等，应在首次付款时，向财务部提交合同原件一份，并由财务部登记并留存。工程性合同付款另参见《工程项目管理制度》。3、公司财务部根据工作实际情况，随时抽查或检查各部门费用预算、签批、报销等各项流程的执行情况。发现问题，应及时反馈给公司董事长、总经理、财务总监并提出考核意见。4、违反费用报销制度的处罚：凡在费用报销中有弄虚作假、虚报费用、以虚构经济业务报销费用等行为者，一经核实，除收缴所报费用金额纳入绩效考核外，按虚报金额的2倍给予处罚，并给予行政处分，情节严重者追究法律责任；对于审批签字同意报销的部门负责人、主管领导给予同等处罚。七、本制度未涉及或未尽的经济事项，按国家或公司有关规定执行。本制度由财务部负责解释和修订。八、本制度自下发之日起执行。22009年7月29日星期三